Креирање на првиот проект и распоред

Проекти ги обединуваат вработените и распоредите (како одделенија, локации или тимови). Распоредите ги задаваат правилата за работно време и ги содржат фактичките смени. Потребен е барем еден проект и еден распоред, пред да можете да доделувате смени.

Дел 1: Проект

Првиот проект се креира автоматски веднаш по регистрацијата на компанијата. Можете да го преименувате или да ги промените поставките.

Како да го уредите проектот

Кликнете на иконата Проекти во левата странична лента (икона на папка) → изберете проект → променете ги податоците:

Дозволи за вработени во проектот

Ознаки на проектот (Marks)

Секој проект може да има свој сет на ознаки — обоени етикети за категоризација. Ознаките можат да се прикачат на смени, а исто така и на вработени во распоредот (табот Закажани членови на тимот).

За управување со ознаки: отворете уредување на проектот → Ознаки → + Add Маркирај → внесете назив и изберете боја → Зачувај.

Кликнете Зачувај.

Креирање дополнителни проекти

Кликнете + Креирај проект на страницата Projects.

Дел 2: Креирање распоред

Чекор 1: Отворете ја страницата Schedules

Кликнете на иконата Распореди во левата странична лента (икона на листа).

Чекор 2: Стартувајте го волшебникот

Кликнете + Додај распоред.

Чекор 3: Основни информации (Чекор 1)

Дозволи за вработени (секое со опција „Со потврда на менаџерот”):
– Размена на смени
– Пренос на смена во отворени
– Креирање сопствени смени
– Креирање паузи
– Откажување од смени
– Земање отворени смени
– Размена на паузи помеѓу шаблони
– Делење на смени

Кликнете Следно.

Чекор 4: Изберете тип на распоред (Чекор 2)

Секој тип на распоред има свои поставки на следните чекори од волшебникот.

Empty — рачен распоред

Целосна рачна контрола. Системот не генерира смени — ги додавате рачно преку страницата Schedule.

Пример: Мала канцеларија со 5 лица, каде раководителот сам одлучува кој кога работи и рачно ги поставува смените за секој ден.

Дополнителни чекори во волшебникот нема — распоредот се креира веднаш.

Basic — стандарден автоматски

Погоден за едноставни графици со фиксно време. На Чекор 3 (Податоци за смена) се задаваат шаблони на смени:

• Денови од неделата за секој шаблон
• Време на почеток и крај на смената
• Времетраење на паузата
• Локација

Системот автоматски ги распределува вработените по зададените шаблони.

Пример: Канцеларија работи Пон–Пет 09:00–18:00. Креирате еден шаблон на смена и системот го доделува на сите вработени за избраните денови.

Според достапност — по достапност на вработените

Вработените однапред ја наведуваат својата достапност (преку делот Кога сум достапен). Системот автоматски генерира смени земајќи ја предвид достапноста на секој вработен. На Чекор 3 (Податоци за смена) се задаваат:

Пример: Кафуле каде студенти-баристи означуваат во кои денови и часови можат да работат. Во работните денови се потребни 3 лица, во викендите — 1. Системот сам го формира распоредот земајќи ги предвид достапноста и потребата.

Advanced — напредно автоматско

За сложени графици со повеќе смени дневно и различни потреби за персонал. На Чекор 3 (Податоци за смена):

Пример: Кол-центар со утринска смена (08:00–16:00, потребни 10 оператори во работни денови, 5 во викенди), вечерна (16:00–00:00, потребни 8 оператори) и ноќна (00:00–08:00, потребни 3 оператори). Системот ги распределува вработените по смени земајќи го предвид оптоварувањето за секој ден.

Preset — ротациски шаблони

За циклични графици. На Чекор 3 се задава шаблон на ротација — системот автоматски ги менува работните и слободните денови по зададениот шаблон.

Пример: Обезбедителна компанија, каде вработените работат 2 дена преку 2 (2/2), или фабрика со график ден преку три. Го задавате шаблонот еднаш и системот го повторува за целиот период на распоредот.

Што е шаблон на смена (Шаблон за смена)

Шаблон на смена — зачуван сет параметри за брзо креирање смени. Наместо секој пат да го внесувате времето, паузата и други податоци рачно, избирате готов шаблон — и сите полиња се пополнуваат автоматски.

Шаблоните се креираат на Чекор 3 (Податоци за смена) од волшебникот за распореди (за типовите Basic, Според достапност, Advanced) или подоцна — на страницата Schedule.

Од што се состои шаблонот на смена

Паузи во шаблонот на смена

Шаблонот на смена поддржува два начини за задавање паузи:

1. Едноставна пауза (Пауза) — се наведува само времетраење во минути. Паузата не е врзана за конкретно време.

2. Планирани паузи (Поставете паузи) — точни паузи со време на почеток и параметри. Активирајте го штиклирањето Поставете паузи во шаблонот на смена:

Кликнете Додади пауза за додавање дополнителни паузи во шаблонот. Можат да се зададат повеќе паузи во една смена (на пример, утринска кафе-пауза и ручек).

Број вработени по денови од неделата

За типовите распоред Според достапност и Напредно секој шаблон на смена овозможува задавање на Број на потребен персонал — потребен број вработени посебно за секој ден од неделата (Пон–Нед). Користете ги копчињата +/− за поставување.

Ова овозможува, на пример, да се назначат 5 лица во работни денови и 2 во викенди на ист шаблон на смена.

Штиклирањето Поставете работни места по ден го вклучува режимот за одделно управување со работни места по денови.

Каде се користат шаблоните

Пример

Ресторан креира три шаблони: „Утро” (07:00–15:00, планирана пауза „Пауза за ручек” 30 мин од 12:00, платена), „Ден” (15:00–23:00, пауза 30 мин), „Ноќ” (23:00–07:00, пауза 20 мин). Во работни денови потребни се 5 лица на утринска смена, во викенди — 3. При составување на распоредот, менаџерот избира готов шаблон — времето, паузите и бројот на вработени се внесуваат автоматски.

Чекор 5: Поставки на ограничувања — Settings (само Според достапност и Advanced)

За типовите Според достапност и Напредно во волшебникот е достапен дополнителен чекор Поставувања, кој ги задава ограничувањата при автоматската распределба на смени:

Квоти на работни часови:

Ограничувања на смени и одмор:

Прилагодени правила — копчето + Add овозможува додавање дополнителни правила за автогенерирање.

Овие поставки гарантираат дека автоматски креираниот распоред ги почитува работните закони и внатрешните правила на компанијата.

Планер на оптоварување (само Според достапност и Advanced, потребен е модулот Forecasting)

Во волшебникот за распореди од типовите Според достапност и Напредно при поврзан модул Прогноза е достапен табот Побарување за оптоварување. Тој овозможува задавање колку вработени се потребни во секој час од секој ден.

Планер на работен оптовареност по часови (Планер на часовно оптоварување)

Визуелен уредувач на оптоварувањето директно во интерфејсот:

Пример: Канцеларија работи Пон–Пет 09:00–18:00. Во работни денови на секој час потребен е 1 вработен, во Саб и Нед — 0. Ја пополнувате мрежата и системот автоматски го пресметува оптималниот број смени.

Чекор 6: Додајте вработени во распоредот

Отворете Страница на распоред (икона на календар) → изберете проект и распоред → додајте вработени преку менито Акции.

Дел 3: Додајте ја првата смена

По додавањето кликнете Објави и извести вработени — вработените ќе добијат известувања за распоредот.

Поврзани статии

• Чекор по чекор водич за поставување
• Додавање на првите вработени
• Поставки за плата
• Одделенија и проекти
• Паузи
• Прогнозирање
• Управување со проекти
• Управување со локации

Често поставувани прашања

П: Колку распореди може да има во еден проект?
О: Неограничен број.

П: Максимално времетраење на распоредот?
О: При креирање и продолжување — не повеќе од три месеци во еден чекор. Продолжувањето на распоредот може да се прави неограничен број пати.

П: Може ли да се промени типот на распоредот по креирањето?
О: Не. За друг тип креирајте нов распоред.

П: Вработените не се прикажуваат во мрежата на распоредот.
О: Уверете се дека вработените се додадени и во проектот, и во распоредот.

П: Знакот за предупредување кај распоредот.
О: Периодот на датуми е истечен. Креирајте нов распоред или продолжете го постоечкиот.

П: Како да додадам вработени во распоредот по неговото креирање?
О: Отворете Распореди → иконата молив кај распоредот → табот Додај вработени → изберете вработени → зачувајте.

П: Како да го продолжам распоредот по истекувањето?
О: Schedules → молив → табот Намалете/продолжете распоред → изберете Прошири распоред → наведете нов датум → зачувајте.

П: За што служи типот „Недела control Тип” во распоредот?
О: Определува како системот реагира на прекувремена работа. Дозволи — без ограничувања, Дозволи со потврда — менаџерот ги потврдува прекувремените, Блокирај — смените со прекумерна работа се обележуваат со црвена точка.

П: Како да креирам втор проект?
О: Одете во Модули → зголемете го бројот на проекти во модулот Оддели и проекти → зачувајте. По тоа копчето + Креирај проект ќе стане активно.

П: Може ли да се преименува шаблонот на смена по креирањето на распоредот?
О: Да. Кликнете на шаблонот на смена во мрежата на распоредот → копчето за уредување — променете го називот и зачувајте.

П: Како да го изберам типот на распоред „Шаблон” за ротација 2/2?
О: Во волшебникот за креирање распоред на Чекор 2 изберете Шаблон, потоа задајте го шаблонот: 2 работни дена, 2 слободни.

П: Што ќе се случи ако не го објавам распоредот?
О: Вработените нема да добијат известувања и нема да ги видат смените во мобилната апликација. Објавувањето е задолжително за известување на тимот.

П: Може ли да се назначи менаџер на проектот при неговото креирање?
О: Да. Во поставките на проектот постои полето Менаџери — додајте ги потребните корисници со улога Manager.

П: Како да избришам распоред?
О: Отворете ги поставките на распоредот и кликнете Избриши. Сите смени во распоредот ќе бидат избришани автоматски.

П: Како да додадам планирани паузи во шаблонот на смена?
О: Во шаблонот на смена вклучете го штиклирањето Поставете паузи → наведете Title, Duration, Start и Paid → кликнете Додади пауза за додавање дополнителни паузи. Секоја пауза е врзана за конкретно време.

П: По што се разликува едноставната пауза (Пауза) од планираната (Поставете паузи)?
О: Едноставната Break — само времетраење во минути, без врзување за време. Поставете паузи — точни паузи со назив, време на почеток, времетраење и штиклирање за платеност.

П: Може ли да се зададе различен број вработени за работни денови и викенди?
О: Да. Во типовите распоред Според достапност и Напредно за секој шаблон на смена се задава Број на потребен персонал посебно за секој ден од неделата (Пон–Нед).

П: Што е Планер на работен оптовареност по часови?
О: Визуелен планер на оптоварување во табот Побарување за оптоварување (потребен е модулот Прогноза). Овозможува задавање колку вработени се потребни во секој час од секој ден. Врз основа на овие податоци системот го пресметува оптималниот број смени.

П: Каде да го најдам планерот на оптоварување?
О: Поврзете го модулот Прогноза → во волшебникот за распореди од типовите Според достапност или Напредно → табот Побарување за оптоварување → Планер на работен оптовареност по часови.

П: Што значи „Поставете работни места по ден” во шаблонот на смена?
О: Штиклирањето овозможува задавање различен број работни места за секој ден од неделата во рамките на еден шаблон на смена. Достапно е во типовите Според достапност и Advanced.

П: Може ли да се додадат повеќе паузи во еден шаблон на смена?
О: Да. Кликнете Додади пауза за секоја дополнителна пауза. На пример, кафе-пауза 15 мин во 10:30 и ручек 30 мин во 13:00.

П: Што значи „Во исто време на пауза 0–1″ во поставките на паузата?
О: Покажува колку вработени можат да бидат на таа пауза истовремено. Системот контролира да не заминат сите на пауза истовремено.