Delen Selskapsinnstillinger lar deg styre generell informasjon om selskapet, faktureringsopplysninger, betalingsmetoder, fakturaer, transaksjoner og aktive moduler.
For å åpne siden med selskapsinnstillinger klikker du på navnet på selskapet ditt øverst på skjermen og velger «Selskapsinnstillinger».
Generell informasjon
I denne delen kan du fylle ut hoveddataene for selskapet ditt:
- selskapsnavn;
- arbeidsmodus (kontormodus eller Field Service — oppgaver i felt);
- antall ansatte;
- land / region;
- delstat / provins / region;
- by;
- ytterligere opplysninger om selskapet.
Du kan også laste opp firmalogoen. Logoen du laster opp her, hentes automatisk inn i innstillingene for modulen Finansielle dokumenter (Fakturering) og skrives ut i dokumentene du utformer for klientene dine (fakturaer, kostnadsoverslag osv.), og den brukes også i PDF-rapporten for oppgaven fra delen «Oppgaver» (les mer i artikkelen «Rapporter»).
Hvis dokumentene trenger en annen logo, kan du bytte den ut i Moduler → Innstillinger → Finansielle dokumenter → Firmalogo.
Viktig: logoen gjelder ikke fakturaene som Shifton utsteder til selskapet ditt for bruk av moduler (de ligger i delen «Fakturaer» nedenfor) — den brukes bare i dokumentene selskapet ditt lager for klientene sine.
Når du har gjort endringene, klikker du på «Lagre».
Selskapsaksjoner
Endring av selskapseier
Du kan overføre eierskapet til en annen bruker. Etter overføringen endres tilgangsnivået ditt automatisk fra Eier til Ansatt.
- Klikk på «Endre eier».
- Velg i sidepanelet den ansatte som skal bli den nye eieren.
- Bekreft handlingen ved å klikke på «Bekreft».
- Klikk på «Avbryt» for å avbryte.
> Denne handlingen kan ikke angres. Bare den nye eieren kan gi eierskapet tilbake til deg.
Pause selskap
Når selskapet settes på pause, stanses driften midlertidig.
Etter pausen:
- blir alle betalingsmetoder koblet fra;
- blir alle moduler deaktivert;
- blir faktureringen for den nye perioden stanset;
- kan handlingen angres når som helst.
Slik setter du selskapet på pause:
- Klikk på «Pause selskap».
- I sidepanelet er det obligatorisk å skrive inn bekreftelsesteksten på engelsk — skriv den inn nøyaktig slik den vises på skjermen (du kan kopiere den og lime den inn i feltet). Uten denne teksten forblir bekreftelsesknappen inaktiv.
- Velg årsaken til pausen.
- Legg til en kommentar (valgfritt).
- Bekreft handlingen ved å klikke på «Bekreft».
- Klikk på «Avbryt» for å avbryte.
Slett selskap
Et selskap kan bare slettes når det ikke finnes ubetalte fakturaer. Hvis det finnes utestående gjeld, blir sletting mulig først etter at gjelden er innfridd.
Når selskapet slettes:
- blir selskapets konto slettet (umiddelbart hvis det ikke finnes gjeld for den kommende perioden; ellers utsettes slettingen til fakturaen er utstedt og betalt);
- blir alle betalingsmetoder koblet fra;
- blir faktureringen stanset hvis det ikke finnes gjeld for den nye perioden;
- kan denne handlingen ikke angres.
Slik sletter du selskapet:
- Klikk på «Slett selskap».
- I sidepanelet er det obligatorisk å skrive inn bekreftelsesteksten på engelsk — skriv den inn nøyaktig slik den vises på skjermen (du kan kopiere den og lime den inn i feltet). Uten denne teksten forblir bekreftelsesknappen inaktiv.
- Velg en årsak.
- Legg til en kommentar (valgfritt).
- Bekreft handlingen ved å klikke på «Bekreft».
- Klikk på «Avbryt» for å avbryte.
Fakturaadresse
I denne delen lagres informasjonen som brukes ved fakturering.
Viktig: endringene gjelder ikke fakturaer som allerede er utstedt. Oppdater faktureringsopplysningene før fakturaen opprettes, hvis du vil at de skal vises i fakturaen.
Du kan fylle ut følgende felt:
- Firmanavn *
- MVA-nummer
- Fornavn *
- Etternavn *
- E-post
- Telefonnummer
- Land / Region *
- Delstat / Provins / Region *
- By *
- Postnummer *
- Adresse *
Når du har fylt ut informasjonen, klikker du på «Lagre».
Betalingsmetoder
I denne delen kan du legge til, redigere eller slette et betalingskort.
Legg til et kort
- Klikk på «Legg til et kort».
- Skriv inn kortopplysningene.
- Klikk på «Lagre».
Rediger kortet
- Klikk på «Rediger» ved siden av kortet.
- Oppdater måned og år for utløpsdatoen.
- Klikk på «Lagre» eller «Avbryt».
Du kan også slette kortet ved å klikke på «Slett».
> For å invitere ansatte inn i selskapet trenger du et gyldig kort og et aktivt månedsabonnement.
Selskapsbalanse
Her kan du se den gjeldende balansen og aktivere månedsabonnementet.
Slik oppretter du abonnementet:
- Klikk på «Månedlig betaling».
- Velg et kort du har fra før, eller legg til et nytt.
- Klikk på «Lagre».
Fakturaer
Denne delen inneholder alle fakturaene som er utstedt til selskapet ditt.
Du kan:
- laste ned en Excel-fil med betalingsbeløpene for ulike perioder;
- se detaljene for hver faktura.
Tabellen inneholder:
- Faktura-ID
- Beregningsperiode
- Betalingsfrist
- Opprettelsesdato
- Pris
- Allerede betalt
- Å betale
- Status
Når du klikker på faktura-ID-en, åpnes de fullstendige fakturadetaljene, inkludert gebyrene for moduler, som er satt sammen på grunnlag av informasjonen fra fakturaadressen din.
Transaksjoner
Denne delen inneholder alle transaksjonene som har påvirket selskapsbalansen.
Aktive moduler
Her kan du se alle aktive moduler og datoene for når de utløper.
Ofte stilte spørsmål
Spørsmål: Hvor åpner jeg Selskapsinnstillinger i Shifton? Svar: Klikk på navnet på selskapet øverst på skjermen, og velg deretter «Selskapsinnstillinger». Da åpnes siden med den generelle konfigurasjonen av selskapet.
Spørsmål: Hvilken informasjon kan redigeres i selskapsinnstillingene? Svar: Du kan oppdatere selskapets generelle data: selskapsnavn, arbeidsmodus, antall ansatte, land/region, delstat/provins, by og ytterligere informasjon. Her kan du også laste opp firmalogoen.
Spørsmål: Hvorfor laste opp en firmalogo? Svar: Logoen hentes automatisk inn i innstillingene for modulen Finansielle dokumenter og skrives ut i dokumentene du lager for klientene dine (fakturaer, kostnadsoverslag), og også i PDF-rapporten for oppgaven fra delen «Oppgaver». Om nødvendig kan du bytte den ut for dokumentene i Moduler → Innstillinger → Finansielle dokumenter. Logoen påvirker ikke fakturaene som Shifton utsteder til selskapet ditt.
Spørsmål: Hvordan lagrer jeg endringene i selskapsinformasjonen? Svar: Når du har gjort endringer i selskapsfeltene, klikker du på «Lagre». Uten lagring blir ikke endringene tatt i bruk.
Spørsmål: Hvordan overfører jeg eierskapet til selskapet til en annen bruker? Svar: I delen «Selskapsaksjoner» klikker du på «Endre eier», velger den ansatte som skal bli den nye eieren, og bekrefter handlingen. Etter overføringen endres tilgangen din fra Eier til Ansatt.
Spørsmål: Kan overføringen av eierskapet til selskapet angres? Svar: Nei — overføring av eierskap kan ikke angres. Bare den nye eieren kan gi eierskapet tilbake til deg.
Spørsmål: Hva gjør funksjonen «Pause selskap»? Svar: Når selskapet settes på pause, stanses driften midlertidig:
- alle betalingsmetoder kobles fra;
- alle moduler deaktiveres;
- faktureringen for den nye perioden stanses. Denne handlingen kan angres når som helst.
Spørsmål: Hvordan setter jeg selskapet på pause? Svar: Klikk på «Pause selskap», skriv inn den nødvendige bekreftelsesteksten og velg årsaken til pausen.
Spørsmål: Kan selskapet slettes? Svar: Ja — men bare når det ikke finnes ubetalte fakturaer. Hvis det finnes utestående gjeld, blir sletting tilgjengelig først etter at gjelden er innfridd.
Spørsmål: Hva skjer når selskapet slettes? Svar: Når selskapet slettes:
- selskapets konto slettes (umiddelbart hvis det ikke finnes gjeld for den kommende perioden, eller etter at gjelden er innfridd);
- alle betalingsmetoder kobles fra;
- faktureringen stanses for neste periode. Denne handlingen kan ikke angres.
Spørsmål: Kan selskapet slettes hvis det har moduler slått på? Svar: Ja — men slettingen av selskapet skjer først etter at alle ubetalte fakturaer er betalt. Moduler blokkerer ikke sletting så lenge betalingsvilkårene er oppfylt.
Spørsmål: Hva er «Arbeidsmodus» i selskapsinnstillingene? Svar: Arbeidsmodusen viser hvilken modus selskapet ditt arbeider i — kontormodus eller feltmodus (Field Service). Dette bestemmer hvilke moduler som er tilgjengelige, og hvordan arbeidsprosessene er bygd opp.