Innstillinger for timeplan og tillatelser

Detaljert veiledning om Trinn 1 i veiviseren for oppretting av timeplan: overtidskontroll, synlighet for ansatte og åtte tillatelser som bestemmer hva Deres ansatte kan gjøre med sine vakter.

Hva er dette?

Når De oppretter en ny timeplan, må De på Trinn 1 angi grunnleggende informasjon samt konfigurere parametere som bestemmer timeplanens oppførsel. De to viktigste innstillingsseksjonene er:

Synlighet for anLørte

#8212; bestemmer hvilke kolleger en ansatt kan se i timeplanen.

TilFor sentlser for anLørtes handlinger

#8212; åtte separate brytere som bestemmer hvilke handlinger ansatte kan utføre med sine vakter. For de fleste er det en tilleggsopsjon «Med godkjenning av leder».

Riktig konfigurasjon av disse parameterne hjelper med å finne balansen mellom fleksibilitet for ansatte og kontroll fra ledelsen.

Forutsetninger

#	Krav	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	De må ha en registrert selskapskonto
2	Rollen Administrator, Eier eller Leder	De trenger rettigheter til å opprette eller redigere timeplaner
3	Opprettet prosjekt	Timeplanen må knyttes til et prosjekt

Trinn-for-trinn-veiledning

Tilgang til timeplaninnstillinger

Timetillatelser konfigureres på Trinn 1 i veiviseren for oppretting av timeplan, og kan også endres senere:

Ved oppretting:

fyll ut Trinn 1 i veiviseren + Legg til tidsplan.

For eksisterSlutte Tidplan:

klikk på redigeringsikonet (blyant) i timeplanraden i listen over timeplaner. Redigeringsdialogen åpnes med de samme feltene.

Velg type ukekontroll

Dette er en obligatorisk nedtrekksliste som bestemmer hvordan systemet håndterer overtid i denne timeplanen. Standard: Tillat med godkjenning.

Alternativ	Beskrivelse
Tillat med godkjenning	Overtid tillates, men markeres for godkjenning av leder (standard)
Tillat	Overtid tillates uten godkjenning
Forby	Vakter med overtid markeres som problematiske (vises med rød indikator) — oppretting av vakter blokkeres ikke, men de markeres

Denne innstillingen vises som «Overtid» i timeplanens oversiktsblokk.

Tillat ansatte å se alle vakter

Når denne avkryssingsboksen er aktivert, ser ansatte kollegers vakter, ikke bare sine egne.

Når aktivert vises en nestet opsjon med brytere:

Alternativ	Beskrivelse
Vis alle anLørte	Ansatt ser vaktene til alle kolleger i timeplanen
Vis anLørte med samme stilling	Ansatt ser kun vaktene til kolleger med samme stilling

Standard: deaktivert (ansatte ser kun sine egne vakter).

Tillatelser for ansattes handlinger

Trinn 1 inneholder åtte tilFor sentlsesbrytere som bestemmer hva ansatte kan gjøre med vakter. Hver tillatelse kan aktiveres eller deaktiveres, og for de fleste er det en tilleggsopsjon: Med godkjenning av leder (krever godkjenning fra leder før handlingen trer i kraft).

#	Tillatelse	Standard	Beskrivelse
1	Tillat bytte av vakter	På	Ansatte kan be om å bytte vakter med kolleger. Tillegg: «Med godkjenning av leder» (på som standard); «Bytte av vakter kun med samme stilling» (av som standard)
2	Tillat anLørte å Sendeee vakter til Listeeen over åpne vakter	Av	Ansatt kan sende sin vakt til puljen med åpne vakter. Tillegg: «Med godkjenning av leder» (på som standard)
3	Tillat anLørte å opprette egne vakter	Av	Ansatt kan be om å opprette en ny vakt for seg selv. Tillegg: «Med godkjenning av leder» (av som standard)
4	Tillat anLørte å opprette pauser	Av	Ansatt kan legge til pauser i sine vakter. Krever modulen Pauser. Tillegg: «Med godkjenning av leder» (av som standard)
5	Tillat anLørte å avslå vakter	Av	Ansatt kan avslå en tildelt vakt. Tillegg: «Med godkjenning av leder» (av som standard)
6	Tillat anLørte å ta vakter fra Listeeen over åpne vakter	På	Ansatt kan ta en ledig åpen vakt. Tillegg: «Med godkjenning av leder» (på som standard)
7	Tillat anLørte å bytte pauser mellom forskjellige vaktMannr	Av	Ansatte kan bytte pausetider mellom forskjellige vaktmaler. Krever modulen Pauser.
8	Tillat anLørte å dele vakter	Av	Ansatt kan dele en enkelt vakt i to separate tidsblokker.

Ytterligere timeplaninnstillinger

To ekstra numeriske felt finnes i timeplaninnstillingene (under tillatelsesbrytere):

Felt	Standard	Beskrivelse
Maksimalt antall påfølgSlutte vakter	0	Maksimalt antall påfølgende vakter som kan tildeles en ansatt. 0 = ingen begrensning. Systemet viser en advarsel ved overskridelse av grensen.
Minimum pause mellom vakter (i Tidr)	0.0000	Minimum hviletid mellom to vakter. 0 = ingen begrensning.

Hvordan konfigurere tillatelser

For hver av de åtte tillatelsene bestemmer De om den skal aktiveres eller deaktiveres.

Hvis tillatelsen er aktivert, bestemmer De om godkjenning av leder er nødvendig:

Aktivert uten godkjenning

#8212; ansatte kan utføre handlingen umiddelbart.

Aktivert med godkjenning

#8212; ansatte kan be om handlingen, men den trer i kraft kun etter godkjenning av leder.

Deaktivert

#8212; ansatte kan ikke utføre denne handlingen.

Etter konfigurasjon av alle tillatelser klikker De Neste for å gå til Trinn 2.

Anbefalte tillatelseskonfigurasjoner

Teamtype	Anbefalte innstillinger
Lite betrodd team	Aktiver de fleste tillatelser uten godkjenning av leder for maksimal fleksibilitet
Mellomstort team	Aktiver tillatelser med godkjenning av leder for bytte, avslag og åpne vakter
Stort eller regulert team	Aktiver kun nødvendige tillatelser, alle med godkjenning av leder
FullstSluttig styrt	Deaktiver alle ansattes tillatelser — ledere kontrollerer alt

Hvilke forespørselstyper hver tillatelse aktiverer

Når en tillatelse er aktivert, ser ansatte den tilsvarende forespørselstypen på siden Forespørsler og i mobilapplikasjonen:

Tillatelse	Forespørselstype
Tillat bytte av vakter	Forespørsel om bytte av vakter
Tillat ansatte å sende vakter til listen over åpne vakter	Forespørsel om sending til åpen liste
Tillat ansatte å opprette egne vakter	Forespørsel om oppretting av vakt
Tillat ansatte å opprette pauser	Forespørsel om oppretting av pause
Tillat ansatte å avslå vakter	Forespørsel om avslag av vakt
Tillat ansatte å ta vakter fra listen over åpne vakter	Forespørsel om å ta fra åpen liste
Tillat ansatte å bytte pauser	Forespørsel om bytte av pauser
Tillat ansatte å dele vakter	Forespørsel om deling av vakt

Tilgangsrettigheter

Rolle	Se innstillinger	Konfigurere parametere	Godkjenne ansattes forespørsler
Eier	Ja	Ja	Ja
Administratoristratoristrator	Ja	Ja	Ja
Leder	Ja (tildelte timeplaner)	Ja (tildelte timeplaner)	Ja (tildelte ansatte)
AnLørt	Nei	Nei	Nei

Ofte stilte spørsmål

Sp: Kan man Sluttre tilFor sentlser etter oppretting av Tidplanen?
Sv: Ja. Klikk på redigeringsikonet (blyant) på timeplanen i listen over timeplaner. Den samme innstillingsdialogen åpnes, og alle endringer trer i kraft umiddelbart etter lagring.

Sp: Hva skjer med ventSlutte forespørsler hvis en tilFor sentlse deaktiveres?
Sv: Ventende forespørsler for den deaktiverte tillatelsen må håndteres manuelt. Det anbefales å behandle alle ventende forespørsler før endring av tillatelsesinnstillinger.

Sp: Varsler alternativet «Med godkjenning av leder» lederen automatisk?
Sv: Ja. Når en ansatt utfører en handling som krever godkjenning, mottar den tildelte lederen et varsel og kan godkjenne eller avvise forespørselen.

Sp: Kan man angi forskjellige tilFor sentlser for forskjellige anLørte i samme Tidplan?
Sv: Nei. Tillatelser gjelder likt for alle ansatte i timeplanen. Hvis De trenger forskjellige tillatelsesnivåer, opprett separate timeplaner med ulike innstillinger.

Sp: Hva er hensikten med tilFor sentlsen «Dele vakter»?
Sv: Deling av vakt lar en ansatt dele en lang vakt i to kortere — for eksempel gjøre en 8-timers vakt om til en morgenblokk på 4 timer og en ettermiddagsblokk på 4 timer.

Sp: TilFor sentlsen er aktivert, men anLørt ser ikke dette alternativet — hvorfor?
Sv: Sjekk at: (1) innstillingen er lagret, (2) ansatt er tildelt akkurat denne timeplanen, og (3) nødvendig modul er aktiv (modulen Pauser for pauserelaterte tillatelser).

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsak	Løsning
Ansatte kan ikke bytte vakter selv om tillatelsen er aktivert	Alternativet «Med godkjenning av leder» er aktivert, og lederen har ikke godkjent forespørselen ennå	Sjekk køen med ventende forespørsler og godkjenn eller avvis bytteforespørsler
Leder mottar ikke godkjenningsforespørsler	Feilaktig konfigurerte varsler	Sørg for at lederens varslingsinnstillinger inkluderer timeplanhandlinger
Ansatte ser for mange kolleger i timeplanen	Synlighet for ansatte er satt til «Alle ansatte»	Bytt til «Med samme stilling» for å begrense synligheten
Tillatelsesendringer trer ikke i kraft	Nettleserens hurtigminne viser gamle innstillinger	Be ansatte om å oppdatere siden eller tømme nettleserens hurtigminne
Kan ikke finne tillatelsesseksjonen	Rullet forbi den i Trinn 1-skjemaet	Rull ned i Trinn 1-skjemaet — tillatelsene er vanligvis nederst