Eerste project en rooster aanmaken

Projecten bundelen medewerkers en roosters (zoals afdelingen, locaties of teams). Roosters bepalen de werktijdregels en bevatten de feitelijke diensten. U hebt ten minste één project en één rooster nodig voordat u diensten kunt toewijzen.

Deel 1: Project

Het eerste project wordt automatisch aangemaakt direct na de bedrijfsregistratie. U kunt het hernoemen of de instellingen aanpassen.

Hoe een project bewerken

Klik op het pictogram Projecten in het linker zijpaneel (mappictogram) → Selecteereereer het project → wijzig de gegevens:

Medewerkersrechten in het project

Projectlabels (Marks)

Elk project kan zijn eigen set labels hebben — gekleurde tags voor categorisering. Labels kunnen worden gekoppeld aan diensten en aan medewerkers in het rooster (tabblad Geplande teamleden).

Voor labelbeheer: open de projectbewerking → Merken → + Add Markereneren → voer een naam in en kies een kleur → Opslaan.

Klik op Opslaan.

Extra projecten aanmaken

Klik op + Een project aanmaken op de pagina Projects.

Deel 2: Rooster aanmaken

Stap 1: Open de pagineen roosters

Klik op het pictogram Roosters in het linker zijpaneel (lijstpictogram).

Stap 2: Start de wizard

Klik op + Schema toevoegen.

Stap 3: Basisinformatie (Stap 1)

Rechten voor medewerkers (elk met de optie ‘Met goedkeuring van de manager’):
– Dienstwissel
– Dienst naar open diensten verplaatsen
– Eigen diensten aanmaken
– Pauzes aanmaken
– Diensten afwijzen
– Open diensten aannemen
– Pauzes wisselen tussen sjablonen
– Diensten splitsen

Klik op VolgEindee.

Stap 4: Kies het roostertype (Stap 2)

Elk roostertype heeft eigen instellingen in de volgende stappen van de wizard.

Empty — handmatig rooster

Volledig handmatige controle. Het systeem genereert geen diensten — u voegt ze handmatig toe via de Schedule-pagina.

Voorbeeld: Een klein kantoor met 5 personen, waar de leidinggevende zelf bepaalt wie wanneer werkt en handmatig diensten inplant voor elke dag.

Er zijn geen extra stappen in de wizard — het rooster wordt direct aangemaakt.

Basic — standaard automatisch

Geschikt voor eenvoudige roosters met vaste tijden. In Stap 3 (Shiftgegevens) worden dienstsjablonen ingesteld:

• Weekdagen voor elk sjabloon
• Begin- en eindtijd van de dienst
• Pauzeduur
• Locatie

Het systeem verdeelt medewerkers automatisch volgens de ingestelde sjablonen.

Voorbeeld: Een kantoor werkt ma–vr 09:00–18:00. U maakt één dienstsjabloon aan en het systeem wijst dit toe aan alle medewerkers op de geselecteerde dagen.

Op beschikbaarheid — op basis van beschikbaarheid van medewerkers

Medewerkers geven van tevoren hun beschikbare tijd aan (via het gedeelte Wanneer ik beschikbaar ben). Het systeem genereert automatisch diensten op basis van de beschikbaarheid van elke medewerker. In Stap 3 (Shiftgegevens) worden ingesteld:

Voorbeeld: Een cafetaria waar studentbarista’s aangeven op welke dagen en uren zij beschikbaar zijn. Op weekdagen zijn 3 personen nodig, in het weekend — 1. Het systeem stelt automatisch het rooster samen op basis van beschikbaarheid en behoefte.

Advanced — geavanceerd automatisch

Voor complexe roosters met meerdere diensten per dag en uiteenlopende personeelsbehoefte. In Stap 3 (Shiftgegevens):

Voorbeeld: Een callcenter met een ochtenddienst (08:00–16:00, 10 operators nodig op weekdagen, 5 in het weekend), een avonddienst (16:00–00:00, 8 operators nodig) en een nachtdienst (00:00–08:00, 3 operators nodig). Het systeem verdeelt medewerkers over diensten rekening houdend met de belasting per dag.

Preset — rotatiepatronen

Voor cyclische roosters. In Stap 3 wordt het rotatiepatroon ingesteld — het systeem wisselt automatisch werk- en vrije dagen af volgens het opgegeven sjabloon.

Voorbeeld: Een beveiligingsbedrijf waar medewerkers werken in een 2-dagen-op/2-dagen-vrij-patroon (2/2), of een fabriek met een 24-uursdienst om de drie dagen. U stelt het patroon eenmalig in en het systeem herhaalt dit voor de gehele roosterperiode.

Wat is een dienstsjabloon (Shift sjabloon)

Een dienstsjabloon is een opgeslagen set parameters voor het snel aanmaken van diensten. In plaats van elke keer handmatig de tijd, pauze en andere gegevens in te voeren, selecteert u een kant-en-klaar sjabloon — en alle velden worden automatisch ingevuld.

Sjablonen worden aangemaakt in Stap 3 (ploegendienstgegevens) van de roosterwizard (voor de typen Basic, Op beschikbaarheid, Advanced) of later — op de Schedule-pagina.

Waaruit bestaat een dienstsjabloon

Pauzes in het dienstsjabloon

Het dienstsjabloon ondersteunt twee manieren om pauzes in te stellen:

1. Eenvoudige pauze (Pauze) — alleen de duur in minuten wordt opgegeven. De pauze is niet gekoppeld aan een specifiek tijdstip.

2. Geplande pauzes (Pauzes instellen) — exacte pauzes met een begintijd en parameters. Activeer het selectievakje Pauzes instellen in het dienstsjabloon:

Klik op Pauze toevoegen om extra pauzes aan het sjabloon toe te voegen. U kunt meerdere pauzes instellen in één dienst (bijv. een ochtend-koffiebreak en een lunchpauze).

Aantal medewerkers per weekdag

Voor de roostertypen Op beschikbaarheid en Geavanceerd kunt u bij elk dienstsjabloon het Aantal benodigde medewerkers instellen — het vereiste aantal medewerkers afzonderlijk per weekdag (ma–zo). Gebruik de knoppen +/− voor de instellingen.

Hiermee kunt u bijvoorbeeld 5 personen inplannen op weekdagen en 2 in het weekend voor hetzelfde dienstsjabloon.

Het selectievakje Stel werkplekken in per dag schakelt de modus in voor afzonderlijk beheer van werkplekken per dag.

Waar worden sjablonen gebruikt

Voorbeeld

Een restaurant maakt drie sjablonen aan: ‘Ochtend’ (07:00–15:00, geplande pauze ‘Lunchpauze’ 30 minutenuten vanaf 12:00, betaald), ‘Middag’ (15:00–23:00, pauze 30 minutenuten), ‘Nacht’ (23:00–07:00, pauze 20 min). Op weekdagen zijn 5 personen nodig voor de ochtenddienst, in het weekend — 3. Bij het samenstellen van het rooster kiest de manager een kant-en-klaar sjabloon — tijd, pauzes en aantal medewerkers worden automatisch ingevuld.

Stap 5: Beperkingsinstellingen — Settings (alleen Op beschikbaarheid en Advanced)

Voor de typen Op beschikbaarheid en Geavanceerd is in de wizard een extra stap Instellingen beschikbaar, die beperkingen instelt bij de automatische dienstverdeling:

Urenquota’s:

Dienst- en rustbeperkingen:

Aangepaste regels — met de knop + Add kunt u aanvullende regels toevoegen voor de automatische generatie.

Deze instellingen garanderen dat het automatisch aangemaakte rooster voldoet aan de arbeidswetgeving en interne bedrijfsregels.

Belastingsplanner (alleen Op beschikbaarheid en Advanced, vereist module Forecasting)

Bij de roostertypen Op beschikbaarheid en Geavanceerd is met de geactiveerde module Prognoses het tabblad Laadvraag beschikbaar in de wizard. Hiermee kunt u aangeven hoeveel medewerkers er elk uur van elke dag nodig zijn.

Uurrooster voor werkbelasting (Planner voor uurbelasting)

Visuele belastingseditor direct in de interface:

Voorbeeld: Een kantoor werkt ma–vr 09:00–18:00. Op weekdagen is er elk uur 1 medewerker nodig, op za en zo — 0. U vult het raster in en het systeem berekent automatisch het optimale aantal diensten.

Stap 6: Voeg medewerkers toe aan het rooster

Open de Roosterpagina (kalenderpictogram) → Selecteereereer het project en rooster → voeg medewerkers toe via het menu Acties.

Deel 3: Voeg de eerste dienst toe

Klik na het toevoegen op Publiceer & Informatiermeer werknemers — medewerkers ontvangen meldingen over het rooster.

Gerelateerde artikelen

• Stapsgewijze installatiehandleiding
• Eerste medewerkers toevoegen
• Salarisinstellingen
• Afdelingen en projecten
• Pauzes
• Prognoses
• Projectbeheer
• Locatiebeheer

Veelgestelde vragen

V: Hoeveel roosters kunnen er in één project zijn?
A: Een onbeperkt aantal.

V: Wat is de maxiMan duur van een rooster?
A: Bij het aanmaken en verlengen — maximaal drie maanden per keer. Het rooster kan een onbeperkt aantal keren worden verlengd.

V: Kan ik het roostertype wijzigen na aanmaak?
A: Nee. Maak voor een ander type een nieuw rooster aan.

V: Medewerkers verschijnen niet in het roosterraster.
A: Controleer of de medewerkers zowel aan het project als aan het rooster zijn toegevoegd.

V: Waarschuwingspictogram ⚠️ bij het rooster.
A: Het datumbereik is verlopen. Maak een nieuw rooster aan of verleng het bestaande.

V: Hoe voeg ik medewerkers toe aan een rooster na aanmaak?
A: Open Roosters → potloodpictogram bij het rooster → tabblad Voeg medewerkers toe → Selecteereereer medewerkers → sla op.

V: Hoe verleng ik een rooster na afloop?
A: Schedules → potlood → tabblad Schema verkorten/verlengen → selecteer Rooster uitbreiden → geef de nieuwe datum op → sla op.

V: Waarvoor dient het ‘Week control type’ in het rooster?
A: Bepaalt hoe het systeem reageert op overwerk. Toestaan — zonder beperkingen, Toestaan met bevestiging — manager bevestigt overuren, Blokkeren — diensten met overschrijding worden gemarkeerd met een rode stip.

V: Hoe maak ik een tweede project aan?
A: Ga naar Modules → verhoog het aantal projecten in de module Afdelingen en projecten → sla op. Daarna wordt de knop + Een project aanmaken actief.

V: Kan ik een dienstsjabloon hernoemen na het aanmaken van het rooster?
A: Ja. Klik op het dienstsjabloon in het roosterraster → bewerkingsknop — wijzig de naam en sla op.

V: Hoe kies ik het roostertype ‘Voorinstelling’ voor rotatie 2/2?
A: Selecteer in Stap 2 van de roosterwizard Voorinstelling en stel vervolgens het patroon in: 2 werkdagen, 2 vrije dagen.

V: Wat gebeurt er als ik het rooster niet publiceer?
A: Medewerkers ontvangen geen meldingen en zien de diensten niet in de mobiele app. Publicatie is verplicht om het team te informeren.

V: Kan ik een projectBeherenr toewijzen bij het aanmaken van het project?
A: Ja. In de projectinstellingen is er het veld Beherenrs — voeg de gewenste gebruikers toe met de rol Manager.

V: Hoe verwijder ik een rooster?
A: Open de roosterinstellingen en klik op Verwijderen. Alle diensten binnen het rooster worden automatisch verwijderd.

V: Hoe voeg ik geplande pauzes toe aan een dienstsjabloon?
A: Schakel in het dienstsjabloon het selectievakje Pauzes instellen in → vul Title, Duration, Start en Paid in → klik op Pauze toevoegen om extra pauzes toe te voegen. Elke pauze is gekoppeld aan een specifiek tijdstip.

V: Wat is het verschil tussen een eenvoudige pauze (Pauze) en een geplande pauze (Pauzes instellen)?
A: Een eenvoudige Break is alleen de duur in minuten, zonder koppeling aan een tijdstip. Pauzes instellen zijn exacte pauzes met naam, begintijd, duur en een selectievakje voor betaling.

V: Kan ik een verschillEinde aantal medewerkers instellen voor weekdagen en weekEindeen?
A: Ja. Bij de roostertypen Op beschikbaarheid en Geavanceerd wordt voor elk dienstsjabloon het Aantal benodigde medewerkers afzonderlijk ingesteld per weekdag (ma–zo).

V: Wat is de Uurrooster voor werkbeLaatsteing?
A: Een visuele belastingsplanner op het tabblad Laadvraag (vereist module Prognoses). Hiermee kunt u aangeven hoeveel medewerkers er elk uur van elke dag nodig zijn. Op basis van deze gegevens berekent het systeem het optimale aantal diensten.

V: Waar vind ik de beLaatsteingsplanner?
A: Activeer de module Prognoses → in de roosterwizard voor de typen Op beschikbaarheid of Geavanceerd → tabblad Laadvraag → Uurrooster voor werkbeLaatsteing.

V: Wat betekent ‘Stel werkplekken in per dag’ in het dienstsjabloon?
A: Met dit selectievakje kunt u een verschillend aantal werkplekken instellen voor elke weekdag binnen één dienstsjabloon. Beschikbaar bij de typen Op beschikbaarheid en Advanced.

V: Kan ik meerdere pauzes toevoegen aan één dienstsjabloon?
A: Ja. Klik op Pauze toevoegen voor elke extra pauze. Bijvoorbeeld een koffiebreak van 15 min om 10:30 en een lunchpauze van 30 minutenuten om 13:00.

V: Wat betekent ‘Tegelijkertijd tijdens een pauze 0–1’ in de pauze-instellingen?
A: Dit geeft aan hoeveel medewerkers tegelijkertijd op deze pauze kunnen zijn. Het systeem zorgt ervoor dat niet iedereen tegelijk op pauze gaat.