Bedrijfsinstellingen

Het gedeelte Bedrijfsinstellingen laat u de algemene informatie over het bedrijf, de facturatiegegevens, de betaalmethoden, de facturen, de transacties en de actieve modules beheren.

Om de pagina met bedrijfsinstellingen te openen, klikt u op de bedrijfsnaam bovenaan het scherm en kiest u “Bedrijfsinstellingen”.

Algemene informatie

In dit gedeelte kunt u de belangrijkste gegevens van uw bedrijf invullen:

• bedrijfsnaam;
• werkmodus (kantoormodus of Field Service — taken op locatie);
• aantal medewerkers;
• land / regio;
• staat / provincie / regio;
• stad;
• aanvullende gegevens over het bedrijf.

U kunt ook een bedrijfslogo uploaden. Het logo dat u hier uploadt, wordt automatisch overgenomen in de instellingen van de module Facturatie (financiële documenten) en wordt afgedrukt op de documenten die u voor uw klanten opstelt (facturen, offertes enzovoort). Daarnaast wordt het gebruikt in het PDF-rapport over de taak uit het gedeelte “Taken” (meer hierover in het artikel “Rapporten”).

Als voor de documenten een ander logo nodig is, kunt u dat vervangen bij Modules → Instellingen → Facturatie → Bedrijfslogo.

Belangrijk: het logo heeft niets te maken met de facturen die Shifton aan uw bedrijf uitreikt voor het gebruik van de modules (die staan hieronder in het gedeelte “Facturen”) — het wordt alleen gebruikt in de documenten die uw bedrijf voor zijn klanten aanmaakt.

Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op “Opslaan”.

Bedrijfsacties

Wijziging van bedrijfseigenaar

U kunt het eigendom overdragen aan een andere gebruiker. Na de overdracht verandert uw toegangsniveau automatisch van Eigenaar in Medewerker.

• Klik op “Eigenaar wijzigen”.

• Kies in het zijpaneel de medewerker die de nieuwe eigenaar wordt.

• Bevestig de handeling door op “Bevestigen” te klikken.
• Klik op “Annuleren” om af te breken.

> Deze handeling is onomkeerbaar. Alleen de nieuwe eigenaar kan het eigendom aan u teruggeven.

Bedrijf pauzeren

Het pauzeren van het bedrijf zet de werking ervan tijdelijk stil.

Na het pauzeren:

• worden alle betaalmethoden losgekoppeld;
• worden alle modules uitgeschakeld;
• wordt de facturatie voor een nieuwe periode stopgezet;
• kan de handeling op elk moment ongedaan worden gemaakt.

Zo pauzeert u het bedrijf:

• Klik op “Bedrijf pauzeren”.

• Voer in het zijpaneel verplicht de bevestigingstekst in het Engels in — typ die precies zoals op het scherm wordt getoond (u mag hem kopiëren en in het veld plakken). Zonder deze tekst blijft de bevestigingsknop inactief.

• Kies de reden voor het pauzeren.
• Voeg een opmerking toe (optioneel).
• Bevestig de handeling door op “Bevestigen” te klikken.
• Klik op “Annuleren” om af te breken.

Bedrijf verwijderen

Een bedrijf kan alleen worden verwijderd als er geen onbetaalde facturen zijn. Als er een openstaande schuld is, wordt verwijderen pas mogelijk nadat die is voldaan.

Bij het verwijderen van het bedrijf:

• wordt het bedrijfsaccount verwijderd (meteen, als er geen schuld voor de komende periode is; anders wordt het verwijderen uitgesteld totdat de factuur is opgesteld en betaald);
• worden alle betaalmethoden losgekoppeld;
• wordt de facturatie stopgezet als er geen schuld voor een nieuwe periode is;
• kan deze handeling niet ongedaan worden gemaakt.

Zo verwijdert u het bedrijf:

• Klik op “Bedrijf verwijderen”.

• Voer in het zijpaneel verplicht de bevestigingstekst in het Engels in — typ die precies zoals op het scherm wordt getoond (u mag hem kopiëren en in het veld plakken). Zonder deze tekst blijft de bevestigingsknop inactief.

• Kies de reden.
• Voeg een opmerking toe (optioneel).
• Bevestig de handeling door op “Bevestigen” te klikken.
• Klik op “Annuleren” om af te breken.

Factuuradres

In dit gedeelte wordt de informatie bewaard die voor de facturatie wordt gebruikt.

Belangrijk: wijzigingen gelden niet voor al opgestelde facturen. Werk de factuurgegevens bij voordat de factuur wordt aangemaakt, als u wilt dat ze op de factuur verschijnen.

U kunt de volgende velden invullen:

• Bedrijfsnaam *
• Btw-nummer
• Voornaam *
• Achternaam *
• Email
• Telefoonnummer
• Land / Regio *
• Staat / Provincie / Regio *
• Stad *
• Postcode *
• Adres *

Nadat u de gegevens hebt ingevuld, klikt u op “Opslaan”.

Betaalmethoden

In dit gedeelte kunt u een betaalkaart toevoegen, bewerken of verwijderen.

Een kaart toevoegen

• Klik op “Een kaart toevoegen”.

• Voer de kaartgegevens in.
• Klik op “Opslaan”.

Een kaart bewerken

• Klik op “Bewerken” naast de kaart.

• Werk de vervalmaand en het vervaljaar bij.

• Klik op “Opslaan” of “Annuleren”.

U kunt de kaart ook verwijderen door op “Verwijderen” te klikken.

> Om medewerkers in het bedrijf uit te nodigen zijn een geldige kaart en een actief maandabonnement nodig.

Bedrijfsbalans

Hier kunt u het huidige saldo bekijken en het maandabonnement activeren.

Zo sluit u een abonnement af:

• Klik op “Maandelijkse betaling”.

• Kies een bestaande kaart of voeg een nieuwe toe.

• Klik op “Opslaan”.

Facturen

Dit gedeelte bevat alle facturen die aan uw bedrijf zijn uitgereikt.

U kunt:

• een Excel-bestand downloaden met de betaalbedragen over verschillende periodes;
• de details van elke factuur bekijken.

De tabel bevat:

• Factuur-ID
• Factureringsperiode
• Betaaltermijn
• Aanmaakdatum
• Prijs
• Al betaald
• Te betalen
• Status

Als u op het factuur-ID klikt, worden alle details van de factuur geopend, inclusief de kosten voor de modules die zijn opgesteld op basis van de gegevens uit uw factuuradres.

Transacties

Dit gedeelte bevat alle transacties die het saldo van het bedrijf hebben beïnvloed.

Actieve modules

Hier ziet u alle actieve modules en de datums waarop ze aflopen.

Veelgestelde vragen

Vraag: Waar open ik de Bedrijfsinstellingen in Shifton? Antwoord: Klik op de bedrijfsnaam bovenaan het scherm en kies daarna “Bedrijfsinstellingen”. De pagina met de algemene configuratie van het bedrijf wordt geopend.

Vraag: Welke informatie kan ik in de bedrijfsinstellingen bewerken? Antwoord: U kunt de algemene bedrijfsgegevens bijwerken: bedrijfsnaam, werkmodus, aantal medewerkers, land/regio, staat/provincie, stad en aanvullende informatie. Hier kunt u ook het bedrijfslogo uploaden.

Vraag: Waarom zou ik een bedrijfslogo uploaden? Antwoord: Het logo wordt automatisch overgenomen in de instellingen van de module Facturatie en wordt afgedrukt op de documenten die u voor uw klanten aanmaakt (facturen, offertes), en ook in het PDF-rapport over de taak uit het gedeelte “Taken”. Als het nodig is, kunt u het voor de documenten vervangen bij Modules → Instellingen → Facturatie. Op de facturen die Shifton aan uw bedrijf uitreikt, heeft het logo geen invloed.

Vraag: Hoe sla ik de wijzigingen op na het bewerken van de bedrijfsgegevens? Antwoord: Nadat u de bedrijfsvelden hebt gewijzigd, klikt u op “Opslaan”. Zonder op te slaan worden de wijzigingen niet toegepast.

Vraag: Hoe draag ik het eigendom van het bedrijf over aan een andere gebruiker? Antwoord: Klik in het gedeelte “Bedrijfsacties” op “Eigenaar wijzigen”, kies de medewerker die de nieuwe eigenaar wordt en bevestig de handeling. Na de overdracht verandert uw toegang van Eigenaar in Medewerker.

Vraag: Kan de overdracht van het eigendom van het bedrijf ongedaan worden gemaakt? Antwoord: Nee — de overdracht van het eigendom is onomkeerbaar. Alleen de nieuwe eigenaar kan het eigendom aan u teruggeven.

Vraag: Wat doet de functie “Bedrijf pauzeren”? Antwoord: Het pauzeren van het bedrijf zet de werking ervan tijdelijk stil:

• alle betaalmethoden worden losgekoppeld;
• alle modules worden uitgeschakeld;
• de facturatie voor een nieuwe periode wordt stopgezet. Deze handeling kan op elk moment ongedaan worden gemaakt.

Vraag: Hoe pauzeer ik het bedrijf? Antwoord: Klik op “Bedrijf pauzeren”, voer de vereiste bevestigingstekst in en kies de reden voor het pauzeren.

Vraag: Kan ik het bedrijf verwijderen? Antwoord: Ja — maar alleen als er geen onbetaalde facturen zijn. Als er een openstaande schuld is, wordt verwijderen pas beschikbaar nadat die is voldaan.

Vraag: Wat gebeurt er bij het verwijderen van het bedrijf? Antwoord: Bij het verwijderen van het bedrijf:

• wordt het bedrijfsaccount verwijderd (meteen, als er geen schuld voor de komende periode is, of nadat die is voldaan);
• worden alle betaalmethoden losgekoppeld;
• wordt de facturatie voor de volgende periode stopgezet. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.

Vraag: Kan ik het bedrijf verwijderen als er modules zijn ingeschakeld? Antwoord: Ja — maar het bedrijf wordt pas verwijderd nadat alle onbetaalde facturen zijn voldaan. Modules blokkeren het verwijderen niet zolang aan de betaalvoorwaarden is voldaan.

Vraag: Wat is de “Werkmodus” in de bedrijfsinstellingen? Antwoord: De werkmodus laat zien in welke modus uw bedrijf werkt — in de kantoormodus of in de buitendienstmodus (Field Service). Daarvan hangen de beschikbare modules en de opbouw van de werkprocessen af.