Pakartotinai naudojamų veiklų konfigūracijų valdymas, skirtas paspartinti užduočių kūrimą ir užtikrinti vienodumą visoje organizacijoje.
Kas tai?
Veiklų šablonai yra iš anksto nustatytos konfigūracijos, kurias galima pakartotinai naudoti kuriant naujas veiklas. Užuot kiekvieną kartą pildyti tuos pačius laukus — pavadinimą, trukmę, projektą, pastabas — išsaugote juos kaip šabloną ir pritaikote keliais paspaudimais.
Šablonai valdomi skirtuke Veiklos šablonai puslapyje Activity (šalia skirtuko Calendar). Sukūrus šablonus, jie tampa prieinami kuriant naujas veiklas — tiek po vieną, tiek masiškai.
Būtinosios sąlygos
#
Reikalavimas
Informacija
1
Prieiga prie Activity puslapio
Reikalinga prieiga prie veiklų funkcionalumo.
2
Vadovo, Administratoriaus arba Savininko vaidmuo
Šablonų valdymui reikalingos padidintos teisės.
3
Sukonfigūruoti projektai
Šablonai gali nurodyti konkrečius projektus.
Nuoseklios instrukcijos
Navigacija į veiklų šablonus
Žingsnis
Veiksmas
Tikėtinas rezultatas
1
Eikite į Veikla puslapį per kairiąją šoninę juostą.
Atsidaro Activity puslapis su aktyviu Calendar skirtuku.
2
Paspauskite skirtuką Veiklos šablonai (šalia Calendar skirtuko).
Atsidaro šablonų sekcija su esamų šablonų sąrašu (jei tokių yra).
Naujo šablono kūrimas
Žingsnis
Veiksmas
Tikėtinas rezultatas
1
Skirtuke Veiklos šablonai paspauskite Sukurti šabloną (arba mygtuką +).
Atsidaro šablono kūrimo forma.
2
Įveskite šablono pavadinimą — aiškų veiklos tipo aprašymą.
Pavadinimo laukas užpildytas.
3
Nurodykite numatytąją trukmę veikloms, kuriamoms iš šio šablono.
Trukmė nustatyta.
4
Pasirinkite projektą, su kuriuo siejamas šablonas (jei reikia).
Projektas susietas.
5
Pridėkite numatytąsias pastabas arba instrukcijas, kurios bus rodomos veiklose, sukurtose iš šio šablono.
Pastabos išsaugotos kaip šablono dalis.
6
Pagal poreikį sukonfigūruokite papildomus laukus (vieta, pareigybių reikalavimai ir pan.).
Visos reikalingos numatytosios reikšmės nustatytos.
7
Paspauskite Išsaugoti.
Šablonas sukurtas ir rodomas sąraše.
Šablono redagavimas
Žingsnis
Veiksmas
Tikėtinas rezultatas
1
Skirtuke Veiklos šablonai raskite norimą šabloną.
Šablono eilutė matoma sąraše.
2
Paspauskite mygtuką Redaguoti (pieštuko piktograma) šalia šablono.
Atsidaro redagavimo forma su esamomis reikšmėmis.
3
Atlikite pakeitimus reikalinguose laukuose.
Laukai atnaujinti.
4
Paspauskite Išsaugoti.
Šablonas atnaujintas. Anksčiau iš šio šablono sukurtos veiklos nepakinta.
Šablono šalinimas
Žingsnis
Veiksmas
Tikėtinas rezultatas
1
Skirtuke Veiklos šablonai raskite šabloną šalinimui.
Šablono eilutė matoma sąraše.
2
Paspauskite mygtuką Ištrinti (šiukšliadėžės piktograma) šalia šablono.
Pasirodo patvirtinimo dialogas.
3
Patvirtinkite šalinimą.
Šablonas pašalintas iš sąrašo. Anksčiau iš šio šablono sukurtos veiklos lieka nepakeistos.
Šablono naudojimas kuriant veiklą
Žingsnis
Veiksmas
Tikėtinas rezultatas
1
Veiklų kalendoriuje paspauskite Sukurti užduotį.
Atsidaro veiklos kūrimo forma.
2
Išskleidžiamame sąraše pasirinkite šabloną.
Forma automatiškai užpildoma šablono reikšmėmis (pavadinimas, trukmė, projektas, pastabos).
3
Pagal poreikį pakoreguokite laukus (pvz., data arba konkretų darbuotoją).
Laukai pritaikyti šiam atvejui.
4
Paspauskite Išsaugoti.
Sukurta nauja veikla pagal šabloną.
Šablono laukų žinynas
Laukas
Privalomas
Aprašymas
Šablono pavadinimas
Taip
Aiškus šablono pavadinimas.
Numatytoji trukmė
Taip
Iš anksto nustatyta veiklų, kuriamų iš šio šablono, trukmė.
Projektas
Ne
Numatytasis projektas siejimui su veikla.
Pastabos / Instrukcijos
Ne
Numatytasis tekstas, kuris bus rodomas veiklos pastabų lauke.
K1: Jei atnaujinsiu šabloną, ar pasikeis esamos veiklos? Ne. Veiklos, kurios buvo sukurtos iš šablono anksčiau, lieka nepakeistos. Šablono atnaujinimas veikia tik naujas veiklas, kuriamas iš jo ateityje.
K2: Ar galiu sukurti kelis šablonus vienam projektui? Taip. Galite sukurti tiek šablonų, kiek reikia, įskaitant kelis šablonus vieno projekto ribose. Pavyzdžiui, atskirus šablonus „Rytinam patikrinimui”, „Dienos pristatymui” ir „Vakarinei ataskaitai” — visus viename projekte.
K3: Ar galiu duplikuoti šabloną? Jei dubliavimo funkcija prieinama, galite nukopijuoti esamą šabloną ir jį pakeisti. Kitu atveju sukurkite naują šabloną ir ranka užpildykite panašias reikšmes.
K4: Ar šablonai prieinami visuose projektuose? Šablonai prieinami įmonės lygiu. Jei šablonas susietas su konkrečiu projektu, tas projektas bus nustatytas kaip numatytasis, tačiau kuriant veiklą projektą galima pakeisti.
Galimos problemos ir sprendimai
Problema
Galima priežastis
Sprendimas
Mygtukas „Sukurti šabloną” nematomas
Nepakankamos teisės.
Šablonus gali kurti tik Vadovas, Administratorius arba Savininkas. Kreipkitės į Administratorių.
Šablono formoje trūksta laukų
Dalis laukų gali būti paslėpti už „Išplėstinis” jungiklio.
