Žingsnis po žingsnio Shifton nustatymo vadovas

Šis vadovas aprašo teisingą Shifton platformos nustatymo tvarką nuo registracijos iki pilnaverčio darbo. Atlikite žingsnius nuosekliai — kiekvienas kitas priklauso nuo ankstesnio.

Žingsnių apžvalga

Žingsnis	Veiksmas	Kur nustatoma
1	Įmonės registracija	shifton.com → Užsiregistruokite
2	Telefono patvirtinimas ir kortelės pridėjimas	Mano profilis → Phone / Company → Atsiskaitymas
3	Darbo užmokesčio nustatymai	Įmonės nustatymai → Atlyginimų nustatymai
4	Modulių prijungimas	Company menu → Moduliai
5	Modulių nustatymas	Company menu → Moduliai → Nustatymai
6	Darbuotojų pridėjimas ir pakvietimas	Employees → + Pridėti darbuotojus
7	Projekto sukūrimas	Projects → + Sukurti projektą
8	Grafiko sukūrimas	Schedules → + Pridėti grafiką
9	Darbas su grafiku (puslapis Schedule)	Grafiko puslapis → pamainų pridėjimas/redagavimas
10	Papildomos funkcijos	Veiklos, žemėlapis, užklausos, ataskaitos

1 žingsnis. Įmonės registracija

Eikite į shifton.com ir paspauskite Užsiregistruokite arba Try Free.

Pasirinkite produktą:

pamainaon Tvarkaraščio sudarymas

mdash; pamainų ir grafikų valdymui

pamainaon Lauko paslRgpos

mdash; išvykstamoms komandoms ir užduotims

Užpildykite formą: įmonės pavadinimas, šalis, pramonės šaka, vardas, el. paštas, slaptažodis, telefonas.

Paspauskite Registruotis — iš karto pateksite į paskyrą.

Formą užpildęs asmuo tampa įPirm.ės savininku (Owner) su pilna prieiga prie visų nustatymų.

Daugiau: Įmonės registracija. Apie Scheduling ir Lauko paslaugos režimus skaitykite straipsnyje Darbo režimai.

2 žingsnis. Telefono patvirtinimas ir kortelės pridėjimas

Prieš kviečiant darbuotojus, reikia atlikti tris privalomus veiksmus:

2.1 Patvirtinti telefono numerį

Paspauskite vardą viršutiniame dešiniajame kampe → Mano profilis.

Skirtuke BPabaigara raskite lauką Telefono numeris → paspauskite patvirtinimo užklausą.

Įveskite SMS kodą → Patvirtinti.

2.2 Pridėti banko kortelę

Paspauskite įPirm.ės pavadinimą → Atsiskaitymas.

Pridėkite mokėjimo kortelę.

2.3 Įforminti prenumeratą

Skyriuje Atsiskaitymas įforminkite mėnesinę prenumeratą.

Be šių žingsnių kvietimų darbuotojams siųsti neįmanoma.

Daugiau: Telefono patvirtinimas. Apie mokėjimo būdus ir prenumeratą — straipsniuose Mokėjimo būdai ir Įmonės balansas ir sąskaitos.

3 žingsnis. Darbo užmokesčio nustatymai

Nustatykite apmokėjimo parametrus prieš kurdami grafikus — jie turi įtakos darbo užmokesčio skaičiavimui visose būsimose pamainose.

Paspauskite įPirm.ės pavadinimą → ĮPirm.ės nustatymai → Atlyginimų nustatymai.

Nustatykite pagrindinius parametrus:

Parametras	Aprašymas
Valiuta	Atsiskaitymų valiuta (154 pasaulio valiutos)
Tarifo režimas	Įkainis per valandą — apmokėjimas už kiekvieną darbo valandą. Kaina už pamainą — fiksuotas apmokėjimas už pamainą
Dienos / Savaitinis / Mėnesinis kvotos	Darbo laiko normos, po kurių skaičiuojami viršvalandžiai
Viršvalandžiai lygiai	Viršvalandžių tarifai (pavyzdžiui, pirmos 2 valandos → 150%, toliau → 200%)
Naktinės pamainos koeficientai	Naktinių pamainų koeficientai
Atostogos tarifai	Švenčių dienų darbo tarifai
Mokėjimo Normaos prioritetas	Pagal pareigas — tarifas iš pareigybės. Pagal vietą — tarifas iš pamainos vietos

Daugiau: Darbo užmokesčio nustatymai. Apie kaskadinio tarifo hierarchiją skaitykite Apmokėjimo tarifų hierarchija.

4 žingsnis. Modulių prijungimas

Shifton naudoja modulinę sistemą — prijunkite tik reikalingas funkcijas.

Paspauskite įPirm.ės pavadinimą → Moduliai.

Įjunkite reikalingus modulius jungikliu.

Rekomenduojami moduliai pradžiai

Modulis	Kam reikalingas	Kaina
Skyriai ir projektai	Keli projektai/skyriai (1 nemokamas)	1 $/mėn. už papildomą projektą
Darbo užmokestis	Darbo užmokesčio skaičiavimas ir ataskaitos	0,50 $/darbuotojas/mėn.
Prašymai dėl laisvo laiko	Laisvadieniu ir atostogų užklausos	1 $/darbuotojas/mėn.
Lankomumas	Atėjimo/išėjimo registracija	1 $/darbuotojas/mėn.
Pertraukos	Pertraukų apskaita	0,50 $/darbuotojas/mėn.

Visi moduliai turi 30 dienų nemokamą laikotarpį (Darbo vietos kontrolė — tik 10 dienų).

Daugiau: Modulinės sistemos apžvalga

5 žingsnis. Modulių nustatymas

Prijungę modulius, nustatykite jų parametrus.

Paspauskite įPirm.ės pavadinimą → Moduliai → skirtuką Nustatymai.

Nustatykite kiekvieną įjungtą modulį.

Pagrindiniai nustatymai

Modulis	Ką nustatyti
Pagrindinis	Valandų formatas, datos formatas, pranešimų kalba, SMS pranešimai
Pertraukos	Pertraukų tipai (apmokamos/neapmokamos), trukmė, limitai
Lankomumas	Žymėjimo metodai (mygtukas / GPS / QR), automatinis užbaigimas, priminimai
Prašymas dėl laisvo laiko	Laisvadieniu tipai (nedarbingumas, atostogos, šventė), pasirinktiniai tipai
Atostogos	Automatinis dienų priskaičiavimas, balansas, perkėlimas
Darbo vietos kontrolė	GPS spindulys, tikrinimas registruojantis/išsiregistruojant
Skubios pamainos	Skubių pamainų pranešimai
Veikla	Veiklų šablonai, susiejimas su grafikais

Daugiau: straipsniai skyriuje Moduliai

6 žingsnis. Darbuotojų pridėjimas ir pakvietimas

Paspauskite Darbuotojai kairėje šoninėje juostoje.

Paspauskite + Pridėti darbuotojus.

Užpildykite formą:

Laukas	Privalomas	Aprašymas
Vardas	Taip	Vardas
Pavardė	Taip	Pavardė
Telefono numeris	Ne	Mobilusis su šalies kodu
El. paštas	Ne	Kvietimo siuntimui
Mėnesio valandų tarifas, %	Taip	100 % = pilnas etatas, 50 % = pusė etato
Pasirinkite projektą	Ne	Priskirti projektui iš karto
Pasirinkite grafiką	Ne	Priskirti grafikui iš karto
Pozicija	Ne	Pareigybė
Siųsti kvietimą	Ne	Siųsti kvietimą el. paštu

Paspauskite Pridėti ir uždaryti arba Add (kitam darbuotojui pridėti).

Alternatyva: importuokite darbuotojus iš Excel/CSV per mygtuką Importuotiuoti — atsisiųskite šabloną, užpildykite ir įkelkite.

Daugiau: Darbuotojų pridėjimas

7 žingsnis. Projekto sukūrimas

Projektas — konteineris darbuotojų ir grafikų sujungimui (skyrius, komanda, filialas).

Pirmasis projektas sukuriamas automatiškai registracijos metu. Jį galima pervadinti ir nustatyti.

Projekto nustatymas

Atidarykite Projektai šoninėje juostoje.

Paspauskite Redaguoti prie norimo projekto.

Užpildykite laukus:

Laukas	Aprašymas
Projekto pavadinimas *	Projekto pavadinimas (privalomas)
spalva	Spalva vizualiniam identifikavimui grafikuose ir ataskaitose
Laiko juosta	Projekto laiko juosta. Galima pakeisti tik jei projekte dar nėra grafikų
Numatytoji vieta	Vieta, automatiškai nustatoma pamainoms generuojant grafiką
Vadovai	Projekto vadovai — gali kurti ir redaguoti grafikus
Darbuotojai	Projekto darbuotojai (kelių pasirinkimas)
Stebėtojai	Stebėtojai — tik grafikų peržiūra, be redagavimo
Pagrindinis atlyginimo tarifas	Bazinis apmokėjimo tarifas darbo užmokesčio skaičiavimui

Nustatykite leidimus: grafikų matomumas, pamainų keitimasis, atviros pamainos, draudimas keisti praeities pamainas.

Jei reikia, pridėkite žymes (Pažymiai) — spalvotas etiketes pamainų kategorizavimui.

Paspauskite IšsRgpoti.

Svarbu: Papildomiems projektams kurti prijunkite modulį Skyriai ir projektai (1 $/mėn. už kiekvieną papildomą projektą).

Daugiau: Projektų valdymas. Apie kelių projektų modulį — Skyriai ir projektai.

8 žingsnis. Grafiko sukūrimas

Grafikas nustato darbo laiko taisykles ir apima darbuotojų pamainas.

Paspauskite Tvarkaraščiai šoninėje juostoje → + Pridėti grafiką.

Užpildykite pagrindinę informaciją: pavadinimas, projektas, datos (iki 3 mėnesių vienu žingsniu), bazinis tarifas.

Pasirinkite grafiko tipą:

Tipas	Aprašymas	Pavyzdys
Tuščias	Visiškai rankinis — pamainos pridedamos rankiniu būdu	Mažas biuras, vadovas pats dėlioja pamainas
Pagrindinis	Fiksuoti pamainų šablonai	Biuras Pr–Pn 09:00–18:00
Pagal prieinamumą	Pagal darbuotojų prieinamumą	Kavinė su studentais baristais
Išplėstinis	Keli pamainų tipai su skirtingu poreikiu	Skambučių centras su ryto, vakaro ir nakties pamainomis
Šablonas	Rotaciniai modeliai (2/2, 5/2 ir pan.)	Apsauga, gamykla, visą parą veikiantis režimas

Nustatykite pamainų šablonus (laikas, pertraukos, savaitės dienos).

Tipams Pagal prieinamumą ir Išplėstinis — nustatykite apribojimus (valandų kvotos, minimalus poilsis).

Pridėkite darbuotojus į grafiką.

Nepamirškite paskelbti grafiko (Skelbti ir Informacijarmuoti darbuotojus) — be paskelbimo darbuotojai nematys savo pamainų.

Daugiau: Grafiko sukūrimas

9 žingsnis. Darbas su grafiko puslapiu (Grafiko puslapis)

Sukūrę grafiką, eikite į grafiko puslapį pamainų valdymui.

Peržiūros režimai

Diena / Savaitė / Mėnuo

mdash; laikotarpio perjungimas

Pagal darbuotojus / By Pamainų šablonai

mdash; grupavimas

Pagrindiniai veiksmai

Pamainos pridėjimas:

paspauskite ⋮ šalia darbuotojo → Pridėti pamainą darbuotojui → nustatykite laiką, pertrauką, vietą

Pamainos redagavimas:

paspauskite pamainą tinklelyje → pakeiskite parametrus → išsRgpokite

Pamainų dubliavimas:

Actions → Dvigubos pamainos → nurodykite šaltinio ir paskirties laikotarpį

Masiniai veiksmai:

Actions → Masiniai pamainų veiksmai → pasirinkite laikotarpį, darbuotojus → Perkelti į Atvirą / Edit / Delete

Atviros pamainos:

pamainos be priskirto darbuotojo, kurias galima pasiimti savarankiškai

Filtrai ir perdangos

Filtrai:

pagal darbuotojus, pareigybes, vietas, žymes, pamainų būseną

Perdangos:

rodyti/slėpti pamainas, laisvadieniu, prieinamumą, pertraukas, veiklas

Eksportas

Excel

(keli formatai), PDF

Premijų/nuskaičiavimų Importuotias

mdash; priedų ir atskaitymų importas

Daugiau: straipsniai skyriuje Grafiko puslapis ir pamainos

10 žingsnis. Papildomos funkcijos

Atlikus bazinį nustatymą, junkite papildomas galimybes pagal poreikį:

Veiklos (modulis Activity)

Papildomų užduočių planavimas ant pamainų — mokymai, susitikimai, inventorizacijos. Kurkite veiklų šablonus ir priskirkite juos darbuotojams.

GPS žemėlapis (modulis Darbo vietos kontrolė)

Darbuotojų buvimo vietos kontrolė registruojant atėjimą/išėjimą. Nustatykite leistino atstumo nuo darbo vietos spindulį.

Darbuotojų užklausos

Darbuotojai gali savarankiškai per programėlę arba žiniatinklio versiją:
– Prašyti laisvadieniu ir atostogų (modulis Prašymai dėl laisvo laiko)
– Keistis pamainomis (jei leidžiama projekto nustatymuose)
– Imti atviras pamainas
– Atsisakyti pamainų

Ataskaitos

11 ataskaitų tipų: darbo valandos, darbo užmokestis, lankomumas, laisvadieniu, viršvalandžiai ir kiti. Filtruokite pagal laikotarpį, darbuotojus, projektus.

Lankomumas (modulis Attendance)

Darbuotojų atėjimo/išėjimo registracija — per mygtuką programėlėje, GPS koordinates arba QR kodą.

Pertraukos (modulis Breaks)

Pertraukų apskaita pamainos metu — apmokamos ir neapmokamos, su kiekio ir trukmės limitais.

Susijusios straipsniai

Dažniausiai užduodami klausimai

K: Ar galima praleisti kokį nors žingsnį?
A: 1–2 žingsniai privalomi. 3–5 žingsniai labai rekomenduojami prieš kuriant grafikus, nes darbo užmokesčio ir modulių nustatymai turi įtakos skaičiavimams. 6–8 žingsniai — minimumas darbui pradėti.

K: Kiek laiko užima pilnas nustatymas?
A: Bazinis nustatymas (1–8 žingsniai) užima 15–30 min..učių nedidelei komandai.

K: Ar būtina nustatyti darbo užmokestį prieš kuriant grafiką?
A: Labai rekomenduojama. Darbo užmokesčio nustatymai (valiuta, tarifo režimas, viršvalandžiai) taikomi visoms būsimoms pamainoms. Pakeisti juos vėliau galima, bet perskaičiavimas atgaline data nevykdomas.

K: Ar galima pridėti darbuotojus be kvietimo?
A: Taip. Pridėkite darbuotoją be žymimojo langelio Siųsti kvietimą — jis atsiras sistemoje su būsena „Nekviestas”. Pakviesti galima vėliau.

K: O jei nepriBirž。gsiu jokių modulių?
A: Bazinis funkcionalumas (grafikas, darbuotojų sąrašas, valdymo skydelis) veikia be modulių. Moduliai prideda papildomas galimybes — darbo užmokestį, laisvadieniu, lankomumą ir pan.

K: Teisinga tvarka: pirmiausia darbuotojai ar pirmiausia projektas?
A: Pirmasis projektas sukuriamas automatiškai registracijos metu. Rekomenduojama pirmiausia nustatyti projektą, tada pridėti darbuotojus — pridedant galima iš karto priskirti juos projektui ir grafikui.

K: Darbuotojas pridėtas, bet nemato pamainų — ką daryti?
A: Patikrinkite tris žingsnius: 1) darbuotojas pridėtas į projektą, 2) darbuotojas pridėtas į grafiką, 3) grafikas paskelbtas. Visi trys žingsniai privalomi.

K: Ar galima grįžti ir pakeisti nustatymus vėliau?
A: Taip. Visus nustatymus (išskyrus grafiko tipą ir projekto laiko juostą su grafikais) galima pakeisti bet kuriuo metu.

K: Kaip suprasti, kokie moduliai man reikalingi?
A: Pradėkite nuo bazinio funkcionalumo. Junkite modulius pagal poreikį — kiekvienas turi 30 dienų nemokamą laikotarpį testavimui.

K: Ar reikia kurti pareigybes (Pareigos) ir įgūdžius (Įgūdžiai)?
A: Nebūtina. Pareigybės naudingos skirtingiems apmokėjimo tarifams ir filtravimui. Įgūdžiai — automatiniam darbuotojų priskyrimui tam tikroms užduotims ar veikloms.

K: Kaip pakviesti darbuotoją be el. pašto?
A: Nurodykite mobiliojo telefono numerį — kvietimas ateis SMS žinute.

K: Kas yra „aktyvus darbuotojas” kainų skaičiavimui?
A: Darbuotojas, kuris turėjo bent vieną pamainą per ataskaitinį mėnesį. Neaktyvūs darbuotojai neapmokestinami.

K: Ar būtina skelbti grafiką?
A: Vadovo darbui — ne, pamainos matomos administravimo skydelyje. Tačiau darbuotojai matys savo pamainas programėlėje tik po paskelbimo.

K: Ar galima nustatyti sistemą keliems filialams?
A: Taip. Sukurkite atskirą projektą kiekvienam filialui (modulis Skyriai ir projektai). Kiekvienas projektas turi savo vadovus, darbuotojus ir grafikus.

K: Kaip nustatyti rotacinį grafiką (2/2, para per tris)?
A: Kuriant grafiką pasirinkite tipą Šablonas ir nustatykite rotacijos modelį — sistema automatiškai pakartojis jį visam laikotarpiui.