Fri, sykefravær, ferie — alt dette ber den ansatte om fra telefonen, og lederen svarer på samme sted. Forespørselen forsvinner ikke i meldingsutvekslingen: den har en status, en historikk og en diskusjon.
Pause ber du ikke om her, men på vaktkortet — om den finnes artikkelen «Pause og aktivitet på vakten».
Trinnvis veiledning
Hvor forespørslene ligger
Det tredje ikonet i det nederste panelet er Forespørsler (Requests). Skjermen er delt i to faner:
| Fane | Hva den viser |
|---|---|
| Ny (New) | Forespørsler som fortsatt venter på en avgjørelse |
| Arkiv (Archive) | Behandlede — godkjente og avviste |
På kortet ser du forespørselstypen, perioden og datoen for siste endring. Nede til høyre er knappen for å opprette.
Slik ber du om fri
1. Åpne Forespørsler og trykk på opprettingsknappen nede til høyre.
2. Opprett forespørsel (Create request) åpnes.
3. Fyll ut blokken Forespørselstype (Request type).
4. Legg ved et dokument om nødvendig.
5. Trykk Send inn (Submit).
Dette fylles ut:
| Felt | Hva det angir |
|---|---|
| Type (Type) | Sykefravær, ferie, helligdag eller en annen type som er opprettet i bedriften din |
| Betalt eller ikke | Om fraværet er markert som betalt — avhenger av typen |
| Varighet for friperiode (Time off duration) | Hele dagen eller en del av dagen |
| Dato (Date) | Dagen for fraværet |
| Tid (Time) | Vises hvis en del av dagen er valgt |
| Legg ved fil (Attach file) | Attest, skann eller bilde av et dokument |
Skjemaet til den ansatte er kortere enn lederens: det har ikke blokken Alternativer (Options), der man velger hvem forespørselen skal opprettes for, og om vaktene skal flyttes til listen over ledige vakter. Den ansatte oppretter forespørsel bare for seg selv — det finnes ikke noe felt for å velge ansatt i skjemaet.
Hva som skjer med vaktene i friperioden
Frien fjerner ikke vakten i seg selv. Hvis du har vakter på disse dagene, bestemmer lederen ved godkjenning hva som skal skje med dem: slette dem eller sende dem til listen over ledige vakter. Vil du sikre deg, gi vakten fra deg på forhånd — det gjør du på vaktkortet, via de tre punktene.
Slik får du vite avgjørelsen
Svaret kommer på to måter: i Hendelser (Events) — det fjerde ikonet i det nederste panelet — og i Arkiv på forespørselsskjermen. Forespørselen endrer status, og du kan se meldingsutvekslingen for den.
Inne i forespørselen finnes en diskusjonsfane: der ser du historikken — Forespørsel opprettet (Request created) med dato — og et felt for melding. Gjennom det kan du svare lederen hvis lederen ber om flere detaljer, uten å gå ut av forespørselen.
Slik avbryter du din egen forespørsel
Åpne forespørselen i fanen Ny og trykk Avbryt forespørsel (Cancel request). Appen ber deg oppgi Årsak til avvisning (Reason of decline) og sende inn — deretter går forespørselen til arkivet.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Den ønskede fraværstypen finnes ikke i forespørselsskjemaet | Typen er ikke opprettet i bedriften | Fraværstyper opprettes av lederen i innstillingene |
| Det går ikke å opprette fri for en kollega | Det er slik det er ment | Den ansatte oppretter forespørsel bare for seg selv |
| Forespørselen er sendt, men ingenting endrer seg | Den venter på lederens avgjørelse | Se statusen til forespørselen og diskusjonen inne i den |
| Det kommer ikke svar på forespørslene | Varsler er slått av | Min profil → Varsler, gruppen Kommunikasjon |
| Filen blir ikke lagt ved | Den er for stor | Reduser filen eller ta bilde av dokumentet direkte i appen |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Frien er godkjent — forsvinner vakten av seg selv? Svar: Nei. Hva som skal skje med vaktene på disse dagene, bestemmer lederen: slette dem eller sende dem til listen over ledige vakter.
Spørsmål: Kan man be om fri i noen timer i stedet for en hel dag? Svar: Ja, velg en del av dagen i feltet Varighet for friperiode og oppgi tiden.
Spørsmål: Hvor legger jeg ved sykemeldingen? Svar: I forespørselsskjemaet finnes Legg ved fil. Du kan velge en fil eller ta bilde av dokumentet.
Spørsmål: Kan man avbryte en forespørsel som allerede er sendt? Svar: Ja, åpne den og trykk Avbryt forespørsel, og oppgi en årsak.
Spørsmål: Hvor ser jeg avviste forespørsler? Svar: I fanen Arkiv. Årsaken til avvisningen kommer sammen med avgjørelsen, og detaljene ser du i diskusjonen.
Spørsmål: Lederen har skrevet til meg i forespørselen — hvor svarer jeg? Svar: Inne i forespørselen, i diskusjonsfanen, i feltet for melding.