Skiftet i appen er ingen dom. Hvis du ikke kan møte på jobb, kan du legge det ut på fellesliste, bytte med en kollega, overføre det til en bestemt person, be om et annet tidspunkt eller jobbe bare en del av det. Alt dette gjøres fra telefonen, bak én trepunktsmeny.
Rettighetene til disse handlingene gis av lederen i planinnstillingene, derfor er utvalget av punkter forskjellig hos ulike ansatte. Hvis du har færre — se avsnittet «Hvorfor det ikke finnes handlinger» på slutten av artikkelen.
Trinnvis veiledning
Hvor du finner handlingene
Åpne Plan (det andre ikonet i den nederste linjen) og trykk på skiftet ditt — da åpnes Skift detaljer (Shift details). Øverst til høyre er det en trepunktsmeny: den åpner panelet Velg en handling (Select action).
| Handling | Når det er nyttig |
|---|---|
| Flytt til åpne skift (Move to Open Shifts) | Du kan ikke møte, og det er uvesentlig hvem som tar over |
| Forespørsel om skiftbytte (Shift Swap Request) | Du vil bytte skift med en kollega |
| Forespørsel om redigering av skift (Shift edit request) | Du møter, men på et annet tidspunkt |
| Forespørsel om bytte av skift (Shift drop request) | Du vet nøyaktig hvem som tar over for deg |
| Forespørsel om å dele en vakt (Request to split a shift) | Du jobber en del av skiftet og gir bort resten |
De fire første punktene er forespørsler, og de har ulike veier.
Bytte og overføring går via kollegaen: først samtykke fra den du tilbyr skiftet til, og først deretter, hvis lederbekreftelse er slått på i planen, lederens avgjørelse. Så lenge kollegaen ikke har samtykket, går forespørselen ikke videre og ingenting endres.
Endring av tid og deling er adressert bare til lederen. Å sende til åpne skift virker umiddelbart når bekreftelse er slått av.
Flytt til åpne skift
Skiftet legges ut på fellesliste, og hvem som helst som har lov til det i innstillingene, kan ta det.
1. Trepunktsmenyen → Flytt til åpne skift.
2. Appen spør Er du sikker? (Are you sure?) — bekreft.
3. Skiftet forsvinner fra dine og vises i modusen Åpne skift (Open Shifts) på planskjermen.
Så lenge ingen har tatt skiftet, tilhører det ingen: i dagstelleren regnes det som et skift, men det står ingen ansatt bak det.
Skiftbytte
1. Trepunktsmenyen → Forespørsel om skiftbytte.
2. Skjermen Bytt vakt (Swap shift) åpnes med en liste over kollegenes skift: dato, tid, navn og malnavn.
3. Velg skiftet du vil bytte til, og send forespørselen.
4. Vent på svar fra kollegaen: forespørselen går til ham, og uten hans samtykke blir det ikke noe bytte.
5. Hvis lederbekreftelse er slått på i planen, går forespørselen til lederen etter at kollegaen har samtykket.
I listen finner du bare de skiftene et bytte i det hele tatt er mulig med: skift til andre ansatte i samme plan. Hvis lederen har slått på bytte bare innenfor stillingen, står du igjen med kolleger som har din stilling.
Endring av skiftets tid
1. Trepunktsmenyen → Forespørsel om redigering av skift.
2. Endring av tid (Change of time) åpnes: dato, starttid, sluttid.
3. I feltet Beskjed (Message) forklarer du årsaken — lederen ser den sammen med forespørselen.
4. Send.
Skiftet forblir ditt: bare timene endres, og bare etter godkjenning.
Overføring av skiftet
1. Trepunktsmenyen → Forespørsel om bytte av skift.
2. Overfør vakt (Transfer shift) åpnes.
3. I Velg ansatte (Select employees) merker du hvem du tilbyr skiftet til — det kan være flere.
4. Send forespørsel (Send request).
5. Vent til én av dem samtykker: uten samtykke forblir skiftet ditt.
Forskjellen fra åpne skift: her navngir du bestemte personer i stedet for å gi skiftet til alle. Forespørselen går nettopp til dem, og først etter at noen har samtykket, går den videre — til lederen, hvis han skal bekrefte.
Deling av skiftet
Trengs når du kan jobbe en del av skiftet.
1. Trepunktsmenyen → Forespørsel om å dele en vakt.
2. Delt vakt (Split shift) åpnes med et hint: del skiftet for å velge arbeidstid og sende resten til åpne skift.
3. Sett delingspunktet med glidebryteren.
4. Velg hvilken av de to delene som blir din, og hvilken som går til åpne skift.
5. Send forespørselen.
Hva du kan endre i selve kortet
Ved siden av trepunktsmenyen er to felt tilgjengelige på ditt fremtidige skift: Plassering (Location) og Merker (Marks) i blokken Detaljer (Details), under dem Lagre (Save). På et gjennomført skift finnes ikke disse feltene.
Kortets andre fane er Bonuser/Straffer/Forskudd (Bonuses/Penalties/Advances): hva som er tilført og trukket nettopp for dette skiftet.
Hvor svaret kommer
Svarene kommer i Hendelser (Events) — det fjerde ikonet i den nederste linjen — og i Arkiv (Archive) på forespørselsskjermen. Ved bytte og overføring blir det to svar: først fra kollegaen, deretter fra lederen, hvis han bekrefter. Inne i forespørselen finnes en diskusjonsfane: der kan du utveksle meldinger med lederen uten å gå ut av forespørselen.
Hvorfor det ikke finnes handlinger
Dette er den vanligste klagen, og årsaken er nesten alltid én av to.
Den første: handlingene er slått av i planinnstillingene. Hver handling slås på med en egen bryter — lederen gjør det i planens avsnitt Grunnleggende informasjon. Hvis de er slått av, står det ett punkt igjen bak trepunktsmenyen i stedet for fem.
| Hva som mangler | Hvilken bryter som trengs |
|---|---|
| Skiftbytte | Tillat skiftbytte |
| Overføring av skift | Tillat ansatte å forlate skift |
| Sending til åpne skift | La ansatte sende skift til listen over Åpne skift |
| Ta et åpent skift | La ansatte ta skift fra listen over Åpne skift |
| Deling av skift | Tillat ansatte å dele opp skift |
| Eget skift | La ansatte opprette sine egne skift |
| Andres skift i planen | Tillat ansatte å se alle skift |
Noen av de samme innstillingene finnes i prosjektkortet, i blokken med skiftinnstillinger: de gjelder alle planene i prosjektet samtidig.
Den andre: planen er utløpt. Over skift utenfor planens gyldighetsperiode finnes det ingen handlinger i det hele tatt — trepunktsmenyen åpnes ikke. Lederen må forlenge planen.
Det finnes også en tredje, mer sjelden: skiftet har allerede begynt eller begynner helt snart. Appen tillater ikke å gi bort et skift en halvtime før oppmøte.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Trepunktsmenyen åpnes ikke | Planen er utløpt, eller skiftet har allerede begynt | Be lederen forlenge planen; handlingene virker på fremtidige skift |
| Det er ett punkt i listen i stedet for fem | Bryterne for selvbetjening er slått av | Lederen slår på dem som trengs i planens Grunnleggende informasjon |
| Ingen å bytte med | Det finnes ingen passende skift i listen | Bytte er bare mulig med skift til kolleger i denne planen, og med innstillingen «innenfor stillingen» — med samme stilling |
| Bytte eller overføring er sendt, men ingenting skjer | Vi venter på svar fra kollegaen — uten hans samtykke går forespørselen ikke videre | Minn kollegaen på det: forespørselen ligger hos ham blant forespørslene |
| Forespørselen er sendt, men skiftet er ikke endret | Lederbekreftelse er slått på | Vent på avgjørelsen: den kommer i Hendelser og i Arkiv |
| Skiftet er gitt tilbake | Lederen avslo forespørselen | Årsaken til avslaget kommer sammen med svaret — se diskusjonen inne i forespørselen |
| Åpne skift er tomt | Ingen har gitt bort noe, eller det er forbudt å ta | Sjekk med lederen bryteren for å ta åpne skift |
| Deling er utilgjengelig | Slått av i planen | Bryteren Tillat ansatte å dele opp skift trengs |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Hva skiller sending til åpne skift fra overføring av skift? Svar: I det første tilfellet legges skiftet ut på fellesliste, og hvem som helst som vil, tar det. I det andre navngir du bestemte personer, og forespørselen går nettopp til dem.
Spørsmål: Kan jeg jobbe halve skiftet og gi bort resten? Svar: Ja, det er Forespørsel om å dele en vakt: med glidebryteren velger du delingspunktet og angir hvilken del som skal sendes til åpne skift.
Spørsmål: Må jeg alltid vente på godkjenning? Svar: Ved bytte og overføring — alltid: først trengs samtykke fra kollegaen du tilbyr skiftet til. Videre, hvis lederbekreftelse er slått på i planen, avgjør lederen også. Sending til åpne skift virker umiddelbart når bekreftelse er slått av.
Spørsmål: Kollegaen svarer ikke på byttet mitt — hva gjør jeg? Svar: Så lenge han ikke har samtykket, går forespørselen ingen steder, og skiftet forblir ditt. Minn ham på det: forespørselen ligger hos ham i forespørselsdelen. Eller avbryt forespørselen og tilby skiftet til en annen.
Spørsmål: Hvorfor har jeg ingen byttknapp, mens kollegaen har det? Svar: Innstillingene settes for hver plan for seg. Hvis dere er i ulike planer, er utvalget av handlinger forskjellig.
Spørsmål: Kan jeg avbryte min egen forespørsel? Svar: Ja, åpne forespørselen på forespørselsskjermen — der finnes Avbryt forespørsel (Cancel request).
Spørsmål: Hvem ser meldingen min ved forespørsel om endring av tid? Svar: Lederen som skal avgjøre forespørselen. Meldingen kommer sammen med forespørselen.
Spørsmål: Hva skjer med skiftet hvis ingen tar det fra åpne skift? Svar: Det blir liggende i listen over åpne skift. Lederen kan tildele det til noen manuelt eller fordele det automatisk.
Spørsmål: Kan jeg endre plasseringen for skiftet mitt? Svar: Ja, på et fremtidig skift finnes felt for plassering og merker i blokken Detaljer, trykk Lagre etter endringen.