Forespørselsarkiv - Shifton Help

Arkiv-fanen lagrer alle fullførte og avviste fraværsforespørsler og gir deg en historisk oversikt over tidligere fravær for referanse og rapportering.

Hva er dette?

Fanen Arkiv på forespørselssiden inneholder fraværsforespørsler som har nådd en endelig tilstand — enten Godkjent (og fullført) eller Avvist. I motsetning til den aktive Forespørsler-fanen fungerer Arkivet som en skrivebeskyttet historisk logg. Bruk det til å slå opp tidligere fravær, verifisere permisjonsposter eller revidere fraværsmønstre over tid.

Forutsetninger

#	Forutsetning	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	Du må være innlogget på Shifton-arbeidsplassen din
2	Riktig rolle	Ansatte kan se sine egne arkiverte forespørsler; Ledere og Administratorer kan se team- eller selskapsvide arkiver
3	Eksisterende arkiverte forespørsler	Minst én forespørsel må ha blitt godkjent eller avvist for å vises i Arkivet

Trinn-for-trinn-instruksjoner

Navigere til arkivet

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Klikk på AnLørte i venstremenyen	Undermenyen Ansatte utvides
2	Klikk på Forespørsler	Forespørselssiden åpnes med fanen Forespørsler aktiv
3	Klikk på fanen Arkiv	Visningen bytter til å vise historiske (fullførte og avviste) forespørsler

Bla gjennom arkiverte forespørsler

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Gjennomgå listen over arkiverte forespørsler	Hver rad viser den ansattes navn, fraværstype, datointervall og endelig status (Godkjent eller Avvist)
2	Klikk på en forespørselsrad for å se alle detaljer	En detaljvisning åpnes som viser alle originale forespørselsfelt, endelig status og eventuelle vedlagte filer
3	Bruk pagineringskontrollene nederst for å navigere gjennom sider	Arkivet kan inneholde mange poster; naviger ved hjelp av «Gå til side», sidetall og velger for rader per side

Filtrere arkivet

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Bruk nedtrekkslisten AnLørte for å filtrere etter en bestemt ansatt	Kun den ansattes arkiverte forespørsler vises
2	Angi Startdato og Sluttdato for å definere et datointervall	Kun forespørsler innenfor den valgte perioden vises
3	Bruk nedtrekkslisten Status for å filtrere etter Godkjent eller Avvist	Listen innsnevres for å vise kun forespørsler med den valgte endelige statusen
4	Klikk på ikonet OppDator for å laste inn arkivdataene på nytt	Listen oppdateres med de mest aktuelle arkivpostene

Forstå arkiverte forespørselsdetaljer

Felt	Beskrivelse
Ansatt	Navnet på den ansatte som sendte inn forespørselen
Betalingstype	Om fraværet var Betalt eller Ubetalt
Fraværstype	Kategorien: Sykedag, Ferie, Helligdag eller en egendefinert type
Dato/tidsintervall	Fra- og Til-datoene (eller dato/klokkeslett for delvis-dags-forespørsler)
Status	Endelig status — Godkjent eller Avvist
Vakthandling	Hva som ble gjort med overlappende vakter (Ingenting, Slettet, Flyttet til åpne vakter)
Vedlegg	Eventuell fil som ble lastet opp med den originale forespørselen

Tilgangsrettigheter

Rolle	Se eget arkiv	Se teamarkiv	Se alle arkiver
Ansatt	Ja	Nei	Nei
Leder	Ja	Ja	Nei
Administrator	Ja	Ja	Ja

Ofte stilte spørsmål

S: Hva er forskjellen mellom fanen Forespørsler og fanen Arkiv?
A: Fanen Forespørsler viser aktive forespørsler som fortsatt er ventende eller nylig godkjente. Fanen Arkiv inneholder forespørsler som har nådd en endelig tilstand og oppbevares for historisk referanse.

S: Kan jeg redigere eller slette en arkivert forespørsel?
A: Nei. Arkiverte forespørsler er skrivebeskyttede. De fungerer som en permanent post. Hvis en korreksjon er nødvendig, bør en ny forespørsel sendes inn og behandles gjennom den normale arbeidsflyten.

S: Hvor langt tilbake går arkivet?
A: Arkivet beholder alle historiske forespørsler uten automatisk utløp. Du kan filtrere etter datointervall for å finne poster fra hvilken som helst tidsperiode siden arbeidsplassen din begynte å bruke fraværsmodulen.

S: Kan jeg eksportere arkiverte forespørsler for rapportering?
A: Eksportfunksjonalitet avhenger av arbeidsplassplanen og konfigurasjonen din. Sjekk med administratoren din om CSV- eller rapporteksportalternativer er tilgjengelige for fraværsdata.

S: Hvorfor er en godkjent forespørsel fortLørt på Forespørsler-fanen i stedet for i Arkivet?
A: Nylig godkjente forespørsler kan forbli på Forespørsler-fanen til fraværsperioden er over. Når permisjonsdatoene er fullført, flyttes forespørselen automatisk til Arkivet.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsak	Løsning
Arkiv-fanen viser ingen poster	Ingen forespørsler er godkjent eller avvist ennå, eller filtrene er for restriktive	Fjern alle filtre og sjekk igjen; hvis ingen forespørsler er behandlet, vil arkivet være tomt
Kan ikke finne en bestemt tidligere forespørsel	Datointervallfilteren er for smal	Utvid Startdato- og Sluttdato-feltene for å dekke en bredere periode
Kun egne forespørsler er synlige	Rollen din er Ansatt	Ledere kan se teamarkiver og Administratorer kan se alle; kontakt administratoren din hvis du trenger bredere tilgang
Arkivet laster sakte	Et svært stort antall historiske poster eksisterer	Bruk filtre (ansattnavn, datointervall, status) for å redusere antall resultater som lastes inn
En avvist forespørsel vises ikke i arkivet	Forespørselen er kanskje fortsatt på Forespørsler-fanen	Sjekk Forespørsler-fanen; det kan ta et øyeblikk før nylig avviste forespørsler flyttes til Arkivet