Sporing av forsinkelser og automatiske bøter

Lær hvordan Shifton sporer sene ankomster og tidlige avganger, hvordan ledervarsler fungerer, og hvordan du konfigurerer automatiske bøtetrekk.

Hva er dette?

Forsinkelsesporing er en oppmøtefunksjon som automatisk oppdager når ansatte ankommer etter planlagt vaktstartid eller drar før planlagt sluttid. Systemet registrerer det nøyaktige antallet sene minutter og kan varsle ledere basert på konfigurerbare terskler.

Funksjonen for automatiske bøter går et skritt videre ved å anvende økonomiske trekk automatisk når ansatte er sene. Bøter kan være et fast beløp per hendelse eller beregnet per minutt av forsinkelse. Du kan også definere en tidsfrist for tillatte sene minutter før bøter trer i kraft.

Sammen hjelper disse funksjonene med å håndheve punktlighetsregler konsekvent og redusere den manuelle innsatsen med å spore og bøtelegge forsinkelser.

Forutsetninger

#	Forutsetning	Detaljer
1	Oppmøtemodulen er aktivert	Forsinkelsesporing er en del av oppmøtemodulen.
2	Publiserte planer	Ansatte må ha publiserte vakter slik at systemet kan sammenligne faktiske vs. planlagte starttider.
3	Varslingsinnstillinger konfigurert (valgfritt)	For å motta varsler om sen ankomst, konfigurer ledervarsler i Innstillinger.
4	Automatisk bøte aktivert (valgfritt)	For å trekke bøter automatisk, aktiver og konfigurer funksjonen for automatisk bøte.

Trinn-for-trinn-instruksjoner

Konfigurere varsler om sen ankomst

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Naviger til Innstillinger > Varsler.	Siden for varslingsinnstillinger åpnes.
2	Finn varslingsalternativet Sen ankomst.	Du ser konfigurasjonsfelter for denne varseltypen.
3	Aktiver varselet.	Bryteren slår seg til aktiv.
4	Angi terskel i minutter (f.eks. varsle etter 5 minutter etter vaktstart).	Ledere varsles bare hvis den ansatte er sen med mer enn dette antallet minutter.
5	Velg varslingsmottakere (direkte leder, administrator osv.).	De riktige personene er valgt.
6	Klikk Lagre.	Varsler om sen ankomst er nå aktive.

Konfigurere automatiske bøter

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Naviger til Innstillinger > Oppmøte (eller delen Bøter i oppmøteinnstillingene).	Siden for oppmøteinnstillinger åpnes.
2	Finn seksjonen Automatisk bøte.	Du ser alternativer for å aktivere og konfigurere automatiske bøter.
3	Aktiver bryteren Automatisk bøte.	Automatisk bøteberegning slås på.
4	Velg bøtetypen: Fast eller Per minutt.	Systemet beregner bøter basert på ditt valg.
5	Angi bøtebeløpet (f.eks. $5,00 fast eller $0,50 per minutt).	Trekksverdien er konfigurert.
6	Angi Tillatte sene minutter (tidsfrist, f.eks. 5 minutter).	Ansatte som ankommer innenfor denne tidsfristen vil ikke bli bøtlagt.
7	Klikk Lagre.	Innstillinger for automatisk bøte er aktive.

Forstå beregningen av automatisk bøte

Bøtetype	Slik fungerer det	Eksempel
Fast	Et fast beløp trekkes per sen hendelse, uavhengig av hvor sen den ansatte er.	Tidsfrist: 5 min. Bøte: $5,00. Ansatt er 12 minutter sen. Trekk: $5,00.
Per minutt	Et beløp per minutt multipliseres med antall sene minutter utover tidsfristen.	Tidsfrist: 5 min. Sats: $0,50/min. Ansatt er 12 minutter sen. Bøteminutter: 12 – 5 = 7. Trekk: $3,50.

Konfigurere sporing av tidlig avgang

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Naviger til Innstillinger > Oppmøte (eller Varsler).	Innstillingssiden åpnes.
2	Finn sporingsalternativet Tidlig avgang.	Du ser en bryter og konfigurasjonsfelter.
3	Aktiver sporing av tidlig avgang.	Systemet vil nå registrere når ansatte avslutter vakten sin før planlagt sluttid.
4	Valgfritt: konfigurer varsler for tidlige avganger (terskel i minutter).	Ledere varsles når ansatte drar tidlig utover den konfigurerte terskelen.
5	Klikk Lagre.	Sporing av tidlig avgang er aktiv.

Gjennomgå sene ankomster i rapporter

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Naviger til Rapporter fra venstremenyen.	Rapportersiden åpnes.
2	Velg rapporten Sene anLørte.	Rapporten lastes med filtre for prosjekter og datointervall.
3	Angi ønskede filtre og klikk Bruk filter.	En tabell viser hver sen ansatt med prosjekt, plan, dato, starttid, planlagt tid, sene minutter og totalt antall sene hendelser.
4	Valgfritt Eksport rapporten.	Data lastes ned for videre analyse.

Tilgangsrettigheter

Rolle	Se egne forsinkelsesdata	Se teamets forsinkelsesdata	Konfigurere sene varsler	Konfigurere automatiske bøter
Ansatt	Ja	Nei	Nei	Nei
Vaktleder	Ja	Ja (eget team)	Nei	Nei
Leder	Ja	Ja (alle)	Nei	Nei
Administrator	Ja	Ja (alle)	Ja	Ja
Eier	Ja	Ja (alle)	Ja	Ja

Ofte stilte spørsmål

S: Hva er tidsFresten for sene bøter?
A: Tidsfristen (Tillatte sene minutter) er et konfigurerbart antall minutter etter planlagt starttid der ingen bøte brukes. For eksempel, hvis satt til 5 minutter, vil en ansatt som ankommer 3 minutter sen ikke bli bøtlagt.

S: Kan jeg deaktivere automatiske bøter men fortLørt spore forsinkelse?
A: Ja. Forsinkelsesporing er en del av oppmøtemodulen og fungerer uavhengig. Du kan spore og rapportere om sene ankomster uten å aktivere funksjonen for automatisk bøte.

S: Hvor vises bøtebeløp?
A: Bøter registreres i rapporten Bonus/Bøte under kolonnen Trekk. De er også tatt hensyn til i sluttlønnsberegningen i rapporten LønnsLørs.

S: Sporer systemet tidlige avganger på samme måte som sene ankomster?
A: Tidlige avganger spores og registreres i rapporten Ansattes arbeidstimer under kolonnen Tidr tidlig avgang. Automatiske bøter kan konfigureres separat for sene ankomster; håndtering av tidlig avgang avhenger av bedriftens innstillinger.

S: Kan forskjellige bøtebeløp angis for forskjellige anLørte eller stillinger?
A: Innstillingene for automatisk bøte gjelder for hele bedriften. For stillings- eller individspesifikke justeringer kan ledere manuelt legge til eller endre bøter gjennom seksjonen Bonus/Bøte.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsak	Løsning
Sen ankomst er ikke registrert	Den ansatte hadde ikke en publisert plan, så det er ingen planlagt tid å sammenligne mot.	Sørg for at planer publiseres før vaktens starttider.
Leder mottar ikke varsler om sen ankomst	Varsler er ikke aktivert eller terskelen er satt for høyt.	Sjekk Innstillinger > Varsler og senk terskelen for sen ankomst om nødvendig.
Automatisk bøte brukes ikke	Automatisk bøte er deaktivert, eller den ansatte ankom innenfor tidsfristen.	Verifiser at automatisk bøte er aktivert og gjennomgå innstillingen for tillatte sene minutter.
Bøtebeløpet virker feil	Bøtetypen (fast vs. per minutt) samsvarer kanskje ikke med forventningene.	Gjennomgå bøtetypen og beløpet i Innstillinger > Oppmøte. Beregn på nytt ved hjelp av formelen beskrevet ovenfor.
Tidlig avgang er ikke flagget	Sporing av tidlig avgang er ikke aktivert.	Aktiver sporing av tidlig avgang i Innstillinger > Oppmøte eller varslingsinnstillingene.