Pirms izrakstāt pirmo rēķinu, modulis ir jāiestata: jānorāda, kas tiks drukāts dokumentos, un no kāda numura sākt numerāciju. Iestatījumus atver vienu reizi, un tie darbojas visiem uzņēmuma dokumentiem.
Ceļš: izvēlne Shifton (uzņēmuma nosaukums augšā) → Moduļi → cilne Iestatījumi → Rēķinu izrakstīšana sarakstā kreisajā pusē.
Pamata iestatījumi
Šie lauki nonāk katra dokumenta galvā — rēķina, darba pasūtījuma, kvīts, akta.
| Lauks | Ko dara |
|---|---|
| Uzņēmuma logotips | Logotips dokumentos. Poga Izvēlieties logotipu — augšupielādēt vai nomainīt |
| Uzņēmuma nosaukums | Organizācijas nosaukums, obligāts lauks |
| Noklusējuma nodoklis (procenti) | Noklusējuma nodoklis, kas tiek ievietots jaunā dokumentā. Var atstāt 0 un nodokli norādīt manuāli katrā dokumentā |
| Adrešu bloks | Organizācijas adrese. Brīvs teksts: dokumentā tiek drukāta tāda, kāda ir, rindu pārtraukumi saglabājas |
| Norēķinu bloķēšana | Maksājuma rekvizīti — saņēmējs, banka, BIC, konta numurs. Arī brīvs teksts vairākās rindās |
Adrese un rekvizīti ir parasti teksta lauki bez formāta pārbaudes. Tas ir darīts apzināti: rekvizītu prasības dažādās valstīs atšķiras, un stingrs formāts tikai traucētu.
Dokumentu skaitītāji
Katram dokumenta veidam ir sava numerācija, un tā tiek iestatīta atsevišķi. Vienam veidam divi lauki: Priedēklis — pievienojums numura priekšā, Skaitītājs — no kāda skaitļa turpināt.
| Skaitītājs | Noklusējuma priedēklis | Kādam dokumentam |
|---|---|---|
| Novērtējuma skaitītājs | EST- | Novērtējums |
| Darba pasūtījumu skaitītājs | WO- | Darba pasūtījums |
| Rēķinu skaitītājs | INV- | Rēķins |
| Kvīts skaitītājs | REC- | Kvīts |
| Pakalpojuma skaitītāja pierādījums | POW- | Darba pabeigšanas akts |
Dokumenta numurs veidojas no priedēkļa un skaitītāja pašreizējās vērtības: ja priedēklis ir INV- un skaitītājs 5, nākamais rēķins saņems numuru INV-5, bet skaitītājs kļūs 6.
Kāpēc mainīt skaitītāju. Ja uz Shifton pārgājāt no citas sistēmas un tur rēķini bija sasnieguši 340. numuru, iestatiet skaitītāju 341 — numerācija turpināsies bez pārrāvumiem, un uzskaitē nebūs divu dokumentu ar vienu numuru.
Priedēkli var atstāt tukšu — tad numurs būs vienkārši skaitlis.
Pēc jebkura lauka labošanas nospiediet Saglabāt lapas apakšā. Iestatījumi attiecas uz jaunajiem dokumentiem; jau izrakstītie nemainās.
Atļaujas
| Loma | Ko var |
|---|---|
| Darbinieks | Neredz moduļu iestatījumus |
| Administrators | Atver un maina iestatījumus |
| Īpašnieks | Pilna piekļuve |
Iespējamās problēmas un risinājumi
| Problēma | Iemesls | Risinājums |
|---|---|---|
| Sarakstā kreisajā pusē nav punkta Rēķinu izrakstīšana | Modulis „Finanšu dokumenti“ nav ieslēgts | Ieslēdziet to cilnē Moduļi un nospiediet Saglabāt |
| Poga Saglabāt nedarbojas | Nav aizpildīts obligāts lauks — uzņēmuma nosaukums vai skaitītāja vērtība | Pārbaudiet laukus ar zvaigznīti |
| Dokumentā nav logotipa | Logotips nav augšupielādēts vai dokuments izveidots pirms augšupielādes | Augšupielādējiet logotipu un izveidojiet dokumentu no jauna |
| Divi dokumenti ar vienu numuru | Skaitītājs tika pārstatīts atpakaļ | Iestatiet skaitītāju lielāku par lielāko jau izsniegto numuru |
| Rēķinā netika ievietots nodoklis | Iestatījumos ir 0 | Norādiet noklusējuma nodokli vai ievadiet to pašā dokumentā |
| Rekvizīti tiek drukāti vienā rindā | Ielīmējot no citas lietotnes, rindu pārtraukumi nesaglabājās | Ievadiet rindu pārtraukumus vēlreiz laukā Norēķinu bloķēšana |
Bieži uzdotie jautājumi
Jautājums: Vai modulis obligāti jāiestata pirms pirmā rēķina? Atbilde: Tehniski nē, taču dokumentā nebūs ne logotipa, ne rekvizītu. Prātīgāk iestatījumus vienu reizi aizpildīt iepriekš.
Jautājums: Vai dažādiem klientiem var norādīt atšķirīgus rekvizītus? Atbilde: Nē, rekvizītu bloks ir viens visam uzņēmumam un tiek drukāts visos dokumentos.
Jautājums: Kas notiks ar jau izrakstītajiem dokumentiem, ja nomainīšu logotipu? Atbilde: Nekas. Iestatījumi attiecas uz jaunajiem dokumentiem, vecie paliek tādi, kādi bija.
Jautājums: Vai numerāciju var sākt ar jebkuru skaitli? Atbilde: Jā, ierakstiet vajadzīgo vērtību laukā Skaitītājs. Galvenais, lai tā būtu lielāka par jau izsniegtajiem numuriem, citādi radīsies dublikāti.
Jautājums: Vai priedēklis ir obligāts? Atbilde: Nē. Ja lauku atstāsiet tukšu, numurs būs vienkārši skaitlis.
Jautājums: Vai noklusējuma nodoklis ietekmē jau izveidotos dokumentus? Atbilde: Nē, tas tiek ievietots tikai jaunajos.
Jautājums: Kur var redzēt, kādu numuru saņems nākamais dokuments? Atbilde: Priedēklis un skaitītāja pašreizējā vērtība ir tajos pašos iestatījumos: to summa arī ir nākamais numurs.
Jautājums: Kāpēc adrese un rekvizīti ir vienkārši teksta lauki? Atbilde: Rekvizītu prasības dažādās valstīs atšķiras, tāpēc formāts netiek uzspiests: tiek drukāts tas, ko ievadījāt.
Jautājums: Vai skaitītāji tiek atiestatīti gada sākumā? Atbilde: Nē, automātiskas atiestatīšanas nav. Ja nepieciešama numerācija no gada sākuma, iestatiet skaitītāju 1 manuāli.
Jautājums: Kas var mainīt šos iestatījumus? Atbilde: Uzņēmuma administrators un īpašnieks. Darbinieki moduļu iestatījumu sadaļu neredz.