Administrasjon av gjenbrukbare aktivitetskonfigurasjoner for a fremskynde opprettelse av oppgaver og sikre ensartethet i hele organisasjonen.
Hva er dette?
Aktivitetsmaler er forhands-konfigurerte oppsett som kan gjenbrukes ved opprettelse av nye aktiviteter. I stedet for a fylle ut de samme feltene hver gang — navn, varighet, prosjekt, notater — lagrer du dem som en mal og bruker den med noen få klikk.
Maler administreres i fanen Aktivitet maler på Activity-siden (ved siden av Calendar-fanen). Etter opprettelse er malene tilgjengelige ved opprettelse av nye aktiviteter — både enkeltvis og massevis.
Forutsetninger
#
Krav
Detaljer
1
Tilgang til Activity-siden
Tilgang til aktivitetsfunksjonaliteten er nødvendig.
2
Rolle Leder, Administrator eller Owner
Forhøyede rettigheter kreves for a administrere maler.
3
Prosjekter er konfigurert
Maler kan referere til bestemte prosjekter.
Trinnvis veiledning
Navigere til aktivitetsmaler
Trinn
Handling
Forventet resultat
1
Gå til Aktivitet-siden via venstre sidemeny.
Activity-siden åpnes med aktiv Calendar-fane.
2
Klikk på fanen Aktivitet maler (ved siden av Calendar-fanen).
Maldelen åpnes med en liste over eksisterende maler (hvis det finnes noen).
Opprette en ny mal
Trinn
Handling
Forventet resultat
1
I fanen Aktivitet maler klikker du Opprett mal (eller +-knappen).
Skjemaet for opprettelse av mal åpnes.
2
Skriv inn malnavn — en tydelig beskrivelse av aktivitetstypen.
Navnefeltet er fylt ut.
3
Angi standard varighet for aktiviteter som opprettes fra denne malen.
Varigheten er satt.
4
Velg prosjekt som malen er knyttet til (ved behov).
Prosjektet er tilknyttet.
5
Legg til standardnotater eller instruksjoner som vil vises i aktiviteter opprettet fra denne malen.
Notatene er lagret som en del av malen.
6
Konfigurer tilleggsfelter etter behov (lokasjon, stillingskrav osv.).
Alle nødvendige standardverdier er satt.
7
Klikk Lagre.
Malen er opprettet og vises i listen.
Redigere en mal
Trinn
Handling
Forventet resultat
1
I fanen Aktivitet maler finner du ønskede mal.
Malens rad er synlig i listen.
2
Klikk Rediger-knappen (blyantikon) ved siden av malen.
Redigeringsskjemaet åpnes med gjeldende verdier.
3
Gjør endringer i nødvendige felter.
Feltene er oppdatert.
4
Klikk Lagre.
Malen er oppdatert. Aktiviteter som tidligere ble opprettet fra denne malen, påvirkes ikke.
Slette en mal
Trinn
Handling
Forventet resultat
1
I fanen Aktivitet maler finner du malen som skal slettes.
Malens rad er synlig i listen.
2
Klikk Slett-knappen (søppelbøtteikon) ved siden av malen.
En bekreftelsesdialog vises.
3
Bekreft slettingen.
Malen er slettet fra listen. Aktiviteter som tidligere ble opprettet fra denne malen, forblir uendret.
Bruke en mal ved opprettelse av aktivitet
Trinn
Handling
Forventet resultat
1
I aktivitetskalenderen klikker du Opprett en aktivitet.
Skjemaet for opprettelse av aktivitet åpnes.
2
Velg en mal fra nedtrekkslisten.
Skjemaet fylles automatisk med malens verdier (navn, varighet, prosjekt, notater).
3
Juster feltene etter behov (f.eks. dato eller en bestemt ansatt).
Feltene er tilpasset for denne forekomsten.
4
Klikk Lagre.
En ny aktivitet basert på malen er opprettet.
Feltreferanse for maler
Felt
Obligatorisk
Beskrivelse
Malnavn
Ja
Tydelig navn for malen.
Standard varighet
Ja
Forhands-angitt varighet for aktiviteter som opprettes fra denne malen.
Prosjekt
Nei
Standardprosjekt for tilknytning til aktiviteten.
Notater / Instruksjoner
Nei
Standardtekst som vises i aktivitetens notatfelt.
Lokasjon
Nei
Standard arbeidslokasjon.
Stilling
Nei
Krevd stilling for aktiviteten (brukes ved tildeling).
Tilgangsrettigheter
Rolle
Vise maler
Opprette maler
Redigere maler
Slette maler
Ansatt
Nei
Nei
Nei
Nei
Vaktleder
Ja
Nei
Nei
Nei
Leder
Ja
Ja
Ja
Ja
Administrator
Ja
Ja
Ja
Ja
Eier
Ja
Ja
Ja
Ja
Ofte stilte spørsmål
S1: Hvis jeg oppdaterer en mal, vil eksisterende aktiviteter Sluttres? Nei. Aktiviteter som ble opprettet fra malen tidligere, forblir uendret. Oppdatering av malen påvirker kun nye aktiviteter som opprettes fra den fremover.
S2: Kan jeg opprette flere maler for ett prosjekt? Ja. Du kan opprette så mange maler du trenger, inkludert innenfor ett prosjekt. For eksempel separate maler for “Morgeninspeksjon”, “Daglevering” og “Kveldsrapport” — alle i ett prosjekt.
S3: Kan jeg duplisere en mal? Hvis dupliseringsfunksjonen er tilgjengelig, kan du kopiere en eksisterende mal og endre den. Ellers oppretter du en ny mal og fyller ut tilsvarende verdier manuelt.
S4: Er maler tilgjengelige i alle prosjekter? Maler er tilgjengelige på bedriftsnivå. Hvis en mal er knyttet til et bestemt prosjekt, vil det prosjektet settes som standard, men ved opprettelse av aktivitet kan prosjektet endres.
Mulige problemer og løsninger
Problem
Mulig årsak
Løsning
“Opprett en mal”-knappen er ikke synlig
Utilstrekkelige rettigheter.
Kun Leder, Administrator eller Owner kan opprette maler. Kontakt Administrator.
Det er ikke nok felter i malskjemaet
Noen felter kan være skjult bak “Advanced”-bryteren.
Se etter seksjonen for avanserte innstillinger i malskjemaet.
En slettet mal vises fortsatt
Problem med nettleserbuffer.
Oppdater siden — malen bør forsvinne.
Mallisten er tom ved opprettelse av aktivitet
Ingen maler er opprettet ennå.
Gå til fanen Aktivitet maler og opprett minst en mal.
