Før du utsteder den første fakturaen, må modulen settes opp: angi hva som skal skrives ut i dokumentene, og hvilket nummer nummereringen skal starte på. Innstillingene åpnes én gang og gjelder for alle dokumentene i firmaet.
Sti: menyen Shifton (firmanavnet øverst) → Moduler → fanen Innstillinger → Fakturering i listen til venstre.
Grunninnstillinger
Disse feltene havner i toppen av hvert dokument — fakturaen, arbeidsordren, kvitteringen, attesten.
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Firmalogo | Logoen i dokumentene. Knappen Velg logo — laste opp eller bytte |
| Firmanavn | Navnet på organisasjonen, obligatorisk felt |
| Standard skatt (prosent) | Standardskatten, settes inn i nye dokumenter. Du kan la den stå på 0 og angi skatten manuelt i hvert dokument |
| Adresseblokk | Organisasjonens adresse. Fri tekst: skrives ut i dokumentet slik den er, linjeskift beholdes |
| Faktureringsblokkering | Betalingsopplysninger — mottaker, bank, BIC, kontonummer. Også fri tekst over flere linjer |
Adressen og betalingsopplysningene er vanlige tekstfelt uten formatkontroll. Det er gjort med vilje: kravene til betalingsopplysninger er forskjellige fra land til land, og et fast format ville bare stå i veien.
Dokumenttellere
Hver dokumenttype har sin egen nummerering, og den settes opp for seg. To felt per type: Prefiks — tillegget foran nummeret, Teller — hvilket tall den skal fortsette fra.
| Teller | Standardprefiks | For hvilket dokument |
|---|---|---|
| Estimatsteller | EST- | Estimere |
| Arbeidsordre-teller | WO- | Arbeidsordre |
| Fakturateller | INV- | Faktura |
| Kvitteringsteller | REC- | Kvittering |
| Bevis på serviceteller | POW- | Fullføringsattest for arbeid |
Dokumentnummeret settes sammen av prefikset og tellerens nåværende verdi: med prefikset INV- og telleren 5 får neste faktura nummeret INV-5, og telleren blir 6.
Hvorfor endre telleren. Hvis du gikk over til Shifton fra et annet system og fakturaene der kom til nummer 340, setter du telleren til 341 — nummereringen fortsetter uten hull, og regnskapet får ikke to dokumenter med samme nummer.
Prefikset kan stå tomt — da blir nummeret bare et tall.
Når du har endret et felt, trykker du Lagre nederst på siden. Innstillingene gjelder for nye dokumenter; de som alt er utstedt, endres ikke.
Tillatelser
| Rolle | Hva de kan |
|---|---|
| Ansatt | Ser ikke modulinnstillingene |
| Administrator | Åpner og endrer innstillingene |
| Eier | Full tilgang |
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Punktet Fakturering finnes ikke i listen til venstre | Modulen «Finansielle dokumenter» er ikke slått på | Slå den på i fanen Moduler og trykk Lagre |
| Knappen Lagre virker ikke | Et obligatorisk felt er tomt — firmanavnet eller tellerverdien | Sjekk feltene med stjerne |
| Dokumentet mangler logo | Logoen er ikke lastet opp, eller dokumentet ble laget før opplastingen | Last opp logoen og lag dokumentet på nytt |
| To dokumenter med samme nummer | Telleren ble satt tilbake | Sett telleren høyere enn det høyeste nummeret som alt er utstedt |
| Skatten ble ikke satt inn i fakturaen | Innstillingen står på 0 | Angi en standardskatt, eller sett den i dokumentet selv |
| Betalingsopplysningene skrives ut på én linje | Linjeskiftene forsvant da teksten ble limt inn fra en annen app | Skriv inn linjeskiftene på nytt i feltet Faktureringsblokkering |
Ofte stilte spørsmål
Spørsmål: Må modulen settes opp før den første fakturaen? Svar: Teknisk sett nei, men dokumentet får verken logo eller betalingsopplysninger. Det er mer fornuftig å fylle ut innstillingene én gang på forhånd.
Spørsmål: Kan man angi forskjellige betalingsopplysninger for forskjellige kunder? Svar: Nei, blokken med betalingsopplysninger er én per firma og skrives ut i alle dokumenter.
Spørsmål: Hva skjer med dokumenter som alt er utstedt, hvis jeg bytter logo? Svar: Ingenting. Innstillingene gjelder for nye dokumenter, de gamle blir som de var.
Spørsmål: Kan nummereringen starte på hvilket som helst tall? Svar: Ja, skriv inn ønsket verdi i feltet Teller. Det viktigste er at den er høyere enn numrene som alt er utstedt, ellers får du duplikater.
Spørsmål: Er prefikset obligatorisk? Svar: Nei. Lar du feltet stå tomt, blir nummeret bare et tall.
Spørsmål: Påvirker standardskatten dokumenter som alt er laget? Svar: Nei, den settes bare inn i nye.
Spørsmål: Hvor ser jeg hvilket nummer det neste dokumentet får? Svar: Prefikset og tellerens nåværende verdi står i disse samme innstillingene: summen av dem er det neste nummeret.
Spørsmål: Hvorfor er adressen og betalingsopplysningene enkle tekstfelt? Svar: Kravene til betalingsopplysninger er forskjellige fra land til land, så formatet blir ikke påtvunget: det som skrives ut, er det du har skrevet inn.
Spørsmål: Nullstilles tellerne ved årsskiftet? Svar: Nei, det finnes ingen automatisk nullstilling. Trenger du nummerering fra nyttår, setter du telleren til 1 manuelt.
Spørsmål: Hvem kan endre disse innstillingene? Svar: Administratoren og eieren av firmaet. Ansatte ser ikke delen med modulinnstillinger.