Смената во апликацијата не е конечна пресуда. Ако не можете да излезете на работа, можете да ја дадете на општата листа, да се размените со колега, да ја пренесете на конкретно лице, да побарате друго време или да отработите само дел. Сето тоа се прави од телефон, зад едно троеточие.
Правата за овие дејства ги дава раководителот во поставките на графикот, затоа наборот на ставки е различен кај различни вработени. Ако ги имате помалку — видете го делот „Зошто ги нема дејствата“ на крајот од статијата.
Чекор по чекор упатство
Каде да ги најдете дејствата
Отворете График (втората икона на долната лента) и допрете ја својата смена — ќе се отворат Детали за смената (Shift details). Во горниот десен агол има троеточие: тоа отвора картичка Изберете акција (Select action).
| Дејство | Кога е корисно |
|---|---|
| Премести во Отворени Смени (Move to Open Shifts) | Не можете да излезете на работа, и не е важно кој ќе ве замени |
| Барање за размена на смена (Shift Swap Request) | Сакате да се размените со смена со колега |
| Барање за уредување на смена (Shift edit request) | Ќе излезете, но во друго време |
| Барање за откажување на смена (Shift drop request) | Знаете кој точно ќе ве замени |
| Барање за делење на смена (Request to split a shift) | Ќе отработите дел од смената, останатото ќе го дадете |
Првите четири ставки се барања, и патот им е различен.
Размената и пренесувањето одат преку колегата: најпрво согласност од оној кому му ја предлагате смената, и само потоа, ако во графикот е вклучена потврда од менаџер, одлука на раководителот. Додека колегата не се согласи, барањето не оди понатаму и ништо не се менува.
Промената на времето и делењето се адресирани само до раководителот. Праќањето во отворени смени при исклучена потврда се извршува веднаш.
Премести во отворени смени
Смената оди на општата листа, и може да ја земе секој кому тоа му е дозволено со поставките.
1. Троеточие → Премести во Отворени Смени.
2. Апликацијата прашува Дали сте сигурни? (Are you sure?) — потврдете.
3. Смената исчезнува од вашите и се појавува во режимот Отворени смени (Open Shifts) на екранот со графикот.
Додека смената никој не ја земе, таа останува ничија: во бројачот на денот се смета за смена, но зад неа не стои вработен.
Размена на смени
1. Троеточие → Барање за размена на смена.
2. Се отвора екранот Замена смена (Swap shift) со листа на смени на колегите: датум, време, име и назив на шаблонот.
3. Изберете смена со која сакате да се размените и испратете барање.
4. Почекајте одговор од колегата: барањето доаѓа до него, и без негова согласност размената нема да се случи.
5. Ако во графикот е вклучена потврда од менаџер, по согласноста на колегата барањето оди до раководителот.
На листата ќе бидат само оние смени со кои размената воопшто е возможна: смените на другите вработени од истиот график. Ако раководителот вклучил размена само во рамките на позицијата, ќе останат колеги со вашата позиција.
Промена на времето на смената
1. Троеточие → Барање за уредување на смена.
2. Се отвора Промена на време (Change of time): датум, време на почеток, време на крај.
3. Во полето Порака (Message) објаснете ја причината — раководителот ќе ја види заедно со барањето.
4. Испратете.
Смената останува ваша: се менуваат само часовите, и само по одобрување.
Пренесување на смената
1. Троеточие → Барање за откажување на смена.
2. Се отвора Пренесување на смена (Transfer shift).
3. Во Изберете вработени (Select employees) означете кому му ја предлагате смената — може и на неколку.
4. Испрати барање (Send request).
5. Почекајте некој од нив да се согласи: без согласност смената останува ваша.
Разликата од отворените смени: тука ги именувате конкретните луѓе, а не ја давате смената на сите. Барањето ќе дојде токму до нив, и само по нечија согласност ќе оди понатаму — до раководителот, ако тој треба да потврди.
Делење на смената
Потребно е кога можете да отработите дел од смената.
1. Троеточие → Барање за делење на смена.
2. Се отвора Поделена смена (Split shift) со напомена: поделете ја смената за да изберете работно време, а остатокот да го испратите во отворени смени.
3. Со лизгачот задајте ја точката на делење.
4. Изберете кој од двата дела останува кај вас, а кој оди во отворени.
5. Испратете барање.
Што може да се смени во самата картичка
Освен троеточието, на својата идна смена достапни се две полиња: Локација (Location) и Ознаки (Marks) во блокот Детали (Details), под нив Зачувај (Save). На поминатата смена ги нема тие полиња.
Вториот таб на картичката е Бонуси/Казни/Аванси (Bonuses/Penalties/Advances): што е пресметано и задржано токму по оваа смена.
Каде доаѓа одговорот
Одговорите доаѓаат во Настани (Events) — четвртата икона на долната лента — и во Архива (Archive) на екранот со барања. Кај размената и пренесувањето одговорите ќе бидат два: најпрво од колегата, потоа од раководителот, ако тој потврдува. Внатре во самото барање има таб за разговор: таму може да разменувате пораки со раководителот без да излезете од барањето.
Зошто ги нема дејствата
Тоа е најчестата жалба, и причината скоро секогаш е една од две.
Првата: дејствата се исклучени во поставките на графикот. Секое дејство се вклучува со посебен прекинувач — раководителот го прави тоа во делот Основни информации на графикот. Ако тие се исклучени, зад троеточието останува една ставка наместо пет.
| Што недостига | Кој прекинувач е потребен |
|---|---|
| Размена на смени | Дозволи размена на смени |
| Пренесување на смената | Овозможи на вработените да отпуштат смени |
| Праќање во отворени | Дозволете им на вработените да праќаат смени во листата Отворени Смени |
| Земање отворена смена | Дозволете им на вработените да преземат смени од листата Отворени Сменим |
| Делење на смената | Им дозволува на вработените да делат смени |
| Своја смена | Дозволете им на вработените да создаваат свои смени |
| Смени на другите во графикот | Дозволете на вработените да ги видат сите смени |
Дел од истите поставки ги има во картичката на проектот, во блокот со поставки за смени: тие важат за сите графици на проектот одеднаш.
Втората: графикот е завршен. Над смените вон рокот на важност на графикот воопшто ги нема дејствата — троеточието не се отвора. Раководителот треба да го продолжи графикот.
Има и трета, поретка: смената веќе почнала или почнува наскоро. Апликацијата не дозволува да дадете смена половина час пред излегување на работа.
Можни проблеми и решенија
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Троеточието не се отвора | Графикот е завршен или смената веќе почнала | Побарајте од раководителот да го продолжи графикот; дејствата работат на идни смени |
| На листата има една ставка наместо пет | Прекинувачите за самоуслужување се исклучени | Раководителот ги вклучува потребните во Основни информации на графикот |
| Нема со кого да се разменам | На листата нема соодветни смени | Размена е возможна само со смени на колеги од овој график, а при поставката „во рамките на позицијата“ — со истата позиција |
| Размената или пренесувањето се испратени, но ништо не се случува | Го чекаме одговорот на колегата — без негова согласност барањето не оди понатаму | Потсетете го колегата: барањето стои кај него во барањата |
| Барањето е испратено, но смената не се измени | Вклучена е потврда од менаџер | Чекајте одлука: ќе дојде во Настани и во Архива |
| Смената е вратена назад | Раководителот го одби барањето | Причината за одбивање доаѓа заедно со одговорот — погледнете ја дискусијата внатре во барањето |
| Отворените смени се празни | Никој ништо не дал или земањето е забрането | Проверете кај раководителот прекинувачот за земање отворени смени |
| Делењето е недостапно | Исклучено во графикот | Потребен е прекинувачот Им дозволува на вработените да делат смени |
Најчесто поставувани прашања (FAQ)
Прашање: По што праќањето во отворени смени се разликува од пренесувањето на смената? Одговор: Во првиот случај смената оди на општата листа и ја зема секој што сака. Во вториот ги именувате конкретните луѓе, и барањето доаѓа токму до нив.
Прашање: Може ли да отработам половина смена, а останатото да го дадам? Одговор: Да, тоа е Барање за делење на смена: со лизгачот избирате точка на делење и укажувате кој дел да се испрати во отворени.
Прашање: Дали е задолжително да се чека одобрување? Одговор: Кај размената и пренесувањето — секогаш: најпрво е потребна согласност од колегата кому му ја предлагате смената. Понатаму, ако во графикот е вклучена потврда од менаџер, одлучува и раководителот. Праќањето во отворени при исклучена потврда се извршува веднаш.
Прашање: Колегата не одговара на моето барање за размена — што да правам? Одговор: Додека тој не се согласи, барањето не оди никаде и смената останува ваша. Потсетете го: барањето стои кај него во делот со барања. Или откажете го барањето и предложете ја смената на друг.
Прашање: Зошто јас го нема копчето за размена, а колегата го има? Одговор: Поставките се задаваат за секој график одделно. Ако сте во различни графици, наборите на дејства се различни.
Прашање: Може ли да го откажам своето барање? Одговор: Да, отворете го барањето на екранот со барања — таму има Откажи барање (Cancel request).
Прашање: Кој ќе ја види мојата порака при барање за промена на времето? Одговор: Раководителот што ќе одлучува по барањето. Пораката доаѓа заедно со барањето.
Прашање: Што ќе се случи со смената ако никој не ја земе од отворените? Одговор: Ќе остане на листата отворени. Раководителот може да ја додели на некого рачно или да ја распредели автоматски.
Прашање: Може ли да ја сменам локацијата на својата смена? Одговор: Да, на идната смена во блокот Детали има полиња за локација и ознаки, по промената притиснете Зачувај.