En aktivitet er et gjøremål inne i vakten: telefonsamtaler, gjennomgang av e-post, opplæring. Vakten svarer på spørsmålet «når personen jobber», aktiviteten på «hva vedkommende er opptatt med i disse timene».
Dette er en egen modul, og den fungerer sammen med oppmøteregistreringen. Er ikke modulen koblet på, finnes ikke delen i menyen i det hele tatt.
Trinnvis veiledning
Slik åpner du den
☰ → gruppen Planlegging (SCHEDULING) → Aktivitet (Activity).
Hva du ser på skjermen
En kalender: du ser hvilke aktiviteter du er satt opp på og til hvilket tidspunkt. Aktiviteten har sitt eget navn og sin egen farge — den som er satt i malen, slik at ulike gjøremål er lette å skille fra hverandre.
Dagens aktivitet vises med en gang, og det er den du starter.
Slik starter og avslutter du en aktivitet
1. Åpne Aktivitet og finn aktiviteten for i dag.
2. Trykk på startknappen.
3. Når du er ferdig, trykker du på avslutningsknappen.
Alt den ansatte gjør med aktiviteten i appen, er å starte og avslutte den. Det finnes verken sjekklister, bilder eller kommentarer inne i aktiviteten: dette er ikke en oppgave fra feltarbeidsmodusen, men en markering av hva tiden i vakten går med til.
Planlagte og uplanlagte aktiviteter
Her er alt som med vakter: en aktivitet kan være satt opp på forhånd eller tatt underveis.
| Aktivitet | Hvor den kommer fra | Når den er tilgjengelig |
|---|---|---|
| Planlagt | Lederen har satt den opp på forhånd | Vises i kalenderen på sin dag, og startes bare |
| Uplanlagt | Den ansatte tar den selv i løpet av vakten | Bare hvis det er tillatt i innstillingene for aktivitetsmodulen |
Tillatelsen til uplanlagte aktiviteter er en innstilling i selve modulen, ikke i timeplanen. Det er dette som skiller dem fra uplanlagte pauser, som slås på med en bryter i timeplanen.
Og innstillingen er enkel: tillatt eller ikke. Noen tallgrense, slik uplanlagte pauser har, settes ikke her — er uplanlagte aktiviteter tillatt, kan du ta så mange som arbeidet krever. Er de slått av, får du ikke tatt et gjøremål utover dem du er satt opp på.
Hvorfor en aktivitet kanskje ikke dukker opp
Aktiviteter tildeles av lederen, og ikke til hvem som helst: i malen for aktiviteten kan man angi påkrevde ferdigheter. Systemet setter opp folk med den nødvendige ferdigheten på aktiviteten, ikke hvem som helst som er ledig. Mangler du ferdigheten, blir aktiviteten ikke tildelt deg.
Den andre betingelsen er vakten. Aktiviteten finnes inne i vakten, og derfor startes den på en påbegynt vakt og bare på sin egen dag.
Hva skiller en aktivitet fra en pause
Begge markeringene hører hjemme inne i vakten, men de betyr noe ulikt:
| Aktivitet | Pause | |
|---|---|---|
| Hva det betyr | Arbeid: hva man er opptatt med | Et opphold i arbeidet |
| Hvem som oppretter den | Lederen tildeler den, mens den uplanlagte tar den ansatte selv | Lagt inn i vaktmalen, eller den ansatte ber om den selv |
| Hvor den startes | Delen Aktivitet | Kontrollpanelet eller vaktkortet |
| Regnes den som arbeidstid | Ja | Avhenger av innstillingen «betalt» |
Om pauser — se artikkelen «Pause i vakten».
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Delen Aktivitet finnes ikke i menyen | Aktivitetsmodulen er ikke koblet på | Modulen kobles på av firmaeieren, og den krever at oppmøteregistrering er slått på |
| Jeg blir ikke tildelt aktiviteter | Du mangler ferdigheten som er angitt i malen for aktiviteten | Lederen legger ferdigheten til i profilen din eller fjerner kravet fra malen |
| Aktiviteten starter ikke | Den er ikke for i dag, eller vakten er ikke påbegynt | Man starter aktiviteten for inneværende dag inne i en påbegynt vakt |
| Kalenderen er tom | Du er ikke satt opp på noe | Aktiviteter tildeles av lederen; spør om arbeidet ditt inngår i aktivitetsmodulen |
| Jeg får ikke tatt en aktivitet utover dem jeg er satt opp på | Uplanlagte aktiviteter er slått av i innstillingene for modulen | Slås på av firmaeieren i innstillingene for aktivitetsmodulen |
| Jeg startet en aktivitet, men tiden telles ikke | Vakten er ikke påbegynt | Start vakten først, deretter aktiviteten |
| Jeg glemte å avslutte aktiviteten | Markeringen ble stående åpen | Si fra til lederen: han retter opp aktiviteten på sin side |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Hva skiller en aktivitet fra en vakt? Svar: Vakten er hele arbeidstiden. Aktiviteten er et gjøremål inne i denne tiden.
Spørsmål: Kan jeg ta en aktivitet jeg ikke er satt opp på? Svar: Ja, hvis uplanlagte aktiviteter er tillatt i innstillingene for aktivitetsmodulen. Er de ikke tillatt, kan du bare ta dem lederen har tildelt.
Spørsmål: Hvorfor blir jeg ikke satt opp på en aktivitet som kollegene mine gjør? Svar: I malen for aktiviteten er det angitt påkrevde ferdigheter. Uten den nødvendige ferdigheten setter ikke systemet deg opp på denne aktiviteten.
Spørsmål: Trengs det en egen modul? Svar: Ja, aktivitetsmodulen, og den fungerer sammen med oppmøteregistreringen.
Spørsmål: Kan man starte en aktivitet uten å ha startet vakten? Svar: Nei. Aktiviteten finnes inne i vakten.
Spørsmål: Hva betyr fargen på aktiviteten i kalenderen? Svar: Fargen er satt i malen og skal gjøre det lett å skille ulike gjøremål fra hverandre.
Spørsmål: Er en aktivitet og en pause det samme? Svar: Nei. Aktiviteten betyr arbeid, pausen et opphold i arbeidet. Og de startes på ulike steder.
Spørsmål: Kan jeg registrere i aktiviteten hva jeg konkret har gjort? Svar: Nei, i appen har aktiviteten bare en start og en slutt. Sjekklister og bilder hører til oppgavene i feltarbeidsmodusen, ikke til aktiviteter.
Spørsmål: Hvor mange uplanlagte aktiviteter kan man ta i løpet av en vakt? Svar: Det finnes ingen grense. Til forskjell fra uplanlagte pauser har aktiviteter en enkel innstilling: tillatt eller ikke tillatt.