Pievienot cilvēku uzņēmumam, piešķirt tiesības, nosūtīt ielūgumu, nomainīt amatu un stundu normu — to visu var izdarīt no telefona. Agrāk komandas pārvaldība bija pieejama tikai pārlūkprogrammā.
Sadaļa ir pieejama vadītājam, administratoram un īpašniekam.
Soli pa solim instrukcija
Kā atvērt
☰ → grupa Komanda (TEAM) → Uzņēmuma darbinieki (Company employees).
Katra darbinieka kartītē: foto vai iniciāļi, vārds, tiesību līmenis, tālrunis, e-pasts un ielūguma stāvoklis — Ielūgums gaida apstiprinājumu (Invite pending) oranžā krāsā vai Ielūgums pieņemts (Invite accepted) zaļā. Neapstiprinātajiem blakus ir poga Atkārtoti nosūtīt ielūgumu (Resend invite).
Augšpusē ir trīs pogas: meklēšana pēc vārda, Filtrēt pēc projekta (Filter by project) un Importēt darbiniekus (Import Employees). Apakšā pa labi ir zila poga ar plusa zīmi — pievienošana.
Darbinieka pievienošana
Nospiediet +. Atvērsies forma Pievienot darbinieku (Add employee) no trim blokiem.
Personīgā informācija (Personal information)
| Lauks | Apraksts |
|---|---|
| Vārds (First name) | Darbinieka vārds |
| Uzvārds (Last name) | Uzvārds |
| Tālruņa numurs (Phone number) | Tālrunis ar valsts kodu |
| e-pasts (E-mail) | E-pasta adrese |
Zem formas ir norāde Nepieciešams tālruņa numurs vai e-pasta adrese (Phone or email required) — pietiek ar vienu no tiem, taču bez ielūguma pa e-pastu darbinieks nevarēs izveidot sev paroli.
Darba iestatījumi (Work settings)
| Lauks | Apraksts |
|---|---|
| Personāla numurs (Personnel Number) | Darbinieka iekšējais numurs, pēc tā ir ērti kārtot sarakstu un eksportēt datus uz citām sistēmām |
| Mēneša stundu likme, % (Monthly rate of hours, %) | Daļa no pilnas slodzes. Pēc noklusējuma 100 |
| Izvēlieties amatu (Select a position) | Amats no uzņēmuma struktūras. Pēc tā tiek ņemta likme, ja likmes ir noteiktas pēc amatiem |
Grafiku sastādīšana (Scheduling)
| Lauks | Apraksts |
|---|---|
| Projekts (Project) | Kurā projektā pievienot |
| Grafiks (Schedule) | Kurā grafikā ielikt |
| Pievienot darbinieku sākot no (Add employee starting from) | No kura datuma cilvēks tiek uzskatīts par strādājošu |
Pārslēdzējs Nosūtīt ielūgumu (Send invite) nosaka, vai vēstule aizies uzreiz. Viss noslēdzas ar pogu Saglabāt (Save).
Šeit ir svarīgi: forma nosedz visus trīs obligātos soļus uzreiz — izveidot cilvēku, pievienot projektam un ielikt grafikā. Ja projektu vai grafiku izlaidīsiet, darbinieks tiks izveidots, bet režģī neparādīsies.
Tiesību maiņa
Tiesību līmeni maina tieši darbinieku sarakstā: tam blakus ir bultiņa uz leju, nospiediet to un izvēlieties citu līmeni. Darbinieka kartīti tam atvērt nav vajadzīgs.
| Līmenis | Ko dod |
|---|---|
| Darbinieks (Employee) | Savs grafiks, savi pieteikumi, sava pieejamība |
| Administrators (Administrator) | Visa uzņēmuma darbinieku, moduļu un grafiku pārvaldība |
Šis ir tiesību līmenis uzņēmumā, un to nosaka šeit, darbinieku sarakstā. Atsevišķi no tā cilvēkam ir loma projektā: Darbinieki (Employees), Vadītāji (Managers) vai Skatītāji (Viewers) — to piešķir paša projekta iestatījumos, nevis šeit. Vadītājs ir loma projektā, nevis tiesību līmenis; administratoru projektā neieceļ.
Pilna piekļuve, tostarp uzņēmuma iestatījumiem un finansēm, ir tikai īpašniekam.
Darbinieka kartīte: sešas cilnes
Pieskāriens kartītei atver Rediģēt darbinieku (Edit employee), un tā nav viena forma, bet sešas cilnes. Ciļņu lente ritinās uz sāniem, tāpēc pēdējās nav redzamas uzreiz.
| Cilne | Kas ir iekšā |
|---|---|
| Vispārīga informācija (General info) | Personas dati, darba iestatījumi, prasmes, krāsa, savas darba dienas un tiesības |
| Pieejamība (Availability) | Kad darbinieks ir gatavs strādāt, pa dienām |
| Projekti (Projects) | Kuros projektos viņš ir un ar kādu lomu |
| Piezīmes (Notes) | Ieraksti par darbinieku ar periodu un redzamību |
| Faili (Files) | Dokumenti, kas piesaistīti cilvēkam |
| Atvaļinājumi (Vacations) | Atvaļinājuma limiti pa periodiem un atlikuma kustība |
Vispārīga informācija ir pati garākā cilne, tā ir jāritina. Pēc kārtas: Personīgā informācija (Personal information) ar vārdu, uzvārdu, tālruni un e-pastu; Darba iestatījumi (Work settings) ar personāla numuru, amatu un mēneša stundu likmi; Prasmes (Skills); Darbinieka krāsa (Employee color) — ar to cilvēks tiek atzīmēts ģeolokācijas kartē un grafikā; Darbinieka personīgie darba dienu iestatījumi ar ķeksīšiem P–Sv un pārslēdzēju Ņemt vērā personīgos iestatījumus; un apakšā Atļaujas (Permissions) — Darbinieku tiesības (Employee rights) un Piekļuvi aktivitāšu žurnāliem (Access to activity logs).
Pieejamība rāda to pašu ainu, kādu redz pats darbinieks sadaļā „Kad es esmu pieejams“: nedēļa pa dienām, nedēļu pārslēgšana un Izvērst kalendāru. Tur, kur cilvēks neko nav norādījis, ir Pieejamība nav norādīta (Availability not specified).
Projekti — darbinieka projektu saraksts ar viņa lomu katrā, poga Pievienot projektam (Add to project) un Pievienot grafikam (Add to schedule). No šejienes cilvēku pieslēdz darbam, neizejot no kartītes.
Piezīmes — poga Izveidot piezīmi (Create a note) un ierakstu saraksts. Piezīmei ir darbības periods un redzamība: Tikai vadītāji un administratori (Only managers and administrators). Šī ir vieta dienesta atzīmēm, kuras pašam darbiniekam nav jāredz.
Faili — šī cilvēka dokumenti, poga Augšupielādēt failus (Upload). Kamēr to nav, ir redzams Nav datu (No data).
Atvaļinājumi — cilne, kuras dēļ kartīti visbiežāk arī atver. Tā sastāv no trim daļām:
| Daļa | Ko nosaka |
|---|---|
| Atļautais atvaļinājuma pārsniegums (Permissible vacation overrun) | Par cik dienām darbinieks var aiziet mīnusā. Saglabājas ar pogu Saglabāt |
| Atvaļinājuma iestatījumi (Vacation settings) | Periodi ar limitu: sākums, beigas un Ikgadējais atvaļinājuma limits. Pievieno ar pogu Pievienot atvaļinājuma iestatījumu |
| Izmaiņas atvaļinājuma bilancē (Change in vacation balance) | Manuāli uzkrājumi un norakstījumi: datums, lielums ar zīmi un komentārs. Poga Pievienot atvaļinājuma operāciju |
Periodu var būt vairāki pēc kārtas — piemēram ar limitu 0, pēc tam 24, pēc tam 50 dienas gadā: tā ir redzams, kā mainījās cilvēka nosacījumi. Atlikuma kustībā mīnusa zīme nozīmē norakstījumu.
Imports ar sarakstu
Poga Importēt darbiniekus augšpusē ielādē uzreiz daudzus ar failu. Imports bez e-pasta adresēm ir iespējams, bet ielūgumi šādiem darbiniekiem neaizies — tās nāksies pievienot vēlāk.
Iespējamās problēmas un risinājumi
| Problēma | Iemesls | Risinājums |
|---|---|---|
| Darbinieks ir izveidots, bet viņa nav grafikā | Pievienošanas formā izlaists projekts vai grafiks | Atveriet kartīti un aizpildiet bloku Grafiku sastādīšana |
| Ielūgums nepienāk | Vēstule ir mēstulēs vai nav apstiprināts uzņēmuma tālruņa numurs | Pārbaudiet mēstules, nospiediet Atkārtoti nosūtīt ielūgumu, apstipriniet numuru profilā |
| Darbiniekam aktivizējot ir balts ekrāns | Šī e-pasta adrese jau ir aizņemta citam kontam | Izdzēsiet veco kontu ar šo adresi |
| Izveidots bez e-pasta un tālruņa | Forma prasa vismaz vienu no diviem | Aizpildiet tālruni vai e-pastu — citādi saglabāšanas poga nenostrādās |
| Atlaistais darbinieks palika grafikā | Tā arī ir iecerēts | Pagātnes maiņas un ieraksti par samaksu saglabājas, blakus vārdam ir atzīme par dzēšanu |
| Neizdodas iecelt administratoru projektā | Tādas lomas projektā nav | Administrators ir tiesību līmenis uzņēmumā; projektā tiek iecelts darbinieks, vadītājs un skatītājs |
Biežāk uzdotie jautājumi (FAQ)
Jautājums: Vai var izveidot darbinieku un uzreiz ielikt viņu grafikā? Atbilde: Jā, pievienošanas forma to izdara vienā piegājienā: bloks Grafiku sastādīšana nosaka projektu, grafiku un sākuma datumu.
Jautājums: Kas ir personāla numurs? Atbilde: Darbinieka iekšējais numurs. Pēc tā ir ērti kārtot sarakstu un eksportēt datus uz citām sistēmām.
Jautājums: Kāpēc mēneša stundu norma ir procentos? Atbilde: Tā tiek noteikta nepilna slodze: 50 % nozīmē pusi no mēneša normas.
Jautājums: Vai var pievienot darbinieku bez e-pasta adreses? Atbilde: Izveidot var, ja ir norādīts tālrunis. Bet ielūgums aizies tikai uz e-pastu.
Jautājums: Kā ātri nomainīt darbiniekam tiesības? Atbilde: Ar bultiņu blakus tiesību līmenim tieši sarakstā, kartītē ieiet nav vajadzīgs.
Jautājums: Ar ko vadītājs atšķiras no administratora? Atbilde: Vadītājs ir loma projekta iekšienē: šī projekta grafiki un pieteikumi. Administrators ir tiesību līmenis visā uzņēmumā.
Jautājums: Kas notiek ar atlaistā darbinieka datiem? Atbilde: Maiņas un ieraksti par samaksu paliek atskaitēs, bet pats darbinieks tiek atzīmēts kā dzēsts.