Создадениот распоред се менува директно во апликацијата: име, поставки за самопослужување, состав на тимот, период, стапки, прогноза за оптоварувањето. Има и нешто што го нема во веб-верзијата — да се пренастрои распоредот од почеток според ажурираните правила.
Распоредите може да ги уредува раководителот, администраторот и сопственикот на компанијата.
Чекор по чекор упатство
Како да се отвори
☰ → Распореди (Schedules) → Распореди → притиснете на потребниот распоред во списокот. Ќе се отвори екран со шест дела.
| Дел | Што менува |
|---|---|
| Главни информации (Main information) | Име, боја, контрола на неделата и поставки за самопослужување |
| Вработени (Employees) | Состав: кого да се додаде во распоредот, кого да се извади |
| Намалете/продолжете распоред (Reduce/extend schedule) | Период: да се продолжи или да се скрати |
| Побарување за оптоварување (Load demand) | Прогноза за оптоварувањето — колку смени се потребни во секој слот |
| Закажани членови на тимот (Scheduled team members) | Основна стапка за сите што се во овој распоред |
| Пренастројување на распоредот (Rebuild schedule) | Повторно генерирање на распоредот според ажурираните правила |
Главни информации: што вработениот може сам да прави
Освен името, бојата и типот на контрола на неделата, тука се собрани сите прекинувачи за самопослужување — тоа што вработениот може сам да го прави со своите смени. Ги има десет, во пет групи.
Ова не е ниво на права во компанијата: вработен, администратор или сопственик човекот станува во својата картичка, и тоа важи насекаде. Прекинувачите подолу важат само во рамките на овој распоред, затоа во еден распоред размената на смени може да е дозволена, а во соседниот — не.
| Група | Прекинувач | Што дозволува |
|---|---|---|
| Видливост (Visibility) | Дозволете на вработените да ги видат сите смени | Да ги гледаат смените на целиот тим, а не само своите |
| Размена на смени (Shift exchange) | Дозволи размена на смени (Allow shift swapping) | Да разменуваат смени со колегите |
| Со потврда од менаџерот (With manager confirmation) | Размената минува само по одобрување од раководителот | |
| Размени смени со иста позиција (Swap shifts with the same position) | Да разменуваат само со истата позиција | |
| Слободни смени (Free shifts) | Дозволете на вработените да ги испраќаат смените во списокот на слободни смени (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Да ја дадат својата смена во списокот на слободни |
| Дозволете на вработените да земаат смени од списокот на слободни (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Да земаат смени од списокот на слободни | |
| Барања на вработените (Employee requests) | Дозволете на вработените да создаваат свои смени (Allow employees to create their own shifts) | Да си создаваат смени |
| Дозволете на вработените да создаваат пауза (Allow employees to create breaks) | Да создаваат пауза | |
| Дозволете на вработените да ги предаваат смените (Allow employees to drop shifts) | Да се откажат од смена | |
| Друго | Дозволете на вработените размена на паузи меѓу различни шаблони за смени (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Да разменуваат пауза меѓу различни шаблони за смени |
| Дозволете на вработените да ги делат смените (Allow employees to split shifts) | Да делат смена на делови |
Промените влегуваат во сила по копчето Зачувај (Save).
Вработени: кого да се додаде и кого да се извади
Дел од три полиња.
| Поле | Што прави |
|---|---|
| Додадете вработени во распоредот (Add employees to schedule) | Избор на луѓето што треба да се стават во овој распоред |
| Додај вработен почнувајќи од (Add employee starting from) | Датум од кој човекот влегува во распоредот. Не од почетокот на периодот, туку од избраниот ден |
| Отстрани вработени (Remove employees) | Да се изведе човекот од распоредот, без да се избрише од компанијата |
Полето со датум е тоа поради кое најчесто и се влегува тука: нов човек почнал да работи среде месецот, и смени му се потребни не од првиот датум.
Да се скрати или да се продолжи периодот
Екранот се вика Промена на големина на распоредот (Schedule resizing), горе е прикажан сегашниот период.
| Поле | Варијанти |
|---|---|
| Акција (Action) | Прошири распоред (Extend schedule) или Скратете го распоредот (Shorten schedule) |
| Промени тип (Change type) | На пример Проширете без смени (Extend without shifts) — периодот ќе стане подолг, но смени во него нема да се појават |
| Прошири распоред за (Extend schedule to) | Датум до кој го влечеме периодот |
| Што да се прави со постоечките смени во новиот период? (What to do with existing shifts in the new period?) | Игнорирај (Ignore) или Избриши (Delete) |
Последното прашање е поважно отколку што изгледа: ако во новиот период веќе стојат смени — на пример од друг распоред — апликацијата ќе прашае дали да ги остави или да ги урне.
Продолжувањето без смени е соодветно кога периодот треба да се растегне, а смените ќе ги поставите подоцна рачно или ќе го пренастроите распоредот.
Побарување за оптоварување
Прогноза: колку смени се потребни во секој слот. Според тие податоци системот ги распоредува смените при автоматска распределба.
Додека прогнозата не е зададена, на екранот стои Нема податоци (No data) — така ќе биде кај нов распоред.
Закажани членови на тимот: стапка
Екранот Основно уредување на стапката на плата во распоредот (Basic pay rate editing in the schedule). Горе се валутата и единицата — на пример USD · На час (USD · Per hour) — и самата вредност на стапката.
Двете напомени на екранот ја објаснуваат разликата меѓу општата стапка и личната:
- Поставете основна стапка за вработените во распоредот — односно општа стапка за сите учесници;
- Поставете индивидуална основна стапка на вработениот. Таа ќе важи од избраниот датум до крајот на распоредот — односно на одделен човек може да му се додели своја, и само во рамките на овој распоред.
Подолу е копчето Вработени (Employees) — премин кон списокот, каде што стапката се задава поименично.
Пренастројување на распоредот: да се изгради од почеток
Делот отвора истиот волшебник како и при создавањето, но веќе пополнет со податоците на овој распоред — име, боја, проект, период, стапка. Вие го поправате тоа што треба да се смени и го пуштате генерирањето од почеток.
Тоа е потребно кога правилата станале повеќе или се сменија: додаден е шаблон за смена, сменети се деновите од неделата, поправено е оптоварувањето. Наместо да го бришете распоредот и да го составувате од нула, вие го преградувате постоечкиот.
Можни проблеми и решенија
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Вработениот не ги гледа туѓите смени | Исклучено е Дозволете на вработените да ги видат сите смени (Allow employees to see all shifts) | Вклучете го прекинувачот во Главни информации и зачувајте |
| Вработените разменуваат смени без прашање | Исклучено е Со потврда од менаџерот (With manager confirmation) | Вклучете го — размената ќе оди преку вашето одобрување |
| Промените не се зачуваа | Не е притиснато копчето Зачувај | Вратете се во делот и зачувајте |
| Потребен е подолг распоред отколку што е создаден | Периодот е зададен при создавањето | Намалете/продолжете распоред — продолжува без повторно создавање |
| По поправката на правилата смените останаа стари | Правилата се менуваат, а веќе создадените смени — не | Пуштете Пренастројување на распоредот |
Често поставувани прашања (FAQ)
Прашање: По што „Пренастројување на распоредот“ се разликува од создавање нов распоред? Одговор: Волшебникот е истиот, но полињата се веќе пополнети со податоците на постоечкиот распоред, и резултатот го заменува него, а не додава втор.
Прашање: Може ли распоредот да се продолжи без повторно создавање? Одговор: Да, делот Намалете/продолжете распоред — тој истиот и го скратува периодот.
Прашање: Каде да се смени стапката одеднаш на сите во распоредот? Одговор: Во делот Закажани членови на тимот — таму е основната стапка за сите учесници во овој распоред.
Прашање: Кои права се задаваат тука, а кои во картичката на вработениот? Одговор: Тука — само тие десет прекинувачи за самопослужување: што човекот може да прави со своите смени (да разменува, да ги дава во слободните, да зема оттаму, да создава смени и пауза, да дели смена). Тие важат во рамките на еден распоред, и во различни распореди може да се разликуваат. А нивото на права во компанијата — вработен, администратор, сопственик — се задава во картичката на вработениот и важи за целата компанија, распоредот не влијае на него.
Прашање: Вработениот може да даде смена, но не може да ја земе — зошто? Одговор: Тоа се два различни прекинувачи во групата Слободни смени: да се дава во списокот на слободни и да се зема оттаму се дозволуваат одделно.
Прашање: Што е „Побарување за оптоварување“? Одговор: Прогноза за оптоварувањето: колку смени се потребни во секој слот. Според тие податоци системот ги распоредува смените при автоматска распределба.
Прашање: Може ли вработен да се извади од распоредот, без да се избрише од компанијата? Одговор: Да, во делот Вработени на овој распоред.
Прашање: Нов вработен почна среде месецот — како да го ставам не од почетокот? Одговор: Во делот Вработени има поле Додај вработен почнувајќи од: наведете го датумот на почеток.
Прашање: Што ќе биде со смените што веќе стојат во новиот период при продолжување? Одговор: Апликацијата ќе прашае: Игнорирај — да се остави како што е, Избриши — да се урне и да се изгради одново.
Прашање: Каде воопшто се задава стапката на вработениот? Одговор: Во профилот на вработениот нема стапка. Стапката се задава на четири нивоа: во поставките на компанијата, во проектот, кај позицијата и тука, во распоредот. Системот ја бара по низата компанија → распоред → позиција → локација. Стапката од распоредот важи само во него и само од избраниот датум до крајот на периодот, затоа на еден човек може да му се плаќа различно во различни распореди.