Op deze pagina staat alles bij elkaar wat de klant van uw bedrijf ontvangt: zowel de herinneringen die op het afgesproken tijdstip weggaan als de berichten die vanzelf worden verzonden zodra de taakstatus wijzigt. De teksten van de berichten legt u hier ook vast.
Waar u de pagina vindt
Klap in het linkermenu de groep Klantenportaal open en kies Herinneringsinstellingen. De groep verschijnt alleen als de module is ingeschakeld — zie het artikel “Klantenportaal — overzicht”.
Twee blokken op de pagina
De pagina is in twee blokken verdeeld, en u moet die niet met elkaar verwarren — ze treden om verschillende redenen in werking:
| Blok | Wanneer het wordt verzonden | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Instellingen voor geplande meldingen | Op tijd: N minuten voor of na het bezoek | “Ter herinnering: de monteur komt over een uur” |
| Meldingsinstellingen per status | Op gebeurtenis: de taak is in een bepaalde status gekomen | “De uitvoerder is naar u onderweg” |
Het een vervangt het ander niet: een herinnering gaat weg ook als de status niet is gewijzigd, en een melding per status ook als het bezoek nog een etmaal weg is.
Geplande herinneringen
Hoe u die maakt
- Klik op “Herinnering maken”.
- Titel — hoe de herinnering in de lijst wordt genoemd. Alleen u ziet die.
- Herinneringsoptie — “Voor” of “Na”.
- Verzend voor/na — het interval in minuten. De waarde
0betekent “op het referentiemoment zelf”. - Kanalen — sms, e-mail of beide.
- De teksten van het bericht: SMS-tekst, Onderwerp van de e-mail, E-mail tekst.
- Ingeschakeld — de herinnering inschakelen.
In de lijst staat de herinnering met de kolommen Titel, Verzend voor/na, Herinneringsoptie, Kanalen, Ingeschakeld en de acties — het potlood om te wijzigen en de prullenbak om te verwijderen.
Meldingen per status
De statussen zijn de uwe, niet die van het systeem
De lijst met statussen in dit blok is geen kant-en-klare lijst van Shifton. De taakstatussen maakt en benoemt u zelf in het gedeelte Taakinstellingen → Statussen, en de meldingentabel toont precies uw eigen set. Op de afbeeldingen in dit artikel staan de statussen van één bedrijf; bij u staan uw eigen statussen.
Daaruit volgt de werkorde: eerst de statussen, dan de meldingen daarvoor. Een nieuwe status die u later toevoegt, verschijnt als een lege regel in de tabel — zonder kanalen, en voor die status gaat er niets naar de klant zolang u ze niet hebt vastgelegd.
Hoe u een melding voor een status vastlegt
Klik op + in de regel van de status — dan opent het venster “Regel voor statussen toevoegen”:
- Status — de status waarbij de regel bij de overgang in werking treedt.
- Kanalen — sms, e-mail of beide.
- SMS-tekst — de tekst van de sms.
- Onderwerp van de e-mail — het onderwerp van de e-mail.
- E-mail tekst — de tekst van de e-mail.
- Ingeschakeld — of de regel is ingeschakeld.
Klik op “Opslaan”. In de tabel verschijnen tegenover de status de gekozen kanalen, en de grijze markering wordt groen.
Een status waarvoor geen enkel kanaal is vastgelegd, is grijs gemarkeerd — daarvoor krijgt de klant niets.
Variabelen in de tekst van het bericht
De teksten zijn niet statisch: er worden gegevens van de betreffende taak in ingevuld. Onder elk veld staat een tip met de lijst toegestane variabelen:
{executor_name} — de naam van de uitvoerder · {company_name} — de naam van het bedrijf · {client_first_name} — de voornaam van de klant · {client_last_name} — de achternaam van de klant · {scheduled_time} — de geplande tijd van het bezoek · {task_id} — het nummer van de taak · {company_id} — het nummer van het bedrijf · {client_id} — het nummer van de klant · {link_map} — de link naar de volgpagina · {link_feedback} — de link naar het beoordelingsformulier
Het belangrijkste over de links. De links naar de kaart en naar de beoordeling worden niet automatisch toegevoegd — ze komen alleen via {link_map} en {link_feedback} in het bericht terecht. Als u de variabele niet invoegt, gaat het bericht zonder link weg: de klant kan de uitvoerder niet volgen en geen beoordeling achterlaten, en aan de interface is dat niet te zien — de regel lijkt gewoon ingesteld.
Een voorbeeld van een sms-tekst voor de status “de uitvoerder is vertrokken”:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}En het bijbehorende onderwerp van de e-mail:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}De e-mail komt bij de klant aan namens Shifton Robot ([email protected]), met het onderwerp dat u hebt vastgelegd.
Wat er nodig is om de berichten te laten aankomen
- Voor sms is saldo nodig. Elke sms wordt van het sms-saldo afgeschreven — dat staat op de pagina SMS-facturatie. Bij een saldo van nul gaan de sms’en niet weg. E-mails zijn gratis en zijn niet van het saldo afhankelijk.
- Bij de klant moeten het telefoonnummer en/of het e-mailadres zijn ingevuld, en deze velden moeten aan de kanalen zijn gekoppeld bij Modules → Instellingen → Klantenportaal.
- De regel moet ingeschakeld zijn — de schakelaar Ingeschakeld.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| De herinnering is gemaakt, maar wordt niet verzonden | De schakelaar Ingeschakeld staat uit | Schakel de herinnering in de lijst in |
| Bij een statuswijziging heeft de klant niets gekregen | Voor de status is geen enkel kanaal vastgelegd (grijze markering) | Klik op + in de regel van de status en leg de kanalen en de tekst vast |
| Er is een nieuwe status verschenen, maar er zijn geen meldingen voor | De status is toegevoegd nadat de meldingen waren ingesteld | Leg er een regel voor vast — een nieuwe status wordt leeg aangemaakt |
| De klant heeft een bericht zonder link gekregen | In de tekst is de variabele {link_map} of {link_feedback} niet ingevoegd | Voeg de gewenste variabele aan de tekst van de regel toe |
In het bericht is de variabele zelf te zien, bijvoorbeeld {client_first_name} | Een typefout in de naam — een onbekende variabele gaat als gewone tekst naar de klant | Kopieer de naam uit de tip onder het veld |
| E-mails komen aan, sms’en niet | Het sms-saldo is nul of de klant heeft geen telefoonnummer | Vul het saldo aan op de pagina SMS-facturatie en controleer de klantkaart |
Veelgestelde vragen
Vraag: Wat is het verschil tussen een geplande herinnering en een melding per status? Antwoord: Een herinnering is aan de tijd van het bezoek gekoppeld — die gaat N minuten ervoor of erna weg. Een melding per status is aan een gebeurtenis gekoppeld — de taak is in een status gekomen. Het een vervangt het ander niet.
Vraag: In welke eenheden legt u het interval van de herinnering vast? Antwoord: In minuten. De waarde 0 betekent verzenden op het referentiemoment zelf.
Vraag: Hoeveel herinneringen kan ik maken? Antwoord: Er is geen limiet. Meestal maakt men er twee of drie: bijvoorbeeld een etmaal ervoor per e-mail en 30 minuten ervoor per sms.
Vraag: Ik heb andere statussen in mijn tabel dan op de afbeelding. Is dat normaal? Antwoord: Ja. De statussen maakt u zelf aan bij Taakinstellingen → Statussen, en de tabel toont precies uw eigen set.
Vraag: Ik heb een nieuwe status toegevoegd — waarom zijn er geen meldingen voor? Antwoord: Een nieuwe status verschijnt als een lege regel in de tabel, zonder kanalen. Open die via + en leg de kanalen en de tekst vast.
Vraag: Kan ik alleen e-mails sturen en geen sms verbruiken? Antwoord: Ja, laat in de regel alleen het e-mailkanaal staan.
Vraag: De klant heeft een bericht gekregen, maar zonder link naar de kaart. Waarom? Antwoord: In de tekst staat de variabele {link_map} niet. De link wordt niet vanzelf toegevoegd — u moet die in de tekst schrijven.
Vraag: Kan ik de tekst van het bericht in mijn eigen taal schrijven? Antwoord: Ja, de tekst is volledig de uwe. Houd er rekening mee dat die in die vorm naar alle klanten gaat — de tekst wordt niet naar de taal van de klant vertaald.
Vraag: Wat ziet de klant in plaats van de variabele als er geen gegevens zijn? Antwoord: De variabele wordt vervangen door wat er in de taak staat. Als het veld bij de klant niet is ingevuld, blijft de plek leeg — daarom kunt u de naam beter vooraf op de klantkaart controleren.
Vraag: Kan ik de meldingen voor alle statussen tegelijk uitschakelen? Antwoord: Er is geen aparte schakelaar — de kanalen haalt u bij elke status afzonderlijk weg. Sneller is het om de hele module uit te schakelen bij Bedrijfsinstellingen → Modules.
Vraag: Wie kan deze instellingen wijzigen? Antwoord: De eigenaar en de beheerder van het bedrijf.
Vraag: Gaan de meldingen naar de klant en naar de medewerker? Antwoord: Nee. De instellingen op deze pagina gaan alleen over de klant. Meldingen aan medewerkers stelt u apart in — in het profiel van de medewerker en in de instellingen van de module Taken.