Pirmojo projekto ir grafiko sukūrimas

Projektai jungia darbuotojus ir grafikus (kaip padaliniai, lokacijos ar komandos). Grafikai nustato darbo laiko taisykles ir apima faktines pamainas. Reikia bent vieno projekto ir vieno grafiko, kad būtų galima priskirti pamainas.

1 dalis: Projektas

Pirmasis projektas sukuriamas automatiškai iš karto po įmonės registracijos. Galite jį pervadinti arba pakeisti nustatymus.

Kaip redaguoti projektą

Paspauskite piktogramą Projektai kairiajame šoniniame skydelyje (aplanko piktograma) → pasirinkite projektą → pakeiskite duomenis:

Darbuotojų leidimai projekte

Projekto žymės (Marks)

Kiekvienas projektas gali turėti savo žymių rinkinį — spalvotų etikečių kategorizavimui. Žymes galima prisegti prie pamainų, taip pat prie darbuotojų grafike (skirtukas Tvarkaraštį turintys komandos nariai).

Žymių valdymui: atidarykite projekto redagavimą → Pažymiai → + Add Žymėti → įveskite pavadinimą ir pasirinkite spalvą → IšsRgpoti.

Paspauskite IšsRgpoti.

Papildomų projektų kūrimas

Paspauskite + Sukurti projektą puslapyje Projects.

2 dalis: Grafiko sukūrimas

1 žingsnis: Atidarykite puslapį Schedules

Paspauskite piktogramą Tvarkaraščiai kairiajame šoniniame skydelyje (sąrašo piktograma).

2 žingsnis: Paleiskite vedlį

Paspauskite + Pridėti grafiką.

3 žingsnis: Pagrindinė informacija (1 žingsnis)

Darbuotojų leidimai (kiekvienas su parinktimi «Su vadovo patvirtinimu»):
– Keitimasis pamainomis
– Pamainos perkėlimas į atviras
– Savo pamainų kūrimas
– Pertraukų kūrimas
– Atsisakymas nuo pamainų
– Atvirų pamainų paėmimas
– Keitimasis pertraukomis tarp šablonų
– Pamainų padalijimas

Paspauskite Kitas.

4 žingsnis: Pasirinkite grafiko tipą (2 žingsnis)

Kiekvienas grafiko tipas turi savo nustatymus tolesniuose vedlio žingsniuose.

Empty — rankinis grafikas

Visiškas rankinis valdymas. Sistema negeneruoja pamainų — jas pridedate rankiniu būdu per puslapį Schedule.

Pavyzdys: Nedidelis 5 žmonių biuras, kuriame vadovas pats sprendžia, kas kada dirba, ir rankiniu būdu stato pamainas kiekvienai dienai.

Papildomų žingsnių vedlyje nėra — grafikas sukuriamas iš karto.

Basic — standartinis automatinis

Tinka paprastiems grafikams su fiksuotu laiku. 3 žingsnyje (Pamainos duomenys) nustatomi pamainų šablonai:

• Savaitės dienos kiekvienam šablonui
• Pamainos pradžios ir pabaigos laikas
• Pertraukos trukmė
• Lokacija

Sistema automatiškai paskirsto darbuotojus pagal nustatytus šablonus.

Pavyzdys: Biuras dirba Pr–Pn 09:00–18:00. Sukuriate vieną pamainos šabloną, ir sistema priskiria jį visiems darbuotojams pasirinktomis dienomis.

Pagal prieinamumą — pagal darbuotojų prieinamumą

Darbuotojai iš anksto nurodo savo prieinamą laiką (per skyrių Kai esu pasiekiamas). Sistema automatiškai generuoja pamainas atsižvelgdama į kiekvieno darbuotojo prieinamumą. 3 žingsnyje (Pamainos duomenys) nustatoma:

Pavyzdys: Kavinė, kurioje studentai baristai pažymi, kuriomis dienomis ir valandomis jie gali dirbti. Darbo dienomis reikia 3 žmonių, savaitgaliais — 1. Sistema pati sudaro grafiką atsižvelgdama į prieinamumą ir poreikį.

Advanced — pažangusis automatinis

Sudėtingiems grafikams su keliomis pamainomis per dieną ir skirtingais personalo poreikiais. 3 žingsnyje (Pamainos duomenys):

Pavyzdys: Skambučių centras su rytine pamaina (08:00–16:00, reikia 10 operatorių darbo dienomis, 5 savaitgaliais), vakarine (16:00–00:00, reikia 8 operatorių) ir naktine (00:00–08:00, reikia 3 operatorių). Sistema paskirsto darbuotojus pamainomis atsižvelgdama į apkrovą kiekvieną dieną.

Preset — rotaciniai šablonai

Cikliniams grafikams. 3 žingsnyje nustatomas rotacijos šablonas — sistema automatiškai keičia darbo ir poilsio dienas pagal nustatytą šabloną.

Pavyzdys: Apsaugos įmonė, kurioje darbuotojai dirba 2 dienas per 2 (2/2), arba gamykla su grafiku para per tris. Nustatote šabloną vieną kartą, ir sistema kartoja jį visam grafiko laikotarpiui.

Kas yra pamainos šablonas (Pamainos šablonas)

Pamainos šablonas — tai išsaugotas parametrų rinkinys greitam pamainų kūrimui. Užuot kiekvieną kartą vedant laiką, pertrauką ir kitus duomenis rankiniu būdu, pasirenkate paruoštą šabloną — ir visi laukai užpildomi automatiškai.

Šablonai kuriami 3 žingsnyje (Pamainos duomenys) grafiko vedlyje (tipams Basic, Pagal prieinamumą, Advanced) arba vėliau — puslapyje Schedule.

Iš ko susideda pamainos šablonas

Pertraukos pamainos šablone

Pamainos šablonas palaiko du pertraukų nustatymo būdus:

1. PBal.asta pertrauka (Pertrauka) — nurodoma tik trukmė minutėmis. Pertrauka nėra susieta su konkrečiu laiku.

2. Suplanuotos pertraukos (Nustatykite pertraukas) — tikslios pertraukos su pradžios laiku ir parametrais. Aktyvuokite žymimąjį langelį Nustatykite pertraukas pamainos šablone:

Paspauskite Pridėti pertrauką papildomų pertraukų pridėjimui šablone. Galima nustatyti kelias pertraukas vienoje pamainoje (pavyzdžiui, rytinę kavos pertrauką ir pietų pertrauką).

Darbuotojų skaičius pagal savaitės dienas

Grafiko tipams Pagal prieinamumą ir Išplėstinis kiekvienas pamainos šablonas leidžia nustatyti Reikiamas darbuotojų skaičius — reikalingą darbuotojų skaičių atskirai kiekvienai savaitės dienai (Pr–Sk). Naudokite mygtukus +/− nustatymui.

Tai leidžia, pavyzdžiui, priskirti 5 žmones darbo dienomis ir 2 savaitgaliais tam pačiam pamainos šablonui.

Žymimasis langelis Nustatyti darbo vietas pagal dieną įjungia atskiro darbo vietų valdymo pagal dienas režimą.

Kur naudojami šablonai

Pavyzdys

Restoranas sukuria tris šablonus: „Rytas” (07:00–15:00, suplanuota pertrauka „Pietų pertrauka” 30 min.. nuo 12:00, apmokama), „Diena” (15:00–23:00, pertrauka 30 min..), „Naktis” (23:00–07:00, pertrauka 20 min..). Darbo dienomis reikia 5 žmonių rytinei pamainai, savaitgaliais — 3. Sudarydamas grafiką vadovas pasirenka paruoštą šabloną — laikas, pertraukos ir darbuotojų skaičius įrašomi automatiškai.

5 žingsnis: Apribojimų nustatymai — Settings (tik Pagal prieinamumą ir Advanced)

Tipams Pagal prieinamumą ir Išplėstinis vedlyje yra papildomas žingsnis Nustatymai, nustatantis apribojimus automatiniam pamainų paskirstymui:

Darbo valandų kvotos:

Pamainų ir poilsio Bal.ibojimai:

Pasirinktinės taisyklės — mygtukas + Add leidžia pridėti papildomas taisykles automatiniam generavimui.

Šie nustatymai užtikrina, kad automatiškai sukurtas grafikas atitinka darbo įstatymų reikalavimus ir vidines įmonės taisykles.

Apkrovos planuoklė (tik Pagal prieinamumą ir Advanced, reikalingas modulis Forecasting)

Grafiko vedlyje tipams Pagal prieinamumą ir Išplėstinis su prijungtu moduliu Prognozavimas yra skirtukas Pakrovos poreikis. Jis leidžia nustatyti, kiek darbuotojų reikia kiekvieną kiekvienos dienos valandą.

Valandinio darbo krūvio planuotojas (Valandinės apkrovos planuoklė)

Vizualus apkrovos redaktorius tiesiog sąsajoje:

Pavyzdys: Biuras dirba Pr–Pn 09:00–18:00. Darbo dienomis kiekvieną valandą reikia 1 darbuotojo, Šš ir Sk — 0. Užpildote tinklelį, ir sistema automatiškai apskaičiuoja optimalų pamainų skaičių.

6 žingsnis: Pridėkite darbuotojus į grafiką

Atidarykite Grafiko puslapis (kalendoriaus piktograma) → pasirinkite projektą ir grafiką → pridėkite darbuotojus per meniu Veiksmai.

3 dalis: Pridėkite pirmąją pamainą

Pridėjus paspauskite Skelbti ir Informacijarmuoti darbuotojus — darbuotojai gaus pranešimus apie grafiką.

Susiję straipsniai

• Žingsnis po žingsnio nustatymo vadovas
• Pirmųjų darbuotojų pridėjimas
• Darbo užmokesčio nustatymai
• Padaliniai ir projektai
• Pertraukos
• Prognozavimas
• Projektų valdymas
• Lokacijų valdymas

Dažnai užduodami klausimai

Kl.: Kiek grafikų gali būti vieVardas projekte?
Ats.: Neribojamas skaičius.

Kl.: Kokia maksimali grafiko trukmė?
Ats.: Kuriant ir pratęsiant — ne daugiau kaip trys mėnesiai per vieną žingsnį. Pratęsti grafiką galima neribotą kartų skaičių.

Kl.: Ar galima pakeisti grafiko tipą po sukūrimo?
Ats.: Ne. Kitam tipui sukurkite naują grafiką.

Kl.: Darbuotojai nerodomi grafiko tinklelyje.
Ats.: Įsitikinkite, kad darbuotojai pridėti ir į projektą, ir į grafiką.

Kl.: Įspėjimo ženklas ⚠️ prie grafiko.
Ats.: Datų intervalas pasibaigė. Sukurkite naują grafiką arba pratęskite esamą.

Kl.: Kaip pridėti darbuotojus į grafiką po jo sukūrimo?
Ats.: Atidarykite Tvarkaraščiai → pieštuko piktograma prie grafiko → skirtukas Pridėti darbuotojus → pasirinkite darbuotojus → išsaugokite.

Kl.: Kaip pratęsti grafiką pasibaigus terminui?
Ats.: Schedules → pieštukas → skirtukas Sumaažinti/pratęsti grafiką → pasirinkite Išplėsti tvarkaraštį → nurodykite naują datą → išsaugokite.

Kl.: Kam reikalingas tipas „Savaitė control Tipas” grafike?
Ats.: Nustato, kaip sistema reaguoja į viršvalandžius. Leisti — be apribojimų, Leisti su patvirtinimu — vadovas patvirtina viršvalandžius, Blokuoti — pamainos su viršijimu pažymimos raudonu tašku.

Kl.: Kaip sukurti antrą projektą?
Ats.: Eikite į Moduliai → padidinkite projektų skaičių modulyje Skyriai ir projektai → išsaugokite. Po to mygtukas + Sukurti projektą taps aktyvus.

Kl.: Ar galima pervadinti pamainos šabloną po grafiko sukūrimo?
Ats.: Taip. Paspauskite ant pamainos šablono grafiko tinklelyje → redagavimo mygtukas — pakeiskite pavadinimą ir išsaugokite.

Kl.: Kaip pasirinkti grafiko tipą „Šablonas” rotacijai 2/2?
Ats.: Grafiko kūrimo vedlyje 2 žingsnyje pasirinkite Šablonas, tada nustatykite šabloną: 2 darbo dienos, 2 poilsio dienos.

Kl.: Kas atsitiks, jei nepublikuosite grafiko?
Ats.: Darbuotojai negaus pranešimų ir nematys pamainų mobiliojoje programėlėje. Publikavimas būtinas komandos informavimui.

Kl.: Ar galima paskirti projekto vadovą jo sukūrimo metu?
Ats.: Taip. Projekto nustatymuose yra laukas Vadovai — pridėkite reikiamus naudotojus su Vadovo vaidmeniu.

Kl.: Kaip ištrinti grafiką?
Ats.: Atidarykite grafiko nustatymus ir paspauskite Ištrinti. Visos pamainos grafike bus automatiškai ištrintos.

Kl.: Kaip pridėti suplanuotas pertraukas pamainos šablone?
Ats.: Pamainos šablone įjunkite žymimąjį langelį Nustatykite pertraukas → nurodykite Title, Duration, Start ir Paid → paspauskite Pridėti pertrauką papildomoms pertraukoms pridėti. Kiekviena pertrauka susieta su konkrečiu laiku.

Kl.: Kuo skiriasi pBal.asta pertrauka (Pertrauka) nuo suplanuotos (Nustatykite pertraukas)?
Ats.: Paprastas Break — tik trukmė minutėmis, be sąsajos su laiku. Nustatykite pertraukas — tikslios pertraukos su pavadinimu, pradžios laiku, trukme ir apmokėjimo žymimuku.

Kl.: Ar galima nustatyti skirtingą darbuotojų skaičių darbo dienomis ir savaitgaliais?
Ats.: Taip. Grafiko tipuose Pagal prieinamumą ir Išplėstinis kiekvienam pamainos šablonui nustatomas Reikiamas darbuotojų skaičius atskirai kiekvienai savaitės dienai (Pr–Sk).

Kl.: Kas yra Valandinio darbo krūvio planuotojas?
Ats.: Vizuali apkrovos planuoklė skirtuke Pakrovos poreikis (reikalingas modulis Prognozavimas). Leidžia nustatyti, kiek darbuotojų reikia kiekvieną kiekvienos dienos valandą. Remiantis šiais duomenimis sistema apskaičiuoja optimalų pamainų skaičių.

Kl.: Kur rasti apkrovos planuoklę?
Ats.: Prijunkite modulį Prognozavimas → grafiko vedlyje tipams Pagal prieinamumą arba Išplėstinis → skirtukas Pakrovos poreikis → Valandinio darbo krūvio planuotojas.

Kl.: Ką reiškia „Nustatyti darbo vietas pagal dieną” pamainos šablone?
Ats.: Žymimasis langelis leidžia nustatyti skirtingą darbo vietų skaičių kiekvienai savaitės dienai viename pamainos šablone. Prieinamas tipuose Pagal prieinamumą ir Advanced.

Kl.: Ar galima pridėti kelias pertraukas vienoje pamainos šablone?
Ats.: Taip. Paspauskite Pridėti pertrauką kiekvienai papildomai pertraukai. Pavyzdžiui, kavos pertrauka 15 min 10:30 ir pietūs 30 min.. 13:00.

Kl.: Ką reiškia „Tuo pačiu metu pertraukos metu 0–1″ pertraukos nustatymuose?
Ats.: Rodo, kiek darbuotojų gali būti šioje pertraukoje vienu metu. Sistema kontroliuoja, kad ne visi eitų pertraukos vienu metu.