Het gewone gedeelte Rapporten geeft kant-en-klare formulieren. Dynamische rapporten zijn een bouwpakket: u bepaalt zelf de periode, de filters en de groepering, krijgt de gewenste doorsnede van de taken en slaat die op, zodat u hem niet opnieuw hoeft samen te stellen.
De pagina opent u vanuit het linkermenu: Rapporten (new).
Taakanalyse
In de modus voor buitendienst staat er op de pagina één bouwpakket — Taakanalyse. Dat rekent alles door op basis van taken: hoeveel er zijn aangemaakt en uitgevoerd, hoeveel er zijn geannuleerd en te laat zijn, en hoeveel tijd de uitvoering kost.
*(In de roostermodus staan op dezelfde pagina andere bouwpakketten — voor diensten en activiteiten. Welke set u ziet, hangt af van de werkmodus van het bedrijf.)*
Hoe u een rapport opbouwt
- Datumbereik — de berekeningsperiode. Verplichte voorwaarde.
- Filter toevoegen — extra voorwaarden om de selectie te versmallen.
- Toepassen — opnieuw berekenen. Zolang u er niet op klikt, wordt de tabel niet bijgewerkt.
- Perioden groeperen — in welke stukken de rijen worden verdeeld: maand, week, dag.
- Groeperen op — het tweede niveau van de verdeling, bijvoorbeeld op uitvoeringsstatus.
- Zoeken — een rij in de opgebouwde tabel vinden.
- Decimale uren — de tijdnotatie
1.5in plaats van1:30.
Kant-en-klare perioden
Het veld Datumbereik hoeft u niet met de hand in te vullen: bij het aanklikken opent een kalender met een lijst kant-en-klare varianten — Vandaag, Gisteren, Morgen, Deze week, Vorige week, Volgende week, Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen, Deze maand, Vorige maand, Volgende maand en andere. Meestal is dat genoeg; met de hand stelt u de periode in als u een afwijkend interval nodig hebt.
Aan het eind van elke groep staat een subtotaal en daaronder het algemene totaal.
Hoe dat er met gegevens uitziet
Hieronder staat een rapport over taken voor 2026, gegroepeerd per maand en per uitvoeringsstatus. U ziet hoeveel taken er in elke maand zijn uitgevoerd, hoeveel er actief zijn en hoeveel er in de wachtrij staan:
U leest het zo: de regel “2026-02 / Active — 21 taken, 5 uitvoerders, 4 klanten” betekent dat er in februari 21 taken in behandeling zijn gebleven. Daarnaast staat de regel “2026-02 / Backlog — 1” — één taak is nooit opgepakt.
Wat u kunt berekenen
Er zijn dertig indicatoren voor taken beschikbaar:
- Aantal: taken totaal, unieke uitvoerders, unieke klanten.
- Naar status: uitgevoerd, geannuleerd, in behandeling, in de wachtrij (Backlog), het aandeel uitgevoerd en het aandeel geannuleerd.
- Problematisch: te late taken.
- Eigenschappen van taken: terugkerend, met controlelijst, met markeringen, subtaken.
- Doorlooptijd: totaal, minimaal, maximaal en gemiddeld.
- Vertragingen: totaal en gemiddeld.
- Volledige cyclus: de totale en gemiddelde levensduur van een taak — van het aanmaken tot het afsluiten.
- Bestede tijd: de totale en gemiddelde tijd die door de uitvoerders is genoteerd.
- Geplande posten: het aantal, hoeveel daarvan zijn uitgevoerd, de waarde ervan en het aandeel uitgevoerd.
Overbodige kolommen haalt u weg met de instellingenknop — het tandwielpictogram boven de tabel opent het paneel Manage columns. Let op: de lijst met kolommen verschijnt daarin pas nadat het rapport is opgebouwd — bij een leeg rapport valt er niets in te stellen.
Waarom dat in de praktijk nuttig is. Het aandeel uitgevoerd en het aandeel geannuleerd per maand laten zien of de dienst stabiel werkt. Te late taken en de gemiddelde vertraging tonen waar de planning stukloopt. Het verschil tussen de doorlooptijd en de tijd van de volledige cyclus laat zien hoelang een taak heeft gewacht voordat iemand hem oppakte.
Grafiek
De knop met de grafiek boven de tabel opent een diagram met dezelfde gegevens — dat is niet zomaar “een andere weergave”, maar een apart paneel met instellingen:
- Chart type — het type diagram, bijvoorbeeld een staafdiagram.
- X axis — wat er horizontaal wordt uitgezet. De variant Combined (all) voegt de groeperingen samen tot één label, bijvoorbeeld “2026-02 / active”.
- Y axis (metrics) — welke indicatoren worden getekend. U kunt er meerdere tegelijk kiezen.
- Max items — een limiet op het aantal elementen, zodat het diagram geen hek van staafjes wordt.
0— zonder limiet. - Schakelaars: Stacked (staven op elkaar stapelen), Legend (legenda), Value labels (waardelabels), Category labels (categorielabels), Grid (raster).
Het opgebouwde diagram downloadt u met de knoppen Download PNG en Download SVG — de tweede indeling verliest bij het schalen geen kwaliteit en is handig om in presentaties te zetten.
Opslaan en exporteren
Boven de tabel staan vier knoppen: opslaan, als bestand exporteren, instellingen van de kolommen en overschakelen naar de grafiek.
Bij het opslaan stelt u drie dingen in:
- Titel — de naam in de lijst met rapporten.
- Beschrijving — de beschrijving: waar u in het rapport naar moet kijken.
- Wie ziet het rapport — “Alleen ik” of “Iedereen in dit bedrijf”.
Het opgeslagen rapport verschijnt in de lijst op de hoofdpagina van het gedeelte, met de kolommen Titel, Beschrijving, Zichtbaarheid en de acties. Een persoonlijk rapport is gemarkeerd als persoonlijk. In de regel staan twee acties: openen (oog) en verwijderen (prullenbak) — bij verwijderen wordt om bevestiging gevraagd.
Machtigingen
| Rol | Wat mogelijk is |
|---|---|
| Medewerker | Heeft geen toegang tot rapporten |
| Beheerder | Opbouwen, bekijken, opslaan en exporteren |
| Eigenaar | Volledige toegang |
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Het menu-item Rapporten (new) ontbreekt | Onvoldoende rechten | U hebt de rol beheerder of eigenaar nodig |
| Na Toepassen is de tabel leeg | Er zijn geen taken in de periode of de filters zijn te smal | Verruim het datumbereik, haal de filters weg en klik opnieuw op Toepassen |
| Filter gewijzigd, maar dezelfde cijfers | Het rapport is niet herberekend | Klik op Toepassen — er is geen automatische herberekening |
| In plaats van Taakanalyse staan er bouwpakketten voor diensten | Het bedrijf werkt in de roostermodus | Wijzig de werkmodus of gebruik de dienstanalyse |
| Een collega ziet het opgeslagen rapport niet | Opgeslagen als persoonlijk (persoonlijk) | Sla het opnieuw op met de zichtbaarheid “Iedereen in dit bedrijf” |
| De indicatoren voor geplande posten zijn leeg | In de taken zijn geen geplande posten gebruikt | Deze kolommen worden alleen gevuld voor taken met posten |
Veelgestelde vragen
Vraag: Wat is het verschil met gewone rapporten? Antwoord: Gewone rapporten zijn kant-en-klare formulieren met een vaste set gegevens. Hier bepaalt u zelf de periode, de filters, de groepering en de set indicatoren, en het resultaat slaat u op voor hergebruik.
Vraag: Moet ik een periode opgeven? Antwoord: Ja, zonder datumbereik wordt het rapport niet opgebouwd.
Vraag: Waarom veranderen de cijfers niet na het wijzigen van een filter? Antwoord: U moet op Toepassen klikken.
Vraag: Hoeveel indicatoren zijn er voor taken beschikbaar? Antwoord: Dertig — van het aantal taken en het aandeel uitgevoerd tot de tijd van de volledige cyclus en de geplande posten.
Vraag: Wat is Backlog? Antwoord: Taken die nog niet in behandeling zijn genomen.
Vraag: Wat is het verschil tussen doorlooptijd en volledige cyclus? Antwoord: De doorlooptijd is hoelang het werk zelf duurde. De volledige cyclus is hoeveel tijd er is verstreken van het aanmaken van de taak tot het afsluiten ervan, inclusief het wachten.
Vraag: Kan ik de gegevens als diagram bekijken? Antwoord: Ja, met de knop met de grafiek boven de tabel.
Vraag: Hoe exporteer ik een rapport? Antwoord: Met de exportknop boven de tabel — de gegevens worden als bestand gedownload.
Vraag: Hoe deel ik een rapport met collega’s? Antwoord: Kies bij het opslaan de zichtbaarheid “Iedereen in dit bedrijf”.
Vraag: Verwijdert het wissen van een rapport ook taken? Antwoord: Nee, alleen de opgeslagen instelling van het rapport wordt gewist. De taakgegevens blijven bestaan.
Vraag: Kan ik een rapport per uitvoerder of klant opbouwen? Antwoord: Ja, via Filter toevoegen — en groepeer het resultaat daarna zoals u het nodig hebt.