Құрылған кесте қосымшаның ішінде тікелей өзгертіледі: атауы, өзіне-өзі қызмет көрсету рұқсаттары, команда құрамы, кезеңі, мөлшерлемелері, жүктеме болжамы. Веб-нұсқада жоқ мүмкіндік те бар — жаңартылған ережелер бойынша кестені қайтадан құру.
Кестелерді басшы, әкімші және компания иесі өңдей алады.
Қадамдық нұсқаулық
Қалай ашуға болады
☰ → Кестелер (Schedules) → Кестелер → тізімнен қажетті кестені басыңыз. Алты бөлімнен тұратын экран ашылады.
| Бөлім | Нені өзгертеді |
|---|---|
| Негізгі ақпарат (Main information) | Атауы, түсі, апта бақылауы және өзіне-өзі қызмет көрсету рұқсаттары |
| Қызметкерлер (Employees) | Құрамы: кестеге кімді қосу, кімді шығару |
| Кестені қысқарту/ұзарту (Reduce/extend schedule) | Кезеңі: ұзарту немесе қысқарту |
| Талапты жүктеу (Load demand) | Жүктеме болжамы — әр слотта қанша ауысым қажет |
| Жоспарланған команда мүшелері (Scheduled team members) | Осы кестедегілердің бәріне арналған негізгі мөлшерлеме |
| Кестені қайта конфигурациялау (Rebuild schedule) | Жаңартылған ережелер бойынша кестені қайта генерациялау |
Негізгі ақпарат: қызметкер өзі не істей алады
Атауынан, түсінен және апта бақылауының түрінен басқа, мұнда өзіне-өзі қызмет көрсетудің барлық ауыстырғыштары жиналған — қызметкер өз ауысымдарымен өзі не істей алатыны. Олар онау, бес топқа бөлінген.
Бұл — компаниядағы құқық деңгейі емес: адамды қызметкер, администратор немесе иесі ететін жер — оның карточкасы, әрі ол бүкіл жерде әрекет етеді. Төмендегі ауыстырғыштар тек осы кестенің ішінде әрекет етеді, сондықтан бір кестеде ауысымдармен алмасуға рұқсат берілуі, ал көршілес кестеде берілмеуі мүмкін.
| Топ | Ауыстырғыш | Нені рұқсат етеді |
|---|---|---|
| Көрінімділік (Visibility) | Қызметкерлерге барлық ауысымдарды көруге рұқсат беру | Тек өз ауысымдарын емес, бүкіл команданың ауысымдарын көру |
| Ауысым алмасу (Shift exchange) | Ауысымдарды ауыстыруға рұқсат беру (Allow shift swapping) | Әріптестермен ауысымдарды ауыстыру |
| Менеджердің растауымен (With manager confirmation) | Алмасу тек басшы мақұлдағаннан кейін ғана өтеді | |
| Орын ауыстыруларды бірдей позициямен ауыстыру (Swap shifts with the same position) | Тек сол лауазымдағы адаммен ауысу | |
| Бос ауысымдар (Free shifts) | Қызметкерлерге ауысымдарды бос ауысымдар тізіміне жіберуге рұқсат беру (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Өз ауысымын бос ауысымдар тізіміне беру |
| Қызметкерлерге бос ауысымдар тізімінен ауысым алуға рұқсат беру (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Бос ауысымдар тізімінен ауысым алу | |
| Қызметкердің өтініштері (Employee requests) | Қызметкерлерге өз ауысымдарын құруға рұқсат беру (Allow employees to create their own shifts) | Өзіне ауысым құру |
| Қызметкерлерге үзілістер құруға рұқсат беру (Allow employees to create breaks) | Үзілістер құру | |
| Қызметкерлерге ауысымдарын беруге рұқсат беру (Allow employees to drop shifts) | Ауысымнан бас тарту | |
| Басқа | Қызметкерлерге әртүрлі ауысым үлгілерінің арасында үзілістермен алмасуға рұқсат беру (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Әртүрлі ауысым үлгілерінің арасында үзілістермен алмасу |
| Қызметкерлерге ауысымдарды бөлуге рұқсат беру (Allow employees to split shifts) | Ауысымды бөліктерге бөлу |
Өзгерістер Сақтау (Save) түймесінен кейін күшіне енеді.
Қызметкерлер: кімді қосу және шығару
Үш өрістен тұратын бөлім.
| Өріс | Не істейді |
|---|---|
| Кестеге қызметкерлерді қосыңыз (Add employees to schedule) | Осы кестеге қою керек адамдарды таңдау |
| Қызметкерді қосуды бастау (Add employee starting from) | Адам кестеге түсетін күн. Кезеңнің басынан емес, таңдалған күннен |
| Қызметкерлерді жою (Remove employees) | Адамды компаниядан шығармай, кестеден шығару |
Күні бар өріс — көбіне осы жерге кірудің басты себебі: жаңа адам айдың ортасында жұмысқа шықты, оған ауысымдар бірінші күннен емес, сол күннен керек.
Кезеңді қысқарту немесе ұзарту
Экран Кестені өзгерту (Schedule resizing) деп аталады, жоғарғы жағында қазіргі кезең көрсетілген.
| Өріс | Нұсқалары |
|---|---|
| Әрекет (Action) | Кестені ұзарту (Extend schedule) немесе Кестені қысқарту (Shorten schedule) |
| Түрін өзгерту (Change type) | Мысалы Таңдаусыз ұзарту (Extend without shifts) — кезең ұзарады, бірақ ішінде ауысымдар пайда болмайды |
| Кестені кеңейту үшін (Extend schedule to) | Кезеңді созатын күн |
| Жаңа кезеңде бар ауысымдармен не істеу керек? (What to do with existing shifts in the new period?) | Елемеу (Ignore) немесе Жою (Delete) |
Соңғы сұрақ көрінгеннен маңыздырақ: егер жаңа кезеңде ауысымдар тұрса — мысалы басқа кестеден — қосымша оларды қалдыру керек пе, әлде өшіру керек пе деп сұрайды.
Ауысымдарсыз ұзарту кезеңді созу керек болғанда, ал ауысымдарды кейін қолмен қойғанда немесе кестені қайта құрғанда ыңғайлы.
Талапты жүктеу
Болжам: әр слотта қанша ауысым қажет. Осы деректер бойынша жүйе автоматты түрде бөлген кезде ауысымдарды орналастырады.
Болжам берілмегенше, экранда Деректер жоқ (No data) деп тұрады — жаңа кестеде солай болады.
Жоспарланған команда мүшелері: мөлшерлеме
Кестедегі негізгі төлем мөлшерлемесін өңдеу (Basic pay rate editing in the schedule) экраны. Жоғарғы жағында валюта мен өлшем бірлігі — мысалы USD · Сағатына (USD · Per hour) — және мөлшерлеменің өзі.
Экрандағы екі нұсқау жалпы мөлшерлеме мен жеке мөлшерлеменің айырмасын түсіндіреді:
- Кестедегі қызметкерлер үшін негізгі мөлшерлемені белгілеңіз — яғни барлық қатысушыға ортақ мөлшерлеме;
- Қызметкерге жеке негізгі мөлшерлеме белгілеңіз. Ол таңдалған күннен бастап кестенің соңына дейін әрекет етеді — яғни жеке адамға өз мөлшерлемесін тағайындауға болады, әрі тек осы кестенің ішінде.
Төменде Қызметкерлер (Employees) түймесі — мөлшерлеме әркімге жеке берілетін тізімге өту.
Кестені қайта конфигурациялау: қайтадан құру
Бөлім құру кезіндегі сол шеберді ашады, бірақ ол осы кестенің деректерімен толтырылған — атауы, түсі, жобасы, кезеңі, мөлшерлемесі. Өзгерту керегін түзетіп, генерацияны қайтадан іске қосасыз.
Бұл ережелер көбейгенде немесе өзгергенде керек: ауысым үлгісін қосты, апта күндерін өзгертті, жүктемені түзетті. Кестені жойып, оны нөлден жинаудың орнына, барын қайта құрасыз.
Ықтимал мәселелер және шешімдер
| Мәселе | Себебі | Шешімі |
|---|---|---|
| Қызметкер бөгде адамның ауысымдарын көрмейді | Қызметкерлерге барлық ауысымдарды көруге рұқсат беру (Allow employees to see all shifts) өшірулі | Негізгі ақпарат бөлімінде ауыстырғышты қосып, сақтаңыз |
| Қызметкерлер сұрамай ауысымдармен алмасады | Менеджердің растауымен (With manager confirmation) өшірулі | Қосыңыз — алмасу сіздің мақұлдауыңыз арқылы өтеді |
| Өзгерістер сақталмады | Сақтау түймесі басылмаған | Бөлімге қайта кіріп, сақтаңыз |
| Құрылғанынан ұзағырақ кесте керек | Кезең құру кезінде берілген | Кестені қысқарту/ұзарту — қайта құрмай-ақ ұзартады |
| Ережелерді түзеткеннен кейін ауысымдар ескі күйінде қалды | Ережелер өзгереді, ал құрылып қойған ауысымдар — жоқ | Кестені қайта конфигурациялау бөлімін іске қосыңыз |
Жиі қойылатын сұрақтар (FAQ)
Сұрақ: «Кестені қайта конфигурациялау» жаңа кесте құрудан несімен ерекшеленеді? Жауап: Шебер сол, бірақ өрістер бар кестенің деректерімен толтырылған, әрі нәтиже екінші кесте қоспай, барын алмастырады.
Сұрақ: Кестені қайта құрмай ұзартуға бола ма? Жауап: Иә, Кестені қысқарту/ұзарту бөлімі — ол кезеңді қысқартады да.
Сұрақ: Кестедегілердің бәріне мөлшерлемені бірден қай жерден өзгертуге болады? Жауап: Жоспарланған команда мүшелері бөлімінде — сол жерде осы кестенің барлық қатысушысына арналған негізгі мөлшерлеме.
Сұрақ: Мұнда қандай құқықтар беріледі, ал қандайы қызметкердің карточкасында? Жауап: Мұнда — өзіне-өзі қызмет көрсетудің тек осы он ауыстырғышы: адам өз ауысымдарымен не істей алатыны — алмасу, бос ауысымдар тізіміне беру, сол жерден алу, ауысымдар мен үзілістер құру, ауысымды бөлу. Олар бір кестенің ішінде әрекет етеді әрі әртүрлі кестелерде әртүрлі болуы мүмкін. Ал компаниядағы құқық деңгейі — қызметкер, администратор, иесі — қызметкердің карточкасында беріледі және бүкіл компанияға әрекет етеді, кесте оған әсер етпейді.
Сұрақ: Қызметкер ауысымын бере алады, бірақ ала алмайды — неге? Жауап: Бұл — Бос ауысымдар тобындағы екі бөлек ауыстырғыш: бос ауысымдар тізіміне беру және сол жерден алу бөлек рұқсат етіледі.
Сұрақ: «Талапты жүктеу» деген не? Жауап: Жүктеме болжамы: әр слотта қанша ауысым қажет. Осы деректер бойынша жүйе автоматты бөлу кезінде ауысымдарды орналастырады.
Сұрақ: Қызметкерді компаниядан шығармай, кестеден шығаруға бола ма? Жауап: Иә, осы кестенің Қызметкерлер бөлімінде.
Сұрақ: Жаңа қызметкер айдың ортасында жұмысқа шықты — оны бірінші күннен емес, қалай қоюға болады? Жауап: Қызметкерлер бөлімінде Қызметкерді қосуды бастау өрісі бар: жұмысқа шыққан күнін көрсетіңіз.
Сұрақ: Ұзарту кезінде жаңа кезеңде тұрған ауысымдарға не болады? Жауап: Қосымша сұрайды: Елемеу — сол күйінде қалдыру, Жою — өшіріп, қайта құру.
Сұрақ: Қызметкердің мөлшерлемесі жалпы қай жерде беріледі? Жауап: Қызметкердің профилінде мөлшерлеме жоқ. Мөлшерлеме төрт деңгейде беріледі: компания параметрлерінде, жобада, лауазымда және осы жерде, кестеде. Жүйе оны компания → кесте → лауазым → орын тізбегі бойынша іздейді. Кестедегі мөлшерлеме тек соның ішінде және таңдалған күннен кезеңнің соңына дейін ғана әрекет етеді, сондықтан бір адамға әртүрлі кестелерде әртүрлі төлеуге болады.