Pirmā projekta un grafika izveide

Projekti apvieno darbiniekus un grafikus (kā nodaļas, atrašanās vietas vai komandas). Grafiki nosaka darba laika noteikumus un satur faktiskās maiņas. Nepieciešams vismaz viens projekts un viens grafiks, pirms var piešķirt maiņas.

1. daļa: Projekts

Pirmais projekts tiek izveidots automātiski uzreiz pēc uzņēmuma reģistrācijas. Jūs varat to pārdēvēt vai mainīt iestatījumus.

Kā rediģēt projektu

Nospiediet ikonu Projekti kreisajā sānu panelī (mapes ikona) → izvēlieties projektu → mainiet datus:

Darbinieku atļaujas projektā

Projekta atzīmes (Marks)

Katram projektam var būt savs atzīmju kopums — krāsainas etiķetes kategorizēšanai. Atzīmes var piestiprināt maiņām, kā arī darbiniekiem grafikā (cilne Ieplānotie komandas dalībnieki).

Lai pārvaldītu atzīmes: atveriet projekta rediģēšanu → Atzīmes → + Add Atzīmēt → ievadiet nosaukumu un izvēlieties krāsu → Saglabāt.

Nospiediet Saglabāt.

Papildu projektu izveide

Nospiediet + Izveidot projektu lapā Projects.

2. daļa: Grafika izveide

1. solis: Atveriet lapu Schedules

Nospiediet ikonu Grafiki kreisajā sānu panelī (saraksta ikona).

2. solis: Palaidiet vedni

Nospiediet + Pievienot grafiku.

3. solis: Pamatinformācija (1. solis)

Atļaujas darbiniekiem (katra ar opciju «Ar vadītāja apstiprināšanu»):
– Maiņu apmaiņa
– Maiņas nodošana atvērtajām
– Savu maiņu izveide
– Pārtraukumu izveide
– Atteikšanās no maiņām
– Atvērto maiņu ņemšana
– Pārtraukumu apmaiņa starp veidnēm
– Maiņu sadalīšana

Nospiediet Tālāk.

4. solis: Izvēlieties grafika veidu (2. solis)

Katram grafika veidam ir savi iestatījumi turpmākajos vedņa soļos.

Empty — manuāls grafiks

Pilna manuāla kontrole. Sistēma neģenerē maiņas — Jūs pievienojat tās manuāli caur lapu Schedule.

Piemērs: Neliels birojs ar 5 cilvēkiem, kur vadītājs pats izlemj, kurš kad strādā, un manuāli izvieto maiņas katrai dienai.

Papildu soļu vednī nav — grafiks tiek izveidots uzreiz.

Basic — standarta automātiskais

Piemērots vienkāršiem grafikiem ar fiksētu laiku. 3. solī (Maiņas dati) tiek norādītas maiņu veidnes:

• Nedēļas dienas katrai veidnei
• Maiņas sākuma un beigu laiks
• Pārtraukuma ilgums
• Atrašanās vieta

Sistēma automātiski sadala darbiniekus pa norādītajām veidnēm.

Piemērs: Birojs strādā Pr–Pk 09:00–18:00. Izveidojat vienu maiņas veidni, un sistēma piešķir to visiem darbiniekiem izvēlētajās dienās.

Pēc pieejamības — pēc darbinieku pieejamības

Darbinieki iepriekš norāda savu pieejamo laiku (caur sadaļu Kad es esmu pieejams). Sistēma automātiski ģenerē maiņas, ņemot vērā katra darbinieka pieejamību. 3. solī (Maiņas dati) tiek norādīts:

Piemērs: Kafejnīca, kur studenti baristi atzīmē, kurās dienās un stundās viņi var strādāt. Darba dienās nepieciešami 3 cilvēki, brīvdienās — 1. Sistēma pati veido grafiku, ņemot vērā pieejamību un vajadzību.

Advanced — paplašināts automātiskais

Sarežģītiem grafikiem ar vairākām maiņām dienā un dažādām personāla vajadzībām. 3. solī (Maiņas dati):

Piemērs: Zvanu centrs ar rīta maiņu (08:00–16:00, darba dienās nepieciešami 10 operatori, brīvdienās 5), vakara maiņu (16:00–00:00, nepieciešami 8 operatori) un nakts maiņu (00:00–08:00, nepieciešami 3 operatori). Sistēma sadala darbiniekus pa maiņām, ņemot vērā noslodzi pa katru dienu.

Preset — rotācijas modeļi

Cikliskiem grafikiem. 3. solī tiek norādīts rotācijas modelis — sistēma automātiski maina darba un brīvdienas pēc norādītā šablona.

Piemērs: Apsardzes uzņēmums, kur darbinieki strādā 2 dienas caur 2 (2/2), vai rūpnīca ar grafiku diennakts caur trim. Norādāt modeli vienu reizi, un sistēma atkārto to visam grafika periodam.

Kas ir maiņas veidne (Maiņas veidne)

Maiņas veidne — saglabāts parametru kopums ātrai maiņu izveidei. Tā vietā, lai katru reizi ievadītu laiku, pārtraukumu un citus datus manuāli, Jūs izvēlaties gatavu veidni — un visi lauki tiek aizpildīti automātiski.

Veidnes tiek izveidotas 3. solī (Maiņas dati) grafiku vedņos (veidiem Basic, Pēc pieejamības, Advanced) vai vēlāk — lapā Schedule.

No kā sastāv maiņas veidne

Pārtraukumi maiņas veidnē

Maiņas veidne atbalsta divus pārtraukumu norādīšanas veidus:

1. Vienkāršs pārtraukums (Pārtraukums) — tiek norādīts tikai ilgums minūtēs. Pārtraukums nav piesaistīts konkrētam laikam.

2. Plānotie pārtraukumi (Iestatiet pārtraukumus) — precīzi pārtraukumi ar sākuma laiku un parametriem. Aktivizējiet atzīmi Iestatiet pārtraukumus maiņas veidnē:

Nospiediet Pievienot pārtraukumu, lai pievienotu papildu pārtraukumus veidnei. Vienā maiņā var norādīt vairākus pārtraukumus (piemēram, rīta kafijas pauzi un pusdienu pārtraukumu).

Darbinieku skaits pa nedēļas dienām

Grafiku veidiem Pēc pieejamības un Uzlabots katra maiņas veidne ļauj norādīt Nepieciešamais personāla skaits — nepieciešamo darbinieku skaitu atsevišķi katrai nedēļas dienai (Pr–Sv). Izmantojiet pogas +/− iestatīšanai.

Tas ļauj, piemēram, norīkot 5 cilvēkus darba dienās un 2 brīvdienās vienai un tai pašai maiņas veidnei.

Atzīme Iestatiet darbavietas pēc dienas ieslēdz atsevišķas darba vietu pārvaldības režīmu pa dienām.

Kur tiek izmantotas veidnes

Piemērs

Restorāns izveido trīs veidnes: «Rīts» (07:00–15:00, plānotais pārtraukums «Pusdienu pārtraukums» 30 min no 12:00, apmaksāts), «Diena» (15:00–23:00, pārtraukums 30 min), «Nakts» (23:00–07:00, pārtraukums 20 minūtesūtes). Darba dienās nepieciešami 5 cilvēki rīta maiņā, brīvdienās — 3. Sastādot grafiku, vadītājs izvēlas gatavu veidni — laiks, pārtraukumi un darbinieku skaits tiek ievietoti automātiski.

5. solis: Ierobežojumu iestatījumi — Settings (tikai Pēc pieejamības un Advanced)

Veidiem Pēc pieejamības un Uzlabots vednī ir pieejams papildu solis Iestatījumi, kas nosaka ierobežojumus automātiskajā maiņu sadalē:

Darba stundu kvotas:

Maiņu un atpūtas ierobežojumi:

Pielāgoti Piezīmeikumi — poga + Add ļauj pievienot papildu noteikumus autoģenerēšanai.

Šie iestatījumi garantē, ka automātiski izveidotais grafiks ievēro darba likumdošanu un uzņēmuma iekšējos noteikumus.

Noslodzes plānotājs (tikai Pēc pieejamības un Advanced, nepieciešams modulis Forecasting)

Grafiku vedņu veidiem Pēc pieejamības un Uzlabots, ja ir pieslēgts modulis Prognozēšana, ir pieejama cilne Ielādes pieprasījums. Tā ļauj norādīt, cik darbinieku nepieciešams katrā stundā katras dienas.

Stundu darba slodzes plānotājs (Stundas noslodzes plānotājs)

Vizuāls noslodzes redaktors tieši saskarnē:

Piemērs: Birojs strādā Pr–Pk 09:00–18:00. Darba dienās katrā stundā nepieciešams 1 darbinieks, Se un Sv — 0. Aizpildāt režģi, un sistēma automātiski aprēķina optimālo maiņu skaitu.

6. solis: Pievienojiet darbiniekus grafikam

Atveriet Grafika lapa (kalendāra ikona) → izvēlieties projektu un grafiku → pievienojiet darbiniekus caur izvēlni Darbības.

3. daļa: Pievienojiet pirmo maiņu

Pēc pievienošanas nospiediet Publicēt un paziņot darbiniekiem — darbinieki saņems paziņojumus par grafiku.

Saistītie raksti

• Soli pa solim iestatīšanas rokasgrāmata
• Pirmo darbinieku pievienošana
• Algu iestatījumi
• Nodaļas un projekti
• Pārtraukumi
• Prognozēšana
• Projektu pārvaldība
• Atrašanās vietu pārvaldība

Biežāk uzdotie jautājumi

J: Cik grafiku var būt vienā projektā?
A: Neierobežots skaits.

J: Maksimālais grafika ilgums?
A: Veidojot un pagarinot — ne vairāk kā trīs mēneši vienā solī. Pagarināt grafiku var neierobežotu reižu skaitu.

J: Vai var mainīt grafika veidu pēc izveides?
A: Nē. Citam veidam izveidojiet jaunu grafiku.

J: Darbinieki neparādās grafika režģī.
A: Pārliecinieties, ka darbinieki ir pievienoti gan projektam, gan grafikam.

J: Brīdinājuma ikona ⚠️ pie grafika.
A: Datumu diapazons ir beidzies. Izveidojiet jaunu grafiku vai pagariniet esošo.

J: Kā pievienot darbiniekus grafikam pēc tā izveides?
A: Atveriet Grafiki → zīmuļa ikona pie grafika → cilne Pievienot darbiniekus → izvēlieties darbiniekus → saglabājiet.

J: Kā pagarināt grafiku pēc termiņa beigām?
A: Schedules → zīmulis → cilne Samazināt/pagarināt grafiku → izvēlieties Paplašināt grafiku → norādiet jaunu datumu → saglabājiet.

J: Kam nepieciešams «Nedēļa control Tips» grafikā?
A: Nosaka, kā sistēma reaģē uz virsstundām. Atļaut — bez ierobežojumiem, Atļaut ar apstiprinājumu — vadītājs apstiprina virsstundas, Bloķēt — maiņas ar pārsniegumu tiek atzīmētas ar sarkanu punktu.

J: Kā izveidot otro projektu?
A: Pārejiet uz Moduļi → palieliniet projektu skaitu modulī Nodaļas un projekti → saglabājiet. Pēc tam poga + Izveidot projektu kļūs aktīva.

J: Vai var pārdēvēt maiņas veidni pēc grafika izveides?
A: Jā. Nospiediet uz maiņas veidnes grafika režģī → rediģēšanas poga — mainiet nosaukumu un saglabājiet.

J: Kā izvēlēties grafika veidu «Šablons» rotācijai 2/2?
A: Grafika izveides vednī 2. solī izvēlieties Šablons, pēc tam norādiet modeli: 2 darba dienas, 2 brīvdienas.

J: Kas notiks, ja nepublicēs grafiku?
A: Darbinieki nesaņems paziņojumus un neredzēs maiņas mobilajā lietotnē. Publicēšana ir obligāta komandas informēšanai.

J: Vai var norīkot projekta vadītāju tā izveides laikā?
A: Jā. Projekta iestatījumos ir lauks Vadītāji — pievienojiet vajadzīgos lietotājus ar lomu Manager.

J: Kā dzēst grafiku?
A: Atveriet grafika iestatījumus un nospiediet Dzēst. Visas maiņas grafika ietvaros tiks dzēstas automātiski.

J: Kā pievienot plānotos pārtraukumus maiņas veidnē?
A: Maiņas veidnē ieslēdziet atzīmi Iestatiet pārtraukumus → norādiet Title, Duration, Start un Paid → nospiediet Pievienot pārtraukumu papildu pārtraukumu pievienošanai. Katrs pārtraukums ir piesaistīts konkrētam laikam.

J: Ar ko atšķiras vienkāršais pārtraukums (Pārtraukums) no plānotā (Iestatiet pārtraukumus)?
A: Vienkāršais Break — tikai ilgums minūtēs, bez piesaistes laikam. Iestatiet pārtraukumus — precīzi pārtraukumi ar nosaukumu, sākuma laiku, ilgumu un apmaksas atzīmi.

J: Vai var norādīt dažādu darbinieku skaitu darba dienās un brīvdienās?
A: Jā. Grafiku veidos Pēc pieejamības un Uzlabots katrai maiņas veidnei tiek norādīts Nepieciešamais personāla skaits atsevišķi katrai nedēļas dienai (Pr–Sv).

J: Kas ir Stundu darba slodzes plānotājs?
A: Vizuāls noslodzes plānotājs cilnē Ielādes pieprasījums (nepieciešams modulis Prognozēšana). Ļauj norādīt, cik darbinieku nepieciešams katrā stundā katras dienas. Balstoties uz šiem datiem, sistēma aprēķina optimālo maiņu skaitu.

J: Kur atrast noslodzes plānotāju?
A: Pieslēdziet moduli Prognozēšana → grafiku vednī veidiem Pēc pieejamības vai Uzlabots → cilne Ielādes pieprasījums → Stundu darba slodzes plānotājs.

J: Ko nozīmē «Iestatiet darbavietas pēc dienas» maiņas veidnē?
A: Atzīme ļauj norādīt dažādu darba vietu skaitu katrai nedēļas dienai vienas maiņas veidnes ietvaros. Pieejama veidos Pēc pieejamības un Advanced.

J: Vai var pievienot vairākus pārtraukumus vienai maiņas veidnei?
A: Jā. Nospiediet Pievienot pārtraukumu katram papildu pārtraukumam. Piemēram, kafijas pauze 15 minūtēsūtēs pulksten 10:30 un pusdienas 30 min pulksten 13:00.

J: Ko nozīmē «Tajā pašā laikā pārtraukumā 0–1» pārtraukuma iestatījumos?
A: Rāda, cik darbinieku var būt šajā pārtraukumā vienlaikus. Sistēma kontrolē, lai ne visi dotos pārtraukumā vienlaicīgi.