Klientu portāls ir modulis, kas notur jūsu klientu lietas kursā par vizīti bez neviena dispečera zvana. Klients saņem paziņojumu par gaidāmo darbu, saiti, pa kuru redz kartē, kur pašlaik atrodas izpildītājs un kad viņš atbrauks, var uzrakstīt čatā un pēc darba atstāt atsauksmi.
Klientam pie tam nav nepieciešams konts Shifton — viss atveras pa saiti no SMS vai vēstules.
Svarīgi: Klientu portāls ir maksas modulis. Ieslēdziet to sadaļā Uzņēmuma iestatījumi → Moduļi. Pēc ieslēgšanas kreisajā izvēlnē parādās izvēršama grupa Klientu portāls ar četrām lapām.
Ko saņem klients
- Paziņojumus par vizīti. Klients uzzina, ka pieteikums ir pieņemts, ka izpildītājs ir izbraucis, ka darbs ir pabeigts. Kurus tieši notikumus paziņot un pa kuru kanālu — SMS, e-pasts vai abus — jūs izlemjat pats.
- Izsekošanas lapu. Saite ved uz atsevišķu adresi — my.shifton.com, nevis uz lietotni. Lapā: karte ar divām atzīmēm — klienta adrese un izpildītājs — un starp tām izveidotu maršrutu, aprēķinātais laiks ceļā, bet blakus izpildītāja kartīte ar fotogrāfiju un vārdu un divas pogas — „Zvans“ un „Ziņojums“. Zemāk — vizītes plānotais laiks, apkalpošanas adrese un izpildes statuss.
- Čatu par uzdevumu. Poga „Ziņojums“ atver sarakstīšanos tieši tajā pašā lapā: ievades lauks un poga „Sūtīt“. Jūsu komanda atbild lapā Čati lietotnē. Sarakstīšanās ir piesaistīta uzdevumam, tāpēc to redz ikviens, kas ar šo uzdevumu strādā. Pēc uzdevuma pabeigšanas čats tiek slēgts un nonāk cilnē Arhīvs.
- Atsauksmi pēc darba. Apkalpošanas kvalitātes vērtēšanas forma atveras pa savu saiti: izpildītāja fotogrāfija un vārds, vērtējums ar piecām zvaigznēm, neobligāts komentārs un pievienots fails. Klients nospiež „Sūtīt“, un atsauksme nonāk lapā Atsauksmes. Atsauksmi atstāj vienu reizi — pēc nosūtīšanas saite kļūst neaktīva.
Saite uz atsauksmi darbojas tikai pēc uzdevuma pabeigšanas. Kamēr uzdevums nav galīgajā statusā, pa to atveras lapa „Saite vairs nav derīga“.
Lapa klienta valodā. Klienta lapu augšējā labajā stūrī ir valodas izvēle — pieejamas visas 41 Shifton valodas — un tumšās tēmas pārslēdzējs. Visi paraksti tiek tulkoti, tāpēc klients no jebkuras valsts redz lapu savā valodā. Ilustrācijās zemāk lapa ir atvērta angļu valodā.
Izpildītāja telefonu pie tam var neatklāt: moduļa iestatījumos ir numura aizvietošana, un klients zvana nevis uz darbinieka personīgo numuru.
Cik ilgi dzīvo saites
Abas saites ir vienreizējas katra savā veidā, un to ir vērts zināt iepriekš:
- Izsekošanas saite darbojas, kamēr uzdevums ir darbā. Tiklīdz jūs pārvedat uzdevumu galīgajā statusā, izsekošana tiek slēgta — klients ieraudzīs „Saite vairs nav derīga“.
- Saite uz atsauksmi, tieši pretēji, sāk darboties tikai pēc uzdevuma pabeigšanas. Un darbojas līdz pirmajai atsauksmei: klients nosūtīja vērtējumu — saite kļuva neaktīva, otrreiz atstāt atsauksmi nav iespējams.
- Čats dzīvo kopā ar uzdevumu: kamēr uzdevums ir darbā, klients un jūsu komanda sarakstās, bet pēc pārvešanas galīgajā statusā sarakstīšanās tiek slēgta un nonāk cilnē Arhīvs — tā paliek jums pieejama lasīšanai lapā Čati, cilnē Arhīvs.
Vienkāršāk atcerēties tā: darbs iet — atvērta ir karte un čats; darbs ir beidzies — atvērta ir tikai atsauksme, un tā ir atvērta vienu reizi.
Kā visu iestatīt: pieci soļi
1. Ieslēdziet moduli
Uzņēmuma iestatījumi → Moduļi → atzīmējiet Klientu portāls → Saglabāt. Sīkāk — rakstā „Moduļi un moduļu iestatījumi“.
2. Sasaistiet klienta laukus ar saziņas kanāliem
Moduļi → Iestatījumi → Klientu portāls. Šeit tiek norādīts, no kuriem klienta kartītes laukiem ņemt vārdu, uzvārdu, telefonu un e-pastu — tieši uz šo telefonu aizies SMS, bet uz šo adresi vēstule. Tur pat tiek izvēlēts, kā rādīt klientam izpildītāja vārdu, un tiek ieslēgta telefona aizvietošana.
3. Iestatiet paziņojumus pēc uzdevuma statusiem
Lapa Atgādinājumu iestatījumi („Atgādinājumu iestatījumi“), bloks Paziņojumu iestatījumi pēc statusiem. Tā ir moduļa galvenā tabula: tajā ir uzskaitīti jūsu uzņēmuma uzdevumu statusi, un pret katru tiek ieslēgti kanāli, pa kuriem klients saņems ziņojumu, kad uzdevums pāries šajā statusā.
Statusi katram uzņēmumam ir savi. Tas nav gatavs sistēmas saraksts: jūs statusus izveidojat un nosaucat paši sadaļā Uzdevumu iestatījumi → Statusi, bet paziņojumu tabula vienkārši parāda to, kas jums ir iestatīts. Tāpēc jūsu tabulā būs jūsu nosaukumi, nevis tie, kas ir ilustrācijā zemāk (tur piemēram ir statusi „TO DO“, „Started“, „Doing“, „Pause“, „Decline“, „On my way“, „Accepted“, „Finished“).
No tā izriet arī darbību secība: vispirms statusi, pēc tam paziņojumi. Ja pievienot jaunu statusu pēc paziņojumu iestatīšanas, tas parādīsies tabulā kā atsevišķa rinda bez kanāliem — un pa to klientam nekas neaizies, kamēr jūs tos neieslēgsiet.
Statusi bez kanāliem ir apzīmēti ar pelēku — pa tiem klientam nekas neaiziet. Lai ieslēgtu statusu, nospiediet + tā rindā — atvērsies logs „Add rule for statuses“, kur tiek norādīts viss ziņojums pilnībā:
- Status — statuss, pie kura nostrādās likums (piemēram, On my way).
- Kanāli — kanāli: SMS, E-mail vai abi.
- SMS teksts — SMS teksts.
- E-pasta tēma — vēstules tēma.
- E-pasta teksts — vēstules teksts.
- Iespējots — vai likums ir iespējots.
Aizstājumi ziņojuma tekstā
Teksti nav statiski: tajos tiek iestarpināti uzdevuma dati. Pieejami aizstājumi:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Pats svarīgākais: saites nonāk ziņojumā tikai caur aizstājumiem. {link_map} ir saite uz izsekošanas lapu ar karti, {link_feedback} ir saite uz atsauksmes formu. Ja tos neiestarpināt tekstā, ziņojums aizies bez saites, un klients nevarēs ne izsekot izpildītāju, ne atstāt atsauksmi.
SMS teksta piemērs statusam On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Bet vēstules tēma var izskatīties šādi: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Pievienojiet atgādinājumus pēc laika
Tur pat, bloks Ieplānoto paziņojumu iestatījumi — poga Izveidot atgādinājumu. Atšķirībā no paziņojumiem pēc statusiem, atgādinājums ir piesaistīts nevis notikumam, bet laikam: cik minūtes pirms vizītes vai pēc tās nosūtīt ziņojumu. Atgādinājumam ir nosaukums, intervāls (Nosūtīt pirms/pēc), izvēle „pirms/pēc“ (Atgādinājuma opcija), kanāli un ieslēgšanas pārslēdzējs.
Piemēram, atgādinājums „30 minūtes pirms vizītes“ pa SMS — klients paspēs sagatavoties, bet jūs samazināsiet neveiksmīgo izbraukumu skaitu.
5. Papildiniet SMS bilanci
SMS tērē bilanci, un pie nulles bilances ziņojumi vienkārši neaizies. Bilance, tēriņš un automātiskā papildināšana — lapā SMS norēķini. E-pasts tiek sūtīts bez maksas, tāpēc sākt var arī ar vienu e-pasta kanālu.
Moduļa lapas
| Lapa | Kam nepieciešama | Sīkāk |
|---|---|---|
| Čati („Čati“) | Lasīt klientu ziņojumus par uzdevumiem un atbildēt uz tiem. Cilne Arhīvs glabā slēgtās sarakstīšanās | Čati |
| Atsauksmes („Atsauksmes“) | Skatīt klientu vērtējumus un komentārus, ar filtriem pēc darbinieka un klienta | Atsauksmes |
| Atgādinājumu iestatījumi („Atgādinājumu iestatījumi“) | Paziņojumi pēc statusiem un atgādinājumi pēc laika | Atgādinājumu iestatījumi |
| SMS norēķini („SMS norēķini“) | SMS bilance, tēriņš pa valstīm un veidiem, papildināšana un automātiskā papildināšana | SMS norēķini |
Kas nepieciešams, lai paziņojumi nonāktu
| # | Nosacījums | Kur pārbaudīt |
|---|---|---|
| 1 | Modulis Klientu portāls ir ieslēgts | Uzņēmuma iestatījumi → Moduļi |
| 2 | Uzņēmums strādā režīmā Uzdevumi (Field Service) | uzņēmuma izvēlne → darba režīma maiņa |
| 3 | Klientam ir aizpildīts telefons un/vai e-pasts | klienta kartīte sadaļā Klienti |
| 4 | Klienta lauki ir sasaistīti ar kanāliem | Moduļi → Iestatījumi → Klientu portāls |
| 5 | Vajadzīgajiem statusiem ir ieslēgti kanāli | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | SMS bilancē ir nauda (SMS gadījumā) | SMS Billing |
Iespējamās problēmas un risinājumi
| Problēma | Iemesls | Risinājums |
|---|---|---|
| Izvēlnē nav grupas Klientu portāls | Modulis ir izslēgts vai uzņēmums nav režīmā Uzdevumi | Ieslēdziet moduli sadaļā Uzņēmuma iestatījumi → Moduļi; pārslēdzieties režīmā Uzdevumi (Field Service) |
| Grupa ir, bet punkti nav redzami | Grupa ir sakļauta | Nospiediet uz nosaukuma Klientu portāls — saraksts izvērsīsies |
| Klients nesaņēma ne SMS, ne vēstuli | Šim statusam nav ieslēgts neviens kanāls | Reminder settings → Notification settings by statuses → ieslēdziet kanālu vajadzīgajam statusam |
| Vēstules pienāk, SMS nav | Nulles SMS bilance vai nepareizs numurs | Papildiniet bilanci lapā SMS norēķini; pārbaudiet telefonu klienta kartītē |
| Paziņojumi aiziet uz nepareizu telefonu | Nepareizi sasaistīts klienta lauks | Moduļi → Iestatījumi → Klientu portāls → Mapping: customer's phone number |
| Izsekošanas saite ir tukša | Izpildītājs vēl nav izbraucis vai viņam ir izslēgta ģeolokācija | Pārbaudiet uzdevuma statusu un ģeolokācijas atļaujas darbinieka mobilajā lietotnē |
| Klients atvēra saiti un redz „Saite vairs nav derīga“ | Uzdevums jau ir pabeigts — izsekošana tam ir beigusies | Tas ir normāli: saite uz karti dzīvo, kamēr uzdevums ir darbā |
| Klients grib atkārtoti atvērt atsauksmes formu | Atsauksme jau ir nosūtīta, saite kļuva neaktīva | Atkārtoti atstāt atsauksmi nav iespējams — pieņemiet papildinājumu čatā par uzdevumu |
Bieži uzdotie jautājumi
Jautājums: Vai klientam ir nepieciešams Shifton konts? Atbilde: Nē. Viss atveras pa saiti no SMS vai vēstules — ne reģistrācija, ne parole nav nepieciešama.
Jautājums: Kas tieši palaiž paziņojumu klientam? Atbilde: Divi dažādi mehānismi. Pirmais ir uzdevuma statusa maiņa: tiek iestatīts sadaļā Reminder settings → Notification settings by statuses. Otrais ir atgādinājums pēc laika: tiek izveidots ar pogu Izveidot atgādinājumu un nostrādā N minūtes pirms vai pēc vizītes.
Jautājums: Ar ko atgādinājums atšķiras no paziņojuma pēc statusa? Atbilde: Paziņojums pēc statusa ir piesaistīts notikumam — uzdevums pārgāja statusā, klients saņēma ziņojumu. Atgādinājums ir piesaistīts vizītes laikam un aiziet neatkarīgi no tā, vai statuss mainījās vai nē.
Jautājums: Vai var iztikt bez SMS? Atbilde: Jā. Atstājiet ieslēgtu tikai e-pasta kanālu — tas netērē SMS bilanci.
Jautājums: Vai klients redz darbinieka personīgo telefonu? Atbilde: Ne obligāti. Moduļa iestatījumos ir numura aizvietošana — tad klienta zvans iet nevis uz izpildītāja personīgo numuru.
Jautājums: Kā klients redz izpildītāja vārdu? Atbilde: Tā, kā norādīts moduļa iestatījumos — piemēram, tikai vārdu bez uzvārda.
Jautājums: Kas uzņēmumā redz čatu ar klientu? Atbilde: Sarakstīšanās ir piesaistīta uzdevumam, tāpēc to redz ikviens, kam ir piekļuve šim uzdevumam. Visi čati ir savākti lapā Čati.
Jautājums: Kur paliek sarakstīšanās pēc uzdevuma slēgšanas? Atbilde: Arhīvā — cilne Arhīvs lapā Čati.
Jautājums: Vai atsauksme obligāti jāprasa katram klientam? Atbilde: Nē, atsauksme ir atsevišķs ziņojums, un jūs pats izlemjat, sūtīt to vai nē.
Jautājums: Kāpēc statuss tabulā ir apzīmēts ar pelēku? Atbilde: Tas nozīmē, ka tam nav ieslēgts neviens kanāls un klientam pa šo statusu nekas neaiziet. Nospiediet + statusa rindā, lai ieslēgtu kanālu.
Jautājums: Cik atgādinājumus var izveidot? Atbilde: Ierobežojuma nav — var izveidot vairākus: piemēram, diennakti pirms vizītes ar vēstuli un 30 minūtes pirms pa SMS.
Jautājums: Kādā valodā pienāk paziņojumi? Atbilde: Ziņojumu teksts tiek norādīts iestatījumos, tāpēc tas būs tāds, kādu jūs to uzrakstījāt.
Jautājums: Vai modulis ir maksas? Atbilde: Jā. Plus atsevišķi tiek tērēta SMS bilance par katru nosūtīto SMS; e-pasti ir bez maksas.
Jautājums: Klients saņēma ziņojumu, bet bez saites uz karti. Kāpēc? Atbilde: Likuma tekstā nav iestarpināts aizstājums {link_map}. Saite netiek pievienota automātiski — tā ir jāuzraksta SMS vai vēstules tekstā.
Jautājums: Kā klients nokļūst čatā? Atbilde: No izsekošanas lapas — tur ir poga MESSAGE. Atsevišķu saiti uz čatu sūtīt nav nepieciešams.
Jautājums: Vai klients var piezvanīt izpildītājam no izsekošanas lapas? Atbilde: Jā, ar pogu CALL. Ja moduļa iestatījumos ir ieslēgta numura aizvietošana, zvans ies nevis uz darbinieka personīgo telefonu.
Jautājums: Vai klients var pievienot foto atsauksmei? Atbilde: Jā, atsauksmes formā ir pielikuma lauks — klients izvēlas failu un nosūta kopā ar vērtējumu un komentāru.
Jautājums: Kādā valodā klients redz izsekošanas lapu? Atbilde: Lapā ir valodas pārslēdzējs, klients var izvēlēties ērtāko pats. Tur pat tiek pārslēgta tumšā tēma.
Jautājums: Vai var uzrakstīt savu ziņojuma tekstu? Atbilde: Ne tikai var — vajag. SMS teksts, vēstules tēma un teksts tiek norādīti likumā katram statusam atsevišķi, ar aizstājumiem veidā {client_first_name} vai {scheduled_time}.
Jautājums: Kādā adresē atveras lapa klientam? Atbilde: Atsevišķā — my.shifton.com, nevis lietotnē. Klients nenokļūst uzņēmuma saskarnē un neko tajā neredz.
Jautājums: Cik ilgi dzīvo izsekošanas saite? Atbilde: Kamēr uzdevums ir darbā. Tiklīdz uzdevums ir pārvests galīgajā statusā, izsekošana tiek slēgta: saite parāda „Saite vairs nav derīga“.
Jautājums: Kad sāk darboties saite uz atsauksmi? Atbilde: Pēc uzdevuma pabeigšanas. Pirms tam pa to arī atveras „The link is no longer valid“.
Jautājums: Vai klientam ir redzams uzdevuma numurs? Atbilde: Jā, ja jūs iestarpinājāt {task_id} ziņojuma tekstā — piemēram, vēstules tēmā „Your Specialist Is On the Way — Request #401428“.
Jautājums: No kā pienāk vēstule klientam? Atbilde: Shifton Robot vārdā ([email protected]) ar tēmu, kuru jūs norādījāt likumā.
Jautājums: Man tabulā ir citi statusi, nekā bildē. Vai tas ir normāli? Atbilde: Jā. Uzdevumu statusus jūs izveidojat paši sadaļā Uzdevumu iestatījumi → Statusi, un paziņojumu tabula parāda tieši jūsu kopu. Nosaukumi ilustrācijās ir viena uzņēmuma piemērs.
Jautājums: Es pievienoju jaunu statusu — kāpēc pa to nav paziņojumu? Atbilde: Jaunais statuss parādās tabulā kā tukša rinda, bez kanāliem. Atveriet to caur + un norādiet kanālus un ziņojuma tekstu.
Jautājums: Vai var iestatīt paziņojumu jebkuram savam statusam? Atbilde: Jā, jebkuram no jūsu uzņēmuma statusiem — ierobežojumu pēc nosaukuma vai skaita nav.
Jautājums: Cik ilgi dzīvo izsekošanas saite? Atbilde: Kamēr uzdevums ir darbā. Tiklīdz uzdevums ir pārvests galīgajā statusā, izsekošana tiek slēgta.
Jautājums: Cik reizes klients var atstāt atsauksmi? Atbilde: Vienu. Pēc nosūtīšanas saite kļūst neaktīva, un atkārtoti atvērt formu nav iespējams.
Jautājums: Vai var sarakstīties ar klientu pēc uzdevuma pabeigšanas? Atbilde: Nē. Ar galīgo statusu čats tiek slēgts un aiziet arhīvā. Izlasīt sarakstīšanos var lapas Čati cilnē Arhīvs.