Sukurtas tvarkaraštis keičiamas tiesiog programėlėje: pavadinimas, savitarnos leidimai, komandos sudėtis, laikotarpis, tarifai, apkrovos prognozė. Yra ir tai, ko nėra internetinėje versijoje, — iš naujo perkurti tvarkaraštį pagal atnaujintas taisykles.
Redaguoti tvarkaraščius gali vadovas, administratorius ir įmonės savininkas.
Nuoseklios instrukcijos
Kaip atidaryti
☰ → Tvarkaraščiai (Schedules) → Tvarkaraščiai → paspauskite reikiamą tvarkaraštį sąraše. Atsidarys ekranas su šešiais skyriais.
| Skyrius | Ką keičia |
|---|---|
| Pagrindinė informacija (Main information) | Pavadinimas, spalva, savaitės kontrolė ir savitarnos leidimai |
| Darbuotojai (Employees) | Sudėtis: ką įtraukti į tvarkaraštį, ką pašalinti |
| Sumažinti/pratęsti grafiką (Reduce/extend schedule) | Laikotarpis: pratęsti arba sutrumpinti |
| Pakrovos poreikis (Load demand) | Apkrovos prognozė — kiek pamainų reikia kiekviename laiko tarpsnyje |
| Tvarkaraštį turintys komandos nariai (Scheduled team members) | Bazinis tarifas visiems, kas yra šiame tvarkaraštyje |
| Tvarkaraščio perkonfigūravimas (Rebuild schedule) | Tvarkaraščio pergeneravimas pagal atnaujintas taisykles |
Pagrindinė informacija: ką darbuotojas gali daryti pats
Be pavadinimo, spalvos ir savaitės kontrolės tipo čia surinkti visi savitarnos perjungikliai — tai, ką darbuotojas gali daryti su savo pamainomis pats. Jų yra dešimt, penkiose grupėse.
Tai nėra teisių lygis įmonėje: darbuotoju, administratoriumi ar savininku žmogus padaromas savo kortelėje, ir tai galioja visur. Žemiau esantys perjungikliai veikia tik šio tvarkaraščio viduje, todėl viename tvarkaraštyje keitimasis pamainomis gali būti leidžiamas, o gretimame — ne.
| Grupė | Perjungiklis | Ką leidžia |
|---|---|---|
| Matomumas (Visibility) | Leisti darbuotojams matyti visas pamainas | Matyti visos komandos pamainas, o ne tik savo |
| Pamainų keitimas (Shift exchange) | Leisti keistis pamainomis (Allow shift swapping) | Keistis pamainomis su kolegomis |
| Su vadovo patvirtinimu (With manager confirmation) | Keitimasis įvyksta tik po vadovo patvirtinimo | |
| Sukeisti pamainas su ta pačia pozicija (Swap shifts with the same position) | Keistis tik su tomis pačiomis pareigomis | |
| Laisvos pamainos (Free shifts) | Leisti darbuotojams siųsti pamainas į atvirų pamainų sąrašą (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Atiduoti savo pamainą į laisvų pamainų sąrašą |
| Leisti darbuotojams pasiimti pamainas iš atvirų pamainų sąrašo (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Imti pamainas iš laisvų pamainų sąrašo | |
| Darbuotojo užklausos (Employee requests) | Leisti darbuotojams kurti savo pamainas (Allow employees to create their own shifts) | Kurti sau pamainas |
| Leisti darbuotojams kurti pertraukas (Allow employees to create breaks) | Kurti pertraukas | |
| Leisti darbuotojams perleisti pamainas (Allow employees to drop shifts) | Atsisakyti pamainos | |
| Kita | Leisti darbuotojams keistis pertraukomis tarp skirtingų pamainų šablonų (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Keistis pertraukomis tarp skirtingų pamainų šablonų |
| Leisti darbuotojams dalyti pamainas (Allow employees to split shifts) | Dalyti pamainą į dalis |
Pakeitimai įsigalioja paspaudus mygtuką Išsaugoti (Save).
Darbuotojai: ką pridėti ir ką pašalinti
Skyrius iš trijų laukų.
| Laukas | Ką daro |
|---|---|
| Pridėkite darbuotojus į tvarkaraštį (Add employees to schedule) | Žmonių, kuriuos reikia įtraukti į šį tvarkaraštį, pasirinkimas |
| Pridėti darbuotoją pradedant nuo (Add employee starting from) | Data, nuo kurios žmogus patenka į tvarkaraštį. Ne nuo laikotarpio pradžios, o nuo pasirinktos dienos |
| Pašalinti darbuotojus (Remove employees) | Išvesti žmogų iš tvarkaraščio neištrinant jo iš įmonės |
Laukas su data — būtent dėl jo čia dažniausiai ir užeinama: naujas žmogus pradėjo dirbti mėnesio viduryje, ir pamainų jam reikia ne nuo pirmos dienos.
Sutrumpinti arba pratęsti laikotarpį
Ekranas vadinasi Tvarkaraščio keitimas (Schedule resizing), viršuje rodomas dabartinis laikotarpis.
| Laukas | Variantai |
|---|---|
| Veiksmas (Action) | Išplėsti tvarkaraštį (Extend schedule) arba Trumpinti grafiką (Shorten schedule) |
| Keisti tipą (Change type) | Pavyzdžiui Pratęsti be pamainų (Extend without shifts) — laikotarpis pailgės, bet pamainų jame neatsiras |
| Pratęsti grafiką iki (Extend schedule to) | Data, iki kurios tempiame laikotarpį |
| Ką daryti su esamomis pamainomis naujuoju laikotarpiu? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignoruoti (Ignore) arba Ištrinti (Delete) |
Paskutinis klausimas svarbesnis, nei atrodo: jei naujajame laikotarpyje jau yra pamainų — pavyzdžiui iš kito tvarkaraščio, — programėlė paklaus, ar jas palikti, ar nušluoti.
Pratęsimas be pamainų tinka tada, kai laikotarpį reikia ištempti, o pamainas sudėsite vėliau ranka arba perkursite tvarkaraštį.
Pakrovos poreikis
Prognozė: kiek pamainų reikia kiekviename laiko tarpsnyje. Pagal šiuos duomenis sistema išdėsto pamainas automatinio paskirstymo metu.
Kol prognozė nenustatyta, ekrane rodoma Duomenų nėra (No data) — taip bus naujame tvarkaraštyje.
Tvarkaraštį turintys komandos nariai: tarifas
Ekranas Bazinio atlyginimo redagavimas tvarkaraštyje (Basic pay rate editing in the schedule). Viršuje yra valiuta ir vienetas — pavyzdžiui USD · Per valandą (USD · Per hour) — ir pati tarifo reikšmė.
Dvi ekrane esančios užuominos paaiškina skirtumą tarp bendro ir asmeninio tarifo:
- Nustatykite bazinį tarifą tvarkaraštyje esantiems darbuotojams — tai yra bendras tarifas visiems dalyviams;
- Nustatykite darbuotojui individualų bazinį tarifą. Jis galios nuo pasirinktos datos iki tvarkaraščio pabaigos — tai yra atskiram žmogui galima priskirti savą, ir tik šio tvarkaraščio viduje.
Žemiau yra mygtukas Darbuotojai (Employees) — perėjimas į sąrašą, kuriame tarifas nustatomas kiekvienam vardiškai.
Tvarkaraščio perkonfigūravimas: perkurti iš naujo
Skyrius atveria tą patį vediklį kaip ir kuriant, tik jau užpildytą šio tvarkaraščio duomenimis — pavadinimu, spalva, projektu, laikotarpiu, tarifu. Pataisote tai, ką reikia pakeisti, ir iš naujo paleidžiate generavimą.
To reikia, kai taisyklių padaugėjo arba jos pasikeitė: pridėjote pamainos šabloną, pakeitėte savaitės dienas, pataisėte apkrovą. Užuot trynę tvarkaraštį ir dėlioję jį iš naujo, perkuriate esamą.
Galimos problemos ir sprendimai
| Problema | Priežastis | Sprendimas |
|---|---|---|
| Darbuotojas nemato svetimų pamainų | Išjungta Leisti darbuotojams matyti visas pamainas (Allow employees to see all shifts) | Įjunkite perjungiklį skyriuje Pagrindinė informacija ir išsaugokite |
| Darbuotojai keičiasi pamainomis neatsiklausę | Išjungta Su vadovo patvirtinimu (With manager confirmation) | Įjunkite — keitimasis vyks per jūsų patvirtinimą |
| Pakeitimai neišsisaugojo | Nepaspaustas mygtukas Išsaugoti | Grįžkite į skyrių ir išsaugokite |
| Reikia ilgesnio tvarkaraščio, nei sukūrėte | Laikotarpis nustatytas kuriant | Sumažinti/pratęsti grafiką — pratęsia be perkūrimo |
| Pataisius taisykles pamainos liko senos | Taisyklės keičiasi, o jau sukurtos pamainos — ne | Paleiskite Tvarkaraščio perkonfigūravimas |
Dažnai užduodami klausimai (DUK)
Klausimas: Kuo „Tvarkaraščio perkonfigūravimas“ skiriasi nuo naujo tvarkaraščio kūrimo? Atsakymas: Vediklis tas pats, bet laukai jau užpildyti esamo tvarkaraščio duomenimis, ir rezultatas jį pakeičia, o ne prideda antrą.
Klausimas: Ar galima pratęsti tvarkaraštį jo neperkuriant? Atsakymas: Taip, skyrius Sumažinti/pratęsti grafiką — jis ir sutrumpina laikotarpį.
Klausimas: Kur pakeisti tarifą iš karto visiems tvarkaraštyje? Atsakymas: Skyriuje Tvarkaraštį turintys komandos nariai — ten yra bazinis tarifas visiems šio tvarkaraščio dalyviams.
Klausimas: Kokios teisės nustatomos čia, o kokios darbuotojo kortelėje? Atsakymas: Čia — tik šie dešimt savitarnos perjungiklių: ką žmogus gali daryti su savo pamainomis — keistis, atiduoti į laisvas, imti iš ten, kurti pamainas ir pertraukas, dalyti pamainą. Jie veikia vieno tvarkaraščio viduje ir skirtinguose tvarkaraščiuose gali skirtis. O teisių lygis įmonėje — darbuotojas, administratorius, savininkas — nustatomas darbuotojo kortelėje ir galioja visai įmonei, tvarkaraštis jam įtakos neturi.
Klausimas: Darbuotojas gali atiduoti pamainą, bet negali jos pasiimti — kodėl? Atsakymas: Tai du skirtingi perjungikliai grupėje Laisvos pamainos: atiduoti į laisvų pamainų sąrašą ir imti iš ten leidžiama atskirai.
Klausimas: Kas yra „Pakrovos poreikis“? Atsakymas: Apkrovos prognozė: kiek pamainų reikia kiekviename laiko tarpsnyje. Pagal šiuos duomenis sistema išdėsto pamainas automatinio paskirstymo metu.
Klausimas: Ar galima pašalinti darbuotoją iš tvarkaraščio jo neištrinant iš įmonės? Atsakymas: Taip, šio tvarkaraščio skyriuje Darbuotojai.
Klausimas: Naujas darbuotojas pradėjo dirbti mėnesio viduryje — kaip įtraukti jį ne nuo pradžios? Atsakymas: Skyriuje Darbuotojai yra laukas Pridėti darbuotoją pradedant nuo: nurodykite darbo pradžios datą.
Klausimas: Kas nutiks pamainoms, kurios pratęsiant jau yra naujajame laikotarpyje? Atsakymas: Programėlė paklaus: Ignoruoti — palikti kaip yra, Ištrinti — nušluoti ir sukurti iš naujo.
Klausimas: O kur apskritai nustatomas darbuotojo tarifas? Atsakymas: Darbuotojo profilyje tarifo nėra. Tarifas nustatomas keturiuose lygmenyse: įmonės nustatymuose, projekte, prie pareigų ir čia, tvarkaraštyje. Sistema jo ieško grandine įmonė → tvarkaraštis → pareigos → vieta. Tvarkaraščio tarifas galioja tik jo viduje ir tik nuo pasirinktos datos iki laikotarpio pabaigos, todėl tam pačiam žmogui skirtinguose tvarkaraščiuose galima mokėti skirtingai.