Den ansatte ser ikke det samme i appen som lederen. Han trenger ikke selskapets innstillinger og teamadministrasjon — han trenger å se sine egne skift, starte arbeidet, be om fri og bytte skift med en kollega. Denne artikkelen handler om det som er tilgjengelig nettopp for ham.
Trinnvis instruksjon
Meny
☰ i den nederste linjen åpner Arbeidsområde (Workspace). For den ansatte er det kort:
| Gruppe | Punkt |
|---|---|
| Kortet øverst | Profil (Profile) og Selskap (Company) |
| Planlegging (SCHEDULING) | Aktivitet (Activity) |
| Personlig (PERSONAL) | Når jeg er tilgjengelig (When I am available), Lønnen min (My salary), Mine filer (My files) |
| Støtte (SUPPORT) | Hjelpesenter (Help center) |
Seksjonene Tidsplaner, Geolokasjonskart, Rapporter, Prosjekter, Selskapets ansatte og Selskapsstruktur har den ansatte ikke — det er lederseksjoner. Til gjengjeld finnes Lønnen min, som eieren ikke har: sine egne beløp ser den ansatte her.
Lønnen min
Lønnen min (My salary) — en seksjon eieren ikke har: dette er den ansattes personlige beløp. Øverst er perioden, nedenfor sammendraget:
| Hva vises | Forklaring |
|---|---|
| Total opptjent (Total earned) | Totalt opptjent i perioden |
| Bonus (Bonus) | Tildelte bonuser |
| Bevaring (Retention) | Trekk |
| Totalt jobbet (Total worked) | Antall timer jobbet |
| Inkluderer dagvakter (Includes day shifts) / Inkluderer nattskift (Includes night shifts) | Fordeling på dag- og nattetimer med beløp |
Kontrollpanel
Det første skjermbildet etter innlogging: det pågående eller nærmeste skiftet, knappen for å starte det og listen over nærmeste skift per dag. Det er bygget opp på samme måte som hos lederen, men viser bare dine skift.
Hvordan du starter og avslutter et skift — i artikkelen «Starte og avslutte skift i mobilappen».
Tidsplan
Det andre ikonet i den nederste linjen. Tre visningsmoduser:
| Modus | Hva den viser |
|---|---|
| Mine skift (My shifts) | Bare dine |
| Åpne skift (Open Shifts) | De som er lagt ut i felleslisten — de kan tas |
| Alle skift (All shifts) | Skiftene til hele teamet |
Knappene Eksport (Export) og mer (More), som lederen har, finnes ikke her.
Hva du kan gjøre med ditt eget skift
Trykk på skiftet — Skift detaljer (Shift details) åpnes. På ditt eget fremtidige skift kan du velge lokasjon og merker og trykke Lagre. På et tidligere skift finnes ikke dette.
Den andre fanen i kortet er Bonuser/Straffer/Forskudd (Bonuses/Penalties/Advances): hva som er tildelt og trukket nettopp for dette skiftet. Hvis det ikke er noe, står det også der.
Det viktigste skjuler seg bak de tre punktene øverst til høyre — de åpner Velg en handling (Select action):
| Handling | Hva den gjør |
|---|---|
| Flytt til åpne skift (Move to Open Shifts) | Legge skiftet ut i felleslisten, slik at noen andre kan ta det |
| Forespørsel om skiftbytte (Shift Swap Request) | Bytte skift med en kollega |
| Forespørsel om redigering av skift (Shift edit request) | Be om å flytte tidspunktet for ditt eget skift |
| Forespørsel om bytte av skift (Shift drop request) | Overføre skiftet til en bestemt person |
| Forespørsel om å dele en vakt (Request to split a shift) | Jobbe en del av skiftet og gi bort resten |
Flytt til åpne skift ber om bekreftelse — Er du sikker? (Are you sure?), og skiftet går til felleslisten.
Forespørsel om skiftbytte åpner skjermbildet Bytt vakt (Swap shift) med en liste over andres skift: dato, tid, kollegaens navn og malens navn. Du velger hvem du bytter med.
Forespørsel om redigering av skift åpner Endring av tid (Change of time): dato, start- og sluttid, feltet Beskjed (Message) — der forklarer man årsaken.
Forespørsel om bytte av skift åpner Overfør vakt (Transfer shift): Velg ansatte (Select employees) og Send forespørsel (Send request). Forskjellen fra åpne skift er at du her navngir bestemte personer i stedet for å gi skiftet til alle.
Forespørsel om å dele en vakt åpner Delt vakt (Split shift). På skjermen står det et hint: del skiftet for å velge arbeidstid, og send resten til åpne skift. Med glidebryteren angir du delingspunktet og velger hvilken av de to delene du gir bort.
Forespørsler
Det tredje ikonet i den nederste linjen. To faner: Ny (New) og Arkiv (Archive). Nederst til høyre er opprettelsesknappen.
Skjemaet Opprett forespørsel (Create request) er kortere for den ansatte enn for lederen:
| Blokk | Felt |
|---|---|
| Forespørselstype (Request type) | Typen fravær og om det er betalt |
| Varighet for friperiode (Time off duration) — hele dagen eller en del | |
| Dato og tid | |
| Legg ved fil (Attach file) — attest eller dokument |
Det avsluttes med knappen Send inn (Submit).
Blokken Alternativer (Options), der lederen velger hvem forespørselen skal opprettes for og om skiftene skal legges ut som åpne, har ikke den ansatte: han oppretter forespørsel bare for seg selv.
Varsler
Det fjerde ikonet. Hos den ansatte heter skjermbildet Hendelser (Events) og er delt i faner: alle, varsler og forespørsler. Den røde sirkelen viser antallet uleste.
Pauser
Den planlagte pausen startes fra kontrollpanelet: under skiftet dukker det opp en blokk under avslutningsknappen med pausetiden og knappen Start pause. Videre er alt som med skiftet — skjermbilde med kart, bekreftelse, og til slutt knappen Avslutt pause og to bekreftelser.
En uplanlagt pause legges til på skiftkortet, i seksjonen Pauser (Breaks), med knappen med plusstegn. Den er begrenset av modulens innstillinger: hvor mange uplanlagte pauser man kan ta per skift og i hvilket vindu før pausen begynner knappen i det hele tatt virker. Er grensen brukt opp eller det er langt igjen til pausen, finnes knappen ikke eller den virker ikke.
Pauser du har tatt, ser du med en gang der, i listen under overskriften Pauser.
Hjelpesenter
☰ → Støtte (SUPPORT) → Hjelpesenter (Help center). Innenfor: henvendelse til support, bryteren Aktiver støtteadgang (Enable Support Access), artikler, videoleksjoner og lenker til Shiftons sosiale medier.
Hvorfor den ansatte kanskje ikke har disse knappene
Dette er den vanligste klagen, og årsaken er nesten alltid en av to.
Den første: handlingene er slått av i innstillingene. Alt den ansatte gjør med skiftet, slås på av lederen i tidsplanen — seksjonen Grunnleggende informasjon, ti selvbetjeningsbrytere. Er de slått av, blir det bare ett punkt i stedet for fem bak de tre punktene.
| Hva som forsvant for den ansatte | Hvilken bryter må slås på |
|---|---|
| Skiftbytte | Tillat skiftbytte |
| Overføring av skift | Tillat ansatte å forlate skift |
| Utlegging som åpent skift | La ansatte sende skift til listen over Åpne skift |
| Ta et åpent skift | La ansatte ta skift fra listen over Åpne skift |
| Deling av skift | Tillat ansatte å dele opp skift |
| Forespørsel om pause | Tillat ansatte å opprette pauser |
| Eget skift | La ansatte opprette sine egne skift |
| Andres skift i tidsplanen | Tillat ansatte å se alle skift |
En del av innstillingene finnes også på prosjektnivå — Vaktinnstillinger i prosjektkortet. De gjelder for alle tidsplanene i prosjektet samtidig.
Den andre: tidsplanen er utløpt. For skift utenfor tidsplanens gyldighetsperiode finnes ingen handlinger i det hele tatt — de tre punktene åpner seg rett og slett ikke. Sjekk tidsplanens periode: er den i fortiden, forleng den via Reduser/utvide tidsplan.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| De tre punktene på skiftet åpner seg ikke | Tidsplanen er utløpt | Lederen forlenger tidsplanen via Reduser/utvide tidsplan |
| Det er bare ett punkt i handlingslisten | Selvbetjeningsbryterne er slått av | Lederen slår på de nødvendige i tidsplanens Grunnleggende informasjon |
| Ingen å bytte skift med | Det finnes ingen passende skift fra kollegaer i listen | Bytte er bare mulig med skift som tilhører andre ansatte i denne tidsplanen. Er «bytte bare innenfor samme stilling» slått på — i tillegg med samme stilling |
| Det finnes ingen åpne skift | Ingen har lagt ut noe, eller det er forbudt å ta | Sjekk med lederen bryteren for å ta åpne skift |
| Handlingene finnes, men forespørselen går ikke gjennom | Bekreftelse fra leder er slått på | Forespørselen er sendt til lederen og venter på godkjenning — se fanen Arkiv og varslene |
| Seksjonen Tidsplaner finnes ikke i menyen | Det er slik det er ment | Dette er en lederseksjon. Sine egne skift ser den ansatte i den andre fanen i den nederste linjen |
| Lønnen min finnes ikke | Modulen for lønnsberegning er ikke koblet til | Modulen slås på i selskapets innstillinger |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Hva skiller «Flytt til åpne skift» fra «Forespørsel om bytte av skift»? Svar: I det første tilfellet går skiftet til felleslisten, og hvem som helst som har tillatelse kan ta det. I det andre navngir du bestemte personer.
Spørsmål: Kan man jobbe halve skiftet og gi bort resten? Svar: Ja, til det finnes Forespørsel om å dele en vakt: med glidebryteren velger du delingspunktet og angir hvilken del som skal sendes til åpne skift.
Spørsmål: Hvorfor har ikke jeg bytteknappen, mens kollegaen min har den? Svar: Selvbetjeningsinnstillingene settes for hver tidsplan separat. Er dere i ulike tidsplaner, kan settene med handlinger være forskjellige.
Spørsmål: Hvor kommer svaret på forespørselen min? Svar: I Hendelser og i Arkiv på forespørselsskjermen. Inne i selve forespørselen finnes en diskusjonsfane der du kan skrive med lederen.
Spørsmål: Kan man legge ved en legeattest til sykefraværet? Svar: Ja, med knappen Legg ved fil når du oppretter forespørselen.
Spørsmål: Hvor ser jeg lønnen min? Svar: Meny → Lønnen min. Lederen har ikke dette punktet, det er den ansattes personlige seksjon.
Spørsmål: Kan jeg søke om fri for en kollega? Svar: Nei. Forespørselen opprettes bare for deg selv — det finnes ikke noe valg av ansatt i skjemaet.
Spørsmål: Hvor ser jeg hvor mye jeg har fått tildelt? Svar: Meny → Lønnen min: opptjent i perioden, bonuser, trekk og timer jobbet fordelt på dag og natt.
Spørsmål: Hvorfor legges ikke den uplanlagte pausen til? Svar: To årsaker. Enten er grensen for uplanlagte pauser per skift brukt opp, eller det er for lenge til pausen — knappen virker bare i vinduet som er satt i modulens innstillinger.
Spørsmål: Hvorfor starter ikke pausen? Svar: Pausen, akkurat som skiftet, registreres via kart — oppmøtet sjekker stedet. Er geolokasjon slått av på telefonen, sier knappen ingenting.
Spørsmål: Hvorfor kan ingenting endres på et tidligere skift? Svar: Handlingene er bare tilgjengelige på fremtidige skift i en gyldig tidsplan.