Klienten kan stille spørsmål om sitt eget besøk uten å ringe kontoret, og teamet ditt kan svare på ett og samme sted. Hele meldingsutvekslingen er knyttet til oppgaven, derfor ser alle ansatte som jobber med denne oppgaven den, og den forsvinner ikke inn i private telefoner.
Siden åpnes fra menyen til venstre: Kundeportal → Chatter.
Slik kommer klienten inn i chatten
Det finnes ingen egen lenke til chatten. Klienten åpner meldingsutvekslingen med knappen «Melding» på sporingssiden for besøket — nettopp den siden lenken i varselet ditt fører til.
Av dette følger noe viktig: uten sporingslenken er chatten utilgjengelig. Lenken havner i meldingen bare gjennom substitusjonen {link_map} — hvis du ikke setter den inn i teksten i regelen, har klienten ingen steder å skrive. Hvordan du setter dette opp, står i artikkelen «Innstillinger for påminnelser».
Klienten trenger verken registrering eller passord — han skriver rett fra siden. Ved siden av chatten er det en knapp «Samtale», så klienten kan velge: skrive eller ringe.
Listen over chatter
Siden har to faner:
| Fane | Hva den viser |
|---|---|
| Chatter | Aktive meldingsutvekslinger — for oppgaver som fortsatt er under arbeid |
| Arkiv | Meldingsutvekslinger for fullførte oppgaver |
Begge fanene viser den samme tabellen:
| Kolonne | Hva den viser |
|---|---|
| Oppgave | Nummeret på oppgaven meldingsutvekslingen er knyttet til |
| Klient | Hvem som skriver |
| Antall meldinger | Hvor mange meldinger det er i meldingsutvekslingen |
| Handlinger | Knapp for å åpne chatten |
Slik leser og svarer du
- Klikk på knappen i kolonnen Handlinger i den aktuelle raden — meldingsutvekslingen åpnes i sidepanelet.
- I panelet ser du hele meldingshistorikken med dato og klokkeslett.
- Skriv svaret i feltet «Enter message here…» og klikk på «Send».
- «Avbryt» eller krysset lukker panelet.
Arkiv: lese går an, svare gjør det ikke
Chatten lever sammen med oppgaven. Så lenge oppgaven er under arbeid, utveksler klienten og teamet ditt meldinger. Straks oppgaven er satt til endelig status, lukkes chatten: klienten kan ikke skrive mer, og meldingsutvekslingen flyttes til fanen Arkiv.
En arkivert meldingsutveksling kan åpnes og leses i sin helhet — historikken bevares. Men sendeknappen i en arkivert chat er inaktiv: det er ikke lenger mulig å svare på en lukket oppgave.
Av dette følger en praktisk regel: avklar alle spørsmål om oppgaven før du setter den til endelig status. Etter fullføringen blir meldingsutvekslingen bare historikk.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Det er ikke én eneste chat i listen | Klientene har ikke skrevet ennå — eller de har ingen steder å skrive | Kontroller at substitusjonen {link_map} finnes i teksten i regelen: uten sporingslenken kommer ikke klienten inn i chatten |
| Klienten sier at han ikke får skrevet | Oppgaven har allerede endelig status — chatten er lukket | Meldingsutvekslingen er flyttet til Arkiv. Kontakt klienten på vanlig måte |
| En gammel meldingsutveksling er forsvunnet fra listen | Oppgaven er fullført, og chatten er arkivert | Åpne fanen Arkiv |
| Sendeknappen lar seg ikke trykke i en arkivert chat | Det er slik det skal være: man kan ikke svare på en fullført oppgave | Hvis spørsmålet fortsatt er åpent, må du ikke sette oppgaven til endelig status før det er løst |
| Klienten har ikke fått svar | Meldingen er ikke sendt, eller oppgaven ble lukket i mellomtiden | Kontroller at chatten ligger på fanen Chatter og ikke i arkivet, og at svaret er sendt med knappen «Send» |
Ofte stilte spørsmål
Spørsmål: Hvordan starter klienten en chat? Svar: Med knappen «Melding» på sporingssiden for besøket. Det finnes ingen egen lenke til chatten.
Spørsmål: Trenger klienten en konto? Svar: Nei. Han skriver fra siden som er åpnet via lenken i varselet ditt.
Spørsmål: Hvorfor har vi ingen chatter i det hele tatt? Svar: Mest sannsynlig mangler substitusjonen {link_map} i varselteksten — klienten har ingen steder å komme inn. Uten sporingssiden er chatten utilgjengelig.
Spørsmål: Hvilke ansatte ser meldingsutvekslingen? Svar: Chatten er knyttet til oppgaven og ikke til en ansatt: alle som har tilgang til denne oppgaven, ser den. Alle meldingsutvekslinger er samlet på siden Chatter.
Spørsmål: Kommer det et varsel om en ny melding fra klienten? Svar: Det finnes ikke noe eget varsel på siden — meldingstelleren vises i listen over chatter, derfor er det verdt å sjekke siden underveis i arbeidet.
Spørsmål: Kan man svare på en fullført oppgave? Svar: Nei. I en arkivert chat er sendeknappen inaktiv — meldingsutvekslingen er bare tilgjengelig for lesing.
Spørsmål: Hvor er meldingsutvekslingen for en fullført oppgave blitt av? Svar: Den er flyttet til fanen Arkiv. Den bevares i sin helhet.
Spørsmål: Kan en meldingsutveksling slettes? Svar: Nei. Chatten lagres sammen med oppgaven som historikk over henvendelsen.
Spørsmål: Kan klienten legge ved en fil i chatten? Svar: I chatten sender klienten tekst. Han kan legge ved en fil i anmeldelsen etter at arbeidet er fullført.
Spørsmål: Kan klienten ringe i stedet for å skrive? Svar: Ja, på sporingssiden er det en knapp «Samtale» ved siden av meldingsknappen. Hvis nummererstatning er slått på i modulinnstillingene, går ikke anropet til utførerens private telefon.
Spørsmål: Hvor mange chatter kan det være for én oppgave? Svar: Én — meldingsutvekslingen for oppgaven foregår i én chat, og telleren viser antall meldinger i den.