Klientų portalas — modulis, kuris informuoja jūsų klientą apie vizitą be nė vieno dispečerio skambučio. Klientas gauna pranešimą apie būsimą darbą, nuorodą, per kurią žemėlapyje mato, kur šiuo metu yra vykdytojas ir kada jis atvyks, gali parašyti į pokalbį ir po darbo palikti atsiliepimą.
Klientui prie to nereikia Shifton paskyros — viskas atsidaro per nuorodą iš SMS arba laiško.
Svarbu: Klientų portalas — tai mokamas modulis. Įjunkite jį skyriuje Įmonės nustatymai → Moduliai. Įjungus kairiajame meniu atsiranda išskleidžiama grupė Klientų portalas su keturiais puslapiais.
Ką gauna klientas
- Pranešimai apie vizitą. Klientas sužino, kad užklausa priimta, kad vykdytojas išvyko, kad darbas užbaigtas. Kokius būtent įvykius pranešti ir kokiu kanalu — SMS, email ar abiem — sprendžiate patys.
- Sekimo puslapis. Nuoroda veda į atskirą adresą — my.shifton.com, ne į programą. Puslapyje: žemėlapis su dviem taškais — kliento adresas ir vykdytojas — bei tarp jų nubrėžtu maršrutu, apskaičiuotas kelio laikas, o šalia vykdytojo kortelė su fotografija ir vardu ir du mygtukai — „Skambutis“ ir „Pranešimas“. Žemiau — vizito suplanuotas laikas, aptarnavimo adresas ir atlikimo statusas.
- Pokalbis pagal užduotį. Mygtukas „Pranešimas“ atveria susirašinėjimą tame pačiame puslapyje: įvesties laukas ir mygtukas „Siųsti“. Jūsų komanda atsako programos puslapyje Pokalbiai. Susirašinėjimas susietas su užduotimi, todėl jį mato kiekvienas, kas su ta užduotimi dirba. Užbaigus užduotį pokalbis užsidaro ir patenka į kortelę Archyvas.
- Atsiliepimas po darbo. Aptarnavimo kokybės vertinimo forma atsidaro per savo nuorodą: vykdytojo fotografija ir vardas, reitingas penkiomis žvaigždutėmis, neprivalomas komentaras ir prisegtas failas. Klientas spustelėja „Siųsti“, ir atsiliepimas patenka į puslapį Atsiliepimai. Atsiliepimą palieka vieną kartą — išsiuntus nuoroda tampa neaktyvi.
Nuoroda į atsiliepimą veikia tik užbaigus užduotį. Kol užduotis nėra galutiniame statuse, per ją atsidaro puslapis „Nuoroda nebegalioja“.
Puslapis kliento kalba. Viršutiniame dešiniajame klientų puslapių kampe yra kalbos pasirinkimas — prieinamos visos 41 Shifton kalba — ir tamsios temos perjungiklis. Visi užrašai išverčiami, todėl klientas iš bet kurios šalies mato puslapį savo kalba. Iliustracijose žemiau puslapis atidarytas angliškai.
Vykdytojo telefono numerio prie to galima neatskleisti: modulio nustatymuose yra numerio pakeitimas, ir klientas skambina ne darbuotojo asmeniniu numeriu.
Kiek laiko veikia nuorodos
Abi nuorodos savaip yra vienkartinės, ir tai verta žinoti iš anksto:
- Sekimo nuoroda veikia, kol užduotis vykdoma. Kai tik perkeliate užduotį į galutinį statusą, sekimas užsidaro — klientas pamatys „Nuoroda nebegalioja“.
- Nuoroda į atsiliepimą, priešingai, pradeda veikti tik užbaigus užduotį. Ir veikia iki pirmojo atsiliepimo: klientas išsiuntė įvertinimą — nuoroda tapo neaktyvi, antrą kartą palikti atsiliepimo negalima.
- Pokalbis gyvuoja kartu su užduotimi: kol užduotis vykdoma, klientas ir jūsų komanda susirašinėja, o perkėlus į galutinį statusą susirašinėjimas užsidaro ir patenka į kortelę Archyvas — jis lieka jums prieinamas skaityti puslapio Pokalbiai kortelėje Archyvas.
Lengviau įsiminti taip: darbas vyksta — atviri žemėlapis ir pokalbis; darbas baigtas — atviras tik atsiliepimas, ir jis atviras vieną kartą.
Kaip viską nustatyti: penki žingsniai
1. Įjunkite modulį
Įmonės nustatymai → Moduliai → pažymėkite Klientų portalas → Išsaugoti. Plačiau — straipsnyje „Moduliai ir modulių nustatymai“.
2. Susiekite kliento laukus su ryšio kanalais
Moduliai → Nustatymai → Klientų portalas. Čia nurodoma, iš kokių kliento kortelės laukų imti vardą, pavardę, telefoną ir email — būtent šiuo telefonu išeis SMS, o šiuo adresu — laiškas. Ten pat pasirenkama, kaip rodyti klientui vykdytojo vardą, ir įjungiamas telefono pakeitimas.
3. Nustatykite pranešimus pagal užduoties statusus
Puslapis Priminimų nustatymai („Priminimų nustatymai“), blokas Pranešimų nustatymai pagal būsenas. Tai pagrindinė modulio lentelė: joje išvardyti jūsų įmonės užduočių statusai, ir prie kiekvieno įjungiami kanalai, kuriais klientas gaus pranešimą, kai užduotis pereis į tą statusą.
Kiekviena įmonė turi savo statusus. Tai ne paruoštas sistemos sąrašas: statusus kuriate ir pavadinate patys skyriuje Užduočių nustatymai → Statusai, o pranešimų lentelė tiesiog rodo tai, kas jums sukonfigūruota. Todėl jūsų lentelėje bus jūsų pavadinimai, o ne tie, kurie yra iliustracijoje žemiau (ten pavyzdžiui statusai „TO DO“, „Started“, „Doing“, „Pause“, „Decline“, „On my way“, „Accepted“, „Finished“).
Iš to išplaukia ir veiksmų eiliškumas: pirma statusai, paskui pranešimai. Jei naują statusą pridėsite po pranešimų nustatymo, jis atsiras lentelėje atskira eilute be kanalų — ir pagal jį klientui nieko neišeis, kol jų neįjungsite.
Statusai be kanalų pažymėti pilkai — pagal juos klientui nieko neišeina. Kad įjungtumėte statusą, spustelėkite + jo eilutėje — atsidarys langas „Add rule for statuses“, kuriame nustatomas visas pranešimas:
- Statusas — statusas, kuriam suveiks taisyklė (pavyzdžiui, On my way).
- Kanalai — kanalai: SMS, E-mail arba abu.
- SMS tekstas — SMS tekstas.
- Laiško tema — laiško tema.
- El. laiško tekstas — laiško tekstas.
- Įjungta — ar taisyklė įjungta.
Kintamieji pranešimo tekste
Tekstai nėra statiški: į juos įterpiami užduoties duomenys. Galimi kintamieji:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Svarbiausia: nuorodos į pranešimą patenka tik per kintamuosius. {link_map} — nuoroda į sekimo puslapį su žemėlapiu, {link_feedback} — nuoroda į atsiliepimo formą. Jei jų neįterpsite į tekstą, pranešimas išeis be nuorodos ir klientas negalės nei sekti vykdytojo, nei palikti atsiliepimo.
SMS teksto pavyzdys statusui On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}O laiško tema gali atrodyti taip: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Pridėkite priminimus pagal laiką
Ten pat, blokas Suplanuotų pranešimų nustatymai — mygtukas Sukurti priminimą. Kitaip nei pranešimai pagal statusus, priminimas susietas ne su įvykiu, o su laiku: prieš kiek minučių iki vizito arba po jo išsiųsti pranešimą. Priminimas turi pavadinimą, intervalą (Siųsti prieš/po), pasirinkimą „prieš/po“ (Priminto parinktis), kanalus ir įjungimo perjungiklį.
Pavyzdžiui, priminimas „30 minučių iki vizito“ SMS žinute — klientas suspės pasirengti, o jūs sumažinsite nesėkmingų išvykų skaičių.
5. Papildykite SMS balansą
SMS naudoja balansą, o esant nuliniam balansui pranešimai tiesiog neišeis. Balansas, išlaidos ir automatinis papildymas — puslapyje SMS atsiskaitymas. El. laiškai siunčiami nemokamai, todėl pradėti galima ir vien nuo email kanalo.
Modulio puslapiai
| Puslapis | Kam reikalingas | Plačiau |
|---|---|---|
| Pokalbiai („Pokalbiai“) | Skaityti klientų pranešimus pagal užduotis ir į juos atsakyti. Kortelė Archyvas saugo uždarytus susirašinėjimus | Pokalbiai |
| Atsiliepimai („Atsiliepimai“) | Matyti klientų įvertinimus ir komentarus, su filtrais pagal darbuotoją ir klientą | Atsiliepimai |
| Priminimų nustatymai („Priminimų nustatymai“) | Pranešimai pagal statusus ir priminimai pagal laiką | Priminimų nustatymai |
| SMS atsiskaitymas („SMS atsiskaitymas“) | SMS balansas, išlaidos pagal šalis ir tipus, papildymas ir automatinis papildymas | SMS atsiskaitymas |
Ko reikia, kad pranešimai pasiektų klientą
| # | Sąlyga | Kur patikrinti |
|---|---|---|
| 1 | Modulis Klientų portalas įjungtas | Įmonės nustatymai → Moduliai |
| 2 | Įmonė dirba režimu Užduotys (Field Service) | įmonės meniu → darbo režimo pakeitimas |
| 3 | Kliento kortelėje užpildytas telefonas ir (arba) email | kliento kortelė skyriuje Klientai |
| 4 | Kliento laukai susieti su kanalais | Moduliai → Nustatymai → Klientų portalas |
| 5 | Reikiamiems statusams įjungti kanalai | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | SMS balanse yra pinigų (SMS atveju) | SMS Billing |
Galimos problemos ir sprendimai
| Problema | Priežastis | Sprendimas |
|---|---|---|
| Meniu nėra grupės Klientų portalas | Modulis išjungtas arba įmonė dirba ne režimu Užduotys | Įjunkite modulį Įmonės nustatymai → Moduliai; perjunkite į režimą Užduotys (Field Service) |
| Grupė yra, bet punktų nesimato | Grupė suskleista | Spustelėkite pavadinimą Klientų portalas — sąrašas išsiskleis |
| Klientas negavo nei SMS, nei laiško | Šiam statusui neįjungtas nė vienas kanalas | Reminder settings → Notification settings by statuses → įjunkite kanalą reikiamam statusui |
| Laiškai ateina, SMS — ne | Nulinis SMS balansas arba neteisingas numeris | Papildykite balansą puslapyje SMS atsiskaitymas; patikrinkite telefoną kliento kortelėje |
| Pranešimai išeina ne tuo telefonu | Neteisingai susietas kliento laukas | Moduliai → Nustatymai → Klientų portalas → Mapping: customer’s phone number |
| Sekimo nuoroda tuščia | Vykdytojas dar neišvyko arba jam išjungta geolokacija | Patikrinkite užduoties statusą ir geolokacijos leidimus darbuotojo mobiliojoje programėlėje |
| Klientas atidarė nuorodą ir mato „Nuoroda nebegalioja“ | Užduotis jau užbaigta — sekimas jai baigėsi | Tai normalu: žemėlapio nuoroda veikia tol, kol užduotis vykdoma |
| Klientas nori vėl atidaryti atsiliepimo formą | Atsiliepimas jau išsiųstas, nuoroda tapo neaktyvi | Pakartotinai palikti atsiliepimo negalima — priimkite papildymą per užduoties pokalbį |
Dažnai užduodami klausimai
Klausimas: Ar klientui reikia Shifton paskyros? Atsakymas: Ne. Viskas atsidaro per nuorodą iš SMS arba laiško — nereikia nei registracijos, nei slaptažodžio.
Klausimas: Kas būtent paleidžia pranešimą klientui? Atsakymas: Du skirtingi mechanizmai. Pirmas — užduoties statuso pakeitimas: nustatoma Reminder settings → Notification settings by statuses. Antras — priminimas pagal laiką: kuriamas mygtuku Sukurti priminimą ir suveikia N minučių iki vizito arba po jo.
Klausimas: Kuo priminimas skiriasi nuo pranešimo pagal statusą? Atsakymas: Pranešimas pagal statusą susietas su įvykiu — užduotis perėjo į statusą, klientas gavo pranešimą. Priminimas susietas su vizito laiku ir išeina nepriklausomai nuo to, ar statusas keitėsi.
Klausimas: Ar galima apsieiti be SMS? Atsakymas: Taip. Palikite įjungtą tik email kanalą — jis nenaudoja SMS balanso.
Klausimas: Ar klientas mato darbuotojo asmeninį telefoną? Atsakymas: Nebūtinai. Modulio nustatymuose yra numerio pakeitimas — tada kliento skambutis eina ne vykdytojo asmeniniu numeriu.
Klausimas: Kaip klientas mato vykdytojo vardą? Atsakymas: Taip, kaip nustatyta modulio nustatymuose — pavyzdžiui, tik vardas be pavardės.
Klausimas: Kas įmonėje mato pokalbį su klientu? Atsakymas: Susirašinėjimas susietas su užduotimi, todėl jį mato kiekvienas, kuris turi prieigą prie tos užduoties. Visi pokalbiai sudėti puslapyje Pokalbiai.
Klausimas: Kur patenka susirašinėjimas užbaigus užduotį? Atsakymas: Į archyvą — kortelė Archyvas puslapyje Pokalbiai.
Klausimas: Ar būtina prašyti atsiliepimo iš kiekvieno kliento? Atsakymas: Ne, atsiliepimas — atskiras pranešimas, ir jūs patys sprendžiate, siųsti jį ar ne.
Klausimas: Kodėl statusas lentelėje pažymėtas pilkai? Atsakymas: Vadinasi, jam neįjungtas nė vienas kanalas ir klientui pagal šį statusą nieko neišeina. Spustelėkite + statuso eilutėje, kad įjungtumėte kanalą.
Klausimas: Kiek priminimų galima sukurti? Atsakymas: Ribojimo nėra — galima sukurti kelis: pavyzdžiui, prieš dieną iki vizito laišku ir prieš 30 minučių SMS žinute.
Klausimas: Kokia kalba ateina pranešimai? Atsakymas: Pranešimų tekstas nustatomas nustatymuose, todėl jis bus toks, kokį jį parašėte.
Klausimas: Ar modulis mokamas? Atsakymas: Taip. Be to, atskirai naudojamas SMS balansas kiekvienam išsiųstam SMS; el. laiškai nemokami.
Klausimas: Klientas gavo pranešimą, bet be nuorodos į žemėlapį. Kodėl? Atsakymas: Taisyklės tekste neįterptas kintamasis {link_map}. Nuoroda nepridedama automatiškai — ją reikia įrašyti SMS arba laiško tekste.
Klausimas: Kaip klientas patenka į pokalbį? Atsakymas: Iš sekimo puslapio — ten yra mygtukas MESSAGE. Atskiros nuorodos į pokalbį siųsti nereikia.
Klausimas: Ar klientas gali paskambinti vykdytojui iš sekimo puslapio? Atsakymas: Taip, mygtuku CALL. Jei modulio nustatymuose įjungtas numerio pakeitimas, skambutis eis ne darbuotojo asmeniniu telefonu.
Klausimas: Ar klientas gali prisegti prie atsiliepimo nuotrauką? Atsakymas: Taip, atsiliepimo formoje yra priedo laukas — klientas pasirenka failą ir išsiunčia kartu su įvertinimu ir komentaru.
Klausimas: Kokia kalba klientas mato sekimo puslapį? Atsakymas: Puslapyje yra kalbos perjungiklis, klientas gali pasirinkti patogią pats. Ten pat perjungiama tamsi tema.
Klausimas: Ar galima parašyti savo pranešimo tekstą? Atsakymas: Ne tik galima — reikia. SMS tekstas, laiško tema ir tekstas nustatomi taisyklėje kiekvienam statusui atskirai, su kintamaisiais, tokiais kaip {client_first_name} arba {scheduled_time}.
Klausimas: Kokiu adresu atsidaro puslapis klientui? Atsakymas: Atskiru — my.shifton.com, o ne programoje. Klientas nepatenka į įmonės sąsają ir nieko joje nemato.
Klausimas: Kiek laiko veikia sekimo nuoroda? Atsakymas: Kol užduotis vykdoma. Kai tik užduotis perkeliama į galutinį statusą, sekimas užsidaro: nuoroda rodo „Nuoroda nebegalioja“.
Klausimas: Kada pradeda veikti nuoroda į atsiliepimą? Atsakymas: Užbaigus užduotį. Iki tol per ją taip pat atsidaro „The link is no longer valid“.
Klausimas: Ar klientui matomas užduoties numeris? Atsakymas: Taip, jei įterpėte {task_id} į pranešimo tekstą — pavyzdžiui, laiško temoje „Your Specialist Is On the Way — Request #401428“.
Klausimas: Nuo ko klientui ateina laiškas? Atsakymas: Shifton Robot vardu ([email protected]) su tema, kurią nustatėte taisyklėje.
Klausimas: Mano lentelėje kiti statusai nei paveikslėlyje. Ar tai normalu? Atsakymas: Taip. Užduočių statusus kuriate patys Užduočių nustatymai → Statusai, ir pranešimų lentelė rodo būtent jūsų rinkinį. Pavadinimai iliustracijose — vienos įmonės pavyzdys.
Klausimas: Pridėjau naują statusą — kodėl pagal jį nėra pranešimų? Atsakymas: Naujas statusas lentelėje atsiranda tuščia eilute, be kanalų. Atidarykite jį per + ir nustatykite kanalus bei pranešimo tekstą.
Klausimas: Ar galima nustatyti pranešimą bet kuriam savo statusui? Atsakymas: Taip, bet kuriam jūsų įmonės statusui — ribojimų pagal pavadinimą ar skaičių nėra.
Klausimas: Kiek laiko veikia sekimo nuoroda? Atsakymas: Kol užduotis vykdoma. Kai tik užduotis perkeliama į galutinį statusą, sekimas užsidaro.
Klausimas: Kiek kartų klientas gali palikti atsiliepimą? Atsakymas: Vieną. Išsiuntus nuoroda tampa neaktyvi, ir pakartotinai atidaryti formos negalima.
Klausimas: Ar galima susirašinėti su klientu užbaigus užduotį? Atsakymas: Ne. Su galutiniu statusu pokalbis užsidaro ir patenka į archyvą. Susirašinėjimą galima perskaityti puslapio Pokalbiai kortelėje Archyvas.