Registrering av skiftets start og slutt er det den ansatte åpner appen for oftest. Fra versjon 2.1.0 går begge handlingene via skjermen Oppmøte (Attendance) med kart, og telefonen ber om flere tillatelser underveis.
Posisjonen følges av to ulike moduler. Oppmøte (Attendance) sjekker om du er på stedet ved skiftets start og slutt — det er nettopp derfor begge handlingene går via kartet. Kontroll av arbeidssted (Work location control) følger med på hvor du har vært under skiftet.
Gi alle tillatelsene på telefonen med én gang, inkludert tilgang til posisjon i modusen «Tillat alltid». Du behøver ikke regne ut hvilken modul som bruker hva: firmaeieren slår moduler av og på når som helst, og hvis tillatelsene bare er gitt halvveis, begynner appen å oppføre seg feil — og det stille, uten noe varsel. Å tillate alt én gang er billigere enn å lete etter hvorfor skiftet ikke ble registrert etterpå.
Trinnvis veiledning
Skiftets start: trinn for trinn
Å starte et skift er en kjede av flere skjermer. Den kan ikke hoppes over: hvert trinn slår på noe.
1. Trykk på den grønne knappen «Start skift» på kontrollpanelet.
2. Telefonen ber om tilgang til posisjon. Gi den.
3. Deretter — tilgang til fysisk aktivitet. Den trengs for å skille bevegelse fra stillstand.
4. Videre forklarer appen selv: modusen «Tillat alltid» er nødvendig, og den foreslår å bytte til den i telefoninnstillingene. Godta og bytt.
5. Skjermen Oppmøte (Attendance) med kart åpnes. Her ser du hvor du befinner deg, og det står en advarsel: Når skiftet starter, vil sporing av posisjon i bakgrunnen bli aktivert. Skiftet startes med den andre knappen Start skift på denne skjermen.
Hvis du ikke er på arbeidsstedet
Når skiftet har et sted angitt, sammenligner oppmøtet posisjonen din med det. Er du langt unna — sier skjermen det rett ut.
Øverst kommer det opp en rød stripe Feil — Du er utenfor stedet (Error — You are outside the location). På kartet tegnes en rute fra punktet ditt til arbeidsstedet, og i panelet nederst — tre størrelser: avstand, reisetid og stedets navn. For eksempel: 3.34 km · 8 min · call center.
Slik ser den ansatte med én gang ikke bare at han ikke er der han skal være, men også hvor langt unna og hvor han skal gå.
Knappen Start skift forblir samtidig aktiv, og den kan trykkes — men skiftet starter ikke: feilen faller ned øverst igjen. Registreringen går bare gjennom når du er innenfor radiusen som lederen har angitt i stedsinnstillingene.
Hvis skiftet ikke har et sted angitt, er det ingen sjekk — på skjermen står det at plassering ikke er angitt, og skiftet starter hvor som helst. Det samme gjelder skift utenfor planen: de har ikke noe sted, og derfor utføres ingen sjekk.
Mens skiftet går
Stripen endres til På vakt (On shift) med en teller for arbeidet tid, knappen — til Avslutt skift (End shift). Nedenfor kommer det opp en pausedel: når pausen starter, tiden for den og knappen Start pause.
Avslutning av skiftet: trinn for trinn
1. Trykk på «Avslutt skift». Appen ber om en bekreftelse: Vil du virkelig avslutte? (Do you really want to finish?)
2. Den samme «Oppmøte»-skjermen med kart åpnes og en knapp for å avslutte — posisjonen registreres også ved utgang.
3. Siste bekreftelse — Er du sikker på at du vil fullføre skiftet? (Are you sure you want to complete the shift?)
To bekreftelser etter hverandre er gjort med hensikt: skiftet skal ikke kunne lukkes med en tilfeldig berøring. Etter avslutningen merkes skiftkortet i dagens liste som Fullført (Completed), og ved siden av kommer avvikene — forsinkelse og tidlig avgang.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Knappen Start skift finnes ikke | Skiftet har ennå ikke begynt eller er allerede avsluttet | Knappen kommer opp i det tidsvinduet som er angitt i innstillingene for oppmøtemodulen |
| Skiftet kan ikke startes, øverst står feilen Du er utenfor stedet | Oppmøtet sjekker stedet, og du er utenfor arbeidsstedet | Gå nærmere arbeidsstedet: på skjermen ser du avstand, reisetid og stedets navn. Knappen kan trykkes, men registreringen går ikke gjennom før du er innenfor radiusen |
| Posisjonen slutter å bli sendt | Tillatelsen er gitt som «bare når appen er i bruk» | Bytt til «Tillat alltid» i telefoninnstillingene |
| Appen virker annerledes enn før, selv om ingenting er endret | Firmaet har slått på en ny modul, men tillatelsene på telefonen er ikke nok | Sjekk appens tillatelser og gi alle, inkludert modusen «Tillat alltid» |
| Skiftet startet, men registreringen ble ikke godkjent | Forespørselen om posisjon i bakgrunnen ble avbrutt | Gi tillatelsen og start skiftet på nytt |
| Skiftet er merket Ikke planlagt | Startet utenfor timeplanen | Slik er det ment: et skift utenfor planen har ingen mal, og stedssjekken utføres ikke for det |
| Skiftet lukket seg selv, selv om jeg ikke trykket | Vinduet der skiftet fortsatt kunne avsluttes manuelt, er over | Vinduet angis av innstillingen Hvor mye senere kan en ansatt "klokke ut"? (min) i oppmøtemodulen |
| Avviket vises med et merkelig tall | Kjent visningsfeil | Verdien er riktig, men skrives ut uten avrunding. Bruk stripen øverst som rettesnor — der er formatet «0h 2m» |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Hvorfor ber telefonen om så mange tillatelser når skiftet startes? Svar: Det er tre av dem: posisjon, fysisk aktivitet og tilgang til posisjon i bakgrunnen. Ulike moduler bruker ulike av dem: oppmøtet — registreringen av sted ved skiftets start og slutt, kontroll av arbeidssted — bevegelsene under skiftet. Du trenger ikke finne ut hva som hører til hva: gi alle tre.
Spørsmål: Må man gi tilgang «alltid»? Svar: Ja. Modusen «bare når appen er i bruk» slutter å virke så snart appen er minimert, og en del av dataene blir ikke registrert.
Spørsmål: Kan man gå på pause fra appen? Svar: Ja, under skiftet kommer det opp en pausedel under avslutningsknappen, med knappen Start pause.
Spørsmål: Hvorfor bekreftes avslutningen to ganger? Svar: Det første spørsmålet er generelt, det andre kommer opp på skjermen med kartet, etter at posisjonen er registrert. Slik lukkes ikke skiftet av en tilfeldig berøring.
Spørsmål: Kan man starte et skift som ikke står i timeplanen? Svar: Ja, hvis skift utenfor planen er tillatt. Et slikt skift merkes som Ikke planlagt.
Spørsmål: Hva skjer hvis man glemmer å avslutte skiftet? Svar: Skiftet lukkes selv, men ulikt avhengig av typen. For skift utenfor planen er det angitt en maksimal varighet i innstillingene, og etter den lukkes skiftet automatisk. Planlagte skift har et vindu: innstillingen Hvor mye senere kan en ansatt "klokke ut"? (min) angir hvor mange minutter etter skiftets slutt det fortsatt kan lukkes manuelt. Rekker du det ikke — lukker systemet det selv.
Spørsmål: Ser lederen at jeg har startet skiftet? Svar: Ja, skiftets tilstand vises med én gang i timeplanen og i rapportene, og med varsler slått på kommer det en melding.