Адамды компанияға қосу, құқық деңгейін тағайындау, шақыру жіберу, лауазымы мен сағат нормасын өзгерту — бұның бәрі телефоннан жасалады. Бұрын команданы басқару тек браузерде ғана болатын.
Бөлім басшыға, әкімшіге және иесіне ашық.
Қадамдық нұсқаулық
Қалай ашуға болады
☰ → Команда (TEAM) тобы → Компания қызметкерлері (Company employees).
Әр қызметкердің карточкасында: фотосы немесе аты-жөнінің әріптері, аты, құқық деңгейі, телефоны, поштасы және шақырудың күйі — сарғыш түсті Шақыру күтілуде (Invite pending) немесе жасыл түсті Шақыру қабылданды (Invite accepted). Расталмағандардың қасында Қонаққа шақыруды қайта жіберу (Resend invite) түймесі тұрады.
Жоғарғы жағында үш түйме: аты бойынша іздеу, Жоба бойынша сүзу (Filter by project) және Қызметкерлерді импорттау (Import Employees). Төменгі оң жақта плюс белгісі бар көк түйме — қосу.
Қызметкерді қосу
+ түймесін басыңыз. Үш блоктан тұратын Қызметкерді қосу (Add employee) пішіні ашылады.
Жеке ақпарат (Personal information)
| Өріс | Сипаттамасы |
|---|---|
| Аты (First name) | Қызметкердің аты |
| Тегі (Last name) | Тегі |
| Телефон нөмірі (Phone number) | Ел кодымен бірге телефоны |
| электрондық пошта (E-mail) | Пошта мекенжайы |
Пішіннің астында Телефон немесе электрондық пошта қажет (Phone or email required) деген нұсқау бар — біреуі де жеткілікті, бірақ пошта арқылы шақыру болмаса, қызметкер өзіне құпиясөз жасай алмайды.
Жұмыс параметрлері (Work settings)
| Өріс | Сипаттамасы |
|---|---|
| Қызметкер нөмірі (Personnel Number) | Қызметкердің ішкі нөмірі, ол бойынша сұрыптау және басқа жүйелерге шығару ыңғайлы |
| Айлық сағат нормасы, % (Monthly rate of hours, %) | Толық мөлшерлемеден үлесі. Әдепкісі — 100 |
| Лауазымды таңдаңыз (Select a position) | Компания құрылымындағы лауазым. Мөлшерлемелер лауазымдар бойынша берілсе, мөлшерлеме содан алынады |
Жоспарлау (Scheduling)
| Өріс | Сипаттамасы |
|---|---|
| Жоба (Project) | Қай жобаға қосу керек |
| Кесте (Schedule) | Қай кестеге қою керек |
| Қызметкерді қосуды бастау (Add employee starting from) | Адам қай күннен бастап жұмыс істейді деп саналады |
Шақыру жіберу (Send invite) ауыстырғышы хаттың бірден кетуін шешеді. Бәрі Сақтау (Save) түймесімен аяқталады.
Мұндағы маңыздысы: пішін үш міндетті қадамды бірден жабады — адамды тіркеу, жобаға қосу және кестеге қою. Жобаны немесе кестені өткізіп жіберсеңіз, қызметкер тіркеледі, бірақ торда көрінбейді.
Құқықтарды өзгерту
Құқық деңгейі қызметкерлер тізімінде тікелей өзгертіледі: оның қасында төмен қараған көрсеткі тұр, соны басып, басқа деңгейді таңдаңыз. Ол үшін қызметкердің карточкасын ашудың қажеті жоқ.
| Деңгей | Нені береді |
|---|---|
| Қызметкер (Employee) | Өз кестесі, өз өтінімдері, өз қолжетімділігі |
| Администратор (Administrator) | Бүкіл компанияның қызметкерлерін, модульдерін және кестелерін басқару |
Бұл — компаниядағы құқықтар, әрі олар осы жерде, қызметкерлер тізімінде беріледі. Олардан бөлек адамның жобадағы рөлі болады: Қызметкерлер (Employees), Менеджерлер (Managers) немесе Көрермендер (Viewers) — оны осы жерде емес, жобаның өз параметрлерінде тағайындайды. Менеджер — жобадағы рөл, құқық деңгейі емес; жобада администратор тағайындалмайды.
Компания параметрлері мен қаржыны қоса алғанда толық қолжетімділік тек иесінде болады.
Қызметкер карточкасы: алты қойынды
Карточканы басу Қызметкерді өңдеу (Edit employee) терезесін ашады, әрі бұл бір пішін емес, алты қойынды. Қойындылар таспасы бүйіріне сырғиды, сондықтан соңғылары бірден көрінбейді.
| Қойынды | Ішінде не бар |
|---|---|
| Жалпы ақпарат (General info) | Жеке деректер, жұмыс параметрлері, дағдылар, түс, өз жұмыс күндері және құқықтар |
| Қол жетімділік (Availability) | Қызметкер қашан жұмыс істеуге дайын, күндер бойынша |
| Жобалар (Projects) | Қандай жобаларда және қандай рөлмен |
| Ескертпелер (Notes) | Қызметкер туралы жазбалар, мерзімі мен көрінуі көрсетіледі |
| Файлдар (Files) | Адамға тіркелген құжаттар |
| Демалыстар (Vacations) | Кезеңдер бойынша демалыс шектеулері және қалдықтың қозғалысы |
Жалпы ақпарат — ең ұзын қойынды, оны сырғытып қарау керек. Ретімен: аты, тегі, телефоны мен поштасы бар Жеке ақпарат (Personal information); қызметкер нөмірі, лауазымы және айлық сағат нормасы бар Жұмыс параметрлері (Work settings); Дағдылар (Skills); Қызметкердің түсі (Employee color) — адам сол түспен геолокация картасында және кестеде белгіленеді; дс–жс құсбелгілері мен Жеке параметрлерді ескеру ауыстырғышы бар Қызметкердің жұмыс күндерінің жеке параметрлері; ал ең төменде Рұқсаттар (Permissions) — Қызметкер құқықтары (Employee rights) және Оқиға журналдарына қолжетімділік (Access to activity logs).
Қол жетімділік қызметкердің өзі «Мен қашан қолжетімдімін» бөлімінде көретін көріністі көрсетеді: күндер бойынша апта, апталарды ауыстыру және Күнтізбені жаю. Адам ештеңе көрсетпеген жерде Қолжетімділігі көрсетілмеген (Availability not specified) деп тұрады.
Жобалар — қызметкердің әр жобадағы рөлімен қоса берілген жобалар тізімі, Жобаға қосу (Add to project) және Кестеге қосу (Add to schedule) түймелері. Осы жерден адамды карточкадан шықпай-ақ жұмысқа қосады.
Ескертпелер — Ескерту жасау (Create a note) түймесі және жазбалар тізімі. Ескертпенің әрекет ету мерзімі және көрінуі болады: Тек басшылар мен әкімшілер (Only managers and administrators). Бұл — қызметкердің өзі көрмеуге тиіс қызметтік белгілерге арналған орын.
Файлдар — осы адамның құжаттары, Файлдарды жүктеу (Upload) түймесі. Әзірге олар жоқ болса, Деректер жоқ (No data) деп тұрады.
Демалыстар — карточканы көбіне соның үшін ашатын қойынды. Ол үш бөліктен тұрады:
| Бөлік | Нені белгілейді |
|---|---|
| Демалыс уақытын асыра пайдалануға рұқсат етілген (Permissible vacation overrun) | Қызметкер неше күнге минусқа кете алады. Сақтау түймесімен сақталады |
| Демалыс параметрлері (Vacation settings) | Шектеуі бар кезеңдер: басы, соңы және Жылына бір адамға берілетін демалыс күнінің шегі. Демалыс параметрін қосу түймесімен қосылады |
| Демалыс балансындағы өзгеріс (Change in vacation balance) | Қолмен есептеу және шегеру: күні, таңбасымен берілген шамасы және түсініктеме. Демалыс операциясын қосу түймесі |
Кезеңдер бірінен соң бірі бірнешеу болуы мүмкін — мысалы шегі 0, содан кейін 24, содан кейін жылына 50 күн: осылайша адамның шарттары қалай өзгергені көрінеді. Қалдықтың қозғалысында минус таңбасы шегеруді білдіреді.
Тізіммен импорттау
Жоғарыдағы Қызметкерлерді импорттау түймесі файлмен бірден көп адамды жүктейді. Пошта мекенжайларынсыз импорттауға болады, бірақ ондай қызметкерлерге шақырулар кетпейді — оларды кейін қосуға тура келеді.
Ықтимал мәселелер және шешімдер
| Мәселе | Себебі | Шешімі |
|---|---|---|
| Қызметкер тіркелген, бірақ кестеде жоқ | Қосу пішінінде жоба немесе кесте өткізіліп жіберілген | Карточканы ашып, Жоспарлау блогын толтырыңыз |
| Шақыру келмейді | Хат спамда немесе компанияның телефон нөмірі расталмаған | Спамды тексеріңіз, Қонаққа шақыруды қайта жіберу түймесін басыңыз, профильде нөмірді растаңыз |
| Қызметкерде белсендіру кезінде ақ экран | Бұл пошта мекенжайы басқа тіркелгіде бос емес | Осы мекенжайы бар ескі тіркелгіні жойыңыз |
| Поштасыз және телефонсыз тіркелген | Пішін екеуінің кемінде біреуін талап етеді | Телефонды немесе поштаны толтырыңыз — әйтпесе сақтау түймесі жұмыс істемейді |
| Жұмыстан шыққан қызметкер кестеде қалып қойды | Солай ойластырылған | Өткен ауысымдар мен төлем жазбалары сақталады, атының қасында жойылғаны туралы белгі тұрады |
| Жобада администратор тағайындау мүмкін емес | Жобада ондай рөл жоқ | Администратор — компаниядағы құқық деңгейі; жобада қызметкер, менеджер және көрермен тағайындалады |
Жиі қойылатын сұрақтар (FAQ)
Сұрақ: Қызметкерді тіркеп, оны бірден кестеге қоюға бола ма? Жауап: Иә, қосу пішіні мұны бір кіргенде жасайды: Жоспарлау блогы жобаны, кестені және басталу күнін белгілейді.
Сұрақ: Қызметкер нөмірі деген не? Жауап: Қызметкердің ішкі нөмірі. Ол бойынша тізімді сұрыптау және деректерді басқа жүйелерге шығару ыңғайлы.
Сұрақ: Айлық сағат нормасы пайызбен не үшін керек? Жауап: Осылай толық емес жұмыспен қамту беріледі: 50 % айлық норманың жартысын білдіреді.
Сұрақ: Пошта мекенжайынсыз қызметкер қосуға бола ма? Жауап: Телефоны көрсетілсе, тіркеуге болады. Бірақ шақыру тек поштаға ғана кетеді.
Сұрақ: Қызметкердің құқықтарын қалай тез өзгертуге болады? Жауап: Тізімде құқық деңгейінің қасындағы көрсеткімен, карточкаға кірудің қажеті жоқ.
Сұрақ: Менеджер администратордан несімен ерекшеленеді? Жауап: Менеджер — жобаның ішіндегі рөл: сол жобаның кестелері мен өтінімдері. Администратор — бүкіл компанияға арналған құқық деңгейі.
Сұрақ: Жұмыстан шыққан адамның деректеріне не болады? Жауап: Ауысымдар мен төлем жазбалары есептерде қалады, ал қызметкердің өзі жойылған деп белгіленеді.