To deler i den nedre linjen som appen oftest åpnes for: Forespørsler (Requests) — hva de ansatte ber om, Varsler (Notifications) — hva som har skjedd.
Trinn for trinn
Liste over forespørsler
Det tredje ikonet i den nedre linjen. Skjermen er delt i to faner: Ny (New) — de som venter på en avgjørelse, og Arkiv (Archive) — de som allerede er behandlet. Øverst Filtre (Filters), nederst til høyre knappen for å opprette.
På kortet ser du forespørselstypen, navnet på den ansatte, prosjektet, perioden og datoen for siste endring.
Forespørselskortet
Et trykk åpner forespørselen med to faner.
Detaljer (Details) — status, ansatt, forespørselstype, perioden Fra (From) — Til (To), når den ble opprettet og når den ble endret. Nederst to knapper: Bekreft (Confirm) — godkjenne, Avbryt (Cancel) — avslå.
Diskusjon (Discussion) — korrespondansen om forespørselen. Her ser du historikken (Forespørsel opprettet (Request created) med dato) og feltet Skriv melding her (Enter message here) med sendeknapp. Du kan spørre den ansatte om detaljer uten å gå ut av forespørselen og uten å bytte til e-post.
Opprette en forespørsel
Legg til-knappen åpner Opprett forespørsel (Create request):
| Blokk | Felt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Forespørselstype (Request type) | Type (Type) | Type: sykefravær, ferie, helligdag eller din egen type |
| Betaling | Om fraværet er merket som betalt | |
| Varighet for friperiode (Time off duration) | Hele dagen eller deler av dagen | |
| Dato (Date) | Dato | |
| Tid (Time) | Tidspunkt, hvis deler av dagen er valgt | |
| Alternativer (Options) | Ansatt (Employee) | Hvem den opprettes for. Lederen kan opprette en forespørsel på vegne av den ansatte |
| Flytt skift til Åpne Skift (Move shifts to Open Shifts) | Overføre skiftene i denne perioden til listen over ledige skift, slik at noen andre kan ta dem |
Nederst Legg ved fil (Attach file) — et dokument, for eksempel en attest, legges ved forespørselen. Den sendes med knappen Send inn (Submit).
Varsler
Det fjerde ikonet, bjellen. Den røde sirkelen viser antall uleste, mer enn nittini vises som 99+.
I strømmen ligger hendelser med dato og klokkeslett: en ansatt møtte ikke på skift, en forespørsel kom inn, tidsplanen ble endret. Varselet melder om et faktum; avgjørelsen tas i delen med forespørsler.
Hvilke varsler som kommer og hvor, stilles inn i Min profil → Varsler. Der, i gruppen TELEGRAM, ligger tokenet til boten — varsler i Telegram kobles til rett fra appen.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Den ansatte får ikke sendt en forespørsel | Den aktuelle typen er forbudt i innstillingene for tidsplanen | Slå på tillatelsen i Tidsplaner → tidsplan → Grunnleggende informasjon |
| Ingen kan dekke skiftene til den fraværende ansatte | Overføring av skift ble ikke slått på da forespørselen ble opprettet | Slå på Flytt skift til Åpne Skift — skiftene går til listen over ledige skift |
| Forespørselen forsvant fra listen | Den er behandlet | Se i fanen Arkiv |
| Uklart hvorfor den ansatte ber om fri | Det mangler detaljer | Spør direkte i forespørselen, fanen Diskusjon |
| Det trengs en attest til sykefraværet | Filen er ikke lagt ved | Den ansatte legger ved dokumentet med knappen Legg ved fil når forespørselen opprettes |
| Varsler kommer ikke fram | De aktuelle typene er slått av | Min profil → Varsler |
| SMS kommer ikke fram | Det holder ikke bare å slå på modulen | Fire betingelser må være oppfylt samtidig: modulen er slått på, SMS er tillatt i firmainnstillingene, den ansatte har oppgitt nummer, selskapets balanse er fylt opp |
| En forespørsel med tilbakevirkende dato opprettes ikke | Det er slik det er ment | Åpent skift, bytte og overføring kan ikke bes om med tilbakevirkende dato |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Hva er forskjellen på et varsel og en forespørsel? Svar: Varselet melder om en hendelse, forespørselen krever en avgjørelse. Den godkjennes og avslås på forespørselskortet med knappene Bekreft og Avbryt.
Spørsmål: Kan man skrive med den ansatte om forespørselen? Svar: Ja, fanen Diskusjon inne i forespørselen. Der ser du også endringshistorikken.
Spørsmål: Kan man legge ved en attest? Svar: Ja, med knappen Legg ved fil når forespørselen opprettes.
Spørsmål: Hva gjør Flytt skift til Åpne Skift (Move shifts to Open Shifts)? Svar: Den overfører den ansattes skift i denne perioden til listen over ledige skift, slik at kollegene kan ta dem.
Spørsmål: Kan lederen opprette en forespørsel på vegne av den ansatte? Svar: Ja, i blokken Alternativer velger du hvem forespørselen opprettes for.
Spørsmål: Hvem godkjenner forespørsler? Svar: Prosjektlederen, administratoren eller eieren.
Spørsmål: Hvor ser man behandlede forespørsler? Svar: I fanen Arkiv.