Modules en module-instellingen - Shifton Service Help

Met Shifton Taken kunt u afzonderlijke modules in- en uitschakelen, afhankelijk van wat uw bedrijf nodig heeft. De meeste modules werken onafhankelijk van elkaar, maar de module Taken is verplicht — die kan niet worden uitgeschakeld, omdat de overige modules erop zijn gebouwd.

Module Taken

De module Taken geeft toegang tot de belangrijkste mogelijkheden van het systeem, waaronder:

Taken en taakinstellingen — soorten taken: enkelvoudige, groeps- en terugkerende taken
Aangepaste taakvelden
Controlelijsten
Klanten
Vaardigheden
Servicegebieden
Kaart
Markeringen
Statussen
Medewerkers
Rapporten
Bestanden aan taken koppelen
To Do (takenlijst)

Controle van werklocatie

Met de module Controle van werklocatie kunt u:

medewerkers in realtime op de kaart zien
routes en verplaatsingen volgen
de laatst bekende locatie bekijken
historische verplaatsingsgegevens van elke gewenste dag raadplegen

Inventaris

Met de module Inventaris kunt u:

Modules in- en uitschakelen

Zo beheert u de modules:

Klik op de bedrijfsnaam bovenaan de pagina.
Open het gedeelte Modules.

Op deze pagina ziet u:

de ingeschakelde modules
de beschrijvingen van de modules
de kosten van de modules

Module inschakelen

Zet een vinkje naast de module.
Klik op Opslaan.

Module uitschakelen

Haal het vinkje bij de module weg of
klik op het rode kruisje ernaast.
Klik op Opslaan.

Module-instellingen

In het gedeelte Instellingen kunt u het gedrag van de module instellen.

Basisinstellingen

Gebruik de naam van de medewerker uit het bedrijf Standaard wordt de naam uit het profiel weergegeven. Schakel deze optie in om de naam te tonen die bij het toevoegen van de medewerker is opgegeven.

Bedrijfskennisgevingsinstellingen

Telegram-meldingen toestaan Als dit is ingeschakeld, kunnen medewerkers meldingen in Telegram ontvangen volgens de instellingen van hun profiel.
SMS-meldingen toestaan Als dit is ingeschakeld, kunnen medewerkers SMS-meldingen ontvangen volgens de instellingen van hun profiel.

Instellingen van de module Taken

Het verzamelen van geolocatiegegevens toestaan Volgt de locatie van de medewerker bij gebruik van de mobiele app.
Geolocatietracking zonder koppeling aan een taak toestaan Medewerkers kunnen locatietracking toestaan zonder aan een taak te zijn toegewezen.
Geolocatie controleren voordat de taak begint Een medewerker kan een taak alleen starten als hij zich binnen de opgegeven afstand van het adres van de klant bevindt.
Taken aanmaken zonder diensten Maakt het mogelijk om taken zonder diensten aan te maken (handig voor kantoormedewerkers).
Taken niet opnieuw laten openen Taken kunnen niet meer worden gewijzigd nadat ze een eindstatus hebben bereikt.
Maximale afstand tot het adres van de klant (m) Stelt de toegestane afstand in om een taak te starten.
Geolocatiegevoeligheid Stelt de minimale afstand tussen vastgelegde punten in:
50–100 m — dezelfde plek
200–1000 m — verplaatsing met vervoer
Sta medewerkers toe om vrije taken op zich te nemen Medewerkers kunnen zelf niet-toegewezen taken oppakken.
Standaardstad Wordt automatisch ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant.
Overlappende taken voorkomen Voorkomt dat taken die elkaar in tijd overlappen aan dezelfde medewerker worden toegewezen.
Automatische datumwijziging van een vrije taak Niet-toegewezen taken worden verplaatst naar de dag na de geplande eindtijd.
Instellingen van de lijst met bestandstoewijzingen Maakt het mogelijk om soorten bestandstoewijzingen toe te voegen.

Instellingen voor controle van werklocatie

Geolocatiegevoeligheid Stelt de afstand in die nodig is om een nieuw verplaatsingspunt vast te leggen.

Belangrijk: klik na het wijzigen van instellingen op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Instellingen van het Klantenportaal

Hier stelt u in welke klantgegevens in de berichten worden ingevuld en hoe de naam van de uitvoerder wordt getoond.

Mapping: client name Het klantveld waaruit de voornaam wordt genomen (standaard — First name).
Mapping: Client’s Last Name Het veld waaruit de achternaam van de klant wordt genomen (standaard — Last name).
Mapping: customer’s phone number Het veld met het telefoonnummer van de klant — daarnaartoe worden de sms-berichten verstuurd (standaard — Phone).
Mapping: client email Het veld met het e-mailadres van de klant — daarnaartoe worden de e-mails verstuurd (standaard — e-mail).
Technicusnaam formaat Hoe de naam van de uitvoerder aan de klant wordt getoond (bijvoorbeeld alleen de voornaam).
Bescherming via telefoonnummer Verbergt het echte telefoonnummer van de medewerker voor de klant.

Instellingen voor SMS-betaling

Regels voor het automatisch opwaarderen van het SMS-saldo. Gebruik voor een eenmalige opwaardering het tabblad Opwaarderen in het gedeelte SMS-betaling.

Modus voor automatisch opwaarderen De modus voor automatisch opwaarderen. De waarde Uit — automatisch opwaarderen staat uit.

Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op “Opslaan”.

Instellingen “Facturatie”

Hier stelt u het uiterlijk van de documenten en de nummering van elk documenttype in.

Bedrijfslogo Het logo dat in de koptekst van de documenten wordt afgedrukt. Het wordt automatisch overgenomen uit de bedrijfsinstellingen (Bedrijfsinstellingen → Algemene informatie). Als er voor de documenten een ander logo nodig is, vervangt u het hier met de knop “Kies een logo”.
Bedrijfsnaam De naam van het bedrijf in de documenten (verplicht veld).
Default tax (percentage) De standaardbelasting in procenten — wordt in nieuwe documenten ingevuld.
Adresblok Het adres van het bedrijf in de koptekst van het document.
Factureringsblokkering De bankgegevens voor de betaling (begunstigde, bank, BIC, rekeningnummer enzovoort).

Belangrijk: het logo, de naam, het adres en de bankgegevens uit deze instellingen komen terecht in de documenten die u voor uw klanten opstelt — ze hebben niets te maken met de facturen die Shifton aan uw bedrijf uitreikt.

Documenttellers

Voor elk documenttype stelt u een eigen prefix en het huidige nummer in. Het volgende aangemaakte document krijgt het nummer “prefix + teller” (bijvoorbeeld EST-6).

Schattingsteller Offerte — prefix (bijvoorbeeld EST-) en teller.
Werkorder teller Werkorder — prefix (bijvoorbeeld WO-) en teller.
Factuurteller Factuur — prefix (bijvoorbeeld INV-) en teller.
Bonnen teller Ontvangstbewijs — prefix (bijvoorbeeld REC-) en teller.
Bewijs van servicebalie Bevestiging van de geleverde dienst — prefix (bijvoorbeeld POW-) en teller.

Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op “Opslaan”.

Veelgestelde vragen

Vraag: Kan ik maar één module inschakelen en de rest niet gebruiken? Antwoord: Ja. De meeste modules werken onafhankelijk, dus u kunt alleen die modules inschakelen die uw bedrijf echt nodig heeft. De enige uitzondering is de module Taken, die verplicht is.

Vraag: Waarom is de module Taken verplicht? Antwoord: Taken vormen de basis van het systeem. De overige modules (inventaris, locatiecontrole, rapporten) zijn opgebouwd rond de uitvoering van taken en kunnen zonder die module niet goed werken.

Vraag: Zien medewerkers de uitgeschakelde modules? Antwoord: Nee. Uitgeschakelde modules zijn volledig verborgen voor medewerkers en verschijnen niet in hun interface.

Vraag: Hebben wijzigingen aan modules invloed op bestaande gegevens? Antwoord: Nee. Het uitschakelen van een module verwijdert geen gegevens. Als u de module later weer inschakelt, blijven alle eerder aangemaakte gegevens beschikbaar.

Vraag: Is geolocatietracking verplicht voor medewerkers? Antwoord: Nee. Geolocatietracking hangt af van de module-instellingen en van de toestemmingen van de medewerkers. U kunt het volledig uitschakelen of beperken.

Vraag: Volgt het systeem de locatie buiten werktijd? Antwoord: Nee. Locatiegegevens worden alleen verzameld in overeenstemming met de actieve toestemmingen.

Vraag: Wat gebeurt er als een medewerker de toegang tot de locatie op zijn telefoon weigert? Antwoord: Het systeem kan zijn locatie niet volgen en sommige beperkingen die met taken samenhangen, kunnen dan niet goed werken.

Vraag: Kan ik taken aanmaken zonder een medewerker toe te wijzen? Antwoord: Ja. Zulke taken heten vrije taken en kunnen, als die optie is ingeschakeld, later door medewerkers worden opgepakt.

Vraag: Wat gebeurt er als twee taken elkaar in tijd overlappen? Antwoord: Als het voorkomen van overlappende taken is ingeschakeld, blokkeert het systeem het toewijzen van overlappende taken aan dezelfde medewerker.

Vraag: Kan ik taken na afronding bewerken? Antwoord: Dat hangt van de instellingen af. Als het opnieuw openen van taken is uitgeschakeld, kunnen afgeronde taken niet meer worden gewijzigd.

Vraag: Worden meldingen automatisch verstuurd nadat ze zijn ingeschakeld? Antwoord: Meldingen worden alleen verstuurd als ze zowel op bedrijfsniveau als in het profiel van de medewerker zijn ingeschakeld.

Vraag: Kan ik Telegram-meldingen gebruiken zonder SMS? Antwoord: Ja. Elk meldingskanaal kan onafhankelijk worden in- en uitgeschakeld.

Vraag: Kan ik de module-instellingen later wijzigen? Antwoord: Ja. Alle instellingen van de module kunnen op elk moment worden bijgewerkt.

Vraag: Waarom zijn mijn instellingen niet toegepast? Antwoord: Waarschijnlijk is er niet op de knop Opslaan geklikt. Wijzigingen worden pas na het opslaan toegepast.

Vraag: Worden de module-instellingen meteen toegepast? Antwoord: Ja. Na het opslaan gaan de instellingen onmiddellijk in.

Vraag: Kan ik een module testen voordat ik hem volledig ga gebruiken? Antwoord: Ja. U kunt een module inschakelen, de werking ervan controleren en hem zo nodig weer uitschakelen zonder gegevens te verliezen.