Sms’en aan klanten worden betaald vanaf een apart sms-saldo — niet uit uw abonnement op Shifton. Zolang daar geld op staat, gaan de meldingen en herinneringen weg; als het saldo op nul staat, worden de sms’en simpelweg niet verzonden en ziet u daarvan geen enkele fout in de interface. Op deze pagina ziet u het saldo, het verbruik en alles wat daarmee gebeurt.
De pagina opent u vanuit het linkermenu: Klantenportaal → SMS-facturatie.
E-mails zijn daarbij gratis en zijn niet van het sms-saldo afhankelijk — als u zonder kosten wilt werken, laat dan in de regels alleen het e-mailkanaal staan.
Vijf tabbladen
| Tabblad | Waarvoor |
|---|---|
| Overzicht | Het saldo, het verbruik over een periode, de uitsplitsing per land en per berichttype |
| Verstuurt | Het logboek van elke verzonden sms: bezorging, segmenten, afschrijvingsstatus |
| Transacties | Alle bewegingen op het saldo: opwaarderingen, afschrijvingen, overdrachten, terugbetalingen |
| Opwaarderen | Eenmalig opwaarderen met een opgeslagen kaart en overdracht tussen saldi |
| Facturen | Betaaldocumenten: opwaarderingen en afschrijvingen wegens overschrijding |
Overzicht
- SMS-saldo — hoeveel geld er nu beschikbaar is om te verzenden.
- SMS verzonden (period) — het aantal berichten over de gekozen periode en het aantal segmenten.
- Verbruikt (periode) — het verbruikte bedrag over de periode.
- Per land — het aantal en de kosten per land van de ontvanger. De tarieven verschillen per land, en juist hier ziet u welk land het budget opeet.
- Op type — het verbruik per berichttype, bijvoorbeeld meldingen bij een taakstatus.
Als het saldo laag is, staat hier ook een prognose in de geest van “het saldo is genoeg voor ~N dagen” — berekend op basis van uw huidige verbruik.
Wat een segment is
In één sms passen een beperkt aantal tekens. Een lang bericht wordt in segmenten opgedeeld en elk segment wordt afzonderlijk getarifeerd: een bericht van drie segmenten kost net zoveel als drie sms’en. Daarom heeft de lengte van de tekst in de regels rechtstreeks invloed op de rekening — vooral als er een lange link in de tekst wordt ingevuld.
Verstuurt
Het logboek van elk bericht: de ontvanger, het type melding, het aantal segmenten, de bezorging en de afschrijvingsstatus. De afschrijvingsstatus kan zijn: Afgeschreven, In afwachting, Mislukt en Providerfout — de laatste betekent dat het bericht niet door de operator is aangenomen en niet door Shifton.
Dat is de eerste plek om te kijken bij een klacht “de klant heeft geen sms gekregen”: u ziet of het bericht wel is verzonden en wat de operator heeft geantwoord.
Transacties
Alle bewegingen op het saldo, met het type verrichting:
- Opwaarderen (Stripe) — betaling met een kaart.
- Opwaarderen (handmatig) — een bijschrijving die door de support is gedaan.
- Promotietegoed — bonusmiddelen.
- B2C-debet — het verbruik voor sms’en die naar klanten zijn verzonden.
- Overdracht inkomend / Overdracht uitgaand — het verplaatsen van geld tussen het hoofdsaldo en het sms-saldo.
- Terugbetaling — de teruggave van een eerder afgeschreven bedrag.
- Overschrijding — als er berichten zijn weggegaan bij een saldo van nul of een negatief saldo.
Opwaarderen
Hier staan twee verschillende handelingen:
- Opwaarderen via kaart — een eenmalige afschrijving van een opgeslagen kaart. Kies de kaart, geef het bedrag op en klik op “Breng nu in rekening”. Na een geslaagde opwaardering wordt het saldo direct bijgewerkt en verschijnt de verrichting bij Transacties.
- Overdracht — het verplaatsen van middelen tussen het hoofdsaldo van het bedrijf en het sms-saldo, in beide richtingen: Hoofd → SMS en SMS → Hoofd. Handig als het geld al op het hoofdsaldo staat.
Automatisch opwaarderen
Om te voorkomen dat de sms’en op een ongelegen moment opraken, zijn er regels voor automatisch opwaarderen — die legt u vast in de instellingen van de module (Modules → Instellingen → Klantenportaal), in het blok SMS-factureringsinstellingen:
- Modus voor automatisch opwaarderen — wat er gebeurt als het saldo onder de drempel zakt: Uit, Alleen melden of Kaart automatisch belasten.
- Opwaardeerdrempel — het bedrag waaronder de regel in werking treedt.
- Opwaardeerbedrag — hoeveel er bij elke automatische opwaardering wordt afgeschreven.
- Maximaal aantal opwaarderingen per dag en Maximaal opwaardeerbedrag per dag — beveiligingen tegen een lawine van afschrijvingen.
- Pauze tussen opwaarderingen — het minimale aantal minuten tussen twee automatische opwaarderingen.
- Voorkeurskaart — van welke kaart de automatische afschrijvingen gaan.
- Waarschuwingsmails — aan wie er aanvullend een bericht gaat over een laag saldo en over automatisch opwaarderen.
De modus “Alleen melden” is een verstandige tussenweg: het geld wordt niet vanzelf afgeschreven, maar u weet van tevoren dat het saldo laag is.
Facturen
Betaaldocumenten voor sms: opwaarderingen van het saldo en afschrijvingen wegens overschrijding. Hier haalt men die op voor de boekhouding.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Klanten krijgen geen sms’en meer | Het sms-saldo staat op nul | Waardeer op via het tabblad Opwaarderen; om herhaling te voorkomen, schakelt u automatisch opwaarderen of de modus “Alleen melden” in |
| E-mails komen aan, maar sms’en niet | Het saldo is uitgeput of de klant heeft geen telefoonnummer | Controleer het saldo en de klantkaart: e-mail is niet van het saldo afhankelijk |
| In het logboek Verstuurt staat de status “Providerfout” | Het bericht is niet door de telecomoperator aangenomen | Controleer de notatie van het nummer van de klant (internationaal, zonder plus) |
| Het verbruik is hoger dan verwacht | Lange berichten worden in segmenten opgedeeld en de tarieven verschillen per land | Bekijk Per land en Op type en kort de teksten van de regels in |
| Het saldo raakt in de min | Er zijn berichten weggegaan bij een saldo van nul — er is Overschrijding geboekt | Waardeer het saldo op; het bedrag van de overschrijding komt in Facturen terecht |
| Het automatisch opwaarderen is niet in werking getreden | De modus staat op Uit, er is geen kaart gekozen of de dagbeveiliging is in werking getreden | Controleer het blok SMS-factureringsinstellingen in de instellingen van de module |
| U hebt een document voor de boekhouding nodig | — | Het tabblad Facturen |
Veelgestelde vragen
Vraag: Waarom is er voor sms een apart saldo en geen abonnement? Antwoord: Elke sms wordt afzonderlijk aan de operator betaald en kost in elk land iets anders, dus het verbruik wordt naar werkelijkheid berekend en van een apart sms-saldo afgeschreven.
Vraag: Wat gebeurt er als het saldo op is? Antwoord: De sms’en worden niet meer verzonden. Er verschijnt geen fout in de interface, dus een laag saldo houdt u het beste van tevoren in de gaten — via de prognose op het tabblad Overzicht of via meldingen.
Vraag: Verbruiken e-mails ook saldo? Antwoord: Nee, e-mail is gratis.
Vraag: Wat zijn segmenten en waarom zijn er meer segmenten dan berichten? Antwoord: Een lange sms wordt in delen opgedeeld en elk deel wordt afzonderlijk getarifeerd. Drie segmenten = de kosten van drie berichten.
Vraag: Hoe beperk ik het verbruik? Antwoord: Kort de teksten van de regels in (vooral die met lange links), schakel sms uit bij statussen waar een e-mail genoeg is, en kijk bij Per land waar het geld naartoe gaat.
Vraag: Kan ik het saldo ook zonder kaart opwaarderen? Antwoord: Op het tabblad Opwaarderen zit een overdracht van het hoofdsaldo van het bedrijf. Een handmatige bijschrijving doet de support — in de transacties is die te zien als Opwaarderen (handmatig).
Vraag: Wat is een overdracht tussen saldi? Antwoord: Het verplaatsen van geld tussen het hoofdsaldo van het bedrijf en het sms-saldo, in beide richtingen.
Vraag: Hoe schakel ik automatisch opwaarderen in? Antwoord: Bij Modules → Instellingen → Klantenportaal, in het blok SMS-factureringsinstellingen: kies de modus “Kaart automatisch belasten” en leg de drempel, het bedrag en de kaart vast.
Vraag: Maakt het automatisch opwaarderen mijn kaart niet leeg? Antwoord: Daarvoor zijn er beveiligingen: een maximaal aantal opwaarderingen per dag, een maximumbedrag per dag en een pauze tussen opwaarderingen.
Vraag: Kan ik alleen waarschuwingen krijgen, zonder afschrijvingen? Antwoord: Ja, met de modus “Alleen melden”. Ontvangers kunt u toevoegen bij Waarschuwingsmails.
Vraag: De klant zegt dat de sms niet is aangekomen. Waar begin ik? Antwoord: Bij het tabblad Verstuurt: daar ziet u of het bericht is verzonden, hoeveel segmenten er waren en wat de bezorg- en afschrijvingsstatus is.
Vraag: Het saldo is negatief — hoe kan dat? Antwoord: Er kunnen berichten zijn weggegaan bij een saldo van nul; dan wordt er Overschrijding geboekt en komt het bedrag in Facturen terecht.
Vraag: Wie kan het saldo opwaarderen en de instellingen wijzigen? Antwoord: De eigenaar en de beheerder van het bedrijf.