Het Klantenportaal is de module die uw klant op de hoogte houdt van het bezoek zonder dat de coördinator hoeft te bellen. De klant krijgt een melding over de aanstaande werkzaamheden en een link waarmee hij op de kaart ziet waar de uitvoerder nu is en wanneer die aankomt, hij kan in de chat schrijven en na de werkzaamheden een beoordeling achterlaten.
De klant heeft daarvoor geen Shifton-account nodig — alles opent zich via de link uit de sms of de e-mail.
Belangrijk: het Klantenportaal is een betaalde module. Schakel die in bij Bedrijfsinstellingen → Modules. Na het inschakelen verschijnt in het linkermenu de uitklapbare groep Klantenportaal met vier pagina’s.
Wat de klant krijgt
- Meldingen over het bezoek. De klant komt te weten dat de aanvraag is aangenomen, dat de uitvoerder is vertrokken en dat het werk is afgerond. Welke gebeurtenissen u precies meldt en via welk kanaal — sms, e-mail of beide — bepaalt u zelf.
- De volgpagina. De link leidt naar een apart adres — my.shifton.com — en niet naar de app. Op de pagina staan: een kaart met twee punten — het adres van de klant en de uitvoerder — met de route die daartussen is uitgestippeld, de verwachte reistijd, en ernaast de kaart van de uitvoerder met foto en naam en twee knoppen — “Oproep” en “Bericht”. Daaronder: de geplande tijd van het bezoek, het serviceadres en de uitvoeringsstatus.
- De chat over de taak. De knop “Bericht” opent de correspondentie op diezelfde pagina: een invoerveld en de knop “Verzenden”. Uw team antwoordt op de pagina Chats in de app. De correspondentie is aan de taak gekoppeld en is daarom zichtbaar voor iedereen die aan die taak werkt. Nadat de taak is afgerond, wordt de chat gesloten en gaat die naar het archief.
- De beoordeling na het werk. Het formulier om de servicekwaliteit te beoordelen opent zich via een eigen link: de foto en de naam van de uitvoerder, een waardering met vijf sterren, een facultatieve opmerking en een bijgevoegd bestand. De klant klikt op “Verzenden” en de beoordeling komt op de pagina Beoordelingen terecht. Een beoordeling geeft de klant één keer — na het verzenden wordt de link inactief.
De beoordelingslink werkt pas nadat de taak is afgerond. Zolang de taak niet in een definitieve status staat, opent zich de pagina “De link is niet langer geldig”.
De pagina in de taal van de klant. Rechtsboven op de klantpagina’s staat een taalkeuze — alle 41 talen van Shifton zijn beschikbaar — en een schakelaar voor het donkere thema. Alle labels worden vertaald, zodat een klant uit elk land de pagina in zijn eigen taal ziet. Op de afbeeldingen hieronder is de pagina in het Engels geopend.
Het telefoonnummer van de uitvoerder hoeft u daarbij niet prijs te geven: in de instellingen van de module zit nummervervanging, zodat de klant niet naar het privénummer van de medewerker belt.
Hoelang de links geldig zijn
Beide links zijn ieder op hun eigen manier eenmalig, en dat is goed om vooraf te weten:
- De volglink werkt zolang de taak in behandeling is. Zodra u de taak naar een definitieve status brengt, wordt het volgen afgesloten — de klant ziet “De link is niet langer geldig”.
- De beoordelingslink gaat juist pas na het afronden van de taak werken. En die geldt tot de eerste beoordeling: zodra de klant zijn waardering heeft verzonden, wordt de link inactief en kan hij geen tweede keer een beoordeling achterlaten.
- Chat: die leeft mee met de taak — zolang de taak in behandeling is, wisselen de klant en uw team berichten uit, en na de overgang naar een definitieve status wordt de correspondentie gesloten en gaat die naar het archief — u kunt die blijven lezen op het tabblad Archief van de pagina Chats.
Zo onthoudt u het makkelijker: werk loopt — kaart en chat open; werk klaar — alleen de beoordeling open, en dat één keer.
Hoe u alles instelt: vijf stappen
1. Schakel de module in
Bedrijfsinstellingen → Modules → vink Klantenportaal aan → Opslaan. Meer hierover in het artikel “Modules en module-instellingen”.
2. Koppel de velden van de klant aan de communicatiekanalen
Modules → Instellingen → Klantenportaal. Hier geeft u aan uit welke velden van de klantkaart de voornaam, de achternaam, het telefoonnummer en het e-mailadres worden gehaald — precies naar dat telefoonnummer gaat de sms en naar dat adres de e-mail. Op dezelfde plek kiest u hoe de naam van de uitvoerder aan de klant wordt getoond, en schakelt u de nummervervanging in.
3. Stel de meldingen per taakstatus in
De pagina Herinneringsinstellingen (“Herinneringsinstellingen”), het blok Meldingsinstellingen per status. Dat is de belangrijkste tabel van de module: daarin staan de taakstatussen van uw bedrijf, en tegenover elke status schakelt u de kanalen in waarlangs de klant een bericht krijgt zodra de taak in die status komt.
Elk bedrijf heeft zijn eigen statussen. Dit is geen kant-en-klare systeemlijst: u maakt de statussen zelf aan en benoemt ze zelf in het gedeelte Taakinstellingen → Statussen, en de meldingentabel toont eenvoudigweg wat u hebt ingesteld. In uw tabel staan daarom uw eigen namen en niet die van de afbeelding hieronder (daar staan als voorbeeld de statussen “TO DO”, “Started”, “Doing”, “Pause”, “Decline”, “On my way”, “Accepted”, “Finished”).
Daaruit volgt ook de volgorde van handelen: eerst de statussen, dan de meldingen. Als u een nieuwe status toevoegt nadat de meldingen zijn ingesteld, verschijnt die als een aparte regel zonder kanalen in de tabel — en dan gaat er voor die status niets naar de klant zolang u de kanalen niet inschakelt.
Statussen zonder kanalen zijn grijs gemarkeerd — daarvoor gaat er niets naar de klant. Om een status in te schakelen, klikt u op + in de regel ervan — dan opent het venster “Add rule for statuses”, waarin het hele bericht wordt vastgelegd:
- Status — de status waarbij de regel in werking treedt (bijvoorbeeld On my way).
- Kanalen — de kanalen: SMS, E-mail of beide.
- SMS-tekst — de tekst van de sms.
- Onderwerp van de e-mail — het onderwerp van de e-mail.
- E-mail tekst — de tekst van de e-mail.
- Ingeschakeld — of de regel is ingeschakeld.
Variabelen in de tekst van het bericht
De teksten zijn niet statisch: er worden gegevens van de taak in ingevoegd. Beschikbare variabelen:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Het belangrijkste: links komen alleen via variabelen in het bericht terecht. {link_map} is de link naar de volgpagina met de kaart, {link_feedback} is de link naar het beoordelingsformulier. Als u ze niet in de tekst invoegt, gaat het bericht zonder link weg en kan de klant de uitvoerder niet volgen en geen beoordeling achterlaten.
Een voorbeeld van een sms-tekst voor de status On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}En het onderwerp van de e-mail kan er zo uitzien: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Voeg herinneringen op tijd toe
Op dezelfde plek staat het blok Instellingen voor geplande meldingen — met de knop Herinnering maken. Anders dan de meldingen per status is een herinnering niet aan een gebeurtenis gekoppeld, maar aan de tijd: hoeveel minuten voor of na het bezoek het bericht wordt verzonden. Een herinnering heeft een naam, een interval (Verzend voor/na), een keuze “voor/na” (Herinneringsoptie), kanalen en een schakelaar om die in te schakelen.
Bijvoorbeeld een herinnering “30 minuten voor het bezoek” per sms — dan heeft de klant de tijd om zich voor te bereiden en beperkt u het aantal mislukte ritten.
5. Vul het sms-saldo aan
Sms’en verbruiken het saldo, en bij een saldo van nul gaan de berichten simpelweg niet weg. Het saldo, het verbruik en het automatisch aanvullen vindt u op de pagina SMS-facturatie. E-mail wordt gratis verzonden, dus u kunt ook met alleen het e-mailkanaal beginnen.
De pagina’s van de module
| Pagina | Waarvoor die dient | Meer hierover |
|---|---|---|
| Chats (“Chats”) | Berichten van klanten over taken lezen en beantwoorden. Het tabblad Archief bewaart gesloten correspondentie | Chats |
| Beoordelingen (“Beoordelingen”) | Waarderingen en opmerkingen van klanten bekijken, met filters op medewerker en klant | Beoordelingen |
| Herinneringsinstellingen (“Herinneringsinstellingen”) | Meldingen per status en herinneringen op tijd | Herinneringsinstellingen |
| SMS-facturatie (“SMS-facturatie”) | Sms-saldo, verbruik per land en per type, aanvullen en automatisch aanvullen | SMS-facturatie |
Wat er nodig is om de meldingen te laten aankomen
| # | Voorwaarde | Waar u dat controleert |
|---|---|---|
| 1 | De module Klantenportaal is ingeschakeld | Bedrijfsinstellingen → Modules |
| 2 | Het bedrijf werkt in de modus Taken (Field Service) | bedrijfsmenu → werkmodus wijzigen |
| 3 | Bij de klant zijn het telefoonnummer en/of het e-mailadres ingevuld | de klantkaart in het gedeelte Klanten |
| 4 | De velden van de klant zijn aan de kanalen gekoppeld | Modules → Instellingen → Klantenportaal |
| 5 | Voor de gewenste statussen zijn kanalen ingeschakeld | Herinneringsinstellingen → Meldingsinstellingen per status |
| 6 | Er staat geld op het sms-saldo (voor sms) | SMS-facturatie |
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| De groep Klantenportaal ontbreekt in het menu | De module is uitgeschakeld of het bedrijf werkt niet in de modus Taken | Schakel de module in bij Bedrijfsinstellingen → Modules; schakel over naar de modus Taken (Field Service) |
| De groep is er, maar de items zijn niet te zien | De groep is dichtgeklapt | Klik op de naam Klantenportaal — de lijst klapt open |
| De klant heeft geen sms en geen e-mail gekregen | Voor die status is geen enkel kanaal ingeschakeld | Herinneringsinstellingen → Meldingsinstellingen per status → schakel het kanaal in bij de gewenste status |
| E-mails komen aan, sms’en niet | Het sms-saldo is nul of het nummer is onjuist | Vul het saldo aan bij SMS-facturatie; controleer het telefoonnummer op de klantkaart |
| De meldingen gaan naar het verkeerde telefoonnummer | Het veld van de klant is verkeerd gekoppeld | Modules → Instellingen → Klantenportaal → Mapping: customer’s phone number |
| De volglink is leeg | De uitvoerder is nog niet vertrokken of heeft zijn locatiebepaling uitgeschakeld | Controleer de status van de taak en de locatierechten in de mobiele app van de medewerker |
| De klant heeft de link geopend en ziet “De link is niet langer geldig” | De taak is al afgerond — het volgen ervan is beëindigd | Dat is normaal: de link naar de kaart leeft zolang de taak in behandeling is |
| De klant wil het beoordelingsformulier opnieuw openen | De beoordeling is al verzonden en de link is inactief geworden | Een tweede beoordeling is niet mogelijk — neem de aanvulling aan via de chat over de taak |
Veelgestelde vragen
Vraag: Heeft de klant een Shifton-account nodig? Antwoord: Nee. Alles opent zich via de link uit de sms of de e-mail — er is geen registratie en geen wachtwoord nodig.
Vraag: Wat zet een melding aan de klant precies in gang? Antwoord: Twee verschillende mechanismen. Het eerste is een wijziging van de taakstatus: dat stelt u in bij Herinneringsinstellingen → Meldingsinstellingen per status. Het tweede is een herinnering op tijd: die maakt u met de knop Herinnering maken en die treedt N minuten voor of na het bezoek in werking.
Vraag: Wat is het verschil tussen een herinnering en een melding per status? Antwoord: Een melding per status is aan een gebeurtenis gekoppeld — de taak is in een status gekomen, de klant heeft een bericht gekregen. Een herinnering is aan de tijd van het bezoek gekoppeld en gaat weg ongeacht of de status is gewijzigd of niet.
Vraag: Kan het ook zonder sms? Antwoord: Ja. Laat alleen het e-mailkanaal ingeschakeld — dat verbruikt het sms-saldo niet.
Vraag: Ziet de klant het privénummer van de medewerker? Antwoord: Niet noodzakelijk. In de instellingen van de module zit nummervervanging — dan gaat het gesprek van de klant niet naar het privénummer van de uitvoerder.
Vraag: Hoe ziet de klant de naam van de uitvoerder? Antwoord: Zoals dat in de instellingen van de module is vastgelegd — bijvoorbeeld alleen de voornaam, zonder achternaam.
Vraag: Wie in het bedrijf ziet de chat met de klant? Antwoord: De correspondentie is aan de taak gekoppeld en is daarom zichtbaar voor iedereen die toegang tot die taak heeft. Alle chats staan bij elkaar op de pagina Chats.
Vraag: Waar blijft de correspondentie na het sluiten van de taak? Antwoord: In het archief — op het tabblad Archief van de pagina Chats.
Vraag: Moet ik elke klant om een beoordeling vragen? Antwoord: Nee, de beoordeling is een apart bericht en u beslist zelf of u dat verstuurt of niet.
Vraag: Waarom is een status in de tabel grijs gemarkeerd? Antwoord: Dat betekent dat er geen enkel kanaal voor is ingeschakeld en dat er voor die status niets naar de klant gaat. Klik op + in de regel van de status om een kanaal in te schakelen.
Vraag: Hoeveel herinneringen kan ik maken? Antwoord: Er is geen limiet — u kunt er meerdere aanmaken: bijvoorbeeld een dag voor het bezoek per e-mail en 30 minuten ervoor per sms.
Vraag: In welke taal komen de meldingen aan? Antwoord: De tekst van de berichten legt u in de instellingen vast, dus die is precies zoals u die hebt geschreven.
Vraag: Is de module betaald? Antwoord: Ja. Bovendien wordt er voor elke verzonden sms apart sms-saldo verbruikt; e-mail is gratis.
Vraag: De klant heeft een bericht gekregen, maar zonder link naar de kaart. Waarom? Antwoord: In de tekst van de regel is de variabele {link_map} niet ingevoegd. De link wordt niet automatisch toegevoegd — u moet die in de tekst van de sms of de e-mail schrijven.
Vraag: Hoe komt de klant in de chat? Antwoord: Vanaf de volgpagina — daar staat de knop MESSAGE. U hoeft geen aparte link naar de chat te sturen.
Vraag: Kan de klant de uitvoerder bellen vanaf de volgpagina? Antwoord: Ja, met de knop CALL. Als de nummervervanging in de instellingen van de module is ingeschakeld, gaat het gesprek niet naar het privénummer van de medewerker.
Vraag: Kan de klant een foto bij de beoordeling voegen? Antwoord: Ja, in het beoordelingsformulier staat een veld voor een bijlage — de klant kiest een bestand en verstuurt dat samen met de waardering en de opmerking.
Vraag: In welke taal ziet de klant de volgpagina? Antwoord: Op de pagina staat een taalschakelaar, dus de klant kan zelf een taal kiezen die hem uitkomt. Op dezelfde plek schakelt hij het donkere thema om.
Vraag: Kan ik mijn eigen berichttekst schrijven? Antwoord: Dat kan niet alleen — dat moet. De sms-tekst en het onderwerp en de tekst van de e-mail legt u in de regel voor elke status apart vast, met variabelen als {client_first_name} of {scheduled_time}.
Vraag: Op welk adres opent de pagina voor de klant? Antwoord: Op een apart adres — my.shifton.com — en niet in de app. De klant komt niet in de interface van het bedrijf en ziet daar niets van.
Vraag: Hoelang is de volglink geldig? Antwoord: Zolang de taak in behandeling is. Zodra de taak naar een definitieve status is gebracht, wordt het volgen afgesloten: de link toont “De link is niet langer geldig”.
Vraag: Wanneer gaat de beoordelingslink werken? Antwoord: Na het afronden van de taak. Daarvoor opent zich daar ook “The link is no longer valid”.
Vraag: Ziet de klant het nummer van de taak? Antwoord: Ja, als u {task_id} in de tekst van het bericht hebt ingevoegd — bijvoorbeeld in het onderwerp van de e-mail “Your Specialist Is On the Way — Request #401428”.
Vraag: Van wie komt de e-mail bij de klant? Antwoord: Namens Shifton Robot ([email protected]), met het onderwerp dat u in de regel hebt vastgelegd.
Vraag: Ik heb andere statussen in mijn tabel dan op de afbeelding. Is dat normaal? Antwoord: Ja. De taakstatussen maakt u zelf aan bij Taakinstellingen → Statussen, en de meldingentabel toont precies uw eigen set. De namen op de afbeeldingen zijn een voorbeeld van één bedrijf.
Vraag: Ik heb een nieuwe status toegevoegd — waarom zijn er geen meldingen voor? Antwoord: Een nieuwe status verschijnt als een lege regel in de tabel, zonder kanalen. Open die via + en leg de kanalen en de tekst van het bericht vast.
Vraag: Kan ik voor elke eigen status een melding instellen? Antwoord: Ja, voor elke status van uw bedrijf — er zijn geen beperkingen op de naam of het aantal.
Vraag: Hoelang is de volglink geldig? Antwoord: Zolang de taak in behandeling is. Zodra de taak naar een definitieve status is gebracht, wordt het volgen afgesloten.
Vraag: Hoeveel keer kan de klant een beoordeling achterlaten? Antwoord: Eén keer. Na het verzenden wordt de link inactief en kan het formulier niet opnieuw worden geopend.
Vraag: Kan ik na het afronden van de taak nog met de klant chatten? Antwoord: Nee. Bij een definitieve status wordt de chat gesloten en gaat die naar het archief. De correspondentie kunt u lezen op het tabblad Archief van de pagina Chats.