Izveidotu grafiku maina tieši lietotnē: nosaukumu, pašapkalpošanās iestatījumus, komandas sastāvu, periodu, likmes, noslodzes prognozi. Ir arī tas, kā tīmekļa versijā nav, — pārbūvēt grafiku no jauna pēc atjauninātiem noteikumiem.
Rediģēt grafikus var vadītājs, administrators un uzņēmuma īpašnieks.
Soli pa solim instrukcija
Kā atvērt
☰ → Grafiki (Schedules) → Grafiki → nospiediet vajadzīgo grafiku sarakstā. Atvērsies ekrāns ar sešām sadaļām.
| Sadaļa | Ko maina |
|---|---|
| Galvenā informācija (Main information) | Nosaukumu, krāsu, nedēļas kontroli un pašapkalpošanās iestatījumus |
| Darbinieki (Employees) | Sastāvu: ko pievienot grafikam, ko izņemt |
| Samazināt/pagarināt grafiku (Reduce/extend schedule) | Periodu: pagarināt vai saīsināt |
| Nepieciešamā noslodze (Load demand) | Noslodzes prognozi — cik maiņu vajag katrā slotā |
| Ieplānotie komandas dalībnieki (Scheduled team members) | Pamata likmi visiem, kas ir šajā grafikā |
| Grafika pārkonfigurēšana (Rebuild schedule) | Grafika pārģenerēšanu pēc atjauninātiem noteikumiem |
Galvenā informācija: ko darbinieks var izdarīt pats
Bez nosaukuma, krāsas un nedēļas kontroles veida šeit ir savākti visi pašapkalpošanās pārslēdzēji — tas, ko darbinieks var izdarīt ar savām maiņām pats. To ir desmit, piecās grupās.
Šis nav tiesību līmenis uzņēmumā: par darbinieku, administratoru vai īpašnieku cilvēku padara viņa kartītē, un tas darbojas visur. Zemāk esošie pārslēdzēji darbojas tikai šī grafika iekšienē, tāpēc vienā grafikā maiņu apmaiņa var būt atļauta, bet blakus esošajā — nē.
| Grupa | Pārslēdzējs | Ko atļauj |
|---|---|---|
| Redzamība (Visibility) | Atļaut darbiniekiem redzēt visas maiņas | Redzēt visas komandas maiņas, nevis tikai savas |
| Maiņu apmaiņa (Shift exchange) | Atļaut maiņu apmaiņu (Allow shift swapping) | Mainīties ar maiņām ar kolēģiem |
| Ar vadītāja apstiprinājumu (With manager confirmation) | Apmaiņa notiek tikai pēc vadītāja apstiprinājuma | |
| Mainiet maiņas ar to pašu pozīciju (Swap shifts with the same position) | Mainīties tikai ar to pašu amatu | |
| Brīvās maiņas (Free shifts) | Atļaut darbiniekiem sūtīt maiņas brīvo maiņu sarakstā (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Atdot savu maiņu brīvo maiņu sarakstā |
| Atļaut darbiniekiem ņemt maiņas no brīvo maiņu saraksta (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Ņemt maiņas no brīvo maiņu saraksta | |
| Darbinieku pieprasījumi (Employee requests) | Atļaut darbiniekiem veidot savas maiņas (Allow employees to create their own shifts) | Veidot sev maiņas |
| Atļaut darbiniekiem veidot pārtraukumus (Allow employees to create breaks) | Veidot pārtraukumus | |
| Atļaut darbiniekiem nodot maiņas (Allow employees to drop shifts) | Atteikties no maiņas | |
| Cits | Atļaut darbiniekiem mainīties ar pārtraukumiem starp dažādām maiņu veidnēm (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Mainīties ar pārtraukumiem starp dažādām maiņu veidnēm |
| Atļaut darbiniekiem sadalīt maiņas (Allow employees to split shifts) | Sadalīt maiņu daļās |
Izmaiņas stājas spēkā pēc pogas Saglabāt (Save).
Darbinieki: ko pievienot un ko izņemt
Sadaļa no trim laukiem.
| Lauks | Ko dara |
|---|---|
| Pievienot darbiniekus grafikam (Add employees to schedule) | Cilvēku izvēle, kurus vajag ielikt šajā grafikā |
| Pievienot darbinieku sākot no (Add employee starting from) | Datums, no kura cilvēks nonāk grafikā. Nevis no perioda sākuma, bet no izvēlētās dienas |
| Noņemt darbiniekus (Remove employees) | Izvest cilvēku no grafika, neizdzēšot viņu no uzņēmuma |
Lauks ar datumu ir tas, kā dēļ šurp visbiežāk arī nāk: jauns cilvēks sāka strādāt mēneša vidū, un maiņas viņam ir vajadzīgas nevis no pirmā datuma.
Saīsināt vai pagarināt periodu
Ekrāns saucas Grafika pārplānošana (Schedule resizing), augšpusē ir parādīts pašreizējais periods.
| Lauks | Varianti |
|---|---|
| Darbība (Action) | Paplašināt grafiku (Extend schedule) vai Saīsināt grafiku (Shorten schedule) |
| Mainīt veidu (Change type) | Piemēram Paplašināt bez maiņām (Extend without shifts) — periods kļūs garāks, bet maiņas tajā neparādīsies |
| Paplašināt grafiku līdz (Extend schedule to) | Datums, līdz kuram velkam periodu |
| Ko darīt ar esošajām maiņām jaunajā periodā? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorēt (Ignore) vai Dzēst (Delete) |
Pēdējais jautājums ir svarīgāks, nekā šķiet: ja jaunajā periodā jau ir maiņas — piemēram no cita grafika, — lietotne pajautās, vai tās atstāt vai nojaukt.
Pagarināšana bez maiņām noder, kad periodu vajag izstiept, bet maiņas jūs ieliksiet vēlāk ar rokām vai pārbūvēsiet grafiku.
Nepieciešamā noslodze
Prognoze: cik maiņu vajag katrā slotā. Pēc šiem datiem sistēma izkārto maiņas automātiskajā sadalē.
Kamēr prognoze nav norādīta, ekrānā ir Nav datu (No data) — tā būs jaunam grafikam.
Ieplānotie komandas dalībnieki: likme
Ekrāns Pamata likmes rediģēšana grafikā (Basic pay rate editing in the schedule). Augšpusē ir valūta un vienība — piemēram USD · Stundā (USD · Per hour) — un pati likmes vērtība.
Divas norādes ekrānā izskaidro atšķirību starp kopējo likmi un personīgo:
- Iestatiet pamata likmi darbiniekiem grafikā — tas ir, kopēja likme visiem dalībniekiem;
- Iestatiet darbiniekam individuālu pamata likmi. Tā darbosies no izvēlētā datuma līdz grafika beigām — tas ir, atsevišķam cilvēkam var piešķirt savu, un tikai šī grafika iekšienē.
Zemāk ir poga Darbinieki (Employees) — pāreja uz sarakstu, kur likmi nosaka katram atsevišķi.
Grafika pārkonfigurēšana: pārbūvēt no jauna
Sadaļa atver to pašu vedni, kas izveidojot, tikai jau aizpildītu ar šī grafika datiem — nosaukums, krāsa, projekts, periods, likme. Jūs izlabojat to, kas jāmaina, un palaižat ģenerēšanu no jauna.
Tas ir vajadzīgs, kad noteikumu ir kļuvis vairāk vai tie ir mainījušies: pievienota maiņas veidne, mainītas nedēļas dienas, izlabota noslodze. Tā vietā, lai grafiku dzēstu un liktu kopā no nulles, jūs pārbūvējat esošo.
Iespējamās problēmas un risinājumi
| Problēma | Iemesls | Risinājums |
|---|---|---|
| Darbinieks neredz svešas maiņas | Izslēgts Atļaut darbiniekiem redzēt visas maiņas (Allow employees to see all shifts) | Ieslēdziet pārslēdzēju sadaļā Galvenā informācija un saglabājiet |
| Darbinieki mainās ar maiņām bez atļaujas | Izslēgts Ar vadītāja apstiprinājumu (With manager confirmation) | Ieslēdziet — apmaiņa notiks caur jūsu apstiprinājumu |
| Izmaiņas nesaglabājās | Nav nospiesta poga Saglabāt | Atgriezieties sadaļā un saglabājiet |
| Vajag garāku grafiku, nekā izveidots | Periods ir norādīts izveidošanas laikā | Samazināt/pagarināt grafiku — pagarina bez pārveidošanas no jauna |
| Pēc noteikumu labošanas maiņas palika vecās | Noteikumi mainās, bet jau izveidotās maiņas — nē | Palaidiet Grafika pārkonfigurēšana |
Biežāk uzdotie jautājumi (FAQ)
Jautājums: Ar ko „Grafika pārkonfigurēšana“ atšķiras no jauna grafika izveides? Atbilde: Vednis ir tas pats, bet lauki jau ir aizpildīti ar esošā grafika datiem, un rezultāts to aizstāj, nevis pievieno otru.
Jautājums: Vai grafiku var pagarināt, neizveidojot to no jauna? Atbilde: Jā, sadaļa Samazināt/pagarināt grafiku — tā pati arī saīsina periodu.
Jautājums: Kur nomainīt likmi uzreiz visiem grafikā? Atbilde: Sadaļā Ieplānotie komandas dalībnieki — tur ir pamata likme visiem šī grafika dalībniekiem.
Jautājums: Kādas tiesības nosaka šeit, un kādas darbinieka kartītē? Atbilde: Šeit — tikai šie desmit pašapkalpošanās pārslēdzēji: ko cilvēks var darīt ar savām maiņām (mainīties, atdot brīvajās, ņemt no turienes, veidot maiņas un pārtraukumus, sadalīt maiņu). Tie darbojas viena grafika iekšienē, un dažādos grafikos var atšķirties. Bet tiesību līmenis uzņēmumā — darbinieks, administrators, īpašnieks — tiek noteikts darbinieka kartītē un darbojas visā uzņēmumā, grafiks to neietekmē.
Jautājums: Darbinieks var atdot maiņu, bet nevar to paņemt — kāpēc? Atbilde: Šie ir divi dažādi pārslēdzēji grupā Brīvās maiņas: atdot brīvo maiņu sarakstā un ņemt no turienes atļauj atsevišķi.
Jautājums: Kas ir „Nepieciešamā noslodze“? Atbilde: Noslodzes prognoze: cik maiņu vajag katrā slotā. Pēc šiem datiem sistēma izkārto maiņas automātiskajā sadalē.
Jautājums: Vai darbinieku var izņemt no grafika, neizdzēšot no uzņēmuma? Atbilde: Jā, šī grafika sadaļā Darbinieki.
Jautājums: Jauns darbinieks sāka strādāt mēneša vidū — kā ielikt viņu nevis no sākuma? Atbilde: Sadaļā Darbinieki ir lauks Pievienot darbinieku sākot no: norādiet darba sākuma datumu.
Jautājums: Kas notiks ar maiņām, kas jau ir jaunajā periodā, pagarinot grafiku? Atbilde: Lietotne pajautās: Ignorēt — atstāt kā ir, Dzēst — nojaukt un uzbūvēt no jauna.
Jautājums: Kur vispār tiek noteikta darbinieka likme? Atbilde: Darbinieka profilā likmes nav. Likme tiek noteikta četros līmeņos: uzņēmuma iestatījumos, projektā, amatam un šeit, grafikā. Sistēma to meklē pa ķēdi uzņēmums → grafiks → amats → atrašanās vieta. Likme no grafika darbojas tikai tā iekšienē un tikai no izvēlētā datuma līdz perioda beigām, tāpēc vienam cilvēkam dažādos grafikos var maksāt atšķirīgi.