Opprette første prosjekt og timeplan

Prosjekter samler ansatte og timeplaner (som avdelinger, lokasjoner eller team). Tidplaner definerer reglene for arbeidstid og inneholder de faktiske vaktene. Minst ett prosjekt og én timeplan trengs før man kan tilordne vakter.

Del 1: Prosjekt

Det første prosjektet opprettes automatisk rett etter registrering av selskapet. De kan omdøpe det eller endre innstillingene.

Hvordan redigere prosjektet

Klikk ikonet Prosjekter i venstre sidepanel (mappeikonet) → velg prosjekt → endre data:

Ansattes tillatelser i prosjektet

Prosjektmerker (Marks)

Hvert prosjekt kan ha sitt eget sett med merker — fargede etiketter for kategorisering. Merker kan festes til vakter, samt til anLørte i timeplanen (fanen Planlagte teammedlemmer).

For å administrere merker: åpne redigering av prosjektet → Merker → + Add Markereere → skriv inn navn og velg farge → Lagre.

Klikk Lagre.

Opprette flere prosjekter

Klikk + Opprett et prosjekt på Projects-siden.

Del 2: Opprette timeplan

Trinn 1: Åpne siden Schedules

Klikk ikonet Tidsplaner i venstre sidepanel (listeikonet).

Trinn 2: Start veiviseren

Klikk + Legg til tidsplan.

Trinn 3: Grunnleggende informasjon (Steg 1)

TilFor sentlser for anLørte (hver med valget «Med lederbekreftelse»):
– Vaktbytte
– Overføre vakt til åpne
– Opprette egne vakter
– Opprette pauser
– Gi fra seg vakter
– Ta åpne vakter
– Bytte pauser mellom maler
– Dele vakter

Klikk Neste.

Trinn 4: Velg timeplantype (Steg 2)

Hver timeplantype har sine egne innstillinger i de påfølgende stegene i veiviseren.

Empty — manuell timeplan

Full manuell kontroll. Systemet genererer ikke vakter — De legger dem til manuelt vien tidsplan-siden.

Eksempel: Lite kontor med 5 personer, der lederen selv bestemmer hvem som jobber når, og manuelt plasserer vakter for hver dag.

Ingen ytterligere steg i veiviseren — timeplanen opprettes umiddelbart.

Basic — standard automatisk

Passer for enkle planer med fast tid. I Steg 3 (Skiftdata) angis vaktmaler:

• Ukedager for hver mal
• Start- og sluttid for vakten
• Pausevarighet
• Lokasjon

Systemet fordeler automatisk ansatte etter angitte maler.

Eksempel: Kontor som jobber man–fre 09:00–18:00. De oppretter én vaktmal, og systemet tilordner den til alle ansatte på valgte dager.

Etter tilgjengelighet — etter ansattes tilgjengelighet

Ansatte angir sin tilgjengelige tid på forhånd (via seksjonen Når jeg er tilgjengelig). Systemet genererer automatisk vakter basert på hver ansatts tilgjengelighet. I Steg 3 (Skiftdata) angis:

Eksempel: Kafe der studentbaristaar angir hvilke dager og timer de kan jobbe. På hverdager trengs 3 personer, i helgene — 1. Systemet lager selv timeplanen basert på tilgjengelighet og behov.

Advanced — avansert automatisk

For komplekse planer med flere vakter per dag og ulike bemanningsbehov. I Steg 3 (Skiftdata):

Eksempel: Kundesenter med morgensvakt (08:00–16:00, trengs 10 operatører på hverdager, 5 i helger), kveldsvakt (16:00–00:00, trengs 8 operatører) og nattevakt (00:00–08:00, trengs 3 operatører). Systemet fordeler ansatte på vakter basert på belastningen per dag.

Preset — rotasjonsmønstre

For sykliske planer. I Steg 3 angis rotasjonsmønsteret — systemet veksler automatisk mellom arbeids- og fridager etter angitt mal.

Eksempel: Vaktselskap der ansatte jobber 2 dager på og 2 fri (2/2), eller fabrikk med døgnvakt og tre dager fri. Mønsteret angis én gang, og systemet gjentar det for hele timeplanperioden.

Hva er en vaktmal (Skiftmal)

En vaktmal er et lagret sett med parametere for rask opprettelse av vakter. I stedet for å skrive inn tid, pause og andre data manuelt hver gang, velger De en ferdig mal — og alle felt fylles ut automatisk.

Maler opprettes i Steg 3 (Skiftdata) i timeplanveiviseren (for typene Basic, Etter tilgjengelighet, Advanced) eller senere — på Schedule-siden.

Hva en vaktmal inneholder

Pauser i vaktmalen

Vaktmalen støtter to måter å angi pauser:

1. Enkel pause (Pause) — kun varighet i minutter angis. Pausen er ikke knyttet til et bestemt tidspunkt.

2. Planlagte pauser (Sett opp pauser) — nøyaktige pauser med starttidspunkt og parametere. Aktiver avkrysningen Sett opp pauser i vaktmalen:

Klikk Legg til pause for å legge til flere pauser i malen. Det er mulig å angi flere pauser i én vakt (f.eks. kaffepauser om morgenen og lunsjpause).

Antall ansatte per ukedag

For timeplantypene Etter tilgjengelighet og Avansert lar hver vaktmal Dem angi Antall anLørte som kreves — nødvendig antall ansatte separat for hver ukedag (man–søn). Bruk knappene +/- for konfigurering.

Dette gjør det mulig å for eksempel tilordne 5 personer på hverdager og 2 i helger til én og samme vaktmal.

Avkrysningen Angi arbeidsplasser etter dag aktiverer separat administrasjon av arbeidsplasser per dag.

Hvor maler brukes

Eksempel

En restaurant oppretter tre maler: «Morgen» (07:00–15:00, planlagt pause «Lunsjpause» 30 min fra 12:00, betalt), «Dag» (15:00–23:00, pause 30 min), «Natt» (23:00–07:00, pause 20 min). På hverdager trengs 5 personer på morgensvakten, i helger — 3. Ved utarbeidelse av timeplan velger lederen en ferdig mal — tid, pauser og antall ansatte fylles ut automatisk.

Trinn 5: Begrensningsinnstillinger — Settings (kun Etter tilgjengelighet og Advanced)

For typene Etter tilgjengelighet og Avansert er det et ekstra steg Innstillinger i veiviseren som angir begrensninger ved automatisk fordeling av vakter:

Arbeidstidskvoter:

Begrensninger for vakter og hvile:

EgSluttefinerte regler — knappen + Add lar Dem legge til tilleggsregler for automatisk generering.

Disse innstillingene sikrer at den automatisk opprettede timeplanen overholder arbeidsmiljøloven og selskapets interne regler.

Belastningsplanlegger (kun Etter tilgjengelighet og Advanced, krever modulen Forecasting)

I timeplanveiviseren for typene Etter tilgjengelighet og Avansert er fanen Etterspørsel etter beSistening tilgjengelig når modulen Forutsigelse er aktivert. Den lar Dem angi hvor mange ansatte som trengs i hver time hver dag.

Planlegger for timebasert arbeidsbelastning (Timebasert belastningsplanlegger)

Visuell belastningsredigerer direkte i grensesnittet:

Eksempel: Kontor som jobber man–fre 09:00–18:00. På hverdager trengs 1 ansatt i hver time, på lørdag og søndag — 0. De fyller ut rutenettet, og systemet beregner automatisk optimalt antall vakter.

Trinn 6: Legg ansatte til i timeplanen

Åpne Vaktplanside (kalenderikonet) → velg prosjekt og Tidplan → legg til ansatte via menyen Handlinger.

Del 3: Legg til den første vakten

Etter tillegging, klikk Publiser & varsle anLørte — ansatte mottar varsler om timeplanen.

Relaterte artikler

• Trinn-for-trinn-veiledning for oppsett
• Legge til de første ansatte
• Lønnsinnstillinger
• Avdelinger og prosjekter
• Pauser
• Prognostisering
• Administrasjon av prosjekter
• Administrasjon av lokasjoner

Ofte stilte spørsmål

Sp: Hvor mange Tidplaner kan det være i ett prosjekt?
Sv: Ubegrenset antall.

Sp: Maksimal varighet for en Tidplan?
Sv: Ved opprettelse og forlengelse — ikke mer enn tre måneder per steg. Timeplanen kan forlenges ubegrenset antall ganger.

Sp: Kan man Sluttre Tidplantypen etter opprettelse?
Sv: Nei. For en annen type, opprett en ny timeplan.

Sp: AnLørte vises ikke i Tidplanrutenettet.
Sv: Sørg for at ansatte er lagt til både i prosjektet og i timeplanen.

Sp: Advarselsikonet ved Tidplanen.
Sv: Datoperioden har utløpt. Opprett en ny timeplan eller forleng den eksisterende.

Sp: Hvordan legge til anLørte i Tidplanen etter opprettelse?
Sv: Åpne Tidsplaner → blyantikonet ved Tidplanen → fanen Legg til anLørte → velg anLørte → lagre.

Sp: Hvordan forlenge Tidplanen etter utløp?
Sv: Schedules → blyant → fanen Reduser/utvide tidsplan → velg Utvide tidsplan → angi ny dato → lagre.

Sp: Hva er «Uke control type» i Tidplanen til for?
Sv: Bestemmer hvordan systemet reagerer på overtid. Tillat — uten begrensninger, TilFor sentlse med bekreftelse — lederen bekrefter overtid, Blokk — vakter som overskrider kvotene merkes med rød prikk.

Sp: Hvordan opprette et andre prosjekt?
Sv: Gå til Modulr → øk antall prosjekter i modulen Avdelinger og prosjekter → lagre. Deretter blir knappen + Opprett et prosjekt aktiv.

Sp: Kan man omdøpe en vaktmal etter opprettelse av Tidplan?
Sv: Ja. Klikk på vaktmalen i timeplanrutenettet → redigeringsknappen — endre navnet og lagre.

Sp: Hvordan velge Tidplantypen «Forhåndsinnstilling» for rotasjon 2/2?
Sv: I opprettelsesveiviseren i Steg 2, velg Forhåndsinnstilling, deretter angi mønsteret: 2 arbeidsdager, 2 fridager.

Sp: Hva skjer dersom man ikke publiserer Tidplanen?
Sv: Ansatte mottar ikke varsler og ser ikke vaktene i mobilappen. Publisering er obligatorisk for å varsle teamet.

Sp: Kan man utnevne prosjektleder ved opprettelse?
Sv: Ja. I prosjektinnstillingene finnes feltet Ledere — legg til ønskede brukere med rollen Manager.

Sp: Hvordan slette en Tidplan?
Sv: Åpne timeplaninnstillingene og klikk Slett. Alle vakter innenfor timeplanen slettes automatisk.

Sp: Hvordan legge til planlagte pauser i vaktMannn?
Sv: I vaktmalen, aktiver avkrysningen Sett opp pauser → angi Title, Duration, Start og Paid → klikk Legg til pause for å legge til flere pauser. Hver pause er knyttet til et bestemt tidspunkt.

Sp: Hva er forskjellen mellom enkel pause (Pause) og planlagt (Sett opp pauser)?
Sv: Enkel Break — kun varighet i minutter, uten tilknytning til tidspunkt. Sett opp pauser — nøyaktige pauser med navn, starttid, varighet og avkrysning for betaling.

Sp: Kan man angi ulikt antall anLørte for hverdager og helger?
Sv: Ja. I timeplantypene Etter tilgjengelighet og Avansert angis Antall anLørte som kreves for hver vaktmal separat for hver ukedag (man–søn).

Sp: Hva er Planlegger for Tidbasert arbeidsbeSistening?
Sv: Visuell belastningsplanlegger i fanen Etterspørsel etter beSistening (krever modulen Forutsigelse). Lar Dem angi hvor mange ansatte som trengs i hver time i hver dag. Basert på disse dataene beregner systemet optimalt antall vakter.

Sp: Hvor finner man beSisteningsplanleggeren?
Sv: Aktiver modulen Forutsigelse → i timeplanveiviseren for typene Etter tilgjengelighet eller Avansert → fanen Etterspørsel etter beSistening → Planlegger for Tidbasert arbeidsbeSistening.

Sp: Hva betyr «Angi arbeidsplasser etter dag» i vaktMannn?
Sv: Avkrysningen lar Dem angi ulikt antall arbeidsplasser for hver ukedag innenfor én vaktmal. Tilgjengelig i typene Etter tilgjengelighet og Advanced.

Sp: Kan man legge til flere pauser i én vaktmal?
Sv: Ja. Klikk Legg til pause for hver ekstra pause. F.eks. kaffepause 15 min kl. 10:30 og lunsj 30 min kl. 13:00.

Sp: Hva betyr «Samtidig på en pause 0–1» i pauseinnstillingene?
Sv: Viser hvor mange ansatte som kan ha denne pausen samtidig. Systemet kontrollerer at ikke alle går på pause på samme tid.