Да се додаде човек во компанијата, да му се доделат права, да се испрати покана, да се смени позицијата и нормата часови — сето тоа се прави од телефон. Порано управувањето со тимот беше можно само во прелистувачот.
Делот е отворен за раководителот, администраторот и сопственикот.
Чекор по чекор упатство
Како да се отвори
☰ → група Тим (TEAM) → Вработени во компанијата (Company employees).
Во картичката на секој вработен: фотографија или иницијали, име, ниво на права, телефон, е-пошта и состојбата на поканата — Поканата е во тек (Invite pending) со портокалова боја или Поканата е прифатена (Invite accepted) со зелена. Кај непотврдените до нив стои копчето Повторно испратете покана (Resend invite).
Горе има три копчиња: пребарување по име, Филтрирај по проект (Filter by project) и Внеси Вработени (Import Employees). Долу десно е синото копче со знакот плус — додавање.
Додавање вработен
Притиснете +. Ќе се отвори формуларот Додади вработен (Add employee) од три блока.
Лични податоци (Personal information)
| Поле | Опис |
|---|---|
| Име (First name) | Име на вработениот |
| Презиме (Last name) | Презиме |
| Телефонски број (Phone number) | Телефон со код на државата |
| е-пошта (E-mail) | Адреса на е-пошта |
Под формуларот стои напомената Потребен е телефон или е-пошта (Phone or email required) — доволно е едно од двете, но без покана по е-пошта вработениот нема да може да си создаде лозинка.
Поставки за работа (Work settings)
| Поле | Опис |
|---|---|
| Персонален број (Personnel Number) | Внатрешен број на вработениот, по него е удобно да се подредува списокот и да се извезуваат податоци во други системи |
| Месечна стапка на часови, % (Monthly rate of hours, %) | Дел од полното работно време. Стандардно 100 |
| Изберете позиција (Select a position) | Позиција од структурата на компанијата. По неа се зема стапката, ако стапките се зададени по позиции |
Распоредување (Scheduling)
| Поле | Опис |
|---|---|
| Проект (Project) | Во кој проект да се додаде |
| Распоред (Schedule) | Во кој распоред да се стави |
| Додај вработен почнувајќи од (Add employee starting from) | Од кој датум човекот се смета за вработен |
Прекинувачот Испрати покана (Send invite) одлучува дали писмото ќе замине веднаш. Сè завршува со копчето Зачувај (Save).
Еве што е важно: формуларот ги покрива сите три задолжителни чекори одеднаш — да се создаде човекот, да се додаде во проект и да се стави во распоред. Ако го прескокнете проектот или распоредот, вработениот ќе биде создаден, но во мрежата нема да се појави.
Промена на правата
Нивото на права се менува директно во списокот на вработени: до него стои стрелка надолу, притиснете ја и изберете друго ниво. Не е потребно да се отвора картичката на вработениот за тоа.
| Ниво | Што дава |
|---|---|
| Вработен (Employee) | Свој распоред, свои барања, своја достапност |
| Администратор (Administrator) | Управување со вработените, модулите и распоредите на целата компанија |
Ова се права во компанијата и тие се задаваат тука, во списокот на вработени. Одделно од нив човекот има улога во проектот: Вработени (Employees), Менаџери (Managers) или Прегледувачи (Viewers) — таа се доделува во поставките на самиот проект, а не тука. Менаџерот е улога во проектот, а не ниво на права; администратор во проектот не се доделува.
Целосен пристап, вклучувајќи ги поставките на компанијата и финансиите, има само сопственикот.
Картичка на вработениот: шест јазичиња
Притискањето на картичката отвора Уреди вработен (Edit employee), и тоа не е еден формулар, туку шест јазичиња. Лентата со јазичиња се лизга настрана, затоа последните не се гледаат веднаш.
| Јазиче | Што има внатре |
|---|---|
| Општи информации (General info) | Лични податоци, поставки за работа, вештини, боја, свои работни денови и права |
| Достапност (Availability) | Кога вработениот е подготвен да работи, по денови |
| Проекти (Projects) | Во кои проекти е и со која улога |
| Белешки (Notes) | Записи за вработениот со период и видливост |
| Датотеки (Files) | Документи поврзани со човекот |
| Одмори (Vacations) | Ограничувања за одмор по периоди и движење на салдото |
Општи информации е најдолгото јазиче, треба да се лизга. По ред: Лични податоци (Personal information) со име, презиме, телефон и е-пошта; Поставки за работа (Work settings) со персонален број, позиција и месечна стапка на часови; Вештини (Skills); Боја на вработените (Employee color) — со неа човекот се означува на картата за геолокација и во распоредот; Лични поставки за работните денови на вработениот со полиња за штиклирање Пон–Нед и прекинувачот Земи ги предвид личните поставки; и долу Дозволи (Permissions) — Права на вработените (Employee rights) и Пристап до дневници на активност (Access to activity logs).
Достапност ја покажува истата слика што ја гледа и самиот вработен во делот „Кога сум достапен“: неделата по денови, префрлање на неделите и Прошири календар. Таму каде што човекот ништо не навел, стои Достапноста не е наведена (Availability not specified).
Проекти — список на проектите на вработениот со неговата улога во секој, копчето Додади во проект (Add to project) и Додади во распоред (Add to schedule). Оттука човекот се вклучува во работата, без да се излегува од картичката.
Белешки — копчето Креирај белешка (Create a note) и список на записи. Белешката има период на важење и видливост: Само менаџери и администратори (Only managers and administrators). Ова е место за службени забелешки што не треба да ги гледа самиот вработен.
Датотеки — документите на овој човек, копчето Испратете датотеки (Upload). Додека ги нема, стои Нема податоци (No data).
Одмори — јазичето поради кое најчесто и се отвора картичката. Тоа е од три дела:
| Дел | Што задава |
|---|---|
| Допустливо пречекорување на одмор (Permissible vacation overrun) | За колку дена вработениот може да оди во минус. Се зачувува со копчето Зачувај |
| Поставки за одмор (Vacation settings) | Периоди со ограничување: почеток, крај и Годишно ограничување за одмор. Се додаваат со копчето Додај поставка за одмор |
| Промена во билансот на одмор (Change in vacation balance) | Рачни пресметки и одземања: датум, големина со знак и коментар. Копчето Додај операција со одмор |
Периодите може да бидат неколку по ред — на пример со ограничување 0, потоа 24, потоа 50 дена годишно: така се гледа како се менувале условите на човекот. Во движењето на салдото знакот минус значи одземање.
Увоз со список
Копчето Внеси Вработени горе внесува одеднаш многумина со датотека. Увоз без адреси на е-пошта е можен, но поканите на таквите вработени нема да заминат — ќе треба да се додадат подоцна.
Можни проблеми и решенија
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Вработениот е создаден, но го нема во распоредот | Прескокнат е проектот или распоредот во формуларот за додавање | Отворете ја картичката и пополнете го блокот Распоредување |
| Поканата не пристигнува | Писмото е во непожелната пошта или не е потврден телефонскиот број на компанијата | Проверете ја непожелната пошта, притиснете Повторно испратете покана, потврдете го бројот во профилот |
| Бел екран кај вработениот при активација | Оваа адреса на е-пошта е веќе зафатена од друга сметка | Избришете ја старата сметка со оваа адреса |
| Создаден без е-пошта и телефон | Формуларот бара барем едно од двете | Пополнете телефон или е-пошта — инаку копчето за зачувување нема да работи |
| Отпуштениот вработен остана во распоредот | Така е замислено | Минатите смени и записите за плаќање се зачувуваат, до името стои ознака за бришење |
| Не успева да се додели администратор во проектот | Таква улога во проектот нема | Администраторот е ниво на права во компанијата; во проектот се доделуваат вработен, менаџер и прегледувач |
Често поставувани прашања (FAQ)
Прашање: Може ли да се создаде вработен и веднаш да се стави во распоред? Одговор: Да, формуларот за додавање го прави тоа во еден потег: блокот Распоредување ги задава проектот, распоредот и датумот на почеток.
Прашање: Што е персонален број? Одговор: Внатрешен број на вработениот. По него е удобно да се подредува списокот и да се извезуваат податоци во други системи.
Прашање: Зошто месечната норма часови е во проценти? Одговор: Така се задава непотполно работно време: 50 % значи половина од месечната норма.
Прашање: Може ли да се додаде вработен без адреса на е-пошта? Одговор: Може да се создаде, ако е наведен телефон. Но поканата ќе замине само на е-пошта.
Прашање: Како брзо да му се сменат правата на вработениот? Одговор: Со стрелката до нивото на права директно во списокот, не е потребно да се влегува во картичката.
Прашање: По што менаџерот се разликува од администраторот? Одговор: Менаџерот е улога во рамките на проектот: распоредите и барањата на тој проект. Администраторот е ниво на права за целата компанија.
Прашање: Што се случува со податоците на отпуштениот? Одговор: Смените и записите за плаќање остануваат во извештаите, а самиот вработен се означува како избришан.