Портал за клиенти е модул што го држи вашиот клиент во тек со посетата без ниту еден повик од диспечерот. Клиентот добива известување за претстојната работа, врска преку која на картата гледа каде е моментално извршителот и кога ќе пристигне, може да пише во разговорот и по работата да остави рецензија.
При тоа на клиентот не му е потребна сметка во Shifton — сè се отвора преку врската од SMS или од писмото.
Важно: Порталот за клиенти е платен модул. Вклучете го во делот Поставки на компанијата → Модули. По вклучувањето, во левото мени се појавува расклопувачка група Портал за клиенти со четири страници.
Што добива клиентот
- Известувања за посетата. Клиентот дознава дека барањето е примено, дека извршителот тргнал, дека работата е завршена. Кои точно настани да се соопштуваат и по кој канал — SMS, е-пошта или и двата — одлучувате вие.
- Страница за следење. Врската води до одделна адреса — my.shifton.com, не до апликацијата. На страницата: карта со две точки — адресата на клиентот и извршителот — и изградена маршрута меѓу нив, пресметано време на пат, а до нив картичка на извршителот со фотографија и име и две копчиња — „Повик“ и „Порака“. Подолу — планираното време на посетата, адресата на услужување и статусот на извршување.
- Разговор по задачата. Копчето „Порака“ ја отвора преписката директно на истата страница: поле за внес и копче „Испрати“. Вашиот тим одговара на страницата Разговори во апликацијата. Преписката е поврзана со задачата, затоа ја гледа секој што работи по неа. По завршувањето на задачата разговорот се затвора и оди во архива.
- Рецензија по работата. Формата за оценка на квалитетот на услугата се отвора преку своја врска: фотографија и име на извршителот, рејтинг со пет ѕвездички, необврзувачки коментар и прикачена датотека. Клиентот кликнува „Испрати“ и рецензијата стигнува на страницата Рецензии. Рецензија се остава еднаш — по испраќањето врската станува неактивна.
Врската за рецензија работи само по завршувањето на задачата. Додека задачата не е во финален статус, преку неа се отвора страница „Врската повеќе не е важечка“.
Страница на јазикот на клиентот. Во горниот десен агол на клиентските страници има избор на јазик — достапни се сите 41 јазици на Shifton — и преклопник за темна тема. Сите потписи се преведуваат, затоа клиент од која и да е земја ја гледа страницата на својот јазик. На илустрациите подолу страницата е отворена на англиски.
Телефонот на извршителот при тоа може да не се открива: во поставките на модулот има замена на бројот и клиентот не се јавува на личниот број на вработениот.
Колку живеат врските
Двете врски се еднократни на свој начин и тоа е добро да се знае претходно:
- Врската за следење работи додека задачата е во тек. Штом ја префрлите задачата во финален статус, следењето се затвора — клиентот ќе види „Врската повеќе не е важечка“.
- Врската за рецензија, обратно, почнува да работи само по завршувањето на задачата. И важи до првата рецензија: клиентот испратил оценка — врската станала неактивна, втор пат не може да се остави рецензија.
- Разговор живее заедно со задачата: додека задачата е во тек, клиентот и вашиот тим си пишуваат, а по префрлањето во финален статус преписката се затвора и оди во архива — таа ви останува достапна за читање во јазичето Архива на страницата Разговори.
Полесно е да се запомни така: работата тече — отворени се картата и разговорот; работата е завршена — отворена е само рецензијата, и таа е отворена еднаш.
Како да поставите сè: пет чекори
1. Вклучете го модулот
Поставки на компанијата → Модули → обележете Портал за клиенти → Зачувај. Повеќе — во статијата „Модули и поставки на модулите“.
2. Поврзете ги полињата на клиентот со каналите за врска
Модули → Поставки → Портал за клиенти. Тука се наведува од кои полиња на картичката на клиентот да се земаат името, презимето, телефонот и е-поштата — токму на тој телефон ќе отиде SMS, а на таа адреса — писмото. Таму се избира и како да му се прикажува на клиентот името на извршителот, и се вклучува замената на телефонот.
3. Поставете известувања по статусите на задачата
Страницата Поставки за потсетници („Поставки за потсетници“), блокот Поставки за известувања по статуси. Тоа е главната табела на модулот: во неа се наведени статусите на задачите на вашата компанија, а спроти секој се вклучуваат каналите преку кои клиентот ќе добие порака при преминувањето на задачата во тој статус.
Статусите се различни за секоја компанија. Тоа не е готова системска листа: вие сами ги создавате и ги именувате статусите во делот Поставки на задачи → Статуси, а табелата со известувања само го покажува тоа што сте го поставиле. Затоа во вашата табела ќе бидат вашите називи, а не тие од илустрацијата подолу (таму за пример се статусите „TO DO“, „Started“, „Doing“, „Pause“, „Decline“, „On my way“, „Accepted“, „Finished“).
Од тоа следи и редот на дејствата: најпрво статусите, потоа известувањата. Ако додадете нов статус по поставувањето на известувањата, тој ќе се појави во табелата како одделен ред без канали — и преку него до клиентот нема да отиде ништо додека не ги вклучите.
Статусите без канали се означени со сиво — преку нив до клиентот не оди ништо. За да вклучите статус, кликнете + во неговиот ред — ќе се отвори прозорецот „Add rule for statuses“, во кој се задава целата порака:
- Статус — статусот при кој ќе се активира правилото (на пример, On my way).
- Канали — канали: SMS, E-mail или и двата.
- Текст на SMS — текстот на SMS.
- Предмет на писмото — предметот на писмото.
- Текст на е-поштата — текстот на писмото.
- Вклучено — дали правилото е вклучено.
Променливи во текстот на пораката
Текстовите не се статични: во нив се вметнуваат податоци од задачата. Достапни се променливите:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Најважното: врските стигнуваат во пораката само преку променливи. {link_map} е врската до страницата за следење со картата, {link_feedback} — врската до формата за рецензија. Ако не ги вметнете во текстот, пораката ќе отиде без врска и клиентот нема да може ниту да го следи извршителот, ниту да остави рецензија.
Пример за текст на SMS за статусот On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}А предметот на писмото може да изгледа така: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Додајте потсетници по време
На истото место, блокот Поставки за закажани известувања — копчето Создај потсетник. За разлика од известувањата по статуси, потсетникот е поврзан не со настан, туку со време: колку минути пред посетата или по неа да се испрати пораката. Потсетникот има име, интервал (Испрати пред/по), избор „пред/по“ (Опција за потсетување), канали и преклопник за вклучување.
На пример, потсетник „30 минути пред посетата“ преку SMS — клиентот ќе успее да се подготви, а вие ќе го намалите бројот неуспешни излези.
5. Дополнете го SMS-салдото
SMS го трошат салдото и при нулево салдо пораките просто нема да отидат. Салдото, трошењето и автоматското дополнување се на страницата SMS фактурирање. Е-поштата се испраќа бесплатно, затоа може да почнете и само со еден е-пошта канал.
Страници на модулот
| Страница | За што служи | Повеќе |
|---|---|---|
| Разговори („Разговори“) | Да ги читате пораките на клиентите по задачите и да им одговарате. Јазичето Архива ги чува затворените преписки | Разговори |
| Рецензии („Рецензии“) | Да ги гледате оценките и коментарите на клиентите, со филтри по вработен и клиент | Рецензии |
| Поставки за потсетници („Поставки за потсетници“) | Известувања по статуси и потсетници по време | Поставки за потсетници |
| SMS фактурирање („SMS фактурирање“) | Салдо на SMS, трошење по земји и типови, дополнување и автоматско дополнување | SMS фактурирање |
Што е потребно за да пристигнуваат известувањата
| # | Услов | Каде да проверите |
|---|---|---|
| 1 | Модулот Портал за клиенти е вклучен | Поставки на компанијата → Модули |
| 2 | Компанијата работи во режим Задачи (Field Service) | мени на компанијата → промена на режимот на работа |
| 3 | Кај клиентот се пополнети телефон и/или е-пошта | картичка на клиентот во делот Клиенти |
| 4 | Полињата на клиентот се поврзани со каналите | Модули → Поставки → Портал за клиенти |
| 5 | За потребните статуси се вклучени канали | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | На SMS-салдото има средства (за SMS) | SMS Billing |
Можни проблеми и решенија
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Во менито ја нема групата Портал за клиенти | Модулот е исклучен или компанијата не е во режим Задачи | Вклучете го модулот во Поставки на компанијата → Модули; префрлете се во режим Задачи (Field Service) |
| Групата ја има, но ставките не се видливи | Групата е склопена | Кликнете на називот Портал за клиенти — листата ќе се расклопи |
| Клиентот не доби ниту SMS, ниту писмо | За тој статус не е вклучен ниту еден канал | Reminder settings → Notification settings by statuses → вклучете канал кај потребниот статус |
| Писмата пристигнуваат, SMS не | Нулево SMS-салдо или погрешен број | Дополнете го салдото на SMS фактурирање; проверете го телефонот во картичката на клиентот |
| Известувањата одат на погрешен телефон | Полето на клиентот е погрешно поврзано | Модули → Поставки → Портал за клиенти → Mapping: customer's phone number |
| Врската за следење е празна | Извршителот сè уште не тргнал или му е исклучена геолокацијата | Проверете го статусот на задачата и дозволите за геолокација во мобилната апликација на вработениот |
| Клиентот ја отворил врската и гледа „Врската повеќе не е важечка“ | Задачата е веќе завршена — следењето за неа е завршено | Тоа е нормално: врската до картата живее додека задачата е во тек |
| Клиентот сака повторно да ја отвори формата за рецензија | Рецензијата е веќе испратена, врската станала неактивна | Повторно не може да се остави рецензија — примете го дополнувањето преку разговорот по задачата |
Често поставувани прашања
Прашање: Дали на клиентот му е потребна сметка во Shifton? Одговор: Не. Сè се отвора преку врската од SMS или од писмото — не се бара ниту регистрација, ниту лозинка.
Прашање: Што точно го активира известувањето до клиентот? Одговор: Два различни механизма. Првиот е промената на статусот на задачата: се поставува во Reminder settings → Notification settings by statuses. Вториот е потсетникот по време: се создава со копчето Создај потсетник и се активира N минути пред или по посетата.
Прашање: По што потсетникот се разликува од известувањето по статус? Одговор: Известувањето по статус е поврзано со настан — задачата преминала во статус, клиентот добил порака. Потсетникот е поврзан со времето на посетата и се испраќа независно од тоа дали статусот се менувал или не.
Прашање: Може ли да се мине без SMS? Одговор: Да. Оставете вклучен само каналот е-пошта — тој не го троши SMS-салдото.
Прашање: Дали клиентот го гледа личниот телефон на вработениот? Одговор: Не задолжително. Во поставките на модулот има замена на бројот — тогаш повикот на клиентот не оди на личниот број на извршителот.
Прашање: Како клиентот го гледа името на извршителот? Одговор: Така како што е зададено во поставките на модулот — на пример, само името без презимето.
Прашање: Кој во компанијата го гледа разговорот со клиентот? Одговор: Преписката е поврзана со задачата, затоа ја гледа секој што има пристап до таа задача. Сите разговори се собрани на страницата Разговори.
Прашање: Каде оди преписката по затворањето на задачата? Одговор: Во архивата — јазичето Архива на страницата Разговори.
Прашање: Дали е задолжително да се бара рецензија од секој клиент? Одговор: Не, рецензијата е одделна порака и вие сами одлучувате дали да ја испратите или не.
Прашање: Зошто статусот во табелата е означен со сиво? Одговор: Значи, за него не е вклучен ниту еден канал и по тој статус до клиентот не оди ништо. Кликнете + во редот на статусот за да вклучите канал.
Прашање: Колку потсетници може да се создадат? Одговор: Нема ограничување — може да направите неколку: на пример, еден ден пред посетата со писмо и 30 минути пред неа со SMS.
Прашање: На кој јазик пристигнуваат известувањата? Одговор: Текстот на пораките се задава во поставките, затоа тој ќе биде таков каков што сте го напишале.
Прашање: Дали модулот е платен? Одговор: Да. Плус, одделно се троши SMS-салдо за секое испратено SMS; е-поштата е бесплатна.
Прашање: Клиентот доби порака, но без врска до картата. Зошто? Одговор: Во текстот на правилото не е вметната променливата {link_map}. Врската не се додава автоматски — таа треба да се напише во текстот на SMS или на писмото.
Прашање: Како клиентот стигнува до разговорот? Одговор: Од страницата за следење — таму има копче MESSAGE. Не е потребно да се испраќа одделна врска до разговорот.
Прашање: Може ли клиентот да се јави на извршителот од страницата за следење? Одговор: Да, со копчето CALL. Ако во поставките на модулот е вклучена замена на бројот, повикот нема да отиде на личниот телефон на вработениот.
Прашање: Може ли клиентот да прикачи фотографија кон рецензијата? Одговор: Да, во формата за рецензија има поле за прилог — клиентот избира датотека и ја испраќа заедно со оценката и коментарот.
Прашање: На кој јазик клиентот ја гледа страницата за следење? Одговор: На страницата има преклопник за јазик, клиентот може сам да избере погоден. Таму се преклопува и темната тема.
Прашање: Може ли да се напише сопствен текст на пораката? Одговор: Не само што може — треба. Текстот на SMS, предметот и текстот на писмото се задаваат во правилото за секој статус одделно, со променливи од видот {client_first_name} или {scheduled_time}.
Прашање: На која адреса се отвора страницата за клиентот? Одговор: На одделна — my.shifton.com, а не во апликацијата. Клиентот не влегува во интерфејсот на компанијата и не гледа ништо во него.
Прашање: Колку живее врската за следење? Одговор: Додека задачата е во тек. Штом задачата е префрлена во финален статус, следењето се затвора: врската покажува „Врската повеќе не е важечка“.
Прашање: Кога почнува да работи врската за рецензија? Одговор: По завршувањето на задачата. Пред тоа преку неа исто така се отвора „The link is no longer valid“.
Прашање: Дали клиентот го гледа бројот на задачата? Одговор: Да, ако сте вметнале {task_id} во текстот на пораката — на пример, во предметот на писмото „Your Specialist Is On the Way — Request #401428“.
Прашање: Од кого пристигнува писмото до клиентот? Одговор: Во име на Shifton Robot ([email protected]) со предметот што сте го задале во правилото.
Прашање: Кај мене во табелата има други статуси, не како на сликата. Нормално ли е? Одговор: Да. Статусите на задачите ги создавате вие сами во Поставки на задачи → Статуси, а табелата со известувања го покажува токму вашиот состав. Називите на илустрациите се пример на една компанија.
Прашање: Додадов нов статус — зошто по него нема известувања? Одговор: Новиот статус се појавува во табелата како празен ред, без канали. Отворете го преку + и задајте канали и текст на пораката.
Прашање: Може ли да се постави известување за кој и да е свој статус? Одговор: Да, за секој од статусите на вашата компанија — нема ограничувања по назив или количина.
Прашање: Колку живее врската за следење? Одговор: Додека задачата е во тек. Штом задачата е префрлена во финален статус, следењето се затвора.
Прашање: Колку пати клиентот може да остави рецензија? Одговор: Еднаш. По испраќањето врската станува неактивна и формата не може да се отвори повторно.
Прашање: Може ли да се пишува со клиентот по завршувањето на задачата? Одговор: Не. Со финалниот статус разговорот се затвора и оди во архивата. Преписката може да се прочита во јазичето Архива на страницата Разговори.