Pridėti žmogų į įmonę, priskirti teises, išsiųsti kvietimą, pakeisti pareigas ir valandų normą — visa tai daroma telefonu. Anksčiau komandą valdyti buvo galima tik naršyklėje.
Skyrius atviras vadovui, administratoriui ir savininkui.
Nuoseklios instrukcijos
Kaip atidaryti
☰ → grupė Komanda (TEAM) → Įmonės darbuotojai (Company employees).
Kiekvieno darbuotojo kortelėje matoma: nuotrauka arba inicialai, vardas, teisių lygis, telefonas, paštas ir kvietimo būsena — oranžinis Pakvietimas laukiamas (Invite pending) arba žalias Pakvietimas priimtas (Invite accepted). Prie nepatvirtintų šalia yra mygtukas Išsiųsti kvietimą dar kartą (Resend invite).
Viršuje yra trys mygtukai: paieška pagal vardą, Filtruoti pagal projektą (Filter by project) ir Importuoti darbuotojus (Import Employees). Apačioje dešinėje mėlynas mygtukas su pliuso ženklu — pridėjimas.
Darbuotojo pridėjimas
Paspauskite +. Atsidarys Pridėti darbuotoją (Add employee) forma iš trijų blokų.
Asmeninė informacija (Personal information)
| Laukas | Aprašymas |
|---|---|
| Vardas (First name) | Darbuotojo vardas |
| Pavardė (Last name) | Pavardė |
| Telefono numeris (Phone number) | Telefonas su šalies kodu |
| el. paštas (E-mail) | Pašto adresas |
Po forma yra užuomina Reikalingas telefono numeris arba el. paštas (Phone or email required) — pakanka vieno iš jų, bet be kvietimo paštu darbuotojas negalės susikurti slaptažodžio.
Darbo nustatymai (Work settings)
| Laukas | Aprašymas |
|---|---|
| Personalo numeris (Personnel Number) | Vidinis darbuotojo numeris, pagal jį patogu rūšiuoti ir eksportuoti į kitas sistemas |
| Mėnesio valandų tarifas, % (Monthly rate of hours, %) | Dalis nuo viso etato. Pagal numatymą 100 |
| Pasirinkite pareigas (Select a position) | Pareigos iš įmonės struktūros. Pagal jas imamas tarifas, jei tarifai nustatyti pagal pareigas |
Tvarkaraščio sudarymas (Scheduling)
| Laukas | Aprašymas |
|---|---|
| Projektas (Project) | Į kurį projektą pridėti |
| Tvarkaraštis (Schedule) | Į kurį tvarkaraštį įtraukti |
| Pridėti darbuotoją pradedant nuo (Add employee starting from) | Nuo kurios datos žmogus laikomas dirbančiu |
Perjungiklis Siųsti kvietimą (Send invite) nusprendžia, ar laiškas iškeliaus iš karto. Viskas baigiasi mygtuku Išsaugoti (Save).
Štai kas čia svarbu: forma vienu kartu uždengia visus tris privalomus žingsnius — sukurti žmogų, pridėti į projektą ir įtraukti į tvarkaraštį. Praleidus projektą ar tvarkaraštį, darbuotojas bus sukurtas, bet tinklelyje neatsiras.
Teisių keitimas
Teisių lygis keičiamas tiesiog darbuotojų sąraše: šalia jo yra rodyklė žemyn — paspauskite ją ir pasirinkite kitą lygį. Tam atidaryti darbuotojo kortelės nereikia.
| Lygis | Ką suteikia |
|---|---|
| Darbuotojas (Employee) | Savas tvarkaraštis, savi prašymai, savas prieinamumas |
| Administratorius (Administrator) | Visos įmonės darbuotojų, modulių ir tvarkaraščių valdymas |
Tai teisės įmonėje, ir jos nustatomos čia, darbuotojų sąraše. Atskirai nuo jų žmogus turi vaidmenį projekte: Darbuotojai (Employees), Vadovai (Managers) arba Žiūrovai (Viewers) — jis priskiriamas paties projekto nustatymuose, o ne čia. Vadovas yra vaidmuo projekte, o ne teisių lygis; administratorius projekte neskiriamas.
Visą prieigą, įskaitant įmonės nustatymus ir finansus, turi tik savininkas.
Darbuotojo kortelė: šeši skirtukai
Paspaudus kortelę atsidaro Redaguoti darbuotoją (Edit employee), ir tai ne viena forma, o šeši skirtukai. Skirtukų juosta slenka į šoną, todėl paskutinių iš karto nesimato.
| Skirtukas | Kas viduje |
|---|---|
| Bendra informacija (General info) | Asmens duomenys, darbo nustatymai, įgūdžiai, spalva, savos darbo dienos ir teisės |
| Prieinamumas (Availability) | Kada darbuotojas pasirengęs dirbti, pagal dienas |
| Projektai (Projects) | Kuriuose projektuose dalyvauja ir kokiu vaidmeniu |
| Pastabos (Notes) | Įrašai apie darbuotoją su laikotarpiu ir matomumu |
| Failai (Files) | Prie žmogaus prisegti dokumentai |
| Atostogos (Vacations) | Atostogų limitai pagal laikotarpius ir likučio judėjimas |
Bendra informacija — ilgiausias skirtukas, jį reikia slinkti. Iš eilės: Asmeninė informacija (Personal information) su vardu, pavarde, telefonu ir paštu; Darbo nustatymai (Work settings) su personalo numeriu, pareigomis ir mėnesio valandų tarifu; Įgūdžiai (Skills); Darbuotojo spalva (Employee color) — ja žmogus žymimas geolokacijos žemėlapyje ir tvarkaraštyje; Darbuotojo darbo dienų asmeniniai nustatymai su pirmadienio–sekmadienio varnelėmis ir perjungikliu Atsižvelgti į asmeninius nustatymus; o apačioje Leidimai (Permissions) — Darbuotojų teisės (Employee rights) ir Prieiga prie veiklos žurnalų (Access to activity logs).
Prieinamumas rodo tą patį vaizdą, kurį mato pats darbuotojas skyriuje „Kada esu pasiekiamas“: savaitė pagal dienas, savaičių perjungimas ir Išskleisti kalendorių. Ten, kur žmogus nieko nenurodė, rašoma Pasiekiamumas nenurodytas (Availability not specified).
Projektai — darbuotojo projektų sąrašas su jo vaidmeniu kiekviename, mygtukai Pridėti prie projekto (Add to project) ir Pridėti į grafiką (Add to schedule). Iš čia žmogus prijungiamas prie darbo neišeinant iš kortelės.
Pastabos — mygtukas Sukurti užrašą (Create a note) ir įrašų sąrašas. Pastaba turi galiojimo laikotarpį ir matomumą: Tik vadovai ir administratoriai (Only managers and administrators). Tai vieta tarnybinėms žymoms, kurių pats darbuotojas neturi matyti.
Failai — šio žmogaus dokumentai, mygtukas Įkelti failus (Upload). Kol jų nėra, rašoma Duomenų nėra (No data).
Atostogos — skirtukas, dėl kurio kortelė dažniausiai ir atidaroma. Jis susideda iš trijų dalių:
| Dalis | Ką nustato |
|---|---|
| Leistinas atostogų perviršis (Permissible vacation overrun) | Kiek dienų darbuotojas gali išeiti į minusą. Išsaugoma mygtuku Išsaugoti |
| Atostogų nustatymai (Vacation settings) | Laikotarpiai su limitu: pradžia, pabaiga ir Atostogų limitas per metus. Pridedami mygtuku Pridėti atostogų nustatymą |
| Pokyčiai atostogų balanse (Change in vacation balance) | Rankiniai priskaitymai ir nurašymai: data, dydis su ženklu ir komentaras. Mygtukas Pridėti atostogų operaciją |
Laikotarpių gali būti keli iš eilės — pavyzdžiui su limitu 0, paskui 24, paskui 50 dienų per metus: taip matyti, kaip keitėsi žmogaus sąlygos. Likučio judėjime minuso ženklas reiškia nurašymą.
Importas sąrašu
Viršuje esantis mygtukas Importuoti darbuotojus iš karto įkelia daug žmonių iš failo. Importuoti be pašto adresų galima, bet tokiems darbuotojams kvietimai neišeis — juos teks pridėti vėliau.
Galimos problemos ir sprendimai
| Problema | Priežastis | Sprendimas |
|---|---|---|
| Darbuotojas sukurtas, bet jo nėra tvarkaraštyje | Pridėjimo formoje praleistas projektas arba tvarkaraštis | Atidarykite kortelę ir užpildykite bloką Tvarkaraščio sudarymas |
| Kvietimas neateina | Laiškas pateko į šlamštą arba nepatvirtintas įmonės telefono numeris | Patikrinkite šlamštą, paspauskite Išsiųsti kvietimą dar kartą, patvirtinkite numerį profilyje |
| Darbuotojui aktyvuojant rodomas baltas ekranas | Šis pašto adresas jau užimtas kitos paskyros | Ištrinkite seną paskyrą su šiuo adresu |
| Sukurtas be pašto ir telefono | Forma reikalauja bent vieno iš dviejų | Užpildykite telefoną arba paštą — kitaip išsaugojimo mygtukas nesuveiks |
| Atleistas darbuotojas liko tvarkaraštyje | Taip ir sumanyta | Praėjusios pamainos ir įrašai apie apmokėjimą išsaugomi, prie vardo lieka žyma apie ištrynimą |
| Nepavyksta projekte priskirti administratoriaus | Tokio vaidmens projekte nėra | Administratorius — tai teisių lygis įmonėje; projekte skiriami darbuotojas, vadovas ir žiūrovas |
Dažnai užduodami klausimai (DUK)
Klausimas: Ar galima sukurti darbuotoją ir iš karto įtraukti jį į tvarkaraštį? Atsakymas: Taip, pridėjimo forma tai padaro vienu užėjimu: blokas Tvarkaraščio sudarymas nurodo projektą, tvarkaraštį ir pradžios datą.
Klausimas: Kas yra personalo numeris? Atsakymas: Vidinis darbuotojo numeris. Pagal jį patogu rūšiuoti sąrašą ir eksportuoti duomenis į kitas sistemas.
Klausimas: Kam reikia mėnesio valandų tarifo procentais? Atsakymas: Taip nurodomas ne visas etatas: 50 % reiškia pusę mėnesio normos.
Klausimas: Ar galima pridėti darbuotoją be pašto adreso? Atsakymas: Sukurti galima, jei nurodytas telefonas. Bet kvietimas iškeliaus tik paštu.
Klausimas: Kaip greitai pakeisti darbuotojo teises? Atsakymas: Rodykle šalia teisių lygio tiesiog sąraše, į kortelę užeiti nereikia.
Klausimas: Kuo vadovas skiriasi nuo administratoriaus? Atsakymas: Vadovas — vaidmuo projekto viduje: to projekto tvarkaraščiai ir prašymai. Administratorius — teisių lygis visai įmonei.
Klausimas: Kas nutinka atleisto žmogaus duomenims? Atsakymas: Pamainos ir įrašai apie apmokėjimą lieka ataskaitose, o pats darbuotojas pažymimas kaip ištrintas.