Taakstatussen: Standaard Workflow & Geavanceerde Aanpassing

Taakstatussen helpen je elke stap van een taak te volgen — van het moment dat het in het systeem verschijnt tot de succesvolle voltooiing ervan.
Shifton bevat een standaard status workflow die door de meeste bedrijven wordt gebruikt, terwijl je ook een gedetailleerder statusproces kunt configureren als je werkzaamheden dat vereisen.

✅ Standaard Status Workflow

Standaard doorloopt elke taak drie belangrijke stadia:

Status	Zichtbaarheid	Doel
TE DOEN	verborgen voor technici	Interne systeem startpunt dat de eerste selecteerbare statussen definieert
Inchecken	zichtbaar	Technicus is met de taak begonnen
Uitchecken	zichtbaar	Technicus heeft de taak voltooid

Standaard Workflow

Deze workflow is ideaal voor een eenvoudig proces:
taak starten → taak voltooien → doorgaan naar de volgende.

✨ Geavanceerde Status Workflow (Optioneel)

Als je processen omvatten:

taakacceptatie,
reis naar klant,
goedkeuringen en bevestigingen,
tijdelijke pauzes,
herhalingsbezoeken of garantiewerk,

het kan zijn dat u de workflow wiltuitbreidenmet extra statussen.

Voorbeeld van een uitgebreid proces

🧩 TE DOEN — Interne Verborgen Status

Zelfs in geavanceerde workflowsblijft TE DOEN verborgenen wordt het alleen gebruikt om de eerste zichtbare statussen te definiëren.

Beschikbare keuzes vanaf TE DOEN:

Accepteren— technicus neemt de klus aan

Weigeren— technicus wijst de klus af

❌ Weigeren is eeneindstatus— er zijn geen verdere acties beschikbaar.

🔄 Hoofd Uitvoeringsstroom

Zodra de klus is geaccepteerd:

Bezig= technicus is actief aan het werk

Volgende stap is eenenkele keuzeuit beschikbare overgangen:

⏸ Pauze — Tijdelijke Opschorting

Gebruikt wanneer de technicus de taak een periode moet stoppen:

wachtend op onderdelen,
klant niet beschikbaar,
een herhalingsbezoek plannen.

Toegestane overgangen vanafPauze:

Gestart — klaar om de uitvoering te hervatten

Afronden — taak kan in dit stadium worden gesloten

🏁 Afronden / Uitchecken — Eindstatus

De klus is volledig afgerond door de technicus.

Optioneel kan de taak heropend worden door een beheerder als er verder werk nodig is (bijv. garantie-aanpassingen).

Het wordt aanbevolen om speciale statussen voor terugkeerbezoeken te creëren:

Garantie werkzaamheden
Tweede bezoek
Opvolging vereist

📊 Uitgebreid Workflow Voorbeeld Diagram

🎯 Het Juiste Werkstroom Kiezen

Gebruik de Standaard Werkstroom Wanneer	Gebruik de Geavanceerde Werkstroom Wanneer
Taken eenvoudig en lineair zijn	Taken meerdere uitvoeringsstappen hebben
Kantoorwerk	Veldservice met reizen
Elke taak in één bezoek kan worden voltooid	Vertragingen, retouren en goedkeuringen voorkomen
Geen behoefte aan taakbevestiging	Bevestigers of planners betrokken zijn

🛠 Hoe Geavanceerde Statussen te Configureren

1️⃣ Ga naar Taakinstellingen → Statussen
2️⃣ Voeg aangepaste statussen toe
3️⃣ Definieer toegestane overgangen voor elke status
4️⃣ Zorg ervoor dat elke status leidt tot een logische volgende stap (behalve eindstatussen)

✅ Voordelen van een Goed Geconfigureerde Workflow

Technici weten altijd welke actie ze als volgende moeten ondernemen
Dispatchers monitoren voortgang in real-time
Managers krijgen inzicht in taakprestaties en veldoperaties
Workflows worden gestructureerd, geautomatiseerd en voorspelbaar

Veelgestelde Vragen (FAQ)

V: Wat zijn taakstatussen in Shifton?
A: Taakstatussen helpen om elke stap van een taak te volgen — vanaf het moment dat het in het systeem verschijnt tot de succesvolle voltooiing ervan.

V: Wat is de standaard taakworkflow?
A: De standaard status workflow omvat drie hoofdfasen:

TE DOEN (interne startpunt),

Aanmelden (wanneer de technicus met de taak begint),

Afmelden (wanneer de technicus de taak voltooit).

V: Wat betekent de status TE DOEN?
A: “TE DOEN” is een interne, verborgen status die wordt gebruikt om de eerste zichtbare statussen te definiëren die technici kunnen kiezen.

V: Kan de standaard workflow worden uitgebreid?
A: Ja — als uw proces stappen vereist zoals taakacceptatie, reizen, goedkeuringen, pauzes, follow-ups of garantiebezoeken, kunt u een geavanceerde status workflow met aangepaste statussen.

Wat is het geavanceerde workflow voorbeeld?

Eén uitgebreid workflow voorbeeld kan zijn: TO DO → Accept → Doing → (Pause) → Finish, weerspiegelt acceptatie, uitvoering, tijdelijke stops en voltooiing.

Wat betekent de status Accepteren?

“Accepteren” betekent dat de technicus de taak in behandeling heeft genomen. Het gaat over van TE DOEN en maakt deel uit van een uitgebreide workflow.

Wat geeft Doen aan?

“Doen” betekent dat de technicus actief aan de taak werkt na acceptatie.

Wanneer moet de status Pauzeren worden gebruikt?

“Pauzeren” wordt gebruikt wanneer een technicus tijdelijk moet stoppen — bijvoorbeeld bij het wachten op onderdelen, onbeschikbaarheid van de klant, of bij het plannen van een vervolgbezoek.

Wat gebeurt er wanneer een taak de status Afrekenen / Afronden bereikt?

Wanneer een taak wordt verplaatst naar Afrekenen / Afronden, is deze volledig afgerond door de technicus. Sommige workflows staan beheerders ook toe om een afgeronde taak te heropenen als er meer werk nodig is.

Kan ik taakstatussen aanpassen?

Ja — u kunt geavanceerde workflows configureren door aangepaste statussen te maken en toegestane overgangen te definiëren zodat ze het echte proces van uw bedrijf weerspiegelen.

Waarom zou ik een geavanceerde workflow gebruiken?

Geavanceerde taakworkflows helpen bij het representeren van echte veldprocessen met tussenstappen (bijv. acceptatie, pauzes, vervolgacties), waardoor monitoring en uitvoering flexibeler en nauwkeuriger worden.