Oppretting av timeplan basert på tilgjengelighet

Generer vakter automatisk basert på ansattes angitte tilgjengelighet. Denne timeplantypen sikrer at kun tilgjengelige ansatte tildeles vakter.

Hva er dette?

Timeplantypen Etter tilgjengelighet bruker automatisk fordeling for å opprette vakter ved å sjekke tilgjengelighetsinnstillingene til hver ansatt. I stedet for å tildele faste timer til alle, tar denne typen hensyn til dagene og tidene som hvert teammedlem har markert som tilgjengelige i sin profil.

Dette er spesielt nyttig for team med deltidsansatte, butikkpersonale og enhver organisasjon der ansatte har ulike arbeidstider og preferanser.

Viktig: Ansatte må på forhånd konfigurere sin tilgjengelighet. Hvis en ansatt ikke har angitt tilgjengelighet, vil vedkommende ikke få noen vakter ved bruk av denne timeplantypen.

Forutsetninger

#	Krav	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	De må ha en registrert selskapskonto
2	Rollen Administrator, Eier eller Leder	De trenger rettigheter til å opprette timeplaner
3	Prosjekt med tildelte ansatte	Timeplanen må knyttes til et prosjekt som har ansatte
4	Konfigurert tilgjengelighet for ansatte	Hver anLørt må angi sin tilgjengelighet i Profiln før Tidplanen opprettes

Trinn-for-trinn-veiledning

Før De begynner: sjekk ansattes tilgjengelighet

Gå til profilen til hver ansatt.

Sørg for at seksjonen Tilgjengelighet er utfylt — foretrukne arbeidsdager og timer er angitt.

Hvis tilgjengeligheten ikke er konfigurert, be ansatte om å oppdatere sine profiler eller konfigurer det for dem (hvis De har redigeringsrettigheter).

Trinn 1: Grunnleggende informasjon

Gå til seksjonen Tidsplaner i sidemenyen og klikk + Legg til tidsplan.

Fyll ut feltene for grunnleggende informasjon:

Felt	Obligatorisk	Beskrivelse
Skriv inn navnet på Tidplanen	Ja	Beskrivende navn (f.eks. «Butikkteam — april, etter tilgjengelighet»)
farge	Nei	Velg en farge for å identifisere timeplanen
Velg et prosjekt	Ja	Velg prosjektet timeplanen er knyttet til
Velg datoer	Ja	Angi start- og sluttdatoer — maksimalt 3 måneder
GrunnleggSlutte AnLørt BetalingsLørs	Nei	Grunnleggende timesats for vakter i denne timeplanen
Velg ukekontrolltype	Ja	Hvordan overtid håndteres: Tillatelse med bekreftelse (standard) / Allow / Disallow

Under disse feltene finnes en seksjon med tillatelser for ansattes handlinger (avkryssingsbokser). Mer informasjon finnes i artikkelen Innstillinger og tillatelser for timeplan.

Klikk Neste for å fortsette.

Trinn 2: Velg type timeplan

På skjermbildet for valg av timeplantype velger De Etter tilgjengelighet (automatisk distribusjon).

«Genererer timeplaner ved å sjekke tilgjengelighetsinnstillinger for ansatte. Vakter tildeles ansatte med hensyn til foretrukne arbeidstimer, noe som gjør det mulig å opprette timeplaner mer nøyaktig og unngå nedetid.»

Merk: ansatte må ha konfigurert tilgjengelighet.

Klikk Neste. Timeplanen er opprettet.

Etter oppretting: legg til ansatte

Klikk på timeplannavnet for å åpne den.

Gå til fanen Legg til anLørte.

Velg ansatte og klikk Add. Systemet vil ta hensyn til hver ansatts tilgjengelighet ved generering av vakter.

Etter oppretting: legg til vakter og publiser

Legg til vakter via Selskap Plan ved hjelp av massetillegging eller manuell inntasting.

Klikk Publiser & varsle anLørte slik at ansatte kan se sine vakter.

Tilgangsrettigheter

Rolle	Se timeplan	Opprette timeplan	Redigere vakter	Konfigurere ansattes tilgjengelighet
Eier	Ja	Ja	Ja	Ja (alle ansatte)
Administratoristratoristrator	Ja	Ja	Ja	Ja (alle ansatte)
Leder	Ja (tildelte prosjekter)	Ja (tildelte prosjekter)	Ja (tildelte prosjekter)	Ja (tildelte ansatte)
AnLørt	Ja (kun egne vakter)	Nei	Nei	Ja (kun egen tilgjengelighet)

Ofte stilte spørsmål

Sp: Hva skjer hvis en anLørt ikke har angitt sin tilgjengelighet?
Sv: Systemet vil ikke anvende tilgjengelighetsbegrensninger for denne ansatte — vedkommende kan bli tildelt en hvilken som helst vakt. Sørg for at alle ansatte har oppdatert sin tilgjengelighet før timeplanen opprettes.

Sp: Kan anLørte oppDatore sin tilgjengelighet etter at Tidplanen er opprettet?
Sv: Ja, ansatte kan oppdatere tilgjengeligheten når som helst. Endringer oppdaterer imidlertid ikke automatisk den eksisterende timeplanen. De må manuelt justere vaktene eller opprette timeplanen på nytt.

Sp: Hvordan fordeler systemet vakter når flere anLørte er tilgjengelige samtidig?
Sv: Når flere ansatte er tilgjengelige for den samme tidsperioden, fordeler Shifton vaktene for å oppnå jevn arbeidsbelastning blant alle tilgjengelige teammedlemmer.

Sp: Hva om ingen anLørte er tilgjengelige på en bestemt dag?
Sv: Ingen vakter vil bli tildelt den dagen. De må manuelt legge til en vakt eller be ansatte om å oppdatere tilgjengeligheten for å dekke den dagen.

Sp: Vakter er ikke synlige for anLørte — hvorfor?
Sv: Vakter må publiseres. Klikk Publiser & varsle anLørte på timeplansiden. Før publisering er vakter kun synlige for ledere.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsak	Løsning
Vakter er ikke generert for noen ansatte	Ingen av de ansatte har konfigurert tilgjengelighet	Sørg for at ansatte har angitt tilgjengelighet i sine profiler
Noen ansatte fikk ikke vakter	Disse ansatte har ikke angitt tilgjengelighet eller har angitt for få timer	Be dem om å oppdatere tilgjengelighetsinnstillingene
For mange vakter er tildelt én ansatt	Andre ansatte har begrenset tilgjengelighet, noe som fører til ujevn fordeling	Gjennomgå og balanser tilgjengeligheten i teamet eller sett begrensninger på antall vakter
Timeplanen gjenspeiler ikke nylige tilgjengelighetsendringer	Timeplanen ble opprettet før tilgjengeligheten ble oppdatert	Opprett timeplanen på nytt eller legg til manglende vakter manuelt
Vakter overlapper med ansattes fritidsforespørsler	Tilgjengelighet og fritidsforespørsler administreres separat	Sjekk fritidsforespørsler og juster vaktene etter at timeplanen er opprettet