En opprettet plan endres rett i appen: navn, selvbetjeningsinnstillinger, teamets sammensetning, periode, satser, belastningsprognose. Det finnes også noe som nettversjonen ikke har — bygge opp planen på nytt etter oppdaterte regler.
Planer kan redigeres av lederen, administratoren og selskapets eier.
Trinnvis veiledning
Slik åpner du den
☰ → Tidsplaner (Schedules) → Tidsplaner → trykk på den planen du trenger i listen. Da åpnes en skjerm med seks deler.
| Del | Hva den endrer |
|---|---|
| Hovedinformasjon (Main information) | Navn, farge, ukekontroll og selvbetjeningsinnstillinger |
| Ansatte (Employees) | Sammensetningen: hvem som skal legges til i planen, hvem som skal tas ut |
| Reduser/utvide tidsplan (Reduce/extend schedule) | Perioden: forlenge eller forkorte |
| Etterspørsel etter belastning (Load demand) | Belastningsprognosen — hvor mange vakter som trengs i hvert tidsrom |
| Planlagte teammedlemmer (Scheduled team members) | Grunnpris for alle som er i denne planen |
| Rekonfigurering av planen (Rebuild schedule) | Ny generering av planen etter oppdaterte regler |
Hovedinformasjon: hva den ansatte kan gjøre selv
I tillegg til navn, farge og type ukekontroll er alle selvbetjeningsbryterne samlet her — det den ansatte kan gjøre med sine egne vakter selv. Det er ti av dem, i fem grupper.
Dette er ikke rettighetsnivået i selskapet: ansatt, administrator eller eier blir personen på sitt eget kort, og det gjelder overalt. Bryterne nedenfor gjelder bare inne i denne planen, derfor kan vaktbytte være tillatt i én plan og ikke i en annen.
| Gruppe | Bryter | Hva den tillater |
|---|---|---|
| Synlighet (Visibility) | Tillat ansatte å se alle skift | Se vaktene til hele teamet, ikke bare sine egne |
| Vaktbytte (Shift exchange) | Tillat skiftbytte (Allow shift swapping) | Bytte vakter med kollegene |
| Med lederbekreftelse (With manager confirmation) | Byttet går bare gjennom etter lederens godkjenning | |
| Bytt skift med samme stilling (Swap shifts with the same position) | Bytte bare med samme stilling | |
| Ledige skift (Free shifts) | Tillat ansatte å sende vakter til listen over ledige skift (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Gi sin egen vakt til listen over ledige |
| Tillat ansatte å ta vakter fra listen over ledige (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Ta vakter fra listen over ledige | |
| Ansattes forespørsler (Employee requests) | Tillat ansatte å opprette sine egne vakter (Allow employees to create their own shifts) | Opprette vakter til seg selv |
| Tillat ansatte å opprette pauser (Allow employees to create breaks) | Opprette pauser | |
| Tillat ansatte å gi fra seg vakter (Allow employees to drop shifts) | Si fra seg en vakt | |
| Annen | Tillat ansatte å bytte pauser mellom ulike vaktmaler (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Bytte pauser mellom ulike vaktmaler |
| Tillat ansatte å dele vakter (Allow employees to split shifts) | Dele en vakt i deler |
Endringene trer i kraft etter knappen Lagre (Save).
Ansatte: hvem som skal legges til og tas ut
Delen består av tre felt.
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Legg til ansatte i tidsplanen (Add employees to schedule) | Valg av personene som skal settes inn i denne planen |
| Legg til ansatt fra (Add employee starting from) | Datoen personen kommer inn i planen fra. Ikke fra periodens start, men fra den valgte dagen |
| Fjern ansatte (Remove employees) | Ta personen ut av planen uten å slette personen fra selskapet |
Feltet med dato er det man oftest går hit for: en ny person begynte å jobbe midt i måneden, og vakter trenger personen ikke fra den første.
Forkorte eller forlenge perioden
Skjermen heter Endring av planens størrelse (Schedule resizing), øverst vises den nåværende perioden.
| Felt | Alternativer |
|---|---|
| Handling (Action) | Utvide tidsplan (Extend schedule) eller Forkort timeplan (Shorten schedule) |
| Endre type (Change type) | For eksempel Forleng uten skift (Extend without shifts) — perioden blir lengre, men det dukker ikke opp vakter i den |
| Utvid timeplanen til (Extend schedule to) | Datoen vi strekker perioden til |
| Hva skal gjøres med eksisterende skift i den nye perioden? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorer (Ignore) eller Slett (Delete) |
Det siste spørsmålet er viktigere enn det ser ut: hvis det allerede står vakter i den nye perioden — for eksempel fra en annen plan — spør appen om de skal beholdes eller rives.
Forlengelse uten vakter passer når perioden må strekkes ut, mens vaktene setter du inn senere manuelt eller bygger planen opp på nytt.
Etterspørsel etter belastning
En prognose: hvor mange vakter som trengs i hvert tidsrom. Ut fra disse dataene plasserer systemet vaktene ved automatisk fordeling.
Så lenge prognosen ikke er satt, står det Ingen data (No data) på skjermen — slik blir det for en ny plan.
Planlagte teammedlemmer: satsen
Skjermen Redigering av grunnlønnssats i timeplanen (Basic pay rate editing in the schedule). Øverst er valutaen og enheten — for eksempel USD · Per time (USD · Per hour) — og selve verdien av satsen.
To hint på skjermen forklarer forskjellen mellom den felles satsen og den personlige:
- Angi grunnprisen for de ansatte i planen — det vil si en felles sats for alle deltakerne;
- Angi en individuell grunnpris for den ansatte. Den vil gjelde fra den valgte datoen og til planen er slutt — det vil si at en enkelt person kan få sin egen, og bare inne i denne planen.
Nedenfor er knappen Ansatte (Employees) — overgangen til listen der satsen settes for hver enkelt ved navn.
Rekonfigurering av planen: bygge opp på nytt
Delen åpner den samme veiviseren som ved opprettelse, men allerede fylt ut med dataene til denne planen — navn, farge, prosjekt, periode, sats. Du retter det som skal endres, og starter genereringen på nytt.
Det trengs når reglene har blitt flere eller har endret seg: du har lagt til en vaktmal, endret ukedagene, justert belastningen. I stedet for å slette planen og sette den sammen fra bunnen av, bygger du om den eksisterende.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsak | Løsning |
|---|---|---|
| Den ansatte ser ikke andres vakter | Tillat ansatte å se alle skift (Allow employees to see all shifts) er slått av | Slå på bryteren i Hovedinformasjon og lagre |
| Ansatte bytter vakter uten å spørre | Med lederbekreftelse (With manager confirmation) er slått av | Slå den på — byttet går gjennom din godkjenning |
| Endringene ble ikke lagret | Knappen Lagre er ikke trykket | Gå tilbake til delen og lagre |
| Det trengs en lengre plan enn den som ble opprettet | Perioden ble satt ved opprettelsen | Reduser/utvide tidsplan — forlenger uten å opprette på nytt |
| Etter at reglene ble rettet, ble vaktene stående som før | Reglene endres, men vaktene som alt er opprettet, gjør det ikke | Kjør Rekonfigurering av planen |
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Hva skiller «Rekonfigurering av planen» fra å opprette en ny plan? Svar: Veiviseren er den samme, men feltene er allerede fylt ut med dataene til den eksisterende planen, og resultatet erstatter den i stedet for å legge til en ny.
Spørsmål: Kan man forlenge planen uten å opprette den på nytt? Svar: Ja, delen Reduser/utvide tidsplan — den forkorter også perioden.
Spørsmål: Hvor endrer jeg satsen for alle i planen på én gang? Svar: I delen Planlagte teammedlemmer — der er grunnprisen for alle deltakerne i denne planen.
Spørsmål: Hvilke rettigheter settes her, og hvilke settes på kortet til den ansatte? Svar: Her — bare disse ti selvbetjeningsbryterne: hva personen kan gjøre med sine egne vakter (bytte, gi til de ledige, ta derfra, opprette vakter og pauser, dele en vakt). De gjelder inne i én plan, og kan være forskjellige i forskjellige planer. Rettighetsnivået i selskapet — ansatt, administrator, eier — settes derimot på kortet til den ansatte og gjelder hele selskapet, planen påvirker det ikke.
Spørsmål: Den ansatte kan gi fra seg en vakt, men kan ikke ta en — hvorfor? Svar: Det er to ulike brytere i gruppen Ledige skift: å gi til listen over ledige og å ta derfra tillates hver for seg.
Spørsmål: Hva er «Etterspørsel etter belastning»? Svar: Belastningsprognosen: hvor mange vakter som trengs i hvert tidsrom. Ut fra disse dataene plasserer systemet vaktene ved automatisk fordeling.
Spørsmål: Kan man ta en ansatt ut av planen uten å slette personen fra selskapet? Svar: Ja, i delen Ansatte i denne planen.
Spørsmål: En ny ansatt begynte midt i måneden — hvordan setter jeg personen inn fra en annen dag enn den første? Svar: I delen Ansatte finnes feltet Legg til ansatt fra: oppgi datoen personen begynte.
Spørsmål: Hva skjer med vaktene som alt står i den nye perioden ved forlengelse? Svar: Appen spør: Ignorer — la dem stå som de er, Slett — riv dem og bygg opp på nytt.
Spørsmål: Hvor settes egentlig satsen til en ansatt? Svar: I profilen til den ansatte finnes det ingen sats. Satsen settes på fire nivåer: i selskapsinnstillingene, i prosjektet, på stillingen og her, i planen. Systemet leter etter den langs kjeden selskap → plan → stilling → sted. Satsen fra planen gjelder bare inne i den og bare fra den valgte datoen til periodens slutt, derfor kan én person få ulik betaling i ulike planer.