Voordat u de eerste factuur uitschrijft, moet de module worden ingesteld: geef aan wat er in de documenten wordt afgedrukt en vanaf welk nummer de nummering begint. U opent de instellingen één keer en ze gelden voor alle documenten van het bedrijf.
Pad: menu Shifton (de bedrijfsnaam bovenaan) → Modules → tabblad Instellingen → Facturering in de lijst links.
Basisinstellingen
Deze velden komen in de kop van elk document terecht — de factuur, de werkorder, het ontvangstbewijs, de akte.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Bedrijfslogo | Het logo in de documenten. Met de knop Kies een logo uploadt u het of vervangt u het |
| Bedrijfsnaam | De naam van de organisatie, verplicht veld |
| Standaard belasting (percentage) | De standaardbelasting, wordt in een nieuw document ingevuld. U kunt 0 laten staan en de belasting per document handmatig invullen |
| Adresblok | Het adres van de organisatie. Vrije tekst: wordt in het document afgedrukt zoals het is, regeleinden blijven behouden |
| Factureringsblokkering | De betaalgegevens — begunstigde, bank, BIC, rekeningnummer. Ook vrije tekst over meerdere regels |
Het adres en de betaalgegevens zijn gewone tekstvelden zonder formaatcontrole. Dat is een bewuste keuze: de eisen aan betaalgegevens verschillen per land, en een strak formaat zou alleen in de weg zitten.
Documenttellers
Elk documenttype heeft zijn eigen nummering en die wordt apart ingesteld. Twee velden per type: Voorvoegsel — de toevoeging vóór het nummer, Teller — vanaf welk getal er wordt doorgeteld.
| Teller | Standaardvoorvoegsel | Voor welk document |
|---|---|---|
| Schattingsteller | EST- | Schatting |
| Werkorder teller | WO- | Werkorder |
| Factuurteller | INV- | Factuur |
| Bonnen teller | REC- | Ontvangstbewijs |
| Bewijs van servicebalie | POW- | Werkvoltooiingsakte |
Het documentnummer bestaat uit het voorvoegsel en de huidige waarde van de teller: bij voorvoegsel INV- en teller 5 krijgt de volgende factuur het nummer INV-5, en de teller wordt 6.
Waarom u de teller zou aanpassen. Bent u van een ander systeem naar Shifton overgestapt en liepen de facturen daar tot nummer 340, zet de teller dan op 341 — de nummering loopt zonder gaten door en in de boekhouding komen geen twee documenten met hetzelfde nummer voor.
Het voorvoegsel mag leeg blijven — dan is het nummer gewoon een getal.
Klik na het aanpassen van een veld op Opslaan onderaan de pagina. De instellingen gelden voor nieuwe documenten; documenten die al zijn uitgeschreven, veranderen niet.
Machtigingen
| Rol | Wat die kan |
|---|---|
| Medewerker | Ziet de module-instellingen niet |
| Beheerder | Opent en wijzigt de instellingen |
| Eigenaar | Volledige toegang |
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| In de lijst links staat Facturering niet | De module “Financiële documenten” is niet ingeschakeld | Schakel die in op het tabblad Modules en klik op Opslaan |
| De knop Opslaan werkt niet | Een verplicht veld is niet ingevuld — de bedrijfsnaam of de waarde van de teller | Controleer de velden met een sterretje |
| Het document heeft geen logo | Het logo is niet geüpload of het document is vóór het uploaden gemaakt | Upload het logo en maak het document opnieuw |
| Twee documenten met hetzelfde nummer | De teller is teruggezet | Zet de teller hoger dan het hoogste nummer dat al is uitgegeven |
| De belasting is niet in de factuur ingevuld | In de instellingen staat 0 | Geef een standaardbelasting op of vul die in het document zelf in |
| De betaalgegevens worden op één regel afgedrukt | De regeleinden zijn verloren gegaan bij het plakken uit een andere toepassing | Typ de regeleinden opnieuw in het veld Factureringsblokkering |
Veelgestelde vragen
Vraag: Moet de module vóór de eerste factuur worden ingesteld? Antwoord: Technisch niet, maar dan staan er geen logo en geen betaalgegevens in het document. Het is verstandiger de instellingen één keer vooraf in te vullen.
Vraag: Kunnen er verschillende betaalgegevens per klant worden ingesteld? Antwoord: Nee, het blok met betaalgegevens is er één per bedrijf en wordt in alle documenten afgedrukt.
Vraag: Wat gebeurt er met documenten die al zijn uitgeschreven als ik het logo wijzig? Antwoord: Niets. De instellingen gelden voor nieuwe documenten, de oude blijven zoals ze waren.
Vraag: Kan de nummering met elk willekeurig getal beginnen? Antwoord: Ja, zet de gewenste waarde in het veld Teller. Het belangrijkste is dat die hoger is dan de al uitgegeven nummers, anders ontstaan er duplicaten.
Vraag: Is het voorvoegsel verplicht? Antwoord: Nee. Laat u het veld leeg, dan is het nummer gewoon een getal.
Vraag: Heeft de standaardbelasting invloed op documenten die al zijn gemaakt? Antwoord: Nee, die wordt alleen in nieuwe documenten ingevuld.
Vraag: Waar zie ik welk nummer het volgende document krijgt? Antwoord: Het voorvoegsel en de huidige waarde van de teller staan in deze instellingen: samen vormen ze het volgende nummer.
Vraag: Waarom zijn het adres en de betaalgegevens gewone tekstvelden? Antwoord: De eisen aan betaalgegevens verschillen per land, daarom wordt er geen formaat opgelegd: wat u invoert, wordt afgedrukt.
Vraag: Worden de tellers aan het begin van het jaar op nul gezet? Antwoord: Nee, er is geen automatische reset. Wilt u de nummering vanaf het begin van het jaar, zet de teller dan handmatig op 1.
Vraag: Wie mag deze instellingen wijzigen? Antwoord: De beheerder en de eigenaar van het bedrijf. Medewerkers zien het gedeelte met module-instellingen niet.