De klant kan een vraag over zijn bezoek stellen zonder naar het kantoor te bellen, en uw team kan hem op één plek antwoorden. Alle correspondentie is aan de taak gekoppeld, zodat elke medewerker die aan die taak werkt die kan zien en ze niet verloren gaat op privételefoons.
De pagina opent u vanuit het linkermenu: Klantenportaal → Chats.
Hoe de klant in de chat komt
Er is geen aparte link naar de chat. De klant opent de correspondentie met de knop “Bericht” op de pagina waar hij het bezoek volgt — precies de pagina waar de link uit uw melding naartoe leidt.
Daaruit volgt iets belangrijks: zonder volglink is de chat niet beschikbaar. De link komt alleen via de variabele {link_map} in het bericht terecht — als u die niet in de tekst van de regel invoegt, heeft de klant nergens om te schrijven. Hoe u dat instelt, leest u in het artikel “Herinneringsinstellingen”.
De klant heeft geen registratie en geen wachtwoord nodig — hij schrijft rechtstreeks vanaf de pagina. Naast de chat staat de knop “Oproep”, zodat de klant kan kiezen: schrijven of bellen.
De lijst met chats
Op de pagina staan twee tabbladen:
| Tabblad | Wat het toont |
|---|---|
| Chats | Actieve correspondentie — over taken die nog in behandeling zijn |
| Archief | Correspondentie over afgeronde taken |
Beide tabbladen tonen dezelfde tabel:
| Kolom | Wat die toont |
|---|---|
| Taak | Het nummer van de taak waaraan de correspondentie is gekoppeld |
| Klant | Wie er schrijft |
| Aantal berichten | Hoeveel berichten er in de correspondentie staan |
| Acties | De knop om de chat te openen |
Hoe u leest en antwoordt
- Klik op de knop in de kolom Acties van de gewenste regel — de correspondentie opent in het zijpaneel.
- In het paneel is de hele berichtgeschiedenis te zien, met datum en tijd.
- Typ uw antwoord in het veld “Enter message here…” en klik op “Verzenden”.
- “Annuleren” of het kruisje sluit het paneel.
Archief: lezen kan, antwoorden niet
De chat leeft mee met de taak. Zolang de taak in behandeling is, wisselen de klant en uw team berichten uit. Zodra de taak naar een definitieve status is gebracht, wordt de chat gesloten: de klant kan niet meer schrijven en de correspondentie gaat naar het tabblad Archief.
Gearchiveerde correspondentie kunt u openen en volledig lezen — de geschiedenis blijft bewaard. Maar de verzendknop is in een gearchiveerde chat niet actief: antwoorden over een gesloten taak kan niet meer.
Daaruit volgt een praktische regel: sluit de vragen over een taak af voordat u die naar een definitieve status brengt. Na het afronden wordt de correspondentie alleen nog geschiedenis.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Er staat geen enkele chat in de lijst | De klanten hebben nog niet geschreven — of ze hebben nergens om te schrijven | Controleer of de variabele {link_map} in de tekst van de regel staat: zonder volglink komt de klant niet in de chat |
| De klant zegt dat hij niet kan schrijven | De taak staat al in een definitieve status — de chat is gesloten | De correspondentie is naar het Archief gegaan. Neem op de gewone manier contact op met de klant |
| Oude correspondentie is uit de lijst verdwenen | De taak is afgerond en de chat is gearchiveerd | Open het tabblad Archief |
| In een gearchiveerde chat is verzenden niet aan te klikken | Zo is het bedoeld: over een afgeronde taak kunt u niet antwoorden | Als de vraag nog open is, breng de taak dan niet naar een definitieve status voordat die is opgelost |
| De klant heeft geen antwoord gekregen | Het bericht is niet verzonden, of de taak is inmiddels gesloten | Controleer of de chat op het tabblad Chats staat en niet in het archief, en of het antwoord met de knop “Verzenden” is verstuurd |
Veelgestelde vragen
Vraag: Hoe begint de klant een chat? Antwoord: Met de knop “Bericht” op de pagina waar hij het bezoek volgt. Er is geen aparte link naar de chat.
Vraag: Heeft de klant een account nodig? Antwoord: Nee. Hij schrijft vanaf de pagina die via de link uit uw melding is geopend.
Vraag: Waarom hebben wij helemaal geen chats? Antwoord: Waarschijnlijk staat de variabele {link_map} niet in de teksten van de meldingen — de klant heeft nergens om terecht te komen. Zonder de volgpagina is de chat niet beschikbaar.
Vraag: Welke medewerkers zien de correspondentie? Antwoord: De chat is aan de taak gekoppeld en niet aan een medewerker: iedereen die toegang tot die taak heeft, ziet die. Alle correspondentie staat bij elkaar op de pagina Chats.
Vraag: Komt er een melding over een nieuw bericht van de klant? Antwoord: Er is geen aparte melding op de pagina — de berichtenteller is in de lijst met chats te zien, dus het is goed om de pagina tijdens het werk in de gaten te houden.
Vraag: Kan ik antwoorden over een afgeronde taak? Antwoord: Nee. In een gearchiveerde chat is de verzendknop niet actief — de correspondentie is alleen te lezen.
Vraag: Waar is de correspondentie over een afgeronde taak gebleven? Antwoord: Op het tabblad Archief. Die wordt volledig bewaard.
Vraag: Kan ik correspondentie verwijderen? Antwoord: Nee. De chat wordt samen met de taak bewaard als geschiedenis van het contact.
Vraag: Kan de klant een bestand in de chat bijvoegen? Antwoord: In de chat verstuurt de klant tekst. Een bestand kan hij bij de beoordeling voegen nadat het werk is afgerond.
Vraag: Kan de klant bellen in plaats van schrijven? Antwoord: Ja, op de volgpagina staat naast de berichtknop de knop “Oproep”. Als de nummervervanging in de instellingen van de module is ingeschakeld, gaat het gesprek niet naar de privételefoon van de uitvoerder.
Vraag: Hoeveel chats kunnen er over één taak zijn? Antwoord: Eén — de correspondentie over een taak verloopt in één chat, en de teller toont het aantal berichten daarin.