Legge til en person i selskapet, gi rettigheter, sende invitasjon, endre stilling og timenorm — alt dette gjøres fra telefonen. Tidligere kunne teamet bare administreres i nettleseren.
Delen er åpen for lederen, administratoren og eieren.
Trinnvis veiledning
Slik åpner du den
☰ → gruppen Team (TEAM) → Selskapets ansatte (Company employees).
På kortet til hver ansatt: bilde eller initialer, navn, rettighetsnivå, telefon, e-post og invitasjonsstatus — Invitasjon venter (Invite pending) i oransje eller Invitasjon akseptert (Invite accepted) i grønt. Hos de ubekreftede står knappen Send invitasjon på nytt (Resend invite) ved siden av.
Øverst er det tre knapper: søk etter navn, Filtrer etter prosjekt (Filter by project) og Importer ansatte (Import Employees). Nederst til høyre er en blå knapp med plusstegn — legge til.
Legge til en ansatt
Trykk +. Da åpnes skjemaet Legg til ansatt (Add employee) med tre blokker.
Personlig informasjon (Personal information)
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Fornavn (First name) | Den ansattes fornavn |
| Etternavn (Last name) | Etternavn |
| Telefonnummer (Phone number) | Telefon med landkode |
| e-post (E-mail) | E-postadresse |
Under skjemaet står hintet Telefon eller e-post er nødvendig (Phone or email required) — det er nok med én av dem, men uten invitasjon på e-post får ikke den ansatte laget seg et passord.
Arbeidsinnstillinger (Work settings)
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Personellnummer (Personnel Number) | Den ansattes interne nummer, det er praktisk å sortere listen og eksportere data til andre systemer etter det |
| Månedlig timeatsats, % (Monthly rate of hours, %) | Andel av full stilling. Som standard 100 |
| Velg en stilling (Select a position) | Stilling fra selskapsstrukturen. Satsen hentes etter den, hvis satsene er satt per stilling |
Planlegging (Scheduling)
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Prosjekt (Project) | Hvilket prosjekt personen skal legges til i |
| Vaktplan (Schedule) | Hvilken plan personen skal settes inn i |
| Legg til ansatt fra (Add employee starting from) | Fra hvilken dato personen regnes som arbeidende |
Bryteren Send invitasjon (Send invite) bestemmer om e-posten går ut med én gang. Alt avsluttes med knappen Lagre (Save).
Her er det viktige: skjemaet dekker alle tre obligatoriske trinnene på én gang — opprette personen, legge personen til i et prosjekt og sette personen inn i en plan. Hopper du over prosjektet eller planen, blir den ansatte opprettet, men dukker ikke opp i rutenettet.
Endring av rettigheter
Rettighetsnivået endres rett i listen over ansatte: ved siden av det står en pil ned, trykk på den og velg et annet nivå. Du behøver ikke åpne kortet til den ansatte for dette.
| Nivå | Hva det gir |
|---|---|
| Ansatt (Employee) | Egen plan, egne forespørsler, egen tilgjengelighet |
| Administrator (Administrator) | Administrasjon av ansatte, moduler og planer i hele selskapet |
Dette er rettigheter i selskapet, og de settes her, i listen over ansatte. Uavhengig av dem har personen en rolle i prosjektet: Ansatte (Employees), Ledere (Managers) eller Seere (Viewers) — den tildeles i innstillingene til selve prosjektet, ikke her. Leder er en rolle i prosjektet, ikke et rettighetsnivå; administrator utnevnes ikke i et prosjekt.
Full tilgang, inkludert selskapsinnstillinger og økonomi, har bare eieren.
Kortet til den ansatte: seks faner
Et trykk på kortet åpner Rediger ansatt (Edit employee), og det er ikke ett skjema, men seks faner. Fanelinjen ruller sidelengs, derfor ser du ikke de siste med én gang.
| Fane | Hva som er inni |
|---|---|
| Generell informasjon (General info) | Persondata, arbeidsinnstillinger, ferdigheter, farge, egne arbeidsdager og rettigheter |
| Tilgjengelighet (Availability) | Når den ansatte er klar til å jobbe, per dag |
| Prosjekter (Projects) | Hvilke prosjekter personen er med i og med hvilken rolle |
| Notater (Notes) | Oppføringer om den ansatte med periode og synlighet |
| Filer (Files) | Dokumenter knyttet til personen |
| Ferie (Vacations) | Feriegrenser per periode og bevegelsen i saldoen |
Generell informasjon er den lengste fanen, den må rulles. I rekkefølge: Personlig informasjon (Personal information) med fornavn, etternavn, telefon og e-post; Arbeidsinnstillinger (Work settings) med personellnummer, stilling og månedlig timesats; Ferdigheter (Skills); Ansattfarge (Employee color) — med den markeres personen på geolokasjonskartet og i planen; Ansattes personlige innstillinger for arbeidsdager med avkrysningsbokser man–søn og bryteren Ta hensyn til personlige innstillinger; og nederst Tillatelser (Permissions) — Ansattes rettigheter (Employee rights) og Tilgang til aktivitetslogger (Access to activity logs).
Tilgjengelighet viser det samme bildet som den ansatte selv ser i delen «Når jeg er tilgjengelig»: uken per dag, bytte av uker og Utvid kalenderen. Der personen ikke har angitt noe, står det Tilgjengelighet ikke spesifisert (Availability not specified).
Prosjekter — listen over den ansattes prosjekter med rollen i hvert av dem, knappen Legg til i prosjekt (Add to project) og Legg til i timeplanen (Add to schedule). Herfra kobles personen til arbeidet uten å gå ut av kortet.
Notater — knappen Opprett en notat (Create a note) og listen over oppføringer. Et notat har en gyldighetsperiode og synlighet: Bare ledere og administratorer (Only managers and administrators). Dette er stedet for interne merknader som den ansatte selv ikke skal se.
Filer — dokumentene til denne personen, knappen Last opp filer (Upload). Så lenge de mangler, står det Ingen data (No data).
Ferie — fanen som kortet oftest åpnes for. Den består av tre deler:
| Del | Hva den setter |
|---|---|
| Tillatt ferieoverskridelse (Permissible vacation overrun) | Hvor mange dager den ansatte kan gå i minus. Lagres med knappen Lagre |
| Feriemodus innstillinger (Vacation settings) | Perioder med grense: start, slutt og Feriegrense per år. Legges til med knappen Legg til ferieinnstilling |
| Endring i feriebalanse (Change in vacation balance) | Manuelle tilføyelser og fratrekk: dato, verdi med fortegn og kommentar. Knappen Legg til ferieoperasjon |
Det kan være flere perioder etter hverandre — for eksempel med grense 0, deretter 24, deretter 50 dager i året: slik ser man hvordan personens vilkår har endret seg. I bevegelsen i saldoen betyr minustegnet et fratrekk.
Import som liste
Knappen Importer ansatte øverst laster inn mange på én gang fra en fil. Import uten e-postadresser er mulig, men invitasjoner går ikke ut til slike ansatte — de må legges til senere.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Den ansatte er opprettet, men er ikke i planen | Prosjekt eller plan er hoppet over i skjemaet for å legge til | Åpne kortet og fyll ut blokken Planlegging |
| Invitasjonen kommer ikke | E-posten ligger i søppelpost, eller selskapets telefonnummer er ikke bekreftet | Sjekk søppelposten, trykk Send invitasjon på nytt, bekreft nummeret i profilen |
| Hvit skjerm hos den ansatte ved aktivering | Denne e-postadressen er allerede i bruk av en annen konto | Slett den gamle kontoen med denne adressen |
| Opprettet uten e-post og telefon | Skjemaet krever minst én av de to | Fyll ut telefon eller e-post — ellers virker ikke lagringsknappen |
| En oppsagt ansatt ble stående i planen | Det er slik det er ment | Tidligere vakter og oppføringer om betaling bevares, ved navnet står en merknad om sletting |
| Får ikke utnevnt en administrator i prosjektet | En slik rolle finnes ikke i prosjektet | Administrator er et rettighetsnivå i selskapet; i prosjektet utnevnes ansatt, leder og seer |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Kan man opprette en ansatt og sette personen inn i en plan med én gang? Svar: Ja, skjemaet for å legge til gjør det i én omgang: blokken Planlegging setter prosjekt, plan og startdato.
Spørsmål: Hva er et personellnummer? Svar: Den ansattes interne nummer. Det er praktisk å sortere listen og eksportere data til andre systemer etter det.
Spørsmål: Hvorfor er den månedlige timenormen i prosent? Svar: Slik settes deltid: 50 % betyr halvparten av månedsnormen.
Spørsmål: Kan man legge til en ansatt uten e-postadresse? Svar: Opprette kan man, hvis telefon er oppgitt. Men invitasjonen går bare til e-post.
Spørsmål: Hvordan endrer jeg raskt rettighetene til en ansatt? Svar: Med pilen ved siden av rettighetsnivået rett i listen, du behøver ikke gå inn på kortet.
Spørsmål: Hva skiller en leder fra en administrator? Svar: Leder er en rolle inne i et prosjekt: planene og forespørslene i dette prosjektet. Administrator er et rettighetsnivå for hele selskapet.
Spørsmål: Hva skjer med dataene til en oppsagt ansatt? Svar: Vakter og oppføringer om betaling blir liggende i rapportene, mens den ansatte selv markeres som slettet.