Shifton Oppgaver lar deg legge til nye ansatte i selskapet, sende dem invitasjoner, importere lister over ansatte, og dessuten avskjedige og slette ansatte. Alle disse handlingene utføres i delen «Ansatte».
For å åpne delen klikker du på «Ansatte» i sidemenyen.
På siden vises ansatte med følgende statuser:
- Invitert — den ansatte har tilgang til kontoen sin.
- Invitasjon venter — invitasjonen er sendt, men ennå ikke godtatt.
- Ikke invitert — invitasjonen er ikke sendt; du må oppgi telefonnummer eller e-post.
Legge til en ansatt manuelt
- Klikk på «Legg til ansatt».
- Fyll ut feltene i sidepanelet: fornavn og etternavn, mobilnummer, e-postadresse og datoen den ansatte begynner å jobbe.
- Klikk på «Send invitasjon».
Regler for utsending av invitasjoner:
- Hvis den ansatte allerede er registrert, sendes invitasjonen til e-postadressen hans.
- Hvis den ansatte ennå ikke er registrert, får han en registreringslenke på SMS eller e-post.
- Til ett og samme telefonnummer kan det sendes maks 3 SMS per dag.
- For å kunne sende invitasjoner må telefonnummeret ditt være bekreftet, og kontoen må ha et tilknyttet betalingskort med et aktivt månedsabonnement.
Etter at du har klikket på «Legg til», opprettes profilene til de ansatte. De ansatte får tilgang til kontoene sine når de har fullført registreringen.
Legge til ansatte ved import av fil
- Åpne delen «Ansatte».
- Klikk på «Importere».
- I sidepanelet ser du et eksempel på det dataformatet som kreves.
- Last ned malen med «Last ned mal» og fyll den ut.
- Klikk på «Velg fil» og last opp filen i formatet .CSV eller .XLSX.
- Klikk på «Importer en fil».
- Knytt kolonnene i filen din til systemfeltene i Shifton.
- Sett et merke i avkrysningsboksen hvis du vil sende invitasjonene med én gang.
- Klikk på «Lagre».
Etter lagringen opprettes profilene til de ansatte. De kan logge inn i systemet så snart de har fullført registreringen.
Avskjedige en ansatt
Bare selskapets eier eller en administrator kan avskjedige en ansatt.
- Klikk på søppelbøtteikonet ved siden av den ansatte.
- Velg dato for avskjedigelsen.
- Klikk på «Avskjedige».
Etter avskjedigelsen:
- Den ansattes tilgang til selskapets konto blir trukket tilbake.
- Han kan ikke logge inn i systemet fra noen enhet.
Slette en ansatt fra selskapet
Bare selskapets eier eller en administrator kan slette en ansatt.
- Klikk på søppelbøtteikonet ved siden av den ansatte.
- Klikk på «Slett».
Viktig: når du sletter en ansatt, fjernes profilen hans for alltid fra listen over selskapets ansatte.
Ofte stilte spørsmål
Spørsmål: Hvor finner jeg delen for å legge til ansatte? Svar: Gå til delen «Ansatte» i sidemenyen i Shifton-kontoen din.
Spørsmål: Hvordan legger jeg til en ny ansatt manuelt? Svar: Klikk på «Legg til ansatt», skriv inn fornavn og etternavn, mobilnummer og e-postadresse, og klikk deretter på «Send invitasjon».
Spørsmål: Hva skjer etter at en ansatt er lagt til? Svar: Når invitasjonen er sendt, oppretter Shifton en profil. Den ansatte kan logge inn så snart han har fullført registreringen.
Spørsmål: Hvilke statuser kan de ansatte i listen ha? Svar: Ansatte kan vises med disse statusene:
- Invitert — invitasjonen er godtatt;
- Invitasjon venter — invitasjonen er sendt, men ikke godtatt;
- Ikke invitert — invitasjonen er ennå ikke sendt.
Spørsmål: Hvordan fungerer invitasjonen hvis den ansatte allerede har en konto? Svar: Hvis den ansatte allerede er registrert i Shifton, sendes invitasjonen til e-postadressen hans.
Spørsmål: Hvordan sendes invitasjoner til uregistrerte brukere? Svar: Hvis de ikke er registrert, får de en registreringslenke på SMS eller e-post.
Spørsmål: Finnes det en grense for antall SMS-invitasjoner til ett nummer? Svar: Ja — til ett og samme telefonnummer kan det sendes maks 3 SMS-invitasjoner per dag.
Spørsmål: Hvilke krav må oppfylles for å sende invitasjoner via Shifton? Svar: Telefonnummeret ditt må være bekreftet, og kontoen må ha et tilknyttet betalingskort med et aktivt abonnement.
Spørsmål: Hvordan legger jeg til flere ansatte samtidig? Svar: Bruk funksjonen «Importere»: last ned malen, fyll inn opplysningene om de ansatte, last opp CSV- eller XLSX-filen, knytt kolonnene og klikk på «Lagre».
Spørsmål: Kan invitasjonene sendes med én gang under importen? Svar: Ja — under importen kan du sette et merke i avkrysningsboksen for å sende invitasjonene umiddelbart.
Spørsmål: Hvordan avskjediger jeg en ansatt? Svar: Klikk på søppelbøtteikonet ved siden av den ansatte, velg dato for avskjedigelsen og klikk på «Avskjedige». Dette opphever tilgangen hans.
Spørsmål: Hvordan sletter jeg en ansatt fra selskapet? Svar: Klikk på søppelbøtteikonet ved siden av den ansatte og velg «Slett». Dette fjerner profilen hans for alltid fra selskapets liste.
Spørsmål: Hvem kan avskjedige eller slette ansatte? Svar: Bare selskapets eier eller en administrator kan avskjedige eller slette ansatte.
Spørsmål: Hva er forskjellen mellom avskjedigelse og sletting? Svar: Avskjedigelse opphever tilgangen, men beholder den ansattes profil; sletting fjerner den ansatte fra selskapets liste for godt.