Алғашқы жоба мен кестені құру

Жобалар қызметкерлер мен кестелерді біріктіреді (бөлімдер, локациялар немесе командалар сияқты). Кестелер жұмыс уақытының ережелерін белгілейді және нақты ауысымдарды қамтиды. Ауысымдарды тағайындамас бұрын кем дегенде бір жоба мен бір кесте қажет.

1-бөлім: Жоба

Алғашқы жоба компанияны тіркегеннен кейін бірден автоматты түрде құрылады. Оны қайта атауға немесе баптауларды өзгертуге болады.

Жобаны қалай өңдеуге болады

Сол жақ бүйірлік панельдегі Жобалар белгішесін (қалта белгішесі) басыңыз → жобаны таңдаңыз → деректерді өзгертіңіз:

Жобадағы қызметкер рұқсаттары

Жоба белгілері (Marks)

Әрбір жобаның өзіндік белгілер жинағы болуы мүмкін — санаттау үшін түсті жапсырмалар. Белгілерді ауысымдарға, сондай-ақ кестедегі қызметкерлерге (Жоспарланған команда мүшелері қойындысы) бекітуге болады.

Белгілерді басқару үшін: жобаны өңдеуді ашыңыз → Белгілер → + Add Белгілеу → атауын енгізіңіз және түсін таңдаңыз → Сақтау.

Сақтау батырмасын басыңыз.

Қосымша жобалар құру

Projects бетіндегі + Жоба құру батырмасын басыңыз.

2-бөлім: Кесте құру

1-қадам: Schedules бетін ашыңыз

Сол жақ бүйірлік панельдегі Кестелер белгішесін (тізім белгішесі) басыңыз.

2-қадам: Шеберді іске қосыңыз

+ Кестені қосу батырмасын басыңыз.

3-қадам: Негізгі ақпарат (1-қадам)

Қызметкерлерге арналған рұқсаттар (әрқайсысы «Менеджер растауымен» опциясымен):
– Ауысымдар алмасу
– Ауысымды ашықтарға беру
– Өз ауысымдарын құру
– Үзілістер құру
– Ауысымдардан бас тарту
– Ашық ауысымдарды алу
– Шаблондар арасында үзілістер алмасу
– Ауысымдарды бөлу

Келесі батырмасын басыңыз.

4-қадам: Кесте түрін таңдаңыз (2-қадам)

Әрбір кесте түрінің шебердің келесі қадамдарында өз баптаулары болады.

Empty — қолмен кесте

Толық қолмен басқару. Жүйе ауысымдарды генерацияламайды — оларды Schedule бетінде қолмен қосасыз.

Мысал: 5 адамға арналған шағын кеңсе, басшы кімнің қашан жұмыс істейтінін өзі шешіп, әрбір күнге ауысымдарды қолмен белгілейді.

Шеберде қосымша қадамдар жоқ — кесте бірден құрылады.

Basic — стандартты автоматты

Тұрақты уақыты бар қарапайым кестелерге қолайлы. 3-қадамда (Ауысым деректері) ауысым шаблондары белгіленеді:

• Әрбір шаблон үшін апта күндері
• Ауысымның басталу және аяқталу уақыты
• Үзіліс ұзақтығы
• Локация

Жүйе қызметкерлерді белгіленген шаблондар бойынша автоматты түрде тағайындайды.

Мысал: Кеңсе Дс–Жм 09:00–18:00 жұмыс істейді. Бір ауысым шаблонын жасайсыз, жүйе оны таңдалған күндерге барлық қызметкерлерге тағайындайды.

Қолжетімділік бойынша — қызметкерлердің қолжетімділігі бойынша

Қызметкерлер қолжетімді уақытын алдын ала көрсетеді (Қашан мен қолжетімді боламын бөлімі арқылы). Жүйе әрбір қызметкердің қолжетімділігін ескере отырып ауысымдарды автоматты генерациялайды. 3-қадамда (Ауысым деректері) белгіленеді:

Мысал: Студент-баристалар қай күндері мен сағаттарда жұмыс істей алатынын белгілейтін кафе. Жұмыс күндері 3 адам, демалыс күндері — 1. Жүйе қолжетімділік пен қажеттілікті ескеріп кестені өзі жасайды.

Advanced — кеңейтілген автоматты

Бір күнде бірнеше ауысымы мен түрлі кадр қажеттілігі бар күрделі кестелер үшін. 3-қадамда (Ауысым деректері):

Мысал: Таңғы ауысымы (08:00–16:00, жұмыс күндері 10 оператор, демалыс күндері 5), кешкі (16:00–00:00, 8 оператор) және түнгі (00:00–08:00, 3 оператор) бар байланыс орталығы. Жүйе қызметкерлерді әрбір күннің жүктемесін ескере отырып ауысымдар бойынша тағайындайды.

Preset — ротациялық үлгілер

Циклдік кестелер үшін. 3-қадамда ротация үлгісі белгіленеді — жүйе жұмыс және демалыс күндерін берілген шаблон бойынша автоматты ауыстырады.

Мысал: Қызметкерлер 2 күн арқылы 2 (2/2) жұмыс істейтін күзет кәсіпорны, немесе тәулік арқылы үш кесте бар зауыт. Үлгіні бір рет белгілейсіз, жүйе оны кестенің барлық кезеңіне қайталайды.

Ауысым шаблоны (Топтаманың ауысымы) дегеніміз не

Ауысым шаблоны — ауысымдарды жылдам құруға арналған сақталған параметрлер жинағы. Әрбір рет уақытты, үзілісті және басқа деректерді қолмен енгізудің орнына дайын шаблонды таңдайсыз — барлық өрістер автоматты толтырылады.

Шаблондар кесте шеберінің 3-қадамында (Ауысым деректері) (Basic, Қолжетімділік бойынша, Advanced түрлері үшін) немесе кейінірек — Schedule бетінде құрылады.

Ауысым шаблоны неден тұрады

Ауысым шаблонындағы үзілістер

Ауысым шаблоны үзілістерді белгілеудің екі тәсілін қолдайды:

1. Қарапайым үзіліс (Үзіліс) — тек минуттармен ұзақтық көрсетіледі. Үзіліс нақты уақытқа байланысты емес.

2. Жоспарланған үзілістер (Үзілістерді орнатыңыз) — басталу уақыты мен параметрлері бар нақты үзілістер. Ауысым шаблонындағы Үзілістерді орнатыңыз құсбелгісін белсендіріңіз:

Шаблонға қосымша үзілістер қосу үшін Үзіліс қосу батырмасын басыңыз. Бір ауысымда бірнеше үзіліс белгілеуге болады (мысалы, таңғы кофе-үзіліс пен түскі ас үзілісі).

Апта күндері бойынша қызметкерлер саны

Қолжетімділік бойынша және Кеңейтілген кесте түрлері үшін әрбір ауысым шаблоны Қажетті қызметкерлер саны — әрбір апта күніне (Дс–Жс) жеке қажетті қызметкерлер санын белгілеуге мүмкіндік береді. Баптау үшін +/− батырмаларын пайдаланыңыз.

Бұл, мысалы, бір ауысым шаблонына жұмыс күндері 5, демалыс күндері 2 адам тағайындауға мүмкіндік береді.

Жұмыс орындарын күн бойынша орнатыңыз құсбелгісі күндер бойынша жұмыс орындарын бөлек басқару режимін қосады.

Шаблондар қайда пайдаланылады

Мысал

Мейрамхана үш шаблон құрады: «Таңғы» (07:00–15:00, жоспарланған «Түскі үзіліс» 30 мин 12:00-ден, ақылы), «Күндізгі» (15:00–23:00, үзіліс 30 мин), «Түнгі» (23:00–07:00, үзіліс 20 мин). Жұмыс күндері таңғы ауысымға 5 адам, демалыс күндері — 3 қажет. Кестені жасаған кезде менеджер дайын шаблонды таңдайды — уақыт, үзілістер және қызметкерлер саны автоматты қойылады.

5-қадам: Шектеулер баптаулары — Settings (тек Қолжетімділік бойынша және Advanced)

Қолжетімділік бойынша және Кеңейтілген түрлері үшін шеберде ауысымдарды автоматты тағайындау кезіндегі шектеулерді белгілейтін қосымша Параметрлер қадамы қолжетімді:

Жұмыс сағаттарының квоталары:

Ауысым мен демалыс шектеулері:

Реттелетін ережелер — автогенерация үшін қосымша ережелер қосуға мүмкіндік беретін + Add батырмасы.

Бұл баптаулар автоматты түрде құрылған кестенің еңбек заңнамасы мен компанияның ішкі ережелерін сақтауын қамтамасыз етеді.

Жүктеме жоспарлағышы (тек Қолжетімділік бойынша және Advanced, Forecasting модулі қажет)

Қолжетімділік бойынша және Кеңейтілген түрлеріндегі кесте шеберінде Болжамдау модулі қосылған болса, Талапты жүктеу қойындысы қолжетімді. Ол әрбір күннің әрбір сағатына қанша қызметкер қажет екенін белгілеуге мүмкіндік береді.

Сағат сайынғы жүктеме жоспарлаушысы (Сағаттық жүктеме жоспарлағышы)

Интерфейсте тікелей визуалды жүктеме редакторы:

Мысал: Кеңсе Дс–Жм 09:00–18:00 жұмыс істейді. Жұмыс күндері әрбір сағатта 1 қызметкер қажет, Сн мен Жс — 0. Торды толтырасыз, жүйе ауысымдардың оңтайлы санын автоматты есептейді.

6-қадам: Қызметкерлерді кестеге қосыңыз

Кесте беті (күнтізбе белгішесі) ашыңыз → жобаны және кестені таңдаңыз → Әрекеттер мәзірі арқылы қызметкерлерді қосыңыз.

3-бөлім: Алғашқы ауысымды қосыңыз

Қосқаннан кейін Жариялау және қызметкерлерге хабарлау батырмасын басыңыз — қызметкерлер кесте туралы хабарлама алады.

Байланысты мақалалар

• Баптау бойынша қадамдық нұсқаулық
• Алғашқы қызметкерлерді қосу
• Жалақы баптаулары
• Бөлімдер мен жобалар
• Үзілістер
• Болжау
• Жобаларды басқару
• Локацияларды басқару

Жиі қойылатын сұрақтар

С: Бір жобада қанша кесте болуы мүмкін?
Ж: Шектеусіз.

С: Кестенің ең ұзақ мерзімі қанша?
Ж: Құру және ұзарту кезінде — бір қадамда үш айдан артық емес. Кестені шектеусіз рет ұзартуға болады.

С: Құрғаннан кейін кесте түрін өзгертуге бола ма?
Ж: Жоқ. Басқа түр үшін жаңа кесте құрыңыз.

С: Қызметкерлер кесте торында көрсетілмейді.
Ж: Қызметкерлердің жобаға да, кестеге де қосылғанына көз жеткізіңіз.

С: Кесте жанында ⚠️ ескерту белгісі.
Ж: Күндер диапазоны аяқталды. Жаңа кесте құрыңыз немесе бар кестені ұзартыңыз.

С: Құрғаннан кейін кестеге қызметкерлерді қалай қосуға болады?
Ж: Кестелер ашыңыз → кесте жанындағы қарындаш белгішесін басыңыз → Қызметкерлерді қосу қойындысы → қызметкерлерді таңдаңыз → сақтаңыз.

С: Мерзімі аяқталған кестені қалай ұзартуға болады?
Ж: Schedules → қарындаш → Кестені қысқарту/ұзарту қойындысы → Кестені ұзарту таңдаңыз → жаңа күнді көрсетіңіз → сақтаңыз.

С: Кестедегі «Апта control Түрі» не үшін қажет?
Ж: Жүйенің артық жұмысқа қалай әрекет ететінін анықтайды. Рұқсат ету — шектеусіз, Растау арқылы рұқсат ету — артық жұмысты растау үшін белгілейді, Блок — квоталарды асыратын ауысымдарды мәселелі етіп белгілейді (қызыл нүкте), бірақ құруды бұғаттамайды.

С: Екінші жобаны қалай құруға болады?
Ж: Модульдер бөліміне кіріңіз → Бөлімдер мен жобалар модулінде жобалар санын көбейтіңіз → сақтаңыз. Содан кейін + Жоба құру батырмасы белсенді болады.

С: Кестені құрғаннан кейін ауысым шаблонын қайта атауға бола ма?
Ж: Иә. Кесте торында ауысым шаблонын басыңыз → өңдеу батырмасын — атауды өзгертіп сақтаңыз.

С: 2/2 ротация үшін «Үлгі» кесте түрін қалай таңдауға болады?
Ж: Кесте құру шеберінде 2-қадамда Үлгі таңдаңыз, содан кейін үлгіні белгілеңіз: 2 жұмыс күні, 2 демалыс.

С: Кестені жарияламаса не болады?
Ж: Қызметкерлер хабарлама алмайды және мобильді қосымшада ауысымдарды көрмейді. Команданы хабардар ету үшін жариялау міндетті.

С: Жобаны құру кезінде менеджер тағайындауға бола ма?
Ж: Иә. Жоба баптауларында Менеджерлер өрісі бар — Manager рөлі бар қажетті пайдаланушыларды қосыңыз.

С: Кестені қалай жоюға болады?
Ж: Кесте баптауларын ашыңыз және Жою батырмасын басыңыз. Кесте ішіндегі барлық ауысымдар автоматты жойылады.

С: Ауысым шаблонына жоспарланған үзілістерді қалай қосуға болады?
Ж: Ауысым шаблонында Үзілістерді орнатыңыз құсбелгісін қосыңыз → Title, Duration, Start және Paid белгілеңіз → қосымша үзілістер қосу үшін Үзіліс қосу батырмасын басыңыз. Әрбір үзіліс нақты уақытқа байланысты.

С: Қарапайым үзіліс (Үзіліс) пен жоспарланғанның (Үзілістерді орнатыңыз) айырмашылығы не?
Ж: Қарапайым Break — тек минуттармен ұзақтық, уақытқа байланыстырылмаған. Үзілістерді орнатыңыз — атауы, басталу уақыты, ұзақтығы және ақылы белгісі бар нақты үзілістер.

С: Жұмыс күндері мен демалыс күндеріне түрлі қызметкерлер санын белгілеуге бола ма?
Ж: Иә. Қолжетімділік бойынша және Кеңейтілген кесте түрлерінде әрбір ауысым шаблоны үшін Қажетті қызметкерлер саны әрбір апта күніне (Дс–Жс) жеке белгіленеді.

С: Сағат сайынғы жүктеме жоспарлаушысы дегеніміз не?
Ж: Талапты жүктеу қойындысындағы визуалды жүктеме жоспарлағышы (Болжамдау модулі қажет). Әрбір күннің әрбір сағатына қанша қызметкер қажет екенін белгілеуге мүмкіндік береді. Осы деректер негізінде жүйе ауысымдардың оңтайлы санын есептейді.

С: Жүктеме жоспарлағышын қайдан табуға болады?
Ж: Болжамдау модулін қосыңыз → Қолжетімділік бойынша немесе Кеңейтілген түрлеріндегі кесте шеберінде → Талапты жүктеу қойындысы → Сағат сайынғы жүктеме жоспарлаушысы.

С: Ауысым шаблонындағы «Жұмыс орындарын күн бойынша орнатыңыз» нені білдіреді?
Ж: Бір ауысым шаблоны аясында әрбір апта күні үшін түрлі жұмыс орындарын белгілеуге мүмкіндік беретін құсбелгі. Қолжетімділік бойынша және Advanced түрлерінде қолжетімді.

С: Бір ауысым шаблонына бірнеше үзіліс қосуға бола ма?
Ж: Иә. Әрбір қосымша үзіліс үшін Үзіліс қосу батырмасын басыңыз. Мысалы, 10:30-да 15 минуттық кофе-үзіліс және 13:00-де 30 минуттық түскі ас.

С: Үзіліс баптауларындағы «Демалыста бір уақытта 0–1» нені білдіреді?
Ж: Бір уақытта осы үзілісте қанша қызметкер бола алатынын көрсетеді. Жүйе барлығының бір уақытта үзіліске кетпеуін бақылайды.