Opprette og distribuere aktiviteter

Lær hvordan du oppretter nye aktiviteter, utfører masseoperasjoner og automatisk distribuerer aktiviteter til ansatte.

Hva er dette?

Aktiviteter i Shifton representerer oppgaver eller oppdrag som ansatte må fullføre, utover sine vanlige vakter. Denne artikkelen dekker tre sentrale arbeidsflyter:

Opprette en aktivitet

mdash; legge til én ny aktivitet med spesifikke detaljer som tidspunkt, ansatt og type.

Massehandlinger

mdash; velge flere aktiviteter og slette dem samlet.

Distribuere aktiviteter

mdash; automatisk tildele ikke-tildelte aktiviteter til tilgjengelige ansatte basert på planleggingsregler.

Disse verktøyene er tilgjengelige som knapper øverst på siden for aktivitetskalenderen.

Forutsetninger

#	Forutsetning	Detaljer
1	Tilgang til aktivitetskalenderen	Du må ha tilgang til aktivitetssiden.
2	Ansatte tilknyttet prosjekter	Ansatte må tilhøre et prosjekt for å motta aktiviteter.
3	Aktivitetsmaler (valgfritt)	Maler gjør det raskere å opprette gjentakende aktiviteter.
4	Leder- eller administratorrolle	Oppretting og distribusjon av aktiviteter krever utvidede tillatelser.

Trinn-for-trinn-instruksjoner

Opprette én aktivitet

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Naviger til siden AktivitetskalSlutter.	Kalendervisningen lastes inn.
2	Klikk på knappen Opprett en aktivitet øverst på siden.	Et opprettingsskjema eller en dialog åpnes.
3	Fyll inn aktivitetsdetaljene:
	– Aktivitetsnavn eller -type	Identifiserer aktiviteten.
	– Dato og klokkeslett	Når aktiviteten skal finne sted.
	– Varighet	Hvor lenge aktiviteten varer.
	– AnLørt (valgfritt)	Tildel til en bestemt ansatt, eller la feltet stå tomt for å legge til i Fri aktiviteter.
	– Prosjekt	Knytt aktiviteten til et prosjekt.
	– Notater (valgfritt)	Legg til relevante detaljer eller instruksjoner.
4	Klikk Lagre eller Opprett.	Aktiviteten vises i kalenderen. Hvis ingen ansatt ble tildelt, vises den i raden for Fri aktiviteter.

Bruke massehandlinger

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	I aktivitetskalenderen, klikk på knappen Massehandlinger.	Kalenderen går inn i valgmodus.
2	Velg flere aktiviteter ved å klikke på dem (eller bruk «velg alle» om tilgjengelig).	Valgte aktiviteter er uthevet.
3	Klikk Slett for å fjerne alle valgte aktiviteter.	En bekreftelsesdialog vises.
4	Bekreft slettingen.	Valgte aktiviteter fjernes fra kalenderen.
5	Klikk Ferdig eller gå ut av valgmodus.	Kalenderen returnerer til normal visning.

Merk: Massehandlinger støtter kun Slett. For å omtildele en aktivitet eller endre status, rediger aktiviteten individuelt.

Automatisk distribusjon av aktiviteter

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Kontroller at det finnes ikke-tildelte aktiviteter i raden Gratisaktiviteter i kalenderen.	Minst én aktivitet er ikke tildelt.
2	Klikk på knappen Fordel aktivitet øverst på siden.	En distribusjonsdialog eller et konfigurasjonsvindu åpnes.
3	Gjennomgå eller juster distribusjonsinnstillingene (f.eks. hvilke ansatte som skal inkluderes, datoperiode, stillingsfiltre).	Innstillingene er konfigurert etter dine behov.
4	Klikk Fordele eller Søke om.	Systemet tildeler automatisk frie aktiviteter til tilgjengelige ansatte basert på vakter, stillinger og tilgjengelighet.
5	Gjennomgå kalenderen for å bekrefte tildelingene.	Tidligere ikke-tildelte aktiviteter vises nå i ansattes rader.

Hurtigreferanse for opprettelse av aktivitet

Felt	Påkrevd	Beskrivelse
Aktivitetsnavn/-type	Ja	Navnet eller typen aktivitet (kan hentes fra en mal).
Dato og klokkeslett	Ja	Planlagt startdato og -tidspunkt.
Varighet	Ja	Hvor lenge aktiviteten skal vare.
Ansatt	Nei	La stå tomt for Fri aktiviteter-pool, eller tildel direkte.
Prosjekt	Ja	Prosjektet aktiviteten tilhører.
Sted	Nei	Arbeidssted for aktiviteten.
Notater	Nei	Tilleggsinstruksjoner eller kontekst for den ansatte.

Tilgangstillatelser

Rolle	Opprette aktiviteter	Bruke massehandlinger	Distribuere aktiviteter	Vise aktiviteter
Ansatt	Nei	Nei	Nei	Kun egne
Skiftleder	Ja (eget team)	Ja (eget team)	Nei	Eget team
Leder	Ja	Ja	Ja	Alle
Administrator	Ja	Ja	Ja	Alle
Eier	Ja	Ja	Ja	Alle

FAQ

S: Hva skjer hvis jeg oppretter en aktivitet uten å tildele en anLørt?
A: Aktiviteten legges til i raden Gratisaktiviteter i kalenderen. Den blir liggende der til den manuelt tildeles en ansatt, eller distribueres via funksjonen Fordel aktivitet.

S: Kan jeg angre en massehandling?
A: Nei. Massesletting er ugjenkallelig. Kontroller alltid utvalget ditt nøye før du bekrefter.

S: Hvordan avgjør automatisk distribusjon hvilken anLørt som får en aktivitet?
A: Distribusjonsalgoritmen tar hensyn til ansattes tilgjengelighet (basert på publiserte vaktplaner), stillingssamsvar og arbeidsbelastningsbalanse. Den eksakte logikken kan variere basert på selskapets konfigurasjon.

S: Kan jeg distribuere aktiviteter til bestemte anLørte?
A: Ja. Når du bruker funksjonen Fordel aktivitet, kan du filtrere etter ansatt, stilling eller andre kriterier for å begrense hvem som mottar tildelinger.

S: Er det en grense for hvor mange aktiviteter jeg kan opprette på én gang?
A: Det er ingen fast grense for individuell opprettelse. For masseoppretting bør du vurdere å bruke aktivitetsmaler eller importfunksjoner hvis det er tilgjengelig i planen din.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsak	Løsning
Knappen «Opprett en aktivitet» er ikke synlig	Utilstrekkelige tillatelser.	Kontakt administratoren din for å sikre at rollen din har rettigheter til å opprette aktiviteter.
Distribusjon tildeler aktiviteter til feil ansatte	Filterinnstillingene var ikke konfigurert riktig før distribusjon.	Juster distribusjonsfiltrene (stilling, ansatt, vaktplan) og distribuer på nytt.
Massehandling gjelder ikke alle valgte aktiviteter	Noen aktiviteter kan ha en status eller et eierskap som forhindrer handlingen.	Gjennomgå hvilke aktiviteter som ikke ble berørt, og håndter dem individuelt.
Aktiviteten vises ikke i kalenderen etter opprettelse	Kalendervisningen eller filtrene kan skjule den nye aktiviteten.	Kontroller datoperiode, visningsmodus og filtre i venstre panel. Tilbakestill filtre om nødvendig.
Ingen aktiviteter tilgjengelig for distribusjon	Alle aktiviteter er allerede tildelt, eller ingen er opprettet.	Opprett nye aktiviteter eller kontroller om eksisterende allerede er tildelt ansatte.