Įprastas skyrius Ataskaitos pateikia paruoštas formas. Dinaminės ataskaitos — tai konstruktorius: laikotarpį, filtrus ir grupavimą nustatote patys, gaunate reikiamą užduočių pjūvį ir jį išsaugote, kad nereikėtų rinkti iš naujo.
Puslapis atidaromas iš kairiojo meniu: Ataskaitos (new).
Užduočių analizė
Išvažiuojamojo aptarnavimo režime šiame puslapyje yra vienas konstruktorius — Užduočių analizė. Jis suskaičiuoja viską pagal užduotis: kiek sukurta ir įvykdyta, kiek atšaukta ir pradelsta, kiek laiko užima atlikimas.
*(Tvarkaraščių režime tame pačiame puslapyje yra kiti konstruktoriai — pagal pamainas ir veiklas. Rinkinys priklauso nuo įmonės darbo režimo.)*
Kaip sudaryti ataskaitą
- Datų intervalas — skaičiavimo laikotarpis. Būtina sąlyga.
- Pridėti filtrą — papildomos sąlygos, kad susiaurintumėte atranką.
- Taikyti — perskaičiuoti. Kol nepaspausite, lentelė neatsinaujins.
- Laikotarpio grupavimas — pagal kokias atkarpas skirstyti eilutes: mėnuo, savaitė, diena.
- Grupuoti pagal — antrasis skirstymo lygis, pavyzdžiui, pagal įvykdymo statusą.
- Paieška — rasti eilutę parengtoje lentelėje.
- Dešimtainės valandos — laiko formatas
1.5vietoj1:30.
Paruošti laikotarpiai
Lauko Datų intervalas nereikia pildyti rankomis: jį paspaudus atsidaro kalendorius su paruoštų variantų sąrašu — Šiandien, Vakar, Rytoj, Ši savaitė, Praėjusi savaitė, Kitą savaitę, Paskutinės 7 dienos, Paskutinės 30 dienos, Šis mėnuo, Praėjęs mėnuo, Kitą mėnesį ir kiti. Paprastai to pakanka; rankomis laikotarpis nustatomas, kai reikia nestandartinio intervalo.
Kiekvienos grupės pabaigoje išvedama tarpinė suma, o žemiau — bendra.
Kaip tai atrodo su duomenimis
Žemiau — 2026 metų užduočių ataskaita, sugrupuota pagal mėnesius ir pagal įvykdymo statusą. Matoma, kiek užduočių kiekvieną mėnesį buvo įvykdyta, kiek yra aktyvių ir kiek laukia eilėje:
Skaitoma taip: eilutė „2026-02 / Active — 21 užduotis, 5 vykdytojai, 4 klientai“ reiškia, kad vasarį 21 užduotis liko vykdoma. Šalia esanti eilutė „2026-02 / Backlog — 1“ — viena užduotis taip ir nebuvo paimta.
Ką galima suskaičiuoti
Prieinami trisdešimt užduočių rodiklių:
- Kiekis: iš viso užduočių, unikalūs vykdytojai, unikalūs klientai.
- Pagal būklę: įvykdyta, atšaukta, vykdoma, eilėje (Backlog), įvykdymo dalis ir atšaukimų dalis.
- Probleminiai: pradelstos užduotys.
- Užduočių savybės: pasikartojančios, su kontroliniu sąrašu, su žymomis, papildomos užduotys.
- Pristatymo laikas: bendras, mažiausias, didžiausias ir vidutinis.
- Vėlavimai: bendras ir vidutinis.
- Visas ciklas: bendras ir vidutinis užduoties gyvavimo laikas — nuo sukūrimo iki uždarymo.
- Sugaištas laikas: bendras ir vidutinis laikas, kurį pažymėjo vykdytojai.
- Suplanuotos pozicijos: kiekis, kiek iš jų įvykdyta, jų vertė ir įvykdymo dalis.
Nereikalingi stulpeliai pašalinami nustatymų mygtuku — krumpliaračio piktograma virš lentelės atveria skydelį Manage columns. Atkreipkite dėmesį: stulpelių sąrašas jame atsiranda tik po to, kai ataskaita sudaryta, — tuščioje ataskaitoje nėra ko nustatyti.
Kuo tai naudinga praktikoje. Įvykdymo ir atšaukimų dalis pagal mėnesius parodo, ar tarnyba veikia stabiliai. Pradelstos užduotys ir vidutinis vėlavimas — kur lūžta planavimas. Skirtumas tarp pristatymo laiko ir viso ciklo laiko parodo, kiek užduotis laukė, kol jos buvo imtasi.
Diagrama
Mygtukas su diagrama virš lentelės atveria grafiką pagal tuos pačius duomenis — tai ne tiesiog „kitas vaizdas“, o atskiras skydelis su savo nustatymais:
- Chart type — diagramos tipas, pavyzdžiui, stulpelinė.
- X axis — kas atidedama horizontalioje ašyje. Variantas Combined (all) sujungia grupavimus į vieną užrašą, pavyzdžiui, „2026-02 / active“.
- Y axis (metrics) — kokius rodiklius vaizduoti. Galima pasirinkti kelis vienu metu.
- Max items — elementų skaičiaus ribojimas, kad grafikas nepasidarytų per tankus.
0— be ribojimo. - Perjungikliai: Stacked (dėti stulpelius vieną ant kito), Legend (legenda), Value labels (reikšmių užrašai), Category labels (kategorijų užrašai), Grid (tinklelis).
Parengtas grafikas atsisiunčiamas mygtukais Download PNG ir Download SVG — antrasis formatas nepraranda kokybės keičiant mastelį, jį patogu įterpti į prezentacijas.
Išsaugojimas ir eksportas
Virš lentelės yra keturi mygtukai: išsaugoti, eksportuoti failu, stulpelių nustatymai ir perjungimas į diagramą.
Išsaugant nurodomi trys dalykai:
- Pavadinimas — pavadinimas ataskaitų sąraše.
- Aprašymas — aprašymas: ką ataskaitoje reikia žiūrėti.
- Kas mato ataskaitą — „Tik aš“ arba „Visi šioje įmonėje“.
Išsaugota ataskaita atsiranda skyriaus pagrindinio puslapio sąraše su stulpeliais Pavadinimas, Aprašymas, Matomumas ir veiksmais. Asmeninė ataskaita pažymėta kaip asmeninė. Eilutėje yra du veiksmai: atidaryti (akis) ir ištrinti (šiukšliadėžė) — ištrinant prašoma patvirtinimo.
Leidimai
| Vaidmuo | Ką gali |
|---|---|
| Darbuotojas | Neturi prieigos prie ataskaitų |
| Administratorius | Sudaryti, žiūrėti, išsaugoti ir eksportuoti |
| Savininkas | Visa prieiga |
Galimos problemos ir sprendimai
| Problema | Priežastis | Sprendimas |
|---|---|---|
| Meniu nėra punkto Ataskaitos (new) | Nepakanka teisių | Reikia administratoriaus arba savininko vaidmens |
| Po Taikyti lentelė tuščia | Per tą laikotarpį nėra užduočių arba filtrai per siauri | Išplėskite datų intervalą, pašalinkite filtrus ir vėl spustelėkite Taikyti |
| Pakeičiau filtrą, o skaičiai tie patys | Ataskaita neperskaičiuota | Spustelėkite Taikyti — automatinio perskaičiavimo nėra |
| Vietoj Užduočių analizės — pamainų konstruktoriai | Įmonė dirba tvarkaraščių režimu | Perjunkite darbo režimą arba naudokitės pamainų analize |
| Kolega nemato išsaugotos ataskaitos | Išsaugota kaip asmeninė (asmeninė) | Išsaugokite iš naujo su matomumu „Visi šioje įmonėje“ |
| Suplanuotų pozicijų rodikliai tušti | Užduotyse nebuvo naudojamos suplanuotos pozicijos | Šie stulpeliai užpildomi tik užduotims su pozicijomis |
Dažnai užduodami klausimai
Klausimas: Kuo dinaminės ataskaitos skiriasi nuo įprastų? Atsakymas: Įprastos — paruoštos formos su fiksuotu duomenų rinkiniu. Čia laikotarpį, filtrus, grupavimą ir rodiklių rinkinį nustatote patys, o rezultatą išsaugote pakartotiniam naudojimui.
Klausimas: Ar būtina nustatyti laikotarpį? Atsakymas: Taip, be datų intervalo ataskaita nebus sudaryta.
Klausimas: Kodėl pakeitus filtrą skaičiai nesikeičia? Atsakymas: Reikia spustelėti Taikyti.
Klausimas: Kiek rodiklių prieinama pagal užduotis? Atsakymas: Trisdešimt — nuo užduočių skaičiaus ir įvykdymo dalies iki viso ciklo laiko ir suplanuotų pozicijų.
Klausimas: Kas yra Backlog? Atsakymas: Užduotys, kurių dar nepradėta vykdyti.
Klausimas: Kuo pristatymo laikas skiriasi nuo viso ciklo laiko? Atsakymas: Pristatymo laikas — kiek laiko vyko pats darbas. Visas ciklas — kiek laiko praėjo nuo užduoties sukūrimo iki jos uždarymo, įskaitant laukimą.
Klausimas: Ar galima duomenis pamatyti grafiku? Atsakymas: Taip, mygtuku su diagrama virš lentelės.
Klausimas: Kaip eksportuoti ataskaitą? Atsakymas: Eksporto mygtuku virš lentelės — duomenys atsisiunčiami failu.
Klausimas: Kaip pasidalyti ataskaita su kolegomis? Atsakymas: Išsaugant pasirinkti matomumą „Visi šioje įmonėje“.
Klausimas: Ar ataskaitos ištrynimas ištrina užduotis? Atsakymas: Ne, ištrinamas tik išsaugotas ataskaitos nustatymas. Užduočių duomenys lieka.
Klausimas: Ar galima sudaryti ataskaitą pagal vieną vykdytoją arba klientą? Atsakymas: Taip, per Pridėti filtrą — ir tada sugrupuoti rezultatą taip, kaip reikia.