Prieš išrašydami pirmąją sąskaitą, modulį reikia sukonfigūruoti: nurodyti, kas bus spausdinama dokumentuose, ir nuo kokio numerio pradėti numeraciją. Nustatymai atveriami vieną kartą ir taikomi visiems įmonės dokumentams.
Kelias: meniu Shifton (įmonės pavadinimas viršuje) → Moduliai → skirtukas Nustatymai → Sąskaitų išrašymas kairiajame sąraše.
Pagrindiniai nustatymai
Šie laukai atsiranda kiekvieno dokumento antraštėje — sąskaitos, darbo užsakymo, kvitancijos, akto.
| Laukas | Ką daro |
|---|---|
| Įmonės logotipas | Logotipas dokumentuose. Mygtukas Pasirinkite logotipą — įkelti arba pakeisti |
| Įmonės pavadinimas | Organizacijos pavadinimas, privalomas laukas |
| Numatytasis mokestis (procentas) | Numatytasis mokestis, įrašomas į naują dokumentą. Galima palikti 0 ir mokestį nurodyti rankiniu būdu kiekviename dokumente |
| Adreso blokas | Organizacijos adresas. Laisvas tekstas: dokumente spausdinamas toks, koks yra, eilučių laužymai išsaugomi |
| Atsiskaitymo blokavimas | Atsiskaitymo rekvizitai — gavėjas, bankas, BIC, sąskaitos numeris. Taip pat laisvas tekstas keliose eilutėse |
Adresas ir rekvizitai — įprasti teksto laukai be formato tikrinimo. Taip padaryta sąmoningai: rekvizitų reikalavimai skirtingose šalyse skiriasi, o griežtas formatas tik trikdytų.
Dokumentų skaitikliai
Kiekvienas dokumento tipas turi savo numeraciją, ir ji konfigūruojama atskirai. Vienam tipui du laukai: Priešdėlis — priesaga prie numerio, Skaitiklis — nuo kokio skaičiaus tęsti.
| Skaitiklis | Numatytasis priešdėlis | Kokiam dokumentui |
|---|---|---|
| Įvertinimo skaitiklis | EST- | Įvertinimas |
| Darbo užsakymų skaitiklis | WO- | Darbo užsakymas |
| Sąskaitų skaitiklis | INV- | Sąskaita faktūra |
| Kvitų skaičiuoklė | REC- | Kvitancija |
| Paslaugų skaitiklio įrodymas | POW- | Darbų atlikimo aktas |
Dokumento numerį sudaro priešdėlis ir dabartinė skaitiklio reikšmė: kai priešdėlis yra INV-, o skaitiklis 5, kita sąskaita gaus numerį INV-5, o skaitiklis taps 6.
Kam keisti skaitiklį. Jei į Shifton perėjote iš kitos sistemos ir joje sąskaitos jau buvo 340-osios, nustatykite skaitiklį 341 — numeracija tęsis be tarpų, o apskaitoje nebus dviejų dokumentų su tuo pačiu numeriu.
Priešdėlį galima palikti tuščią — tada numeris bus tiesiog skaičius.
Pakeitę bet kurį lauką, apačioje spustelėkite Išsaugoti. Nustatymai taikomi naujiems dokumentams; jau išrašyti nesikeičia.
Leidimai
| Vaidmuo | Ką gali |
|---|---|
| Darbuotojas | Modulių nustatymų nemato |
| Administratorius | Atveria ir keičia nustatymus |
| Savininkas | Visa prieiga |
Galimos problemos ir sprendimai
| Problema | Priežastis | Sprendimas |
|---|---|---|
| Kairiajame sąraše nėra punkto Sąskaitų išrašymas | Modulis „Finansiniai dokumentai“ neįjungtas | Įjunkite jį skirtuke Moduliai ir spustelėkite Išsaugoti |
| Mygtukas Išsaugoti neveikia | Neužpildytas privalomas laukas — įmonės pavadinimas arba skaitiklio reikšmė | Patikrinkite laukus su žvaigždute |
| Dokumente nėra logotipo | Logotipas neįkeltas arba dokumentas sukurtas prieš įkėlimą | Įkelkite logotipą ir sukurkite dokumentą iš naujo |
| Du dokumentai su tuo pačiu numeriu | Skaitiklis buvo sugrąžintas atgal | Nustatykite skaitiklį didesnį už didžiausią jau išduotą numerį |
| Į sąskaitą neįsirašė mokestis | Nustatymuose yra 0 | Nurodykite numatytąjį mokestį arba įrašykite jį pačiame dokumente |
| Rekvizitai spausdinami viena eilute | Įklijuojant iš kitos programos neišliko eilučių laužymai | Iš naujo surinkite eilučių laužymus lauke Atsiskaitymo blokavimas |
Dažnai užduodami klausimai
Klausimas: Ar prieš pirmąją sąskaitą modulį būtina sukonfigūruoti? Atsakymas: Techniškai ne, bet dokumente nebus nei logotipo, nei rekvizitų. Protingiau nustatymus vieną kartą užpildyti iš anksto.
Klausimas: Ar galima nurodyti skirtingus rekvizitus skirtingiems klientams? Atsakymas: Ne, rekvizitų blokas yra vienas visai įmonei ir spausdinamas visuose dokumentuose.
Klausimas: Kas nutiks jau išrašytiems dokumentams, jei pakeisiu logotipą? Atsakymas: Nieko. Nustatymai taikomi naujiems dokumentams, senieji lieka tokie, kokie buvo.
Klausimas: Ar galima numeraciją pradėti nuo bet kokio skaičiaus? Atsakymas: Taip, įrašykite norimą reikšmę lauke Skaitiklis. Svarbiausia, kad ji būtų didesnė už jau išduotus numerius, kitaip atsiras dublikatų.
Klausimas: Ar priešdėlis būtinas? Atsakymas: Ne. Jei lauką paliksite tuščią, numeris bus tiesiog skaičius.
Klausimas: Ar numatytasis mokestis turi įtakos jau sukurtiems dokumentams? Atsakymas: Ne, jis įrašomas tik į naujus.
Klausimas: Kur pažiūrėti, kokį numerį gaus kitas dokumentas? Atsakymas: Priešdėlis ir dabartinė skaitiklio reikšmė yra tuose pačiuose nustatymuose: jų suma ir yra kitas numeris.
Klausimas: Kodėl adresas ir rekvizitai yra paprasti teksto laukai? Atsakymas: Rekvizitų reikalavimai skirtingose šalyse skiriasi, todėl formatas nėra primetamas: spausdinama tai, ką įvedėte.
Klausimas: Ar skaitikliai atsistato metų pradžioje? Atsakymas: Ne, automatinio atstatymo nėra. Jei reikia numeracijos nuo metų pradžios, nustatykite skaitiklį 1 rankiniu būdu.
Klausimas: Kas gali keisti šiuos nustatymus? Atsakymas: Įmonės administratorius ir savininkas. Darbuotojai modulių nustatymų skyriaus nemato.